Sähköinen lasku

Huom! Suosittelemme tutustumaan ensin sähköisen laskutuksen esittelysivuun.

Usein Kysytyt Kysymykset (UKK)

Mitä eroa on verkkolaskulla, sähköisellä laskulla, e-laskulla tai net-postilaskulla?

Verkkolaskulla tarkoitetaan ns. XML-sanomana (tietokoneiden ymmärtämä muoto, esim. pankkien käyttämä Finvoice) välitettävää laskua. Verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan XML-sanoman eikä laskua tarvitse erikseen tulostaa tai skannata.

Sähköisellä laskulla viitataan yleensä samaan asiaan kuin verkkolaskulla. Toisinaan sähköiseen laskuun ymmärretään kuuluvaksi myös sähköpostitse välitetty lasku.

E-laskulla tarkoitetaan kuluttajan verkkopankkiinsa saamaa sähköistä laskua. Net-postilasku on puolestaan Postin tarjoama palvelu kuluttajille.

Onko sähköinen lasku sama asia kuin Finvoice?

Finvoice on suomalaisten pankkien määrittelemä verkkolaskun esitystapa. Se on siis vain yksi sähköisen laskun muodoista, jota käytetään erityisesti verkkopankeissa. Suomessa on käytössä muitakin muotoja (eInvoice ja TEAPPS) ja useilla mailla on omat kansalliset muotonsa (esim. Ruotsissa Svefaktura ja Tanskassa IOXML).

Mistä tiedän mitä sähköisen laskun esitystapaa pitää käyttää?

Käytettävä esitystapa riippuu käyttämästäsi ohjelmistosta ja verkkolaskuoperaattorista. Arkhimedes ja Maventa on kytketty toisiinsa suoraan, joten laskua lähettäessä esitystapaa ei tarvitse erikseen valita. Laskun esitystapa vastaanottajalle riippuu vastaanottajan kyvystä ottaa sähköisiä laskuja vastaan - näin lähettäjän ei tarvitse huolehtia esitystavasta.

Arkhimedeksessa on lisäksi mahdollisuus tuottaa Finvoice-muotoisia laskuja, verkkopankkien lisäksi esim. järjestelmäintegraatioissa.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on se taho, joka ottaa vastaan lähettämäsi laskut ja välittää ne edelleen vastaanottajalle. Esim. Maventa on verkkolaskuoperaattori, johon Arkhimedes on suoraan kytketty. Myös pankit toimivat verkkolaskuoperaattoreina. Lista Suomessa toimivista verkkolaskuoperaattoreista löytyy TIEKEN sivuilta: http://verkkolasku.tieke.fi

Onko sähköpostitse lähetetty lasku sähköinen lasku?

Sähköpostilla lähetetään usein laskuja PDF-liitetiedostoina. PDF on tarkoitettu visuaaliseen esittämiseen, ei sähköiseen tiedonsiirtoon. Ostolaskujärjestelmä ei kykene lukemaan laskun tietoja PDF-tiedostosta (ellei sitä ole opetettu tähän, samaan tapaan kuin skannatuista laskuista), joten se ei ole ainakaan verkkolasku.

Arkhimedeksen yhteydessä sähköisellä laskulla kuvataan verkkolaskuoperaattorin (Maventan) kautta lähetettävää laskua. Vastaanottaja voi ottaa laskun vastaan toivomuksensa mukaan joko sähköpostitse tai verkkolaskuna. Sähköpostin liitetiedostona lähetettävää laskua emme kutsu sähköiseksi laskuksi (vaikka ihan väärin se ei olisikaan, ks. Tieken sivuilta lisää verkkolaskuihin liittyvästä sanastosta)

Haluan aloittaa sähköisen laskutuksen, mutta minulla on vielä paljon asiakkaita, jotka eivät kykene vastaanottamaan laskua sähköisesti. Miten toimin?

Arkhimedeksen kanssa toimiva Maventa tuntee automaattisesti, onko vastaanottajalla mahdollisuus ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Mikäli ei ole, lasku välitetään asiakkaan sähköpostiin, josta asiakas voi noutaa laskun esim. PDF-tiedostona. Toinen vaihtoehto on, että lasku välitetään Maventasta tulostuspalveluun, jossa lasku tulostetaan, kuoritetaan ja lähetetään asiakkaalle postitse automaattisesti.

Tulostuspalvelun aktivointi kontaktille tapahtuu kontaktikortilta. Valitse haluamasi kontakti ja siirry kontaktikortin oikealla puolella olevaan välilehteen "Myynti" -> "Oletusarvot". "Oletusarvot"-välilehdellä merkitse ruksi kohtaan "Laskutetaan paperilaskulla (tulostuspalvelu Maventaa käytettäessä)". Tällöin valittu kontakti vastaanottaa laskun aina paperisena.

Miltä näyttää laskun vastaanottaminen sähköpostiin?

Asiakas saa viestin sähköpostiin, viestissä näkyy jo laskun tärkeimmät tiedot (laskuttaja, summa jne.). Klikkaamalla laskussa olevaa linkkiä, näytetään laskun sisältö kokonaisuudessaan. Hyväksyttyään laskun, asiakas voi esim. tallentaa laskun PDF-muodossa tai tilata laskun paperilaskuna. Ks. kuvasarja laskun vastaanottamisesta.

Näyttääkö asiakkaan saama lasku samanlaiselta kuin Arkhimedeksen esikatselussa?

Ulkonäkö on hyvin lähellä samaa, mutta pieniä eroja on asettelussa. Erityisesti vapaan tekstikentän koko on tulostetussa verkkolaskussa hieman pienempi kuin Arkhimedeksessa. Ensimmäiset laskut voi myös "testata" lähettämällä ne itselle, eli valitsemalla asiakkaaksi oman yrityksen Y-tunnuksineen.

Entä jos lasku ei kuitenkaan mene perille?

Jos laskua ei saada toimitettua (ei sähköpostiosoitetta, tulostuspalvelu ei aktivoitu tai puutteelliset osoitetiedot), lasku menee virhetilaan ja lähettäjälle lähetetään ilmoitus sähköpostitse.

Mikä on verkkolaskuosoite?

Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla verkkolaskut välitetään. Se on verkkolaskun osoite siinä missä postiosoite on perinteisen paperilaskun osoite. Asiakkaan verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa TIEKEn sivulta TIEKEn sivuilta: http://verkkolasku.tieke.fi.

Asiakkaallani on Nordean verkkolaskuosoite. Vonko lähettää sähköisen laskun myös pankkiin?

Kyllä voit. Laskujen lähettäminen pankkiverkkoon ja vastaanottaminen pankkiverkosta vaatii kuitenkin erillisen toimeksiannon. Lisäksi välitetyn laskun hinta on hieman korkeampi. Ks. lisätietoja sähköisestä laskusta pankkiverkossa.
 

Mitä sähköisen laskun välittäminen maksaa?

Hinta määräytyy ohjelmistosta ja verkkolaskuoperaattorista. Arkhimedeksen Ylläpitoasiakkaille välitetty lasku maksaa lähettäjälle 35 senttiä + alv (Maventan kautta). Laskun lähettäminen asiakkaalle, joka myös käyttää Maventaa, on maksutonta. Maventaan rekisteröityminen on maksutonta.

Hinta on hieman korkeampi, jos lasku välitetään pankkiverkkoon, tulostuspalvelua käyttäen tai jos lähettäjä ei ole Arkhimedes Ylläpitoasiakas (ks. lisätietoja)

Entä vastaanottaminen?

Arkhimedeksen Ylläpitoasiakkaille vastaanotettu lasku maksaa vastaanottajalle 35 senttiä + alv (Maventan kautta). Laskun vastaanottaminen laskuttajalta, joka myös käyttää Maventaa, on maksutonta.

Hinta on hieman korkeampi, jos lasku vastaanotetaan pankkiverkosta tai jos lähettäjä ei ole Arkhimedes Ylläpitoasiakas (ks. lisätietoja)

Miten aloitan sähköisen laskuttamisen

Ks. ohjeet tältä sivustola: http://www.liiketoimintasovellus.fi/esittely/lisapalvelut/sahkoinen_lasku/

Onko sähköinen laskuttaminen turvallista?

On. Esim. Arkhimedeksen ja Maventan välinen liikenne on suojattu SSL-tekniikalla. Laskut on tarvittaessa mahdollista suojata digitaalisella allekirjoituksella.

Voiko minulla olla eri verkkolaskuoperaattori laskujen vastaanottamisessa ja lähettämisessä? Jos esim. lähetän laskun Maventan kautta, voinko silti ottaa laskuja vastaan oman pankkini kautta?

Kyllä voi olla eri operaattori. Eli voit ottaa ottaa laskut vastaan pankin tai muun (esim. tilitoimistosi) operaattorin kautta, mutta lähettää laskut Maventan kautta.

Asiakkaallani on useita verkkolaskuosoitteita. Mistä tiedän, mihin verkkolaskuosoitteeseen lasku välittyy?

Asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite kannattaa kirjoittaa Arkhimedekseen asiakkaan kontaktikortille. Jos asiakkaallasi on useita verkkolaskuoperaattoreita (joilla voi olla sama verkkolaskuosoite), voit tarkentaa verkkolaskuosoitetta antamalla siihen lisäksi välittäjän tunnuksen. Välittäjän tunnus erotetaan osoitteessa @-merkillä siten, että ennen @-merkkiä tulee verkkolaskuosoite ja merkin jälkeen välittäjän tunnus numeromuodossa. Esim. Isoltan verkkolaskuosoite koko muodossaan olisi: 003718540478@003721291126.