Myynti

Tervetuloa tutustumaan Arkhimedeksen Myynti-osioon! Tällä sivulla kerrotaan, mitä uutta Arkhimedes Myynti tuo mukanaan, mistä työkalut löytyvät ja miten niitä käytetään.

Aloitetaan vertailemalla Arkhimedes Laskutuksen ja Myynnin ominaisuuksia.

 Ominaisuudet Laskutus Myynti
Kontaktienhallinta Ominaisuus löytyy Ominaisuus löytyy
Tuoteluettelo Ominaisuus löytyy Ominaisuus löytyy
Laskutus Ominaisuus löytyy Ominaisuus löytyy
Kontaktiryhmät ja -tyypit Ominaisuus löytyy
Tarjouslaskenta Ominaisuus löytyy
Myyntitialusten käsittely Ominaisuus löytyy
Kassa Ominaisuus löytyy
Myyntireskontra Ominaisuus löytyy
Myynnin raportointi Ominaisuus löytyy
Tuotehallinta Ominaisuus löytyy
Laskupohjat ja toistuvaislaskut Ominaisuus löytyy

 

Arkhimedes Myynnin tärkeimmät ominaisuudet ovat:

Vihreä nuoliLaajennettu kontaktienhallinta
Vihreä nuoliTarjouslaskenta
Vihreä nuoliMyyntitilaukset
Vihreä nuoliMyyntireskontra
Vihreä nuoliLaskupohjat & toistuvaislaskut
Vihreä nuoliKassatoiminnot
Vihreä nuoliMyynnin raportointi
Vihreä nuoliTuotehallinta

 

erotin

Laajennettu kontaktienhallinta

Arkhimedes Myynnin uusia ominaisuuksia kontaktien hallinnassa ovat: hakutoiminnot, kontaktiryhmät ja -tyypit.

Kontaktin etsiminen

Kontaktirekisteristä voi suorittaa hakuja eri tietojen tai tietojen yhdistelmien mukaan. Haku tehdään ’Etsi kontakti’ välilehdellä täyttämällä jokin hakukenttä ja painamalla ’Hae nyt!’. Mikäli hakukriteerejä vastaa monta yritystä, ohjelma näyttää kontaktit luettelossa. Jos etsittävä kontakti näkyy luettelossa, sitä painamalla pääsee yrityksen kontaktikorttiin.

Kontaktin etsiminen on jaetteu kolmeen osaan: perushaku, tarkennettu haku ja erikoishaut. Jokainen hakutapa on oma välilehtensä.

Näin käytät hakutoimintoja Myynti-osiossa

Kontaktiryhmä

Kontaktiryhmien avulla voidaan tehdä yksi tapahtuma kohdistettavaksi samalla kertaa isolle ryhmälle kontakteja. Tapahtumia ovat esimerkiksi laskut, toimitukset ja postitukset.

’Kontaktiryhmät’-välilehti koostuu kahdesta palstasta sekä näiden yläpuolella sijaitsevista toimintopainikkeista. Välilehti jakautuu lisäksi kahteen välilehteen, jossa toisessa näytetään valittu kontaktiryhmä ja toisessa näytetään luettelo kaikista ohjelmaan koostetuista kontaktiryhmistä.

Näin luot kontaktiryhmän

Kontaktityypit

Kontaktityypit ovat ohjelmaan vakioiksi syötettyjä tyyppejä, joita voidaan hyödyntää ohjelman eri toiminnoissa ryhmittelemään kontakteja. Esimerkiksi ostotilauksia ei voi tehdä muille kuin ’Toimittajille’ tai tarjouksen laatijan pitää kuulua ’Henkilöstö’ tai ’Myyjä’ tyyppiin.

Kontakti voi kuulua useaan kontaktityyppiin. Luettelon kontaktityypin sisältämistä kontakteista saa avattua klikkaamalla kategorian oikeassa reunassa olevaa vihreää nuolta. Itse luotuja kontaktityyppejä voi myös nimetä uudestaan.

erotin

Tarjouslaskenta

Uudessa ja pitkäänkin kestäneessä asiakassuhteessa myynti alkaa yleensä tarjouspyynnöstä. Kun tarjouspyyntö vastaanotetaan on tärkeää vastata siihen mahdollisimman nopeasti selkeällä ja eritellyllä tarjouksella. Tarjoukseen kuuluu normaalisti tekstiosa, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti mitä tarjotaan, sekä hintalaskelma, jossa eritellään tarjottavat palvelut ja tuotteet. Arkhimedeksen tarjoustyökalulla tarjouspyynnön käsittely on helppoa.

