Finvoice ja factoring

Arkhimedeksessa voidaan määrittää käytettävän Finvoice-verkkolaskua, joka suoraan asiakkaalle lähetettäväksi tai rahoitusyhtiön kautta (Factoring-lasku).

Finvoicen/Factoringin käyttöönotto tehdään avustettuna, maksullisena lisäpalveluna. Ota yhteyttä Arkhimedeksen asiakaspalveluun käyttöönoton sopimiseksi.

Finvoicen määrittäminen asiakkaalle

Päätaso -> Asetukset -> Yritys -> Integraatiot -> Finvoice

Ottaaksesi Finvoicen käyttöön, valitse "kyllä" kohdassa "Asiakkaalle lähetettävä Finvoice aktivoitu".

Ennen Finvoicen määrittämistä sinun tulee päättää, haluatko muodostaa finvoice-laskut jokaisesta laskusta kerrallaan vai tehdä niistä aina koosteen. Ruksaamalla "Finvoice muodostetaan aina, kun laskutetaan", finvoice luodaan aina laskutuksen yhteydessä yksittäisinä.

Käyttäessä pankkia verkkolaskun välittäjän valitse "Sisällytetäänkö siirtokehys". Siirtokehys sisältää lähettäjän ja vastaanottajan tiedot ja on edellytys, että lasku voidaan välittää. Määrittele seuraavaksi välittäjän tunnus ja verkkolaskuosoite, jotka sait, kun teit pankin kanssa verkkolaskusopimuksen.

Arkhimedes ei lähetä Finvoice-laskua automaattisesti, vaan lähetykseen tarvitaan finvoicea tukeva verkkopankki tai pankkiyhteysohjelma. Arkhimedeksessa määritetään polku, johon aineisto tallennetaan. Pankkiyhteysohjelma tai verkkopankki määritetään noutamaan aineisto ko. polusta.

Määrittele seuraavaksi polku, johon finvoice tallennetaan. Polku annetaan ns. URL-muodossa, esim. jos Windowsissa C-aseman juuressa on kansio Finvoice, anna poluksi:

file:/C:/Finvoice/

Ennen kuin luot laskua asiakkaalle, määrittele myös asiakkaalle välittäjän tunnus ja verkkolaskuosoite. Tämä löytyy kontaktikortilta kohdasta Myynti -> Oletusarvot.

Mukautus-kenttää käytetään asiakas/järjestelmäkohtaisissa konfiguraatioissa. Mikäli sinun tarvitsee mukauttaa Finvoicen toimintaan, ota yhteyttä Arkhimedeksen asiakaspalveluun.

Finvoice-aineiston luonti

Finvoice-lasku voidaan lähettää kolmella tavalla:

1) Aina laskun yhteydessä. Jos valitsit asetuksissa "Muodostetaan aina, kun laskutetaan", Finvoice muodostetaan aina, kun lasku laskutetaan toiminnolla Paperi tai Paperi/PDF (Huom! Käsite "Verkkolasku" tarkoittaa ainoastaan Maventan kanssa käytettävää verkkolaskua, eikä sitä pidä käyttää Finvoicea käytettäessä)

2) Erikseen laskun yhteydessä.  Kun lasku on laskutettu, valitse laskulla välilehti "Reskontra" ja valitse painike "Finvoice".

3) Koosteena joukko kerrallaan. Mene laskuluetteloon ja valitse joukko, josta haluat muokata Finvoice-aineiston (esim. kuluvan päivän kaikki laskut). Valitse sen jälkeen tulostuspainikkeen kohdalta "Laskut" ja paina sitten tulostuspainiketta. Jos et halua tulostaa laskuja, valitse Cancel tulostuksen yhteydessä. Seuraavaksi Arkhimedes kysyy, muodostetaan Finvoice-aineisto valituista laskuista. Valitse OK.

Finvoice-aineiston lähetys

Kun Finvoice-aineisto on muodostettu, se voidaan lähettää pankkiyhteysohjelmalla tai verkkopankilla. Ota tässä yhteyttä omaan pankkiyhteysohjelman tai verkkopankin toimittajaan

 

Factoringin määritys

Päätaso -> Asetukset -> Yritys -> Integraatiot -> Factoring

Arkhimedeksen Factoring käyttää hyväksi niin ikään Finvoice-muotoa, tuettu Finvoicen muoto on 1.3 (versio 1.2 jäämässä pois käytöstä). Factoring-laskun voi myös tulostaa paperisena rahoitusyhtiön saajatiedoilla varustettuna.

