Uuden ostolaskun kirjaaminen

Uuden ostolaskun kirjaaminen:

Ohjelman  "Liiketoiminta" -välilehdeltä valitaan "Ostot" -välilehti ja sen jälkeen "Ostoreskontra" / "Uusi osto" -välilehti.

Ensin valitaan (tai syötetään, jos uusi kontakti) toimittajan tiedot, Y-tunnus ja pankkitili (ei pakollinen). Jos laskuttajan tiedot on jo aiemmin tallennettu toimittajan Resurssi / Oletusarvot -välilehdelle, ei ohjelmaan tarvitse enää täyttää laskuttajan tietoja, vaan ne tulevat suoraan järjestelmästä. Tällöin ohjelma antaa automaattisesti saman toimittajan edellisen laskun laskutustiedot uutta ostolaskua luotaessa.

Jos olet luonut ostolaskuille valmiin laskupohjan, voit hakea sen klikkaamalla kenttää tekstin "Luo lasku käyttäen seuraavaa laskua laskupohjana" alapuolella.

Klikkaa "Luo lasku" -painiketta, jolloin aukeaa laskunäkymä, johon lisätään laskutettavat tuotteet ja tarkistetaan ja lisätään muut tarvittavat tiedot laskusta, minkä jälkeen painetaan oikeassa yläkulmassa olevaa "Vahvista!" -painiketta. Tällöin ohjelma kirjaa automaattisesti ostoreskontraan ostolaskun tiedot.

Vasemmassa yläkulmassa on välilehti "Skannaus", jossa on mahdollista tuoda, toimittajan lähettämä, lasku ohjelmaan skannattuna kuvana.

Vasemmassa ylänurkassa olevassa Laskuttaja-välilehdessä voi tarkistaa Toimittajan ja Laskuttajan tiedot ja lisätä tili- ja viitenumeron. Tilinumero tulee antaa SEPA-muodossa.

Ulkomaanmaksu-välilehdellä voi lisätä/tarkistaa, että BIC-koodi, osoitetiedot ja valuutta sekä valuuttakurssi ovat oikein.

 

"Maksusuoritukset" -rivi:

Laskun alareunassa on kohta "Maksusuoritukset", jossa näkyy Päivämäärä, Tila, Maksutapa, Maksupvm, Tili, Vastatili ja Summa. Tila on vahvistettuna (Vahvista-painikkeen painamisen jälkeen) kunnes lasku laitetaan maksuun ja sen jälkeen se muuttuu "Maksatettu" -tilaan.

"Maksusuoritukset" -riveillä pystyy itse muuttamaan laskun tilaa "Tila" -valikosta. Valikkoa painamalla kuvaruudulle tulee näkyviin kolme eri vaihtoehtoa, joista tilan voi vaihtaa.

  • 1 Ei vahvistettu
  • 2 Vahvistettu
  • 3 Maksatettu

 

"Laskutetut tuotteet, hinnat ja kohdennus" -välilehti:

Ostolaskun loppusumman voi maksaa osissa. Oletetaan, että laskun summa on 366€. "Maksusuoritukset" -rivillä  "Summa" -sarakkeessa on summana 366€, mutta muutettaessa se 150€:ksi ohjelma laskee automaattisesti oikeaan alalaitaan, kuinka paljon vielä on maksettavaa, että koko lasku tulee maksetuksi.

"Teksti"-välilehdelle voi kirjata Muistiinpanoja laskuun liittyen sekä Reskontramuistiinpanoja, jotka eivät näy laskulla.

"Kohdennus"- ja Muut tiedot" -välilehti:

Oikeassa yläreunassa on "Kohdennus" -välilehti, jonne voi täydentää mm. ostolaskun numeron. Ostolaskun numero tulee ohjelmasta automaattisesti, mutta sen voi muuttaa haluamakseen klikkaamalla hiirellä kyseistä kenttää ja antamalla uuden arvon.

"Kohdennus" -välilehdellä voit myös vaihtaa laskun eräpäivää sekä laskun päivämäärää, kohdentaa laskun kuuluvaksi projektiin (jos Projektit-osio käytössä), valita tulosyksikön sekä ruksata käteislaskukentän, jos kyseessä on käteislasku.

"Kohdennus" -välilehdellä on myös "Vahvista" ja "Poista" -painikkeet, joiden avulla vahvistat syöttämäsi tiedot tai poistat ne.

"Muut tiedot"-välilehdellä voit valita laskun laatijan, antaa alv-prosentin, toimituspäivämäärän ja maksuehdon.

 

Laskun maksattaminen:

Lasku maksatetaan kohdassa "Ostot > Ostoreskontra > Raportit"-välilehden Ostovelat-raportin kautta, Luettelo-välilehden kautta tai laskun Maksusuoritukset-rivillä. Luettelo-välilehdellä voi tarkastella ostolaskuja (alasvetovalikko) niiden tilan mukaan: Ostovelat per pvm, Vahvistamatta, Vahvistettu, Maksetut, Avoimet, Avoimet ja erääntyneet, Erääntyneet, Jäännökset ja Ostovelat,

Raportit-välilehden "Ostovelat"-raportin listauksen (sama näkymä kuin Luettelo-välilehdellä) oikeasta alareunasta voidaan siirtää näkyvissä olevat laskut maksatukseen ("Siirrä lista maksatukseen"-painike).

Laskurivien oikealla puolella olevaa "Piilota"-painiketta painamalla voidaan lasku poistaa maksatettavien joukosta.

Suurennuslasin yläpuolella olevasta alasvetovalikosta voidaan valita ostolaskut, niiden tilan mukaan, käsiteltäväksi.

"Vahvistamattomat" valinnalla voidaan tarkistaa, mitkä laskut ovat "Ei vahvistettu"-tilassa. Näkymää tarvitaan etenkin, kun yritkysessä on käytäntönä hyväksyttää laskut ennen niiden maksattamista.

"Siirrä lista maksatukseen"-valinnalla voi maksattaa vahvistettuna olevat laskut. Luettelossa näkyvät laskut voidaan myös merkitä maksatetuiksi, jolloin ne siirtyvät automaattisesti "Maksatettu" -tilaan. Tällöin laskut on ohjelman mukaan maksettu pankkiin eräpäivänä ja näkyvät tämän mukaan raporteissa.

 

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei ei on
Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.