Maksumerkintöjen tekeminen

Kun lasku on lähetetty, on tärkeä seurata tuleeko laskuun kohdistuva maksu perille. Reskontraan kirjaaminen voidaan tehdä neljällä eri tavalla.

Maksusuorituksen merkitseminen luetteloon

Laskuluettelon oikeassa reunassa on kaksi valintalaatikkoa joista vasemmanpuolinen (L) kertoo,  että lasku on laskutettu ja oikeanpuolinen (M) että lasku on maksettu. Kun maksusuoritus on saapunut tilille, voidaan laskulle kirjata maksusuoritus lisäämällä merkintä oikeanpuoleiseen valintalaatikkoon. Ohjelma ehdottaa maksupäivämääräksi viimeksi käytettyä päivämäärää ja summaksi koko jäljellä olevaa summaa. Laskun voi maksaa myös useassa erässä, jolloin laskuun jää tieto, paljonko on maksettu ja paljonko on vielä maksamatta (jäännös). Laskun reskontratiedoissa (Reskontra-välilehti) näkyy tieto eri reskontramerkinnöistä sekä yhteenveto suorituksista sekä laskun jäännöksestä.

Maksusuorituksen merkitseminen laskuun

Yksittäisen laskun reskontratietoja voi tarkastella ja muuttaa laskun ’Reskontra’-välilehdeltä. Kaikki muut maksumerkintätavat kohdistavat merkinnät tietoihin automaattisesti, mutta maksumerkintätietoja voi tehdä myös käsin suoraan laskulle. Kun laskun tietoihin kirjataan viimeksi maksettu päivämäärä ja yhteensä maksettu summa vastaa koko laskun summaa, lasku merkataan kokonaan maksetuksi tuona päivämääränä. Osasuorituksissa laskulle voi merkata ensin osasuorituksen, jonka jälkeen lasku on vielä osittain maksamatta.

Huom! Kirjauspäivämäärä tarkoitaa sitä päivämäärää, kun maksu on tullut pankkitilille. Se ei siis tarkoita päivämäärää, jolloin suoritus on kirjattu Arkhimedekseen.

Kirjaaminen viitenumeron perusteella

'Myynti > Laskut > Viitesuoritukset'-välilehdeltä löytyy työkalut maksusuoritusten automatisoituun kirjaamiseen. Viitenumeron avulla laskun kirjaaminen on nopea tapa merkitä laskut maksetuiksi pankin tiliotteen mukaisesti. Maksusuorituksia pääsee kirjaamaan painamalla painiketta ’Kirjaus käsin’. Ohjelma siirtyy maksusuoritusten kirjaukseen. Uusi suoritus luodaan painamalla 'Uusi suoritus'-kuvaketta. Tämän jälkeen syötetään viitenumero, summa ja päivämäärät. Maksusuoritukset kirjataan reskontraan painamalla 'Kirjaa reskontraan'-kuvaketta. Epäonnistuneet viennit jäävät näkyviin ruudulle kuten myös epäonnistumisen syy. Kirjaustapa on suositeltava vaihtoehto silloin, kun pankista ei ole viiteaineistoa saatavilla.

Kirjaaminen pankin viiteaineistolla

Helpoin ja nopein tapa hallita reskontraa on käyttää pankin toimittamaa ja Finanssialan keskusliiton määrittämää Saapuvat viitemaksut-aineistoa (entinen konekielinen tapahtumaluettelo), josta tehdään sopimus pankin kanssa. Joillakin pankeilla aineiston saa suoraan verkkopankista, kun taas joidenkin pankkien kanssa vaaditaan erillinen pankkiyhteys-ohjelma. Ota yhteyttä omaan pankkiisi viiteaineiston hakemiseksi.

Käy aluksi Arkhimedeksessä määrittämässä 'Myynti -> Laskut -> Reskontra -> Reskontran asetukset' välilehdeltä päätasolle määritellyille pankkitileille kirjanpitotilit, sekä hakemistopolku viiteaineistolle. Polun tulee olla se, mihin pankista saatu viiteaineisto myöhemmin tallennetaan. Viiteaineistotiedosto haetaan verkkopankista tai pankkiyhteysohjelmalla. 

ViitesuorituksetViiteaineiston kirjaaminen aloitetaan Arkhimedeksessa painamalla ’Myynti -> Laskut -> Viitesuoritukset’-välilehdeltä löytyvää ’Hae aineisto’-painiketta. Käyttäjää pyydetään valitsemaan viiteaineiston sisältävä tiedosto. Tiedostotyypiksi kannattaa laittaa hakuruudussa kaikki tiedostotyypit, ellei se jo ole. Kun tiedosto on valittu, näytetään viiteaineiston sisältö luettelona. Viiteluettelon voi tästä tulostaa kirjanpitoa varten painamalla ’Tulosta’-kuvaketta. Viiteluetteloa voi tarkastella kolmella eri tavalla. Valitsemalla 'Koko viiteaineisto' näytetään tiedoston sisältö kokonaisuudessaan. 'Reskontraa vastaavat' karsii aineistosta tuntemattomat viitenumerot. 'Reskontrasta puuttuvat' puolestaan näyttää vain tuntemattomat viitenumerot. Aineisto kirjataan reskontraan painamalla ’Kirjaa aineisto reskontraan’-kuvaketta.

Aineistoa kirjatessa ei ole merkitystä, oliko valittuna koko aineisto, reskontraa vastaavat tai sieltä puuttuvat. Vain reskontraa vastaavat viedään reskontraan. Jos luettelossa oli suorituksia, jotka eivät päivittyneet reskontraan nämä jäävät ruudulle näkyviin epäonnistuneina vienteinä.

Viitesuoritusten historia

Ohjelma pitää kirjaa kaikista reskontravienneistä ja vientiyrityksistä. Painamalla ’Viitesuoritukset'-välilehdeltä löytyvää 'Kirjaushistoria'-painiketta, näytetään lista kirjauksista. Listalla näkyy maksaja, kirjauspäivämäärä, viitenumero, pankin arkistointitunnus, maksupvm, maksun summa ja raportti viennin onnistumisesta. Listan voi tulostaa painamalla 'Tulostus'-kuvaketta. Tarkasteltavien tapahtumien aikaväliä voi vaihtaa määrittämällä päivämäärät vasemmassa yläkulmassa ja painamalla 'Hae nyt'-kuvaketta. Valitun aikavälin tapahtumat tulevat ruudulle näkyviin. Kaikki viitesuoritukset saa näkymiin painamalla ’Hae kaikki!’-kuvaketta.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on