Laskun käsittely

Laskun käsittely

Seuraavassa ohjeessa opastetaan laskun käsittelyssä. Aluksi käydään läpi ilmaisosion toiminnallisuudet, kun taas laajempien osioiden toiminnallisuudet löytyvät alempana sivulla.

Laskutosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on laskun vastaanottajan tiedot sekä laskupohjan tiedot sekä toiminnot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on laskun yleiset tiedot sekä toiminnot laskun laskuttamiseen ja lähettämiseen. Alhaalla näkyvä alue sisältää laskun varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu laskun tekstiosion kirjoittaminen sekä laskurivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti. 

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää laskuun poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa laskun vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa lasku yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät laskun viitteille. Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista.

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välilehdillä täytetään ja tarkastellaan laskun perustietoja.

'Perustiedot'-välilehdellä on näkymä laskun päivämääriin ja muihin perustietoihin. Ohjelma antaa automaattisesti laskun numeron ja viitenumeron siinä vaiheessa, kun lasku laskutetaan. Laskun numeron tai viitenumeron voi tarvittaessa vaihtaa siinä vaiheessa, kun lasku on vielä avoin. Laskun päivämäärä on oletuksena kuluva päivä ja eräpäivä  laskun päivämäärästä maksuehtojen mukaan laskettu päivämäärä.

'Maksuehdot'-välilehdellä voidaan määrittää laskun maksuehdot, mikäli ne poikkeavat laskutuksen asetuksissa määritetyistä oletuksista.

'Layout'-välilehdellä valitaan laskun tulosteen kieli, laskun lomakepohja sekä tarvittaessa ALV 0 selite. Lisäksi voidaan päättää, tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja. Jos laskun toimitustapa on kirjoitettu suomeksi, mutta laskun kieli on englanniksi tai ruotsiksi, ohjelma kääntää toimitustavassa olevan teksti automaattisesti.

Lasku laskutetaan tai poistetaan niitä varten oikeassa yläkulmassa varten olevilla kuvakkeilla. Laskua voidaan esikatsella, 'Esikatsele'-painikkeella, ennen laskuttamista.

Laskun sisältö

Laskun tärkein sisältö on laskurivit ja näiden kohdentaminen sisäisesti. Lisäksi laskulle voidaan kirjata vapaat tekstit tulostumaan ennen laskurivejä ja niiden jälkeen.

Laskutettavat tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelo, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Tuotehakuluettelo

Tuotteiden lisääminen laskulleVaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia tositteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen. Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttä ja painamalla 'Hae'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä. Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se lisätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin. 

Tuoterivit

Tuotevälilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit kaikista tuotekategorioista. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuoterivit kategoriasta'-pudotusvalikosta näytettävä tuotekategoria. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin:

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
on on on
 

Laajennettu laskutosite

Seuraavat ohjeet koskevat Arkhimedeksen muita versioita kuin ilmaislaajuutta.

Vasen yläkulma

'Pohja'-välilehdellä voidaan luoda käsiteltävästä laskusta uusi lasku kopioimalla nykyinen uudeksi laskuksi. Lisäksi voidaan tallentaa nykyinen lasku laskupohjaksi merkitsemällä rasti ruutuun 'Käytä pohjana' ja nimeämällä pohjan nimi. Mahdollista on myös kopioida nykyinen lasku laskupohjaksi, jolloin luodaan uusi laskupohjatosite käsiteltävän pohjalta.

Oikea yläkulma

Perustiedot välilehdellä 'Valuutta'-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä, kun halutaan lähettää lasku vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkastaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään. Laittamalla ruksin valuutan viereiseen laatikkoon "Käytä kyseistä valuuttaa hinnoitteluyksikkönä", vaihtokurssia ei tarvitse käyttää. Laskussa olevat summat ovat siis kohdevaluutan summia. HUOM! Tilisiirtolomaketta ei voi käyttää jos käyttää jotain muuta valuuttaa kuin Euro. Arkhimedes vaihtaa lomakkeen automaattisesti "Standardiksi".

Layout-välilehdeltä voi lisätä laskulle viivakoodin. Jos on käytössä useampi tilinumero, päätason asetuksista voi valita, mitkä tilitiedot lisätään viivakoodiin.

'Kohdennus-välilehdellä voidaan haluttaessa kohdentaa lasku tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, laskun laatijaan tai projektiin sekä valita, mistä varastosta laskun tuotteet oletuksena poistetaan ja antaa ostajan tilausnumero.

Ostajan tilausnumero kenttään voidaan syöttää laskutettavan asiakkaan ostojärjestelmästä annettu ostotilausnumero. Tällä tavalla asiakas voi kohdentaa hänelle lähetetyn laskun heidän järjestelmässä oikeaan ostotilaukseen.

Myyjän tilausnumero -kenttään voidaan määrittää Arkhimedeksen muodostama myyntitilausnumero, jos laskua ei ole aiemmin linkitetty mihinkään myyntitilaukseen.

'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä myyntiprosessin tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään, mikäli laskuun liittyy tarjouksia, tilauksia tai toimituksia. Mikäli putkessa on tarjoukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta. Välilehdeltä voi myös tulostaa Pro forma -laskun. Pro forman tulostaminen tapahtuu klikkaamalla pientä kuvaketta, jonka alla lukee "Pro Forma".

Komponenttituote

Mikäli tositteelle poimittava tuote on komponenttituote, lisätään siihen kuuluvat alituotteet myös laskulle. Kun tuoterivi on jaettu ja oikealla näkyy pikatuoteluettelo, on nähtävissä myös 'Komponentit'-välilehti. Välilehdellä voidaan myös koota tilapäisiä komponenttituotteita käsiteltävään laskuun. Kun tuoterivi on valittu ja siirrytään komponentit-välilehdelle, näkyy valittu tuoterivi päätuotteena. Tälle voidaan lisätä alituotteita tuoteluettelosta poimimalla niitä oikealta tuoteluettelosta. Alituotteille voidaan edelleen lisätä alituotteita (jotka eivät enää näy tulostuksessa, mutta vaikuttavat päätuotteen hintaan) valitsemalla komponenttirivi painamalla sen suurennuslasikuvaketta ja lisäämällä taas tuoteluettelosta tuotteita. 

Komponenttituotteet kannattaa koostaa tuotekortilla, mikäli komponenttituotetta halutaan käyttää myöhemmin uudelleen.

Hintatiedot

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta, kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria, välisummia varten, sekä tuloryhmä, sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin, ellei tuoteryhmälle tai tuotteelle ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Tarjouksesta lasku

Laskun luonnin lisätoimintoja

Tässä videossa näytetään, miten käytät Arkhimedeksen laskun luonnin ominaisuuksia ja työkaluja, Osa videossa näytetyistä ominaisuuksista löytyvät vain myynti- ja toimminnanohjaus-osioista.

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 2.35

 

 

 

 

 

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on

Varastotapahtuma

Mikäli käytössä on varasto-osio, pääsee tuoterivin oikeasta laidasta tuoterivin aiheuttamaan varastotapahtumaan ja tarvittaessa muuttamaan sitä. Mikäli tuotteella on varastosaldoa, poimitaan se automaattisesti varastosta ja sille tehdään varastotapahtuma. Mikäli myytävien tuotteiden lukumäärää muutetaan varastotapahtuman luomisen jälkeen tulee myös varastotapahtuma päivittää. Muuten muutettu määrä ei vaikuta varastotapahtumaan ja laskusta jää tuotteita mahdollisesti jälkitoimitukseen tai tuotteita voidaan poistaa varastosta liikaa. Jälkitoimitus osoitetaan varastotapahtuman kohdalla punaisena numerona varastosta toimitettavan määrän vieressä. Varastotapahtuma päivitetään painamalla varastotapahtuman vieressä olevaa pientä tuotekuvaketta, jolloin tuoterivin sivuun aukeaa varastotapahtuma. Painamalla 'Hae kaikki tuotteet varastosta' '+'-kuvaketta tehdään myyntiä vastaava varastotapahtuma. Varastotapahtumaa voi muuttaa myös käsin muuttamalla varastotapahtuman 'Toimitettuja'-kenttää. Tarvittaessa varastotapahtuman voi koostaa itse painamalla 'Kokoa tuotteet käsin' '+'-kuvaketta. Tässä näkymässä varastotapahtuma koostetaan vasemmanpuoleiseen alueeseen tuoteluettelosta tuotteet poimimalla. Näkymästä pääsee palaamaan painamalla harmaata palkkia alueiden välissä.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei ei on
Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.