Kun tarjouspyyntö vastaanotetaan, luodaan uusi tarjous tarjousta pyytäneelle kontaktille, kirjataan tähän vastaanotettu tarjouspyyntö, koostetaan tähän vastaava tarjous ja tulostetaan se lähetettäväksi. Tämän jälkeen mikäli tarjous hyväksytään, voidaan palata tarjoukseen merkitsemään se hyväksytyksi ja siirtymään sitten putkessa seuraavaan vaiheeseen tai vaikka suoraan laskuttamaan tarjous.

Lisää aiheesta:

NuoliUuden tarjouksen luominen
NuoliTarjouksen etsiminen
NuoliTarjousluettelo
NuoliTarjouksen käsittely

erotin

Myyntitilaukset

On tärkeää kirjata tietokantaan kaikki asiakkaiden tekemät tilaukset. Mikäli tilausta ennen on asiakkaalle tehty asiasta jo tarjous, on myyntitilaus hyvä tapa vahvistaa tarjouksen hyäksyminen tilausvahvistuksella.

Lisää aiheesta:

NuoliUuden myyntitilauksen luominen
NuoliMyyntitilauksen käsittely
NuoliMyyntitilauksen etsiminen

erotin

Myyntireskontra

Myyntireskontra eli saatavien hallinta jakautuu Arkhimedeksessa laskujen tilan seurantaan, maksusuoritusten kirjaamiseen ja erääntyneiden laskujen käsittelyyn. Toiminnot ovat Arkhimedeksessa omilla välilehdillään.

Laskuluettelon käyttö

Luettelossa nähdään helposti kaikki ohjelmalla tehdyt laskut ja näiden tärkeimmät tiedot. Luettelosta päästään myös siirtymään laskuun painamalla halutun tarjouksen riviä. Luettelo saadaan järjestettyä halutun sarakkeen mukaan, nousevaan tai laskevaan järjestykseen, painamalla sarakkeen otsikkoa. ’Tuote tai palvelu’-sarakkeen päällä kursoria pitämällä näytetään laskun sisältämiä tuoterivejä. Näiden avulla samalle kontaktille lähetettyjä laskuja on helppo erottaa toisistaan.

Laskuluetteloa voi rajata näyttämään avoimet, maksetut, maksamattomat tai erääntyneet laskut. Voit myös tarkastaa laskut, joissa on liikasuorituksia tai jotka ovat suoritettu vain osittain.

Lue lisää laskuluettelon käytöstä tukisivuilta

 

Maksukehotukset ja -huomautukset

Erääntyneistä laskuista voidaan tulostaa maksukehotukset. Maksukehotukset voidaan luoda kootusti kaikki kerrallaan tai yksitellen manuaalisesti. Yksitellen maksukehotukset voi luoda painamalla laskun ’Reskontra’ -välilehdeltä löytyvää ’Maksukehotus’-painiketta. Kootusti maksukehotukset voi tehdä ’Myynti -> Laskut -> Reskontra’ -välilehdeltä.

Lue lisää maksukehotusten lähettämisestä tukisivuilta

 

Viiteaineiston kirjaaminen

Helpoin ja nopein tapa hallita reskontraa on käyttää pankin toimittamaa ja Finanssialan keskusliiton määrittämää Saapuvat viitemaksut-aineistoa (entinen konekielinen tapahtumaluettelo), josta tehdään sopimus pankin kanssa. Joillakin pankeilla aineiston saa suoraan verkkopankista, kun taas joidenkin pankkien kanssa vaaditaan erillinen pankkiyhteys-ohjelma. Ota yhteyttä omaan pankkiisi viiteaineiston hakemiseksi.

Lue lisää maksumerkintöjen tekemisestä tukisivuilta

erotin

Laskupohjat & toistuvaislaskut

Laskupohjia voit käyttää seuraavissa merkityksissä:

  • Pohjana luodessasi uutta laskua
  • Pohjana luodessasi saman laskun ryhmälle
  • Voit määrittää laskupohjan toistuvaislaskuksi

Voit määrittää toistuvan laskun, joko yksittäiselle asiakkaalle tai kontaktiryhmälle, laskupohjalla ks. välilehti Saaja. Toistuvaisuuteen liittyvä toiminnallisuus löytyy Toistuvuus-välilehdellä.

Näin luot laskupohjan ja toistuvaislaskun

erotin

Kassa

Kassatositteiden avulla voidaan nopeasti tehdä asiakkaalle kuitti ja merkata osto myyntiraportteihin sekä tarvittaessa tehdä myynnistä varastotapahtuma. Kassatapahtuma toimii pääasiassa kuten lasku. Pikakassassa ei kuitenkaan tarvita ollenkaan kontaktihenkilöä ja uusi kassatapahtuma voidaan luoda suoraan edellisestä painamalla ’Uusi kassatapahtuma’-kuvaketta.

Kassatoiminnoissa löytyy myös kassatapahtumien etsiminen sekä luettelo tapahtumista.

