Miten lähetetään lasku sähköpostitse?
Jos haluaa lähettää laskun sähköpostitse asiakkaalle (ja tästä on sovittu myös asiakkaan kanssa), yksinkertainen tapa on lähettää lasku PDF-tiedostona, jossa laskun graafiset muotoilut säilyvät ohjelmistojen versioista riippumatta.
Mac-koneissa on sisäänrakennettuna mahdollisuus tulostaa PDF-dokumentiksi ja lähettää tämä sähköpostitse. Windows-koneille on olemassa sekä maksullisia (Adobe-tuoteperheessä) että ilmaisia ohjelmistoja.
Ilmaisia PDF-tulostimia (eli apuohjelmia joilla voidaan "tulostaa" mikä tahansa dokumentti PDF-tiedostoksi) löytyy esim. sivulla www.ilmaisohjelmat.fi/pdf-tulostimet
Hyvä ilmainen ja suomenkielinen ohjelma on doPDF, joka löytyy sivulta www.dopdf.com. Linkki asennustiedostoon löytyy heti sivuston pääsivulta. Nämä ohjeet koskevat doPDF:n 6-versiota.
Ohjelmiston asennus tapahtuu samaan tapaan kuin Arkhimedeksenkin asennus. Asennustiedosto dopdf.exe ladataan omalle koneelle, käynnistetään ja käydään läpi käyttöönottoavustaja. Kun asennus on valmis, tulostinluetteloon (ks. käyttöjärjestelmän Tulostimet ja faksit) ilmestyy uusi tulostin: doPDF v6.
Arkhimedeksessa lasku lähetetään sähköpostitse seuraavasti (tässä vaiheessa lasku on jo laskutettu ja tulostettu arkistoon):
1. Valitse laskulla "Tulosta" oikeassa yläreunassa
2. Siirry esikatseluruudusta tulostusruutuun painamalla "Continue" (tai näppäimistöllä "Enter")
3. Vaihda tulostinta, valitse listalta doPDF v7
4. Anna luotavalle PDF-tiedostolle nimi joko kirjoittamalla koko polku tai valitsemalla "Selaa"
5. Palaa Arkhimedekseen ja valitse "E-mail".
- Ominaisuus vain Myynti ja Toiminnanohjaus osioissa.
6. Sähköpostiohjelmasi aukeaa ja vastaanottajan kenttään tulee Arkhimedeksesta asiakkaan sähköpostiosoite.
- Ilmaislaskutuksessa tee uusi sähköposti ja lisää vastaanottajaksi kontaktin sähköpostiosoite
7. Lisää sähköpostiin liitetiedosto eli kohdassa 4) luotu PDF-tiedosto
8. Lähetä sähköposti
