Kontaktikortti

Kontaktikortissa hallitaan kaikkia kontaktin tietoja sekä voidaan tehdä tälle uusia tapahtumia ja seurata kontaktin aiempia tapahtumia

Kontaktikortin yleistiedot

Kontaktikortin ylälaidassa on toiminnot, joiden avulla voidaan luoda uusi kontakti, poistaa nykyinen kontakti, selata kontakteja, tehdä haku kontakteista sekä tehdä näytettävälle kontaktille uusi tapahtuma. Tapahtuma luodaan valitsemalla oikealla ylhäällä olevasta kehyksestä otsikkoriville haluttava tapahtumatyyppi ja painamalla sitten 'Uusi'-painiketta.

Kontaktikortti rakentuu siten, että vasemmalla on kontaktin yleistiedot kuten osoite, yhteyshenkilö ja yhteystiedot sekä kategoriat ja markkinointitiedot. Yrityksen 'Perustiedot'-välilehdellä näytetään yrityksen laskutusosoitteen ja oletusyhteyshenkilön tiedot.

Verkkolaskuosoitteeseen tulee asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite tai OVT-tunnus. Verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa myös sivustolta verkkolasku.tieke.fi. Jos asiakkaalla on useita verkkolaskuosoitteita, voit lisätä osoitteeseen myös välittäjän (verkkolaskuoperaattorin) numeromuotoisen tunnuksen. Vaadittu muoto on silloin: verkkolaskuosoite@välittäjän_tunnus. Esim. Isolta Oy:n verkkolaskuosoite kokonaisuudessaan on 003718540478@003721291126. Ensimmäinen luku on Isolta Oy:n verkkolaskuosoite, jälkimmäinen verkkolaskuoperaattori Maventa Oy:n tunnus.

'Yhteystiedot'-välilehdellä voidaan hallita kontaktin puhelinnumeroita sekä muita yhteystietoja. Oletusyhteystietojen lisäksi voidaan lisätä rajaton määrä vapaasti määriteltäviä yhteystietoja. Tämä tehdään valitsemalla vasempaa kenttää painamalla yhteystiedon tyyppi ja kirjoittamalla tieto oikealla olevaan kenttään. Mikäli yhteystiedon tyyppiä ei löydy listasta, tuplaklikkaamalla kenttää voidaan syöttää haluttu yhteystietotyyppi.

Jos yhteystiedon tyypiksi annetaan SMS, voidaan tähän kohtaan annettut puhelinnumerot viedä ohjelmasta toiseen ohjelmaan tekstiviestien lähettämistä varten Konaktiluettelossa (vaatii Arkhimedes Myynti-osion).

KontaktikorttiSamalla välilehdellä näytetään myös kaikki yrityksen yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilön kontaktikorttiin pääsee painamalla tämän nimeä. Uuden yhteyshenkilön, käsiteltävälle yritykselle, voi luoda painamalla listan yläpuolella sijaitsevaa '+'-kuvaketta. Yhteyshenkilölle luodaan uusi kontaktikortti, jonka oletustiedoiksi kopioituu yrityksen tiedot. Yhteyshenkilön tyypiksi voidaan valita Toimitusosoite tai Käyntiosoite. Valittaessa "Toimitusosoite" tämän kontaktin osoitetiedot valitaan automaattisesti myyntitilausta luotaessa.

Mikäli kontakti on yksityishenkilö, ei sille voi luoda yhteyshenkilöitä ja kontaktikortilta on muutenkin poistettu yritystä koskevat kentät.

Kontaktikortin toiminnalliset tiedot

Kontaktikortin yleistietojen oikealla puolella on tietoja kontaktin kanssa käydystä vuorovaikutuksesta ja näihin liittyviä toimintoja.

Kontaktin kanssa käytyä yhteydenpitoa voidaan kirjata 'Yhteydenpito'-välilehdelle ja kontaktille voidaan luoda uusi lasku klikkaamalla 'Uusi lasku'.  

'Muistio'-välilehti on varattu kontaktiin liittyviä vapaita muistiinpanoja varten. 

'Myynti' -välilehden alla olevalla 'Oletusarvot' -sivulla voidaan antaa tietoja laskutusta varten, mikäli kontaktille halutaan esimerkiksi antaa eri maksuaika kuin on laskutuksen asetuksissa tai mikäli kontaktia laskutetaan aina aputoiminimellä. Jos asiakasta halutaan laskuttaa sähköisesti käyttämällä tulostuspalvelua, voi palvelun laittaa aktiiviseksi tältä välilehdeltä ("Laskutetaan paperilaskulla").

'Myynti' -välilehden 'Myyntitapahtumat' -sivulle listautuu kaikki kontaktiin liittyvät myyntitapahtumat sekä näiden summa. Laskuun pääsee siirtymään painamalla vihreää nuolta.

'Myynti' -välilehden 'Toimitetut tuotteet'-sivulla näkyvät asiakkaalle toimitetut tuotteet. 

