Tuotteiden tuonti Excelistä (beta)

Tuoteluettelon voi perustaa Excelistä tai sitä voidaan myös päivittää Excelissä olevilla tiedoilla. Tuotetiedot voidaan synkronoida tuotenumeron, ns. teknisen tuotenumeron tai Arkhimedeksen antaman tuote-id:n mukaan.

Tuotenumero (Number tai ProductNumber) on tuotenumero, joka näkyy esim. asiakkaillesi lähetetyissä laskuissa.

Tekninen tuotenumero (ExternalNumber tai ExternalProductNumber) on yksiköllinen numero, jolla esim. tukku numeroi tuotteensa. Tekninen tuotenumero ei näy asiakkaalle.

Arkhimedeksen tuote-id (ProductID) on Arkhimedeksen antama ID-arvo tuotteelle.


Huom! Tietojen tuontityökalu on beta-asteella, joten sitä täytyy käyttää normaalia suuremmalla varovaisuudella.

1) Siirry työkaluun, Asetukset -> Ohjelma -> Tiedostojen hallinta (valittu Tiedosto: Products): Huolla -> Import Products

2) Tyhjennä tarvittaessa tuotteet työkalusta (ei poista tuotteita tuoterekisteristä) valitsemalla Poista kaikki

3) Valitse Tuo tietolähteestä ja valitse tämän jälkeen Excel, josta haluat tuoda tietoja

3.1 Määritä kenttävastaavuudet raahaamalla Excelin sarakkeet vastaamaan Arkhimedeksen kenttiä, ks. kuva:

Arkhimedeksen kenttiä ovat:

Kentän nimi Ohjelmassa Huomioita
A CategoryID Tuoterivikategoria Arkhimedeksen ID-arvo
A ExternalProductID - Arkhimedeksen ID-arvo
A GroupPurchaseID Tuoteryhmä (ostot) Arkhimedeksen ID-arvo
A GroupSalesID Tuoteryhmä (myynti) Arkhimedeksen ID-arvo
A StockID Varasto Arkhimedeksen ID-arvo 
A VendorID Toimittaja Arkhimedeksen ID-arvo 
D Update Valmistuspvm PVM-muoto
N AccountPurchase Kirjanpitotili (ostot)  
N AccountSales Kirjanpitotil (myynti)  
N PurchaseDiscountGroup Alennusryhmä  
N PurchasePrice Ostohinta  
N SalesPrice Veroton myyntihinta  
N SalesPriceVATIncl Verollinen myyntihinta Annetaan JOKO veroton TAI verollinen myyntihinta
N StockAlarm Hälytysraja  
N StockBalance Haluttu varastosaldo Voidaan käyttää inventaario-näkymässä
N VAT ALV-prosentti  
N Warranty Takuu  
N Weight Paino  
T Alias Alias  
T BarCode Viivakoodi  EAN-13 tuettu. Voidaan tuoda joko 12- tai 13-merkkisenä.
T Description Seloste  
T Model Malli  
T Name Nimi  
T NameExtension Nimen jatke  
T Number Tuotenro  
T SerialNumber Sarjanumero  
T StockLocation Varastopaikka  
T TariffCode Tullikoodi  
T Unit Yksikkö  
T VendorProductCategory Toimittajan tuotekategoria  
T VendorProductNumber Toimittajan tuotenumero  
T VendorReference Toimittajan viite  
     

ID-arvo tarkoittaa Arkhimedeksen antamaa numeraalista ID-arvoa. Esim. Toimittajan ID on kontaktikortin KontaktiID.

Kentän alussa A = Arkhimedeksen muodostama arvo, N = numeraalinen arvo, T = tekstiarvo, D = päivämäärä.

3.2 Kun kentän vastaavuudet ovat kohdallaan, valitse Import  (jätä Perform auto-enter... tyhjäksi) ja Import. Tiedot tuodaan työkaluun, jossa voit esikatsella tietoja (tiedot eivät tässä vaiheessa tule vielä tuoterekisteriin)

4) Valitse synkronointitavaksi joko Number (tuotenumero), Number+VendorID (tuotenumeron ja toimittajan mukaan), ExternalNumber+VendorID (teknisen tuotenumeron ja toimittajan mukaan), ExternalNumber (pelkkä tekninen tuotenumero) tai ProductID (Arkhimedeksen tuote-id) ja valitse Synkronoi.

UpdateText-sarakkeeseen tulee tieto tuotteen vastaavuudesta tuoterekisterin kanssa:

Update Tuote löytyi tuoterekisteristä ja tiedot päivitetään
New Tuotetta ei löytynyt tuoterekisteristä ja tieto lisätään
Archive Tuote löytyi tuoterekisteristä ja se viedään arkistoon (ei tässä tilanteessa käytössä)
Skip Tuote ohitetaan (ei tässä tilanteessa käytössä)

 5) Käsittele tarvittaessa vielä tietoja ennen lopullista tietojen siirtoa

 - Valitsemalla halutun rivin ja tämän jälkeen Näytä tuote, näet tuotteen koko laajuudessaan
 - Painamalla ctrl+t (Macissa omppu+t)  voit poistaa rivin työkalusta, jolloin sitä ei viedä tuoterekisteriin
 - Painamalla ctrl+shift+t (Macissa omppu+shift+t) voit poistaa useita rivejä kerralla työkalusta

6) Valitse Päivitä tuoterekisteriin ja tiedot viedään tuoterekisteriin. Huom! Tätä toimintoa ei enää voi perua!
 

 
 

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei ei on