Sopimukset

Tässä ohjeessa neuvotaan kuinka sopimuksia luodaan asiakkaille, miten niitä käytetään ja missä niitä voidaan hyödyntää.

Sopimusten avulla on mahdollista muun muassa luoda asiakkaalle sopimuspohjainen hinnoittelu, määrittää sopimuksen voimassaoloaika ja sopimustekstit sekä liittää sopimuksiin kuuluvia tuotteita, joita laskutetaan (Esim. vuokralaitteet). Sopimuksen yhteyteen voidaan liittää myös toistuvaislasku -tyyppinen laskutus, jolloin sopimus laskutetaan tietyn väliajoin.

Sopimuksen luominen

Sopimus luodaan asiakaskohtaisesti kontaktikortin kautta menemällä halutun kontaktin tietoihin ja valitsemalla oikealta ylhäältä tippuvalikosta 'Sopimus' ja painamalla 'Uusi'. Tämän jälkeen ohjelma siirtyy Sopimusnäkymään, jossa sopimus määritellään.

Näkymän vasen yläkulma

Vasemmalla yläkulmassa määritellään sopimuksen perustiedot, kuten sopimuksen nimi ja voimassaoloaika.

'Laskutus' -välilehdellä voidaan määrittää sopimukseen liittyvä laskutustieto kuten sopimuksen laskutusjakso ja seuraava laskutuskerta. Tällöin sopimus toimii kuten laskupohja, joka pitää laskuttaa tietyin väliajoin ja Arkhimedes muistuttaa siitä.

Sopimuksen luominen

Sopimukseen on mahdollista liittää myös tehtäviä esimerkiksi muistuttamaan sopimuksen loppumisesta. Saman sopimuksen voi myös lisätä sopimuspohjaksi 'Pohja' -välilehdeltä, jolloin sopimus on kätevä kopioida eri asiakkaille, joiden kanssa tehdään samanlainen sopimus.

Näkymän oikea yläkulma

Oikeassa yläkulmassa olevassa ikkunassa määritetään sopimukseen liittyvät perustiedot, maksuehdot, ulkoasu ja kohdennus. Näitä tietoja käytetään, kun sopimuksen perusteella luodaan laskuja.

Näkymän alaosa

Sopimus -näkymän alaosassa voidaan määrittää sopimustekstit, sopimuksen kuuluvat tuotteet, tuotteiden sisäinen kohdennus sekä sopimuskohtainen hinnasto.

'Sopimustekstit' -välilehdellä voidaan sopimukselle kirjoittaa sopimustekstit, lisätä liitetiedosto sekä määrittää laskulle laitettavia tekstejä. Samalta välilehdeltä löytyy myös toiminnallisuus tietojen hakemiselle aiemmista sopimuspohjista.

'Laskutettavat tuotteet ja hinnat' -välilehdellä määritellään sopimukseen kuuluvia laskutettavia tuotteita, palveluita tai laitteita. Esim. mikäli sopimukseen kuuluu vuokralaite tai kuukausittainen palvelu, jotka halutaan laskuttaa.

'Hinnasto' -välilehdellä voidaan määrittää sopimuskohtaiset hinnastot. Hinnastot voidaan määrittää tuote tai tuoteryhmäkohtaisesti, jolloin asiakasta laskutetaan uutta laskua luotaessa hinnaston mukaisesti. Esim. asiakkaalle voi määrittää alennusprosentin tietylle tuoteryhmälle, jolloin asiakkaan ostaessa ko. tuoteryhmän tuotteita hinta määräytyy hinnaston mukaisesti.

'Hinnasto' -välilehdellä on myös sarake 'Sopimukseen kuuluvat laitteet'. Tähän listataan laitteet, joita sopimus koskee. (Lue lisää laitekokoonpanoista)

Sopimusten tarkastelu

Asiakkaan sopimuksia voi tarkastella kontaktikortin kautta oikelta löytyvästä 'Tiedot' -> 'Sopimukset' -välilehdeltä.

Kaikki luodut sopimukset ja sopimuspohjat näkyvät kootusti Arkhimedeksen päätasolta -> 'Tapahtumat' -> 'Sopimukset' -välilehdeltä.

Käyttöesimerkki - Asiakaskohtainen hinnasto

Luodaan asiakkaalle sopimus edellä mainitulla tavalla kontaktikortin kautta ja lisätään sopimuksen hinnastoon tuoteryhmäalennus 50% 'Mausteseokset' ja ' 'Maustekasvit' -tuoteryhmille sekä tuotteisiin 'Korianteri 1kg' hinnaksi 12,00 euroa.

Tämän jälkeen luodaan uusi lasku asiakkaalle. Tämä voidaan tehdä kahdella tapaa: Joko valitsemalla sopimusnäkymästä vasemmalta yläkulmasta 'Pohja' -välilehti ja 'Luo uusi lasku käyttäen tätä sopimusta pohjana'. Vaihtoehtoisesti asiakkaalle voidaan luoda normaalisti uusi lasku joko kontaktikortin kautta tai 'Uusi lasku' -toiminnon kautta. Tällöin laskulomakkeelta täytyy valita sovellettava sopimus oikealta yläkulmasta 'Kohdennus' -välilehdeltä ennen tuotteiden lisäämistä laskulle.

Kun haluttu sopimus on valittu, niin lisättäessä laskulle tuotteita, jotka kuuluvat 'Mausteseokset' ja 'Maustekasvit' -tuoteryhmään, ohjelma asettaa niille automaattisesti 50 % alennuksen sekä 'Korianteri 1kg' hinnaksi tulee 12,00 euroa sopimuksen hinnaston mukaisesti.

Sopimusten asiakaskohtaisia hinnastoja voi myös hyödyntää esimerkiksi tilanteessa, jossa eri töistä tai palvelusta ei laskuteta, mutta materiaalista kyllä. Tällöin hinnastoon määritetään alennusprosentti 100 % tai Hinta 0,00 kaikille töille tai palveluille.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.