Ota Factoring käyttöön klikkaamalla kohdassa "Factoring aktivoitu" joko "kysytään aina" tai "käytössä kaikille". Jos haluat siis laskuttaa kaikki asiakkaasi käyttäen Factoringia, valitse "käytössä kaikille",jos vain tiettyjä asiakkaita, vastaa "kysytään aina".

Nämä äskeiset asetukset voidaan asiakaskohtaisesti ohittaa siten, että asiakaskohtaisesti voidaan poistaa Factoring. Jos esim. asetus on "käytössä kaikille", mutta jollekin asiakkaalle et halua kuitenkaan Factoring-laskuja lähetettävän, valitse kontaktikortilla Myynti -> Oletusarvot-välilehdellä kohdassa Factoring "ei käytetä". Jos joko pääasetuksissa tai kontaktin oletusarvoissa on asetettu "kysy aina", kysytään aina. Jos asetuksissa on "käytössä kaikille" ja kontaktin tiedoissa on "oletus", factoring kytkeytyy laskulle päälle automaattisesti.

Seuraavaksi sinun tulee päättää, haluatko muodostaa factoring-aineiston jokaisesta laskusta kerrallaan vai tehdä niistä aina koosteen. Ruksaamalla "Muodostetaan aina laskuttaessa", finvoice-muotoinen factoring-aineisto luodaan aina laskutuksen yhteydessä yksittäisinä. Tämä asetus on yhteinen asiakkaalle välitettävän finvoicen kanssa, eli jos lähetät laskut finvoicena asiakkaalle, muodostuvat asiakkaan finvoice ja rahoitusyhtiön finvoice yhdellä kertaa.

Määrittele seuraavaksi rahoitusyhtiön nimi, Y-tunnus, osoitetiedot, tilinumero sekä verkkolaskuosoite (ml. välittäjän tunnus). Koodi (FactoringTypeCode) on rahoitusyhtiöstä saatava yksilöivä koodi (ei käytössä kaikilla rahoitusyhtiöillä). Määritä "Polku, johon siirtotiedosto tallennetaan" samaan tapaan kuin asiakkaalle välitettävän Finvoicen osalta. Polku voi olla sama, ohjelma nimeää tiedostot eri tavoin.

Lopuksi täytä "Sopimustiedot"-välilehti. Siirtolausekkeen saat rahoitusyhtiöille, se tulee jakaa maksimissaan 70 merkin riveihin (rahoitusyhtiö toimittaa siirtolausekkeen yleensä valmiiksi jaoteltuna. Anna rahoitusyhtiöltä saatu sopimusnumero. Viitenumero määritetään rahoitusyhtiön antamassa muodossa. Viitenumeroon merkitään laskun numero N-muuttujalla, N-kirjaimia merkitään viitenumeroon niin paljon kuin laskun numerolle varataan tilaa. Alue täytetään tarvittaessa etunollilla. Esim. jos viitenumeroki on määritelty 1234NNNN ja laskun numero on 250, tulee viitenumeroksi 12340250 lisättynä tarkistusmerkillä (T).

Factoring-aineiston luonti

Factoring-aineisto muodostetaan hyvin samaan tapaan kuin Finvoice. Jos asetus on "kysytään aina", laskutuksen yhteydessä aina kysytään, tehdäänkö Factoring kyseisestä laskusta. Jos vastaa kyllä, tai asetus on "aina", Arkhimedes merkitsee laskun Reskontra-välilehdelle, että kyseessä on factoring lasku (kenttä: Lasku on factoring-lasku) ja muodostaa aineiston. Jos halutaan tulostaa paperille rahoitusyhtiön maksun saajatiedoilla oleva lasku, voidaan "Lasku on factoring-lasku" valinnan tekemisen jälkeen tulostaa lasku myös paperille tai PDF-tiedostoksi.

Kuten Finvoice, Factoring-aineisto voidaan luoda joukolle kerralla laskuluettelossa. Valitse joukko, josta haluat muokata Finvoice-aineiston (esim. kuluvan päivän kaikki laskut). Valitse sen jälkeen tulostuspainikkeen kohdalta "Laskut" ja paina sitten tulostuspainiketta. Jos et halua tulostaa laskuja, valitse Cancel tulostuksen yhteydessä. Seuraavaksi Arkhimedes kysyy, muodostetaan Finvoice-aineisto valituista laskuista. Valitse OK. Factoring muodostetaan kaikista laskuista, joissa on merkintä "Lasku on factoring-lasku" laskun Reskontra-välilehdellä

Factoring-aineiston lähetys

Kun Factoring-aineisto on muodostettu, se voidaan lähettää pankkiyhteysohjelmalla tai verkkopankilla. Ota tässä yhteyttä omaan pankkiyhteysohjelman tai verkkopankin toimittajaan

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on