Uuden ostotilauksen tekeminen

Uusi ostotilaus tehdään 'Ostot > Ostotilaukset'-välilehdellä olevilla 'Etsi'- ja 'Luettelo'-välilehdiltä löytyvällä 'Uusi ostotilaus'-kuvakkeella. Kun kuvaketta painetaan, luo ohjelma uuden ostotilaustositteen ja siirtyy siihen.

Ostotilaustosite

Ostotilaukseen kirjataan aluksi toimittajalta vaadittavat toimitus- ja maksuehdot sekä valitaan, mihin varastoon ostotilaus tilataan. Lisäksi oleellista on kohdistaa 'Toimittaja' -kentän pudotusvalikosta, kenelle ostotilaus tehdään. Tarvittaessa myös valuuttaa ja ostotilauksen kieltä voidaan muuttaa, jolloin tuotteen nimikin vaihtuu kyseiselle kielelle, jos tuotekorttiin on tehty vastaava käännös. 'Selite'-kenttään voidaan kirjata ostotilauksen selite, joka näytetään ostotilausluettelossa.

Huomaathan, että Arkhimedeksessä valuuttakursseissa käytetään lukuna valuutan suhdetta euroon (esim. 1 USD = x,xx euroa). Jos esimerkiksi valuuttana on USD, valuuttakurssina 0,68 ja tuotteen hintana 5 euroa, niin tällöin ohjelma näyttää USD hinnan kaavalla 5 / 0,68 = 7.35 euroa.

Kohdennus -välilehdeltä voidaan myös kirjata asiakkaan ostotilausnumero, jos sellainen on annettu. Esim. tapauksessa, jossa asiakas tilaa tavaraa, joka pitää myös meidän tilata ja toimittaa asiakkaalle.

Myyntitilausnumero(t) -kenttään voidaan kirjata myyntitilausnumerot, joita ostotilaus koskettaa. Eli kun asiakas tekee tilauksen ja se kirjataan Arkhimedekseen, luo järjestelmä sille tilausnumeron. Kun tilaa vastaavat tavarat omalta toimittajalta, voidaan itsellenne laittaa tiedoksi tilausnumeron tai jos tilataan useampaa tilausta vastaavat tavarat yhdellä kertaa, kaikki tilausnumerot (välimerkillä eroteltuna).

Tracking -kenttä on toimittajan antama tilauksen seurantakoodi ja annettu koodi saadaan talteen tuohon kenttään. Tämä kenttä näkyy myös keräilylistoissa.

Valuutta siirtyy ostolaskulle automaattisesti. Raportteihin, ostolaskulla käytetty, valuutta on muunnettu euroiksi ostotilauksessa annetun kurssin mukaan.

Vinkki: Tehtäessä myyntitilauksesta ostotilausta, tilauksen toimitusosoitteeksi voidaan asettaa oletukseksi tilaajan osoite, asiakkaan osoite tai "kysy aina". Oletus asetetaan ostot-välilehden asetuksista.

Ostotilauksen sisältö

Tilattavat tuotteet poimitaan oikealta vasemmalle käyttäen avuksi laskuilta ja muista tositteista tuttua tuoteluetteloa. Tuoteluettelosta voidaan tarvittaessa tehdä hakuja ja siihen voidaan lisätä uusia tuotteita. Mikäli tuotteille on määritetty oletustoimittaja, voidaan näyttää tuoteluettelosta vain käsiteltävän ostotilauksen toimittajan toimittamat tuotteet painamalla 'Toimittajan tuotteet'-kuvaketta. Tuoteluettelossa ensimmäisenä vasemmalla on tuotenumero, sen jälkeen nimi, ostohinta sekä viimeisenä oikealla nykyinen varastosaldo.

Ostotilauksessa tyhjää riviä voi muokata (eli voi tehdä tilauksia tuotteista, jotka eivät ole tuoterekisterissä).

Kun tilattavat tuotteet on poimittu vasemmalle, voidaan syöttää 'Määrä'-kenttään, montako yksikköä mitäkin tilausriviä tilataan. Tilausrivin tarkemmat tiedot saa aukaistua oikealle tuoteluettelon päälle painamalla tilausrivin oikeassa reunassa olevaa vihreää kolmiota. Rivin tarkemmissa tiedoissa voidaan määrittää rivin ostotiedot ja muut tuotteen tilaamiseen liittyvät arvot. Tarvittaessa voidaan käydä tarkastelemassa ja tekemässä muutoksia tuotteen tuotekorttiin painamalla 'Tuotekorttiin'-kuvaketta. Takaisin tuotteiden poimintaan pääsee painamalla tilausrivien yläpuolella olevaa '+'-kuvaketta. Tilaukseen voidaan luoda tyhjä rivi painamalla alareunan 'Tyhjä rivi'-kuvaketta.

Tilausrivien alapuolella näytetään tilauksen yhteisarvo verottomana ja verollisena. Tilaus voidaan tulostaa lähetettäväksi painamalla 'Tulosta'-kuvaketta. Tai vaihtoehtoisesti ostotilaus voidaan lähettää sähköpostitse. Mikäli tilauksessa ei ole tilausrivejä, voidaan ostotilaus poistaa painamalla 'Poista'-kuvaketta.

Saapunut ostotilaus voidaan tuoda varastoon uudeksi lähetykseksi painamalla 'Toiminnot'-välilehden 'Varastoon'-kuvaketta. Ostotilauksesta voidaan tehdä myös uusi ostolasku painamalla 'Toiminnot'-välilehden 'Ostolasku'-painiketta.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei ei on
Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.