Toimitukset

Toimitusten avulla voidaan:

  • Toimittaa varastosta tavaraa kontaktirekisteristä löytyvälle kontaktille.
  • Tavaran siirto varastosta toiseen
  • Koostaa koostetuotteita olemassa olevista komponenteista
  • Koostaa laitteita olemassa olevista komponenteista (jos laiterekisteri käytössä)
  • Poistaa tuotteita varastosta

Toimitus voidaan tehdä myyntiputkesta tai suoraan 'Tuotteet > Toimitukset > Uusi toimitus'-välilehdeltä löytyvän lomakkeen avulla. Toimitus tekee toimitettavista tuotteista varastomerkinnän, mikäli toimitetaan varastotuotteita. Toimitukseen ei liity rahaliikennettä, mutta toimituksen pohjalta voidaan myöhemmin tehdä lasku tai kassatapahtuma.

Uuden toimituksen luominen

Kun uusi toimitus tehdään tyhjästä toimituksenluontilomakkeella, valitaan ensin toimituksen vastaanottaja, varasto, tarvittaessa kohdistukset (tulosyksikkö, myyjä, laatija) ja painetaan sitten 'Luo toimitus'-kuvaketta. Tavaraa voidaan siirtää omien varastojen välillä valitsemalla toimituksen vastaanottajaksi välilehti 'Omaan varastoon' ja valitsemalla täällä varasto, johon toimitus tehdään. Kolmas vaihtoehto on valita väliehti 'Poisto', jolloin tavaraa vaan poistetaan varastosta mutta ei toimiteta asiakkaalle/toiseen varastoon. Lopuksi painetaan 'Uusi toimitus'-painiketta.

Toimitus voidaan luoda myös keräilylistan kautta (välilehti 'Uusi toimitus keräilystä').

Toimitustosite

Toimitustosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on toimituksen vastaanottajan tiedot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on toimituksen yleiset tiedot sekä toiminnot toimituksen lähettämiseen. Alhaalla näkyvä alue sisältää toimituksen varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu toimituksen tekstiosion kirjoittaminen sekä toimitusrivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti.

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää toimitukseen poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa toimituksen vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa toimitus yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät toimituksen viitteille. Mikäli tehdään toimitusta omaan varastoon, on kohdassa varaston tieto sekä mahdollisuus tehdä toimituksesta vastaava lähetys ja vastaanottaa samantien toimitus toiseen varastoon. Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista. 'Toimitusosoite'-välilehdellä voidaan muuttaa toimituksen vastaanottajan osoitetietoja, mikäli ne ovat eri kuin kontaktikortilta haetut.

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välilehdillä täytetään ja tarkastellaan toimituksen perustietoja.

'Perustiedot' -välilehdellä on näkymä toimituksen päivämääriin ja muihin perustietoihin. Toimituksen numeron voi tarvittaessa vaihtaa painamalla kenttää ja antamalla uusi toimituksen numero. Toimituksen päivämäärä on oletuksena kuluva päivä. Valuutta-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä, kun halutaan lähettää toimitus vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkistaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään.

'Maksuehdot'-välilehdellä voidaan määrittää toimituksen maksuehdot, mikäli ne poikkeavat myynnin asetuksissa määritetyistä oletuksista.

'Lähete'-välilehdellä valitaan lähetteen tulosteen kieli, laskun lomakepohja sekä muut lähetteelle tulostettavat yleistiedot. Lähetteen voi lähettää myös sähköpostitse toimituksesta. Lisäksi voidaan päättää tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja.

'Kohdennus'-välilehdellä voidaan haluttaessa kohdentaa toimitus tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, laskun laatijaan tai projektiin sekä valita, mistä varastosta toimituksen tuotteet oletuksena poistetaan. 'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä myyntiprosessin tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään, mikäli toimitukseen liittyy tarjouksia, tilauksia tai laskuja. Mikäli putkessa on toimitukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta.

Toimituksesta voidaan tulostaa lähete painamalla oikealla ylhäällä olevaa 'Lähete'-painiketta.

Toimituksen sisältö

Toimituksen tärkein sisältö on toimitusrivit ja näiden kohdentaminen sisäisesti. Lisäksi toimitukseen voidaan kirjata vapaat tekstit tulostumaan ennen toimitusrivejä ja niiden jälkeen.

Toimitettavat tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelon, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Tuotehakuluettelo

Vaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta, kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia toisitteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen. Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttää ja painamalla 'Hae'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä. Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se listätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin.

Tuoterivit

"Toimitettavat tuotteet ja hinnat"- välilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuotetyypin tutoerivit'-pudotusvalikosta näytettävä tuotetyyppi. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Varastotapahtuma

Kun tuote poimitaan toimitukseen, kysytään toimitettavien tuotteiden määrää. Määrän syöttämisen jälkeen ohjelma luo automaattisesti määrää vastaavat varastotapahtumat.

Ohjelma pyrkii hakemaan aina oletusvarastosta. Oletusvarasto määritellään varaston asetuksissa tai se voidaan määrittää tuoterivikohtaisesti. Mikäli oletusvarastossa on vähemmän ko. tuotetta kuin halutaan, kysyy ohjelma, halutaanko etsiä muista varastoista.