Kassakuitin voi tulostaa tavallisella tulostimella tai kuittitulostimella. Kuitin ulkoasua voi vaihtaa kassatapahtuman ”Layout”-välilehdeltä. Valitse ”Layout” oikeasta yläreunasta ja sen jälkeen ”Kuitilla käytettävä lomake”. Lomakkeen oletuksena on ”Standard”, joka sopii tavallisella tulostimella tulostettavaksi. Oletuslomakkeen voi vaihtaa myynnin asetuksista.

Lue lisää kassatoiminnoista tukisivuilta

erotin

Myynnin raportointi

Arkhimedeksen raportointitoiminnot löytyvät ’Myynti -> Raportit’ -välilehdeltä. Sieltä voidaan tulostaa raportteja kirjanpitoa varten, myynnistä sekä asiakkaista. Raporttien päivämäärät voidaan valita päivämäärätyökalulla, joka sijaitsee osion yläreunassa. Päivämäärät alustetaan aina ohjelman käynnistyessä. Raportit ovat hyödyllisiä erityisesti, kun on ulkoistanut kirjanpidon, jolloin nämä raportit voi toimittaa kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle aineistoksi kirjanpidon tekemistä varten.

Lue lisää myynnin raportoinnista tukisivuilta

erotin

Tuotehallinta

Arkhimedes sisältää laajan ja monipuolisen tuoterekisterin, jota voi tarvittaessa laajentaa varastotoiminnallisuuksilla. Tällöin tuotehallinnan lisäksi ohjelmassa voidaan vastaanottaa lähetyksiä, tehdä toimituksia ja raportoida varaston arvoa ja muutoksia. Arkhimedes Myynti sisältää seuraavat tuotehallinnan ominaisuudet: tuotekortti, tuoteluettelo, tuoteryhmä ja tuotetyyppi.

Tuotekortti

Tuotekorttiin pääsee lähestulkoon kaikkialta ohjelmasta, missä tuote voidaan valita. Tuotekortti sisältää kaiken tiedon tuotteesta, sen komponenteista, variaatioista, ostopaikoista, varastotapahtumista sekä tuotteen rojalteista.

Lue lisää tuotekortista tukisivuilta

Tuoteluettelo

Tuoteluettelossa näet yleissilmäyksen tuotteista ja voit päivittää tuotteita tiettyjen kenttien osalta. Painamalla vihreää nuolta avaat tuotekortille ja voit päivittää tuotteen kaikki tiedot. Listauksessa näet tuotteiden tuotenumerot, nimet, tuoteryhmät, hinnat ja komponentit listattuna. Tuotteet voi järjestää haluttuihin järjestyksiin em. valintojen mukaan. Tuoteluettelossa näkyvistä tuotteista voi tulostaa myyntiraportin ja tuotteiden tiedot voi myös tallentaa tiedostoon esim. Exceliin.

Lue lisää tuoteluettelon käytöstä tukisivuilta

Tuoteryhmä

Tuoteryhmillä liität tuotteita eri ryhmiin. Tuoteryhmä voi liittyä myyntiin: Aseta ruksi ”Myynti”, jos tuoteryhmä liittyy myyntiin. Voit asettaa tuoteryhmälle myyntikirjanpitotilin, josta kirjanpitäjäsi saattaa olla kiinnostunut. Tuoteryhmään voi määrittää kategorian, joka voi olla myös hakuehtona tuotetta hakiessa. Käyttämättömän tuoteryhmän voi arkistoida. Arkistoidut tuoteryhmät voi näyttää ja piilottaa klikkaamalla ”Hae kaikki”-painiketta.

Tuoteryhmäluettelosta pääsee suoraan tarkastelemaan ryhmän tuotteita klikkaamalla tuoteryhmän oikealla puolella olevaa vihreää nuolta.Voit lisätä tuoteryhmille myös tullikoodin, alkuperämaan sekä LK-koodin.

 

Tuotetyypit

Tuotetyypit välilehdellä voit lisätä uusia tuotetyyppejä ja hallita niitä. Tuotetyyppejä voidaan käyttää kahdessa merkityksessä. Joko niitä käytetään tuoteryhmien tapaan ryhmittämään tuotteita. Tai niitä käytetään jakamaan tuotteet omiin lohkoihinsa tarjousta tai laskua muodostettaessa. Esim., jos laskulla haluaa erottaa tuotteet ja työtunnit, voidaan tuotteiden tuoterivit liittää tyyppiin Tuotteet, töiden tuoterivit tyyppiin Työtunnit.

Tuotetyyppejä voi vapaasti lisäillä ja poistaa. Koska tyyppien nimitykset näytetään suoraan laskulla (ja muissa vastaavissa tulosteissa), nimitykset voidaan asettaa usealla eri kielellä. Tuotetyypille voidaan antaa myös (laskulla näkyvä) yksikkö, esim. jos laskutetaan työtunteja, voidaan antaa yksikkö: ”tuntia” tai ”h”.

erotin