Laskupohjat ja toistuvaislaskut

Laskupohjat edellyttävät vähintään Arkhimedes Myynti-osiota.

Laskupohjia voit käyttää seuraavissa merkityksissä:

  • Voit käyttää sitä pohjana luodessasi uutta laskua
  • Voit käyttää sitä pohjana luodessasi saman laskun ryhmälle
  • Voit määrittää laskupohjan toistuvaislaskuksi

Uuden laskupohjan voit luoda seuraavista paikoista:

  • Myynti -> Laskut -> Uusi lasku -> Uusi laskupohja/ryhmälasku
  • Olemassa olevalla laskulla Pohja -> Kopioi lasku laskupohjaksi / toistuvaislaskuksi
  • Kontaktiryhmässä Laskupohjat -> Luo laskupohja

Laskun luonti laskupohjasta: Myynti -> Laskut -> Uusi lasku -> Uusi lasku laskupohjasta. Laskupohjat löytyvät jälkikäteen: Myynti -> Laskut  -> Laskupohjat. Jos Myyntitilaukset on aktivoitu, laskupohjat löytyvät myös: Myynti -> Tilaukset -> Toistuvat.

Laskupohjalla käytettävän kielen voi vaihtaa laskulomakkeen "Layout"-välilehdeltä kohdasta "Laskulla käytettävä kieli". Kielivaihtoehtoina on suomi, ruotsi ja englanti.

Laskupohjan käyttö toistuvaislaskuna

Voit määrittää toistuvan laskun, joko yksittäiselle asiakkaalle tai kontaktiryhmälle, laskupohjalla ks. välilehti Saaja. Toistuvaisuuteen liittyvä toiminnallisuus löytyy Toistuvuus-välilehdellä

  • Ensimmäinen laskutus. Kertoo, koska ko. laskupohja on luotu. Ei erillistä toiminnallisuutta.
  • Laskutettu edellisen kerran. Kertoo, koska lasku on edellisen kerran laskutettu, päivittyy automaattisesti, kun laskutus on tehty. Ei erillistä toiminnallisuutta
  • Laskutusjakso. Tässä määritetään, kuinka usein lasku toistuu. Vaihtoehtoja on 1, 2, 3, 4, 6 ja 12 kuukautta.
  • Laskutetaan seuraavan kerran. Tässä näkyy, koska lasku seuraavan kerran laskutetaan. Päivittää automaattisesti laskutuksen jälkeen sen mukaan, mikä on laskutusjakso, pitäen laskutuspäivän samana. Voi myös määrittää itse. 
Toistuvaislasku

Pohja-välilehdellä määritetään laskupohjalle nimi. Laskupohjilla kannattaa käyttää yhtenäistä nimeämiskäytäntöä, jossa näkyy esim. laskutettava palvelu, asiakas, ryhmä, jakso tmv.

Laskupohjalla määritettäviä perustietoja ja maksuehtoja käytetään, mikäli ko. asiakkaalle ei ole omissa oletusarvoissa määritetty vastaavia tietoja. Asiakkaan oletusarvot ovat siis laskupohjan tietoja vahvempia. 

Tekstimuuttujat

Toistuvaislaskuissa on usein viittauksia laskutettavaan jaksoon, joka muuttuu ajan myötä tai on asiakaskohtaisesti vaihteleva. Välilehdellä Teksti voidaankin antaa varsinaisen tekstin (sekä ennen tuoterivejä että niiden jälkeen) joukossa "muuttujia", jotka korvataan vastaavilla arvoilla. Muuttujia ovat:

  • (MONTH_FIRST_DAY) = 1
  • (GROUP_JOIN_DAY) = päivä, jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
  • (GROUP_JOIN_MONTH) = kuukausi (numerona), jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
  • (GROUP_JOIN_YEAR) = vuosi, jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
  • (GROUP_JOIN_DATE) = päivämäärä, jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
  • (PERIOD_START_DAY) = päivä kentästä Laskutetaan seuraavan kerran
  • (PERIOD_START_MONTH_CURRENT) = kuukausi (numerona) kentästä Laskutetaan seuraavan kerran
  • (PERIOD_START_MONTH_PREVIOUS) = edellinen kuukausi (numerona)
  • (PERIOD_START_MONTH_NEXT) = seuraava kuukuausi (numerona)
  • (PERIOD_START_YEAR) = vuosi kentästä Laskutetaan seuraavan kerran
  • (PERIOD_START_DATE) = Laskutetaan seuraavan kerran
  • (PERIOD_END_DAY) = jakson päättymispäivä
  • (PERIOD_END_MONTH) = jakson päättymiskuukausi (numerona)
  • (PERIOD_END_YEAR) = jakson päättymisvuosi
  • (PERIOD_END_DATE) = jakson päättymispäivämäärä

Edellä on lihavoitu ne muuttujat, jotka määrittävät, mitä kuukauden päivää käytetään jaksoa määrättäessä. Vaihtoehdot ovat siis kuun ensimmäinen päivä, kontaktiryhmään liittymisen päivä sekä se päivä, joka on merkitty laskutuspäiväksi (vaikka laskutus olisikin myöhästynyt ko. päivästä)

Kuukauden kohdalla voidaan valita jakson aluksi nykyinen, edellinen tai seuraava kuukausi. Jakson loppu skaalautuu automaattisesti tämän mukaan.

Jos kenttää Laskutetaan seuraavan kerran ei ole määritelty

Esimerkki 1: Laskupohja on määritetty laskutettavaksi 1.2.2010, laskutusjakso on 6 kuukautta, joka alkaa ko. päivästä. Saatu jakso olisi siis 1.2.2010 - 31.7.2010. Määritellään:

(PERIOD_START_DATE) - (PERIOD_END_DATE)

Esimerkki 2: Laskupohja on määritetty laskutettavaksi 28.11.2009. Laskutusjakso on kolme kuukautta ja halutaan, että laskutusjakso on seuraavan kuukauden 1. päivästä eteenpäin. Saatu jakso olisi siis 1.12.2009 - 28.2.2010. Määritellään:

(MONTH_FIRST_DAY).(PERIOD_START_MONTH_NEXT).(PERIOD_START_YEAR) - (PERIOD_END_DATE)

Esimerkki 3: Asiakas on liittynyt kontaktiryhmään 14.12.2009. Päivä "14" on se päivä, kun asiakas on tilannut palvelun ja sitä halutaan käyttää jaksossa. Laskutusjakso on 12 kuukautta. Saatu jakso olisi siis: 14.12.2009-13.12.2010. Määritellään:

(GROUP_JOIN_DAY).(PERIOD_START_MONTH_CURRENT).(PERIOD_START_YEAR) - (PERIOD_END_DATE)

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on