Yksi varastotapahtuma on aina sidottu johonkin tuontierään. Näin voidaan aina yhdistää, milloin mikäkin toimitettu tuote on hankittu, mikä sen sarjanumero on jne. Mikäli tuotetta toimitetaan useampi kuin yksi kappale, saattaa kyseessä olla varastosta toimitus, joka koostetaan useammasta tuontierästä. 

Tuoterivin oikeasta laidasta pääsee klikkaamalla varasto-ikonia (pienen talon näköinen painike) tuoterivin aiheuttamiin varastotapahtumiin ja tarvittaessa muuttamaan niitä. Mikäli myytävien tuotteiden lukumäärää muutetaan varastotapahtuman luomisen jälkeen tulee myös varastotapahtuma päivittää. Muuten muutettu määrä ei vaikuta varastotapahtumaan ja laskusta jää tuotteita mahdollisesti jälkitoimitukseen tai tuotteita voidaan poistaa varastosta liikaa. Jälkitoimitus osoitetaan varastotapahtuman kohdalla punaisena numerona varastosta toimitettavan määrän vieressä.

Varastotapahtuma päivitetään painamalla varastotapahtuman vieressä olevaa pientä tuotekuvaketta, jolloin tuoterivin sivuun aukeaa varastotapahtuma. Painamalla 'Hae kaikki tuotteet varastosta' '+'-kuvaketta tehdään myyntiä vastaava määrä varastotapahtumia. Varastotapahtumaa voi muuttaa myös käsin muuttamalla varastotapahtuman 'Toimitettuja'-kenttää. Tarvittaessa varastotapahtuman voi koostaa itse painamalla 'Kokoa tuotteet käsin' '+'-kuvaketta. Tässä näkymässä varastotapahtuma koostetaan vasemmanpuoleiseen alueeseen tuoteluettelosta tuotteet poimimalla. Näkymästä pääsee palaamaan painamalla harmaata palkkia alueiden välissä.

Varastotapahtuman tuontierän varastosaldo näkyy varastotapahtuman varastosaldon kohdalla suluissa. Tuotteen yhteenlaskettu varastosaldo näkyy suluissa olevan arvon vieressä. Varastosaldo ei saa mennä koskaan miinusmerkkiseksi. Mikäli halutaan toimittaa enemmän tuotteita kuin mitä on varastossa, yli menevästä määrästä voidaan tehdä jälkitoimitus.

Komponenttituote

Mikäli tositteelle poimittava tuote on komponenttituote, lisätään siihen kuuluvat alituotteet myös laskulle. Kun tuoterivi on jaettu ja oikealla näkyy pikatuoteluettelo, on nähtävissä myös 'Komponentit'-välilehti. Välilehdellä voidaan myös koota tilapäisiä komponenttituotteita käsiteltävään laskuun. Kun tuoterivi on valittu ja siirrytään komponentit-välilehdelle näkyy valittu tuoterivi päätuotteena. Tälle voidaan lisätä alituotteita tuoteluettelosta poimimalla niitä oikealta tuoteluettelosta. Alituotteille voidaan edelleen lisätä alituotteita (jotka eivät enää näy tulostuksessa mutta vaikuttavat päätuotteen hintaan) valitsemalla komponenttirivi painamalla sen suurennuslasikuvaketta ja lisäämällä taas tuoteluettelosta tuotteita.

Komponenttituotteet kannattaa koostaa tuotekortilla, mikäli komponenttituotetta halutaan käyttää myöhemmin uudelleen.

Hintatiedot

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria välisummia varten sekä tuloryhmä sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin mikäli tuoteryhmälle tai tuotteelle ei ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Rahtikirja

Toimituksesta voidaan muodostaa rahtikirja. Rahtikirja-toiminnot löytyvät toimituksen Rahtikirja-väillehdeltä.

Rahtikirjan luonti aloitetaan valitsemalla "Anna rahtikirjalle arvot toimituksesta". Rahtikirjaan muodostuvat arvot seuraavasti:

  • Päivämäärä ja numero toimituksen päivämäärästä ja numerosta
  • Lähettäjän osoitetiedot edellisestä rahtikirjasta, ensimmäisellä kerralla yrityksen asetuksista
  • Lähettäjän asiaskasnumero ja sopimusnumero edellisestä rahtikirjasta
  • Lähettäjän ja vastaanottajan viite toimituksen viite-kentistä
  • Vastaanottajan osoitetiedot Arkhimedeksen kontaktikortilta
  • Toimitusosoite toimituksen toimitusosoitteesta
  • Rahdinkuljettaja edellsestä rahtikirjasta
  • Lähtö- ja määräpaikka sekä toimituslauseke tippuvalikosta (tippuvalikossa aiemmin rahtikirjaan syötetyt arvot)
  • Rahdinmaksajaksi valitaan joko lähettäjä tai vastaanottaja, osoitetiedot, asiakasnumero ja sopimusnumero kopioituvat
  • Tavarakuvauksien merkki, sisältö ja koodi tippuvalikosta
  • Tavarakuvauksen ensimmäisen rivin kolliluku ja paino toimituksen Lähete-välilehdeltä
  • Kollit, tilavuus ja bruttopaino yhteensä muodostuu tavarakuvauksista automaattisesti
  • Muut arvot määritellään käsin
  • Kaikki arvoja voidaan vielä muokata käsin

Rahtikirja tulostetaan klikkaamalla Rahtikirja-tulostuspainiketta.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei ei on
Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.