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin:

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
on on on
 

Laajennettu kontaktikortti

Seuraavat ominaisuudet eivät ole mukana ohjelman ilmaislaajuudessa.
 

Yleistiedot

'Tyypit'-välilehdellä voidaan hallita mihin kontaktityyppeihin kyseinen kontakti kuuluu. Tyyppejä voidaan lisätä painamalla tyhjää riviä ja valitsemalla tyyppi. Kontakti poistetaan tyypeistä painamalla rivin vasemmassa laidassa olevaa punaista ruksia.

'Markkinointi'-välilehdellä voidaan täyttää kontaktin tietoihin markkinointitarkoituksiin käytettävää tietoa yrityksestä ja suhteesta kumppaniin (mm. liikevaihto, asiakassuhteen alkamispäivämäärä, kontaktin luomispäivämäärä)

Toiminnalliset tiedot

'Yhteydenpito' -välilehden oikean yläkulman 'Tulosta'-painikkeesta voidaan tulostaa käyty yhteydenpito ja kartta esim. asiakastapaamisen valmistelua varten.

'Tehtävät'-välilehdelle voidaan merkitä kontaktiin liittyviä tehtäviä tehtäväksi. Tehtävät lisätään näkyviin myös päätasolle.

'Ryhmät'-välilehdellä näytetään, mihin kontaktiryhmiin kontakti kuuluu. Välilehdellä voidaan myös lisätä kontakti uusiin kontaktiryhmiin. Lisääminen tehdään painamalla tyhjää riviä ja valitsemalla ryhmä, johon kontakti lisätään. Kontaktiryhmään pääsee siirtymään rivin vasemmalla puolella olevalla ryhmäkuvakkeella. Kontaktin voi poistaa ryhmästä rivin vasemmalla puolella olevalla punaisella ruksilla.

Jo luotu yritys, yrityksen yhteyshenkilö tai yksityisasiakas voidaan liittää olemassa olevaan yritykseen tämän välilehden oikeassa alanurkassa olevassa kentässä (tämä on hyödyllinen toiminto esim. silloin, kun on vahingossa luotu sama yritys kahteen kertaan). Toinen yritys voidaan liittää toisen yrityksen "alikontaktiksi", jolloin myös kumpaankin yritykseen liittyvät myyntitapahtumat (laskut, tarjoukset jne.) liitetään yhteen.

'Muistio' -välilehdellä voidaan liittää tiedosto painamalla + -painiketta "Lisää liitetiedosto" tekstin vieressä. Kontaktin yhteydenpitovälilehdellä näkyy muistio ns. tooltippinä (infolaatikko), jos muistioon on kirjattu tietoja.

"Tiedot"-välilehdelle voidaan lisätä hakuparametreja kontaktiin liittyen.

'Myynti' -välilehdeltä löytyy 'Myyntitapahtumat', jossa tapahtumaan pääsee siirtymään painamalla sen oikealla olevaa vihreää kolmiota. Tapahtuman tila kerrotaan koko tilaus-toimitusketjun osalta. Jos siis kyseessä on tarjous, johon liittyy myös lasku, jonka asiakas on jo maksanut, näytetään tilana "Maksettu".'Myynti' -välilehden laajennettu 'Oletusarvot' -lomake sisältää mm. mahdollisuuden laskuttaa haluttua kontaktia aputoiminimellä ja asettaa tietty kirjanpitotili ko. kontaktille.

Kontaktikortin raportit"Myynti" -välilehden "Raportit" -sivulla voidaan mm. tulostaa kontaktiin kohdistettuja laskuja, saatavia ja maksusuorituksia. Asiakkaan myyntiin liittyviä raportteja voi tulostaa tuotteittain, myyjittäin tai kirjanpitotileittäin. Raporttiin voi valita laskut, kassatapahtumat tai molemmat. 'Raportit' -välilehdellä voit myös seurata kontaktin myyntiä ja tarkastella sitä esim. viimeisimmän myyntipäivän mukaan tai myynti yhteensä aikavälillä. Kaikkia raportteja sekä tapahtumia voi rajata päivämäärän mukaan.

'Resurssi' -sivulla voidaan kontakti ”tuotteistaa” sekä nähdä, mihin projekteihin kontakti kuuluu. Tuotteistamalla kontaktin voit määrittää esim. kontaktin (alihankkijan) hinnat ja lisätä sen kuuluvaksi tuoteryhmiin.

'Kartta' -sivulla näytetään Google-kartta asiakkaan yleistiedoissa olevasta osoitteesta. Mikäli kartta ei löydä osoitetta kuten se on kontaktin tietoihin kirjoitettu, voi kartan yläpuolella olevaan riviin korjata osoitetta sellaiseksi, että se löytyy karttaohjelmalla.

Kontaktin tapahtumille voidaan luoda yhteenveto painamalla 'Yhteenveto'-painiketta oikealta ylhäältä.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
ei on on
Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.