Asetukset

'Asetukset'-välilehdeltä löytyy ohjelman yleiset asetukset liittyen yritykseen, lisensseihin, tulostamiseen, varmuuskopiointeihin ja niiden palauttamiseen, käyttäjienhallintaan (mikäli aktivoitu), tulosyksiköihin sekä ohjelman eri osioissa käytettäviin tekstipohjiin. Tässä käydään läpi asetusten määrittäminen.

Yritys

Yrityksen asetuksetTällä välilehdellä määritellään ohjelmaa käyttävän yrityksen perustiedot. Perustiedot tulostuvat ohjelman tositteisiin ja ne tulee siksi täyttää huolellisesti ja mahdollisimman laajasti. Perustiedot voi syöttää Suomen kielen lisäksi myös ruotsiksi vaihtamalla välilehteä. Yrityksen logo lisätään painamalla logo-ikkunan yläpuolella sijaitsevaa '+'-merkkiä ja etsimällä kuvatiedostona oleva logo sitten tietokoneelta.

Välilehdellä 'Toiminimet' voit syöttää käyttämäsi apu- ja rinnakkaistoiminimet. Toiminimille saat määritettyä samat ominaisuudet kuin pääyritykselle pankkitileistä ja logosta alkaen. Kun valitset laskulle toiminimen, laskulle tulostuu pääyrityksen sijaan toiminimen tiedot. Tilisiirtolomakkeessa jos haluat, että myös tilisiirto-osaan tulee toiminimen tiedot, valitse 'Toiminimi ja osoite tilisiirtolomakkeen kentässä "Maksun saaja"'.

Tulosyksiköt-välilehdelle voit syöttää erilaiset osastot, tulosyksiköt tai kustannuspaikat, joilla haluat erotella myyntiäsi tiettyihin kategorioihin. Kustannuspaikan numero on valinnainen (käytössä vain verkkokauppaintegraatiossa).

 

Tiliöinnit

Arkhimedeksessa on mahdollista seurata eri tyyppisiä osto- ja myyntitapahtumia ohjaamalla ne omille kirjanpitotileilleen. Osa tapahtumista ohjautuu automaattisesti omille tileilleen (esimerkiksi huomautuskulut). Oikein tehdyt tiliöinnit mahdollistavat mahdollistavat tarkemman myynnin seurannan raporteissa ja vähentävät kirjanpitäjän työtä.

Arkhimedeksen tilikarttaArkhimedeksessa on valmiiksi luotuna perustilikartta. Lisää tarvittavia tilejä voi luoda itse. Voit esimerkiksi määrittää omat tilit eri ALV-prosenteille tai osto- ja myyntisaamisille. Tilille voi määrittää myös valuutan sekä ALV-selitteen. Tietyllä tilillä on tällöin aina laskuttaessa tietty valuutta ja laskuille tulee automaattisesti haluttu ALV-selite. Valuutan ja ALV-selitteen voi lisätä tilin numeron ja nimen alapuolella olevaan kenttään.

Kun Arkhimedes päivitetään, ohjelma palauttaa aina oletustilikartan. Laittamalla ruksin kohtaan "Käytä omia tilimäärityksiä", itse tehdyt tilikartat pysyvät ohelmassa päivityksenkin jälkeen. Jos ei ole erityistä tarvetta muuttaa oletustilejä, ei ruksia kannata asettaa - pääsee helpomalla. Osa Arkhimedeksen automaatiotoiminnoista perustuu Arkhimedeksen itse luomaan oletustilikarttaan.

Kirjanpitotili on jaettu useisiin tiliryhmiin, esim Rahaliikennetili, Myyntitili, Myynisaamistili. Pienellä valintaneliöllä tiliryhmän ja tilin numeron välissä voit valita, että tiliä käytetään oletuksena ko. tiliryhmässä.

Reskontrakirjausmalleihin voit määrittää reskontraan liittyviä kirjausmalleja. Esim. voit asettaa hyvityslaskuille mallin, johon määritellään hyvityslaskujen kirjautuminen oikeille kirjanpitotileille. Osa Arkhimedeksen automaatiotoiminnoista perustuvat valmiiksi luotuihin reskontrakirjausmalleihin, joten niitä ei kannata muuttaa ilman painavaa syytä. 

Tilinumerot

Oikealta löytyviin tilitietoihin voi syöttää kolme eri IBAN-muotoista tilinumeroa. Valintapallo tilinumeron oikealla määrittää, mikä tilinumero tulostetaan viivakoodiin. Kirjanpitoraportteja varten voit antaa pankkitilinumerolle myös kirjanpitotilin.

Aktiiviset osiot ja lisenssikoodit

Aktiivisten osioiden ja lisenssikoodien kohdassa on mahdollista syöttää ostettujen Arkhimedes osioiden lisenssikoodit. Osio asennetaan painamalla 'Syötä lisenssikoodi'-painiketta, jonka jälkeen syötetään toimitettu koodi. Mikäli koodi täsmää yrityksen y-tunnukseen, osio aktivoituu.

'Tyhjennä lisenssikoodit'-toiminnolla voit poistaa syöttämäsi lisenssikoodit. Ohjelma palautuu toiminnon jälkeen Mini-laajuuteen.

Sähköinen laskutus

'Sähköinen laskutus' -välilehdeltä voit ottaa käyttöösi verkkolaskutuksen, ks. tarkemmat ohjeet erillisellä sivulla. 

Ohjelma

Välilehdellä voidaan määrittää ulkoasuun ja tulostamiseen liittyvät asetukset sekä tehdä ja palauttaa varmuuskopio. Välilehdellä voidaan myös hallita ohjelman tiedostoja.

'Ohjelman ulkoasu ja tulostaminen'-laatikossa voidaan määrittää ohjelman oletussuurennusaste (esim. mikäli käytössä suuri näyttö) sekä ohjelmaikkunan oletuskoko pikseleinä (mikäli ohjelmaa halutaan pitää näyttökokoa pienempänä ikkunana). Jos tyhjennät kentät korkeus- ja leveyskentät, ohjelma avautuu koko ikkunan tilaan.

Joissain ohjelman toiminnoissa ohjelma avaa automaattisesti sähköpostiohjelman tai muodostaa sähköpostilistan. Tuetut sähköpostiohjelmat ovat Windowsissa Outlook ja Macissa Macin oma sähköpostiohjelma. Muita ohjelmia ei tueta. Jos käytät kuitenkin jotain muuta ohjelmaa, valitse ruksi kohtaan 'Luodessa sähköposti- listaa, älä avaa sähköpostiohjelmaa'. Eri ohjelma käyttävät erilaista sähköpostilistan erotinta eri sähköpostisosoitteiden välissä olevaa merkkiä. Joissain se on pilkku, joissain puolipiste. Kohdassa 'Sähköpostilistan erotin' voit määrittää käytettävän merkin.

Tiedostojen hallinnassa voit elvyttää rikkoutuneita tiedostoja. Muista ottaa varmuuskopiot ennen näiden toimintojen suorittamista. Tiedostojen elvyttäminen ja huoltaminen ovat hyvin teknisiä toimenpiteitä, joten varmista että tiedät mitä olet tekemässä. Jos ohjelma rikkoutuu tai sitä täytyy erikseen huoltaa, kannattaa olla yhteydessä Isoltan asiakaspalveluun ensin.

Ohjelman varmuuskopioinnista tarkemmin kohdassa 'Varmuuskopiot'

Tekstipohjat

Klikkaamalla 'Määrittele tekstipohjat' voit määrittää kaikki tekstipohjat käytettäväksi ohjelman eri osioissa. Näitä ovat esimerkiksi tekstit laskulle ennen ja jälkeen tuoterivien sekä sähköpostin saatekirje. Tekstipohjalle määritetään 'alias' eli kutsujanimi sekä varsinainen teksti. 

Päivitykset

Välilehdellä voidaan päivittää ohjelmisto uusimpaan versioon. Tarkemmat ohjeet päivittämisestä löytyvät kohdasta 'Asennus ja päivittäminen, Windows' , sekä 'Asennus ja päivittäminen, Mac'

Käyttäjät

Käyttäjienhallinta vaatii Monikäyttö-lisenssin. Tarkemman ohjeistuksen saa Isoltan asiakaspalvelusta monikäytön käyttöönoton yhteydessä.

Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin:

» Vertaile osioita
Laskutus Myynti Toiminnanohjaus
on on on
Tämä ohje koskee versiota 6.0 (1) ja sitä uudempia versioita.