Kontaktitapahtuma

Kontaktitapahtuman avulla voidaan kirjata kontakteihin liittyviä yhteydenpitoja (puhelinsoitot, sähköpostit, tapaamismuistiinpanot yms.) Arkhimedekseen. Kontaktitapahtumia voidaan selata päätasolla kohdassa 'Tapahtumat -> Yhteydenpito' sekä kontaktikortilla kohdassa 'Yhteydenpito'.

Kontaktitapahtuman kirjaaminen

Kontaktitapahtuma voidaan kirjata useasta eri paikasta ohjelmaa. Kontaktikortilla uuden kontaktitapahtuman luonti onnistuu kohdassa "Yhteydenpito" ja sieltä valitsemalla "Uusi kontaktitapahtuma" -painike (+). Voit myös luoda uuden kontaktitapahtuman kohdasta 'Päätaso -> Tapahtumat -> Yhteydenpito' ja painamalla "Uusi kontaktitapahtuma"-painiketta (+).

Arkhimedeksen Myynti- ja Toiminnanohjaus -osioissa uuden kontaktitapahtuman luonti onnistuu helpoiten painamalla missä tahansa ylhäältä valikosta 'Toiminnot -> Uusi kontaktitapahtuma' tai painamalla pikanäppäintä CTRL + K (Macissa Omppu + K).

Uuden kontaktitapahtuman luonti

Kontaktitapahtuman luominen aloitetaan kirjoittamalla "Kontaktin nimi"-kenttään henkilön (sukunimi etunimi) tai yrityksen nimi. Jos kontakti löytyy rekisteristä, ohjelma täydentää kirjoituksen. Kirjoittamista kannattaa jatkaa, kunnes oikea kontakti löytyy. Tämän jälkeen painettaessa näppäimistöltä "Enter" tai siirryttäessä toiseen kenttään, ohjelma vahvistaa löytyneen kontaktin "Kontaktin nimi"-kentän alapuolella. Jos tässä näkyy useampia rivejä, on rekisterissä päällekkäisiä kontakteja ja tulee valita, mitä kontaktia tapahtuma koskee painamalla "Valitse".

Mikäli kontakti, jota kontaktitapahtuma koskee, ei löydy vielä rekisteristä, se voidaan luoda rekisteriin samassa yhteydessä. Hyvä vinkki uusien kontaktien kirjaamiseen onkin luoda ne käyttäen kontaktitapahtumaa. Kun nimi on kirjoitettu kenttään kokonaisuudessaan, ilmoittaa ohjelma kentän oikealla puolella, että kontaktia ei löydy. Painamalla ilmoitusta, luodaan kontakti rekisteriin. Tällöin aukeaa ikkunan alalaidasta lomake, johon voidaan täydentää kontaktin yhteystiedot ja valita, mihin kategoriaan kontakti lisätään. Lomakkeen voi pienentää painamalla sen ylälaidassa sijaitsevaa palkkia. Lomakkeen voi avata myös jo rekisterissä olevien kontaktien kohdalla, jolloin voi tarkastella ja päivittää kontaktin yhteystietoja rekisteriin. Tarvittaessa kontaktitapahtuman voi liittää avoinna olevaan projektiin (Toiminnanohjaus) yhteystietolomakkeen oikeassa reunassa olevan kentän avulla (”Resurssi”- / ”Projektit”-välilehti).

Kun kontakti on valittu, voidaan käyty yhteydenpito kirjata 'Yhteydenpito'-välilehdelle 'Kontaktitapahtuma'-kenttään. Kirjatulle kontaktitapahtumalle voi antaa tyypin (puhelu, kirjallinen, sähköposti, järjestelmän luoma) tekstikentän yläpuolella olevasta "Tapahtuman tyyppi" pudotusvalikosta.

Kontaktitapahtuma vahvistetaan ja siitä poistutaan painamalla oikeasta yläreunasta "Valmis" tai "Palaa" (riippuen siitä, onko kontakti vahvistettu). Uuteen kontaktitapahtumaan pääsee suoraan painamalla "Uusi kontaktitapahtuma"-painiketta oikeassa yläreunassa.

Arkhimedeksen Myynti- ja Toiminnanohjaus -osioissa kontaktitapahtumaan liittyen voidaan luoda myös tehtävä painamalla "Tapahtuman tyyppi" vieressä olevaa  "Lisää tehtävä"-painiketta. Tehtävälomake aukeaa oikeaan reunaan. Lomakkeessa voidaan kirjata tehtävän otsikko, ajankohta, tekijä (kontaktirekisterin henkilöstö-kategoriaan merkatuista kontakteista), kuvaus ja myös kohdentaa tehtävä avoimeen projektiin.

Kontaktitapahtumat voi myös avata koko ruudun tilassa klikkaamalla pientä ylöspäin osoittavaa nuolta tekstin "Avaa koko ruudun tilassa" oikealla puolella.

Käyttöönotto

Näin teet kontaktitapahtuman ja tehtävän

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedeksella tehdään kontaktitapahtuma sekä tehtävä.

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 3.09
 

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin:

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
on on on