Tarjouksen käsittely

Tarjoustositteen osiot

Tarjoustosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on tarjouksen vastaanottajan tiedot sekä tarjouspohjan tiedot sekä toiminnot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on tarjouksen yleiset tiedot sekä toiminnot tarjouksen lähettämiseen ja jatkokäsittelyyn. Alhaalla näkyvä alue sisältää tarjouksen varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu tarjouksen tekstiosion kirjoittaminen sekä tarjousrivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti. 

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää tarjoukseen poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa tarjouksen vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa tarjous yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät tarjouksen viitteille. Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista. 'Pohja'-välilehdellä voidaan luoda käsiteltävästä tarjouksesta uusi tarjous kopioimalla nykyinen uudeksi tarjoukseksi. Lisäksi voidaan tallentaa nykyinen tarjous tarjouspohjaksi merkitsemällä rasti ruutuun 'Käytä pohjana' ja nimeämällä pohjan nimi. Mahdollista on myös kopioida nykyinen tarjous tarjouspohjaksi, jolloin luodaan uusi tarjouspohjatosite käsiteltävän pohjalta.  

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välilehdillä täytetään ja tarkastellaan tarjouksen perustietoja. Ensimmäisellä välilehdellä on näkymä tarjouksen päivämääriin ja nykyiseen tilaan. Kun tarjous tulostetaan, vaihtaa ohjelma tarjouksen tilaksi lähetetty nykyisellä päivämäärällä. Tila tulee siirtää itse kohtaan 'Hyväksytty' tai 'Hylätty, jolloin valinnan päivämäärä merkitään tarjoukseen. Toimituspäivämäärän voi täyttää mikäli on tiedossa milloin tarjous tullaan toimittamaan. Toimitustavan voi täyttää mikäli tarjotaan tiettyä toimitustapaa. Valuutta-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä kun halutaan lähettää tarjous vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkastaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään. Huomaathan, että Arkhimedeksessä käytetään lukuna valuutan suhdetta euroon.

'Maksuehdot'-välilehdellä voidaan määrittää tarjottavat maksuehdot, mikäli käytössä on tarjouslomake johon tiedot tulostuvat tai jos tiedot halutaan syöttää valmiiksi. 'Layout'-välilehdellä valitaan tarjouksen tulosteen kieli, tekstiosion lomakepohja sekä hintaerittelyn lomake. Lisäksi voidaan päättää tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja. 'Kohdennuksessa voidaan haluttaessa kohdentaa tarjous tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, tarjouksen laatijaan tai projektiin. Välilehdellä voidaan myös luodatarjouksesta uusi projekti.

 Tarjoustosite - Myyntiputki'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä tarjouksen tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään mikäli tarjoukseen on jo luotu tilauksia, toimituksia, laskuja tai kassatapahtumia. Lisäksi välilehdellä voidaan luoda putkeen uusia vaiheita tarjouksen pohjalta. Esimerkiksi tarjouksesta luodaan lasku painamalla laskun kohdalla olevaa '+'-kuvaketta. Mikäli putkessa on tarjoukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta. Tarjous tulostetaan tai poistetaan niitä varten oikeassa yläkulmassa varten olevilla kuvakkeilla. 

Tarjouksen sisältö

Tarjouksen sisältöön kirjataan tarjouksen tekstiosio, tarjottavat tuotteet sekä kohdennetaan tuoterivit sisäisesti.

Teksti

'Teksti'-välilehdellä kirjataan tarjouksen tekstiosio. Tekstikappaleet syötetään tyhjiin kenttiin siten, että pieni kenttä tekstikentän oikealla puolella on kappalemerkki tai numero, sen vieressä vasemmalla on kappaleen otsikko ja tämän alla tekstikenttä itse kappaleelle. Uusi tyhjä kappale luodaan kun alimman kappaleen kenttiin on syötetty tekstiä. Kappale poistetaan pienestä roskakorikuvakkeesta.

Tarjouksen tiedot voi hakea tarjouspohjasta myös, kun ollaan jo tarjouksessa. Tarjouspohja valitaan pudotusvalikosta ja otetaan tarjoukselle käyttöön painamalla 'Hae tiedot nyt!' kohdassa olevaa '+'-kuvaketta. Tarjouspohjan tiedot lisätään tarjoukseen jo mahdollisesti luotujen tietojen perään.

Tarjoukseen voi liittää yhden tiedoston. Tiedosto lisätään 'Lisää liitetiedosto'-lisäyskuvakkeella ja avataan 'Avaa liitetiedosto'-suurennuslasikuvakkeella.

Tarjouksen 'Tarjouspyyntö'-tekstikenttään voi liittää tai kirjoittaa tarjouksen pohjana olevan tarjouspyynnön.

Tarjottavat tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelo, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Tuotteiden lisääminen tarjoukseenVaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta, kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia toisitteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen. Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttää ja painamalla 'Rajaa'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä. Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se listätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin.

Tuotevälilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit kaikista tuotekategorioista. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuoterivit kategoriasta'-pudotusvalikosta näytettävä tuotekategoria. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria välisummia varten sekä tuloryhmä sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin mikäli tuoteryhmälle tai tuotteelle ei ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Katso myös video, kuinka käytät tarjouksia laskutukseen.

Tarjouksesta lasku

Näin teet tarjouksesta laskun

Tässä videossa näytetään, miten teet Arkhimedeksella tarjouksen ja tarjouksesta laskun

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 2.11

 

 

 

 

 

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on