Reskontrasiirto

Arkhimedes on myyntilaskujen osalta mahdollista integroida ulkoiseen reskontra/kirjanpitojärjestelmään. Integroinnin käyttöönotto tehdään yhdessä Arkhimedeksen asiakaspalvelun kanssa (maksullinen lisäpalvelu). Seuraavassa on lueteltu reskontrasiirron yleisimpiä ominaisuuksia ja toimintoja:

Tuetut järjestelmät

Seuraaviin järjestelmiin on valmis tuki:

  • ProCountor
  • Tikon

Seuraaviin järjestelmiin on tehty asiakaskohtaisia käyttöönottoja:

  • Pro eLaskutus
  • Econet
  • SAP
  • Raindance
  • ProEconomica
  • AdeEko

Arkhimedeksen valmius reskontra/kirjanpito-ohjelman kanssa kannattaa aina varmistaa Arkhimedeksen asiakaspalvelusta.

Yleistä integraatiosta

Integraatioon liittyvät perusasetukset tehdään Arkhimedeksessa välilehdellä Asetukset->Yritys->Verkkolaskutus->Reskontrasiirto.

Arkhimedes muodostaa myyntilaskusta siirtotiedoston, joka siirretään reskontraohjelmaan. Siirtotiedoston voi siirtää käsin, tai voidaan käyttää Arkhimedekseen integroitua tiedostonsiirtotoimintoa.

Yksi kerrallaan vai joukkona?

Arkhimedeksesta voi lähettää laskut reskontraan joko yksitellen tai isona joukkona. Useimmat reskontraohjelmat mahdollistavat kummankin tavan. Kumpi on sitten parempi riippuu yleensä lähetettävien laskujen määrästä. Jos esim. laskuja on vain harvakseltaan, voidaan hyvin lähettää laskut yksi kerrallaan. Jos taas laskuja on paljon, voi olla parempi lähettää nippu laskuja yhtenä siirtotiedostona reskontraan.

Valintaan voi vaikuttaa myös se, käsitelläänkö laskut reskontran päässä automaattisesti vai manuaalisesti. Jos niitä käsitellään manuaalisesti, voi olla parempi lähettää laskut harvemmin mutta osmissa nipuissa, jolloin inhimillisten virheiden mahdollisuus pienenee.

Reskontrasiirto-välilehdellä voidaan valita "Laskutus vain joukkona". Tällöin laskun luominen yksitellen ei ole mahdollista ja laskujen siirtäminen on mahdollista vain laskuluettelon kautta.

Tulostetaanko lasku Arkhimedeksessa vai reskontraohjelmassa?

Toinen suuri kysymys on, mistä laskut halutaan tulostaa, Arkhimedeksesta käsin vai reskontraohjelmasta. Tähän liittyy myös kysymys, tuleeko laskun numero ja viitenumero Arkhimedeksesta vai vasta reskontraohjelmasta.

Usein voidaan valita vapaasti, kummasta lasku tulostetaan. Arkhimedeksessa on paljon tulostukseen liittyviä toimintoja (kuten monipuolinen alennusten käsittely) ja jos näitä halutaan käyttää, tulee laskut tulostaa tietysti Arkhimedeksesta.

On kuitenkin tilanteita, jolloin lasku tulee tulostaa reskontraohjelmasta. Esim. silloin, kun reskontraohjelmasta tulostetaan myös muita kuin Arkhimedeksella tehtyjä laskuja. Myös, jos hyvityslaskut tehdään reskontraohjelmassa, voi olla käytännöllisempää tulostaa laskut reskontraohjelmasta - vaikka hyvityslaskut saa kyllä useimmiten myöskin luotua Arkhimedeksesta reskontraohjelmaan.

Jos reskontraohjelmasta tehdään muitakin kuin Arkhimedeksesta käsin luotuja laskuja, on usein niin, että laskunumero, mahdollisesti myös viitenumero muodostetaan vasta reskontraohjelmassa.

Jos lasku tulostetaan reskontraohjelmasta, valitaan Reskontrasiirto-välilehdellä "Lasku lähetetään reskontraohjelmistossa".

Laskun lähetys reskontraohjelmaan siirtotiedostolla

Laskujen välitys reskontraohjelmaan tapahtuu muun laskutuksen ohessa. Mikäli laskuja lähetetään yksitellen, kysyy ohjelma aina laskuttaessa muodostetaanko reskontran siirtoaineisto. Tarvittaessa siirtoaineiston voi luoda erikseen yksittäisestä laskusta laskun Reskontra-välilehdellä, painike "Finvoice / Reskontrasiirto".

Laskunipun välittäminen reskontraohjelmaan tapahtuu laskuluettelossa. Kun on rajattu välitettävät laskut (esim. päivän laskut, viikon laskut), valitaan Tulosta-painikkeen yläpuolelta valikosta Reskontratiedosto. Kun lasku on välitetty reskontraan, ilmestyy luettelossa L- ja M-sarakkeiden oikealle puolelle ruksi.

Aineiston välitys

Arkhimedes pystyy tarvittaessa myös välittämään aineiston siirtoaineiston. Arkhimedes tukee FTP, SFTP sekä FTPS-siirtoprotokollia. Reskontraohjelmassa käytettävän FTP-palvelimen asetukset (palvelimen tyyppi, nimi ja osoite, hakemisto, käyttäjätunnus ja salasana) asetetaan Reskontrasiirto-välilehdellä.

Jokainen siirto saa oman sarjanumeronsa. Reskontrasiirto-välilehden kenttä Siirron sarjanumero määrittelee seuraavaksi käytettävän sarjanumeron. Sarjanumero kasvaa automaattisesti aina yhdellä siirron jälkeen.

Siirtoavainta käytetään tunnistautumisessa tiettyjen reskontraohjelmien kanssa (kuten ProCountor). Tarvittaessa jokaisesta siirrosta saa vielä erikseen sähköpostikuittauksen (valitaan Sähköposti-ilmoitus lähetyksestä). Sähköpostikuittauksen käyttö edellyttää, että on erillinen sähköpostipalvelin käytettävissä (syötetään palvelimen osoite ja käytettävät sähköpostiosoitteet).

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita