Tuotteiden tuonti Excelistä (beta)
Tuoteluettelon voi perustaa Excelistä tai sitä voidaan myös päivittää Excelissä olevilla tiedoilla. Tuotetiedot voidaan synkronoida tuotenumeron, ns. teknisen tuotenumeron tai Arkhimedeksen antaman tuote-id:n mukaan.
Tuotenumero (Number tai ProductNumber) on tuotenumero, joka näkyy esim. asiakkaillesi lähetetyissä laskuissa.
Tekninen tuotenumero (ExternalNumber tai ExternalProductNumber) on yksiköllinen numero, jolla esim. tukku numeroi tuotteensa. Tekninen tuotenumero ei näy asiakkaalle.
Arkhimedeksen tuote-id (ProductID) on Arkhimedeksen antama ID-arvo tuotteelle.
Huom! Tietojen tuontityökalu on beta-asteella, joten sitä täytyy käyttää normaalia suuremmalla varovaisuudella.
1) Siirry työkaluun, Asetukset -> Ohjelma -> Tiedostojen hallinta (valittu Tiedosto: Products): Huolla -> Import Products
2) Tyhjennä tarvittaessa tuotteet työkalusta (ei poista tuotteita tuoterekisteristä) valitsemalla Poista kaikki
3) Valitse Tuo tietolähteestä ja valitse tämän jälkeen Excel, josta haluat tuoda tietoja
3.1 Määritä kenttävastaavuudet raahaamalla Excelin sarakkeet vastaamaan Arkhimedeksen kenttiä, ks. kuva:
Arkhimedeksen kenttiä ovat:
| Kentän nimi | Ohjelmassa | Huomioita |
| A CategoryID | Tuoterivikategoria | Arkhimedeksen ID-arvo |
| A ExternalProductID | - | Arkhimedeksen ID-arvo |
| A GroupPurchaseID | Tuoteryhmä (ostot) | Arkhimedeksen ID-arvo |
| A GroupSalesID | Tuoteryhmä (myynti) | Arkhimedeksen ID-arvo |
| A StockID | Varasto | Arkhimedeksen ID-arvo |
| A VendorID | Toimittaja | Arkhimedeksen ID-arvo |
| D Update | Valmistuspvm | PVM-muoto |
| N AccountPurchase | Kirjanpitotili (ostot) | |
| N AccountSales | Kirjanpitotil (myynti) | |
| N PurchaseDiscountGroup | Alennusryhmä | |
| N PurchasePrice | Ostohinta | |
| N SalesPrice | Veroton myyntihinta | |
| N SalesPriceVATIncl | Verollinen myyntihinta | Annetaan JOKO veroton TAI verollinen myyntihinta |
| N StockAlarm | Hälytysraja | |
| N StockBalance | Haluttu varastosaldo | Voidaan käyttää inventaario-näkymässä |
| N VAT | ALV-prosentti | |
| N Warranty | Takuu | |
| N Weight | Paino | |
| T Alias | Alias | |
| T BarCode | Viivakoodi | EAN-13 tuettu. Voidaan tuoda joko 12- tai 13-merkkisenä. |
| T Description | Seloste | |
| T Model | Malli | |
| T Name | Nimi | |
| T NameExtension | Nimen jatke | |
| T Number | Tuotenro | |
| T SerialNumber | Sarjanumero | |
| T StockLocation | Varastopaikka | |
| T Unit | Yksikkö | |
| T VendorProductCategory | Toimittajan tuotekategoria | |
| T VendorProductNumber | Toimittajan tuotenumero | |
| T VendorReference | Toimittajan viite | |
ID-arvo tarkoittaa Arkhimedeksen antamaa numeraalista ID-arvoa. Esim. Toimittajan ID on kontaktikortin KontaktiID.
Kentän alussa A = Arkhimedeksen muodostama arvo, N = numeraalinen arvo, T = tekstiarvo, D = päivämäärä.
3.2 Kun kentän vastaavuudet ovat kohdallaan, valitse Import (jätä Perform auto-enter... tyhjäksi) ja Import. Tiedot tuodaan työkaluun, jossa voit esikatsella tietoja (tiedot eivät tässä vaiheessa tule vielä tuoterekisteriin)
4) Valitse synkronointitavaksi joko Number (tuotenumero), Number+VendorID (tuotenumeron ja toimittajan mukaan), ExternalNumber+VendorID (teknisen tuotenumeron ja toimittajan mukaan), ExternalNumber (pelkkä tekninen tuotenumero) tai ProductID (Arkhimedeksen tuote-id) ja valitse Synkronoi.
UpdateText-sarakkeeseen tulee tieto tuotteen vastaavuudesta tuoterekisterin kanssa:
| Update | Tuote löytyi tuoterekisteristä ja tiedot päivitetään |
| New