Myyntitilauksen käsittely

Myyntitilaustositteen osiot

Myyntitilaustosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on tilaajan laskutus ja toimitustiedot sekä laskutukseen liittyvät toiminnot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on tilauksen yleiset tiedot sekä toiminnot tilausvahvistuksen lähettämiseen ja jatkokäsittelyyn. Alhaalla näkyvä alue sisältää tilauksen varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu tilauksen tekstiosion kirjoittaminen sekä tilauksen tuoterivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti.

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää tilaukseen poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa tilauksen vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa tilaus yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät tilauksen viitteille.

Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista.'Toimitusosoite'-välilehdellä voidaan lisäksi muuttaa tilauksen vastaanottajan toimitusosoitetta, mikäli se on eri kuin laskutusososite. Myyntitilauksen toimitusosoitteen saa tarvittaessa ostotilauksen toimitusosoitteeksi, kun myyntitilauksesta tehdään ostotilaus. Käsin kirjoitettu toimitusosoite siirtyy nyt myyntitilaukselta toimitukseen. Tilausnumero siirtyy myyntitilauksesta toimitukseen ja laskulle (= Myyjän tilausnumero löytyy "Kohdennus"-välilehdeltä).

'Laskutus' välilehdeltä voit tehdä myyntitilauksesta toistuvaislaskun ja määrittää tilaukselle laskutusjakson. 'Pohja' välilehdeltä voit valita, että käytät tätä myyntitilausta pohjana ja määrittää pohjan nimen. 

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välilehdillä täytetään ja tarkastellaan tilauksen perustietoja.

'Perustiedot'-välilehdellä on näkymä tilauksen ajankohtaan, toimitustietoihin ja maksuehtoihin. Toimitusehdoksi voi täyttää käytettävän toimitustapalausekkeen, mikäli sellainen on valittu. Toimituspäivämäärän voi täyttää, jos on tiedossa, milloin tilaus tullaan toimittamaan. 'Toimituspvm'-tekstin tilalle voi myös syöttää vapaamuotoisen tekstin. Toimitustavan voi täyttää, jos toimitus tehdään käyttäen tiettyä toimitustapaa. Valuutta-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä, kun halutaan lähettää tilausvahvistus vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkastaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään. Huomaathan, että Arhkimedeksessä käytetään lukuna valuutan suhdetta euroon.

'Maksuehdot'-välilehdellä on lisää maksuehtoja.

'Layout'-välilehdellä valitaan tilausvahvistuksen kieli, tekstiosion lomakepohja sekä hintaerittelyn lomake. Lisäksi voidaan päättää tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja.

'Kohdennus' -välilehdellä voidaan haluttaessa kohdentaa tilaus tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, tilauksen laatijaan tai projektiin. Välilehdellä voidaan myös luoda tilauksesta uusi projekti.

'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä tilauksen tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään, liittyykö tilaukseen tarjous (tai jos tarjous on jo tehty), toimitus, lasku tai kassatapahtuma. Lisäksi välilehdellä voidaan luoda putkeen uusia vaiheita tilauksenn pohjalta. Esimerkiksi tilauksesta luodaan lasku painamalla laskun kohdalla olevaa '+'-kuvaketta. Mikäli putkessa on tilaukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta.

Tilaus tulostetaan tai poistetaan niitä varten oikeassa yläkulmassa olevilla kuvakkeilla.

Tilauksen sisältö

Tilauksen sisältöön kirjataan tilauksen tekstiosio, tilatut tuotteet sekä kohdennetaan tuoterivit sisäisesti.

Teksti

'Teksti'-välilehdellä kirjataan tilauksen tekstiosio. Tekstikappaleet syötetään tyhjiin kenttiin siten, että pieni kenttä tekstikenttien oikealla puolella on kappalemerkki tai numero, sen vieressä vasemmalla on kappaleen otsikko ja tämän alla tekstikenttä itse kappaleelle. Uusi tyhjä kappale luodaan, kun alimman kappaleen kenttiin on syötetty tekstiä. Kappale poistetaan pienestä roskakorikuvakkeesta.

Tilauksen hintaerittelyyn voidaan lisätä teksti ennen tuoterivejä kirjoittamalla se 'Teksti hintaerittelyyn'-kenttään tai hakemalla teksti tallennetuista tekstipohjista pudotusvalikon avulla.

Tilauksen 'Muut muistiinpanot'-tekstikenttään voi kirjoittaa tilaukseen liittyviä omia muistiinpanoja.

Tilatut tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelo, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Tuotteiden lisääminen myyntitilaukseenVaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta, kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia tositteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen.

Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttää ja painamalla 'Rajaa'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä.

Tuoteriville voidaan lisätä myös kuva 'Valittu rivi' -välilehdellä.

Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se lisätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin.

Tuotevälilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit kaikista tuotekategorioista. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuoterivit kategoriasta'-pudotusvalikosta näytettävä tuotekategoria. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivien yläpuolelta löytyy myös painike lähetteen tulostamiseen.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta, kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria välisummia varten sekä tuloryhmä sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin, ellei tuoteryhmälle tai tuotteelle ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Tilauslomake

Myyntitilauksen tekstinäkymiin saadaan vaihtoehtoisesti myös aputoiminimen tiedot (valitaan kontaktikortilla).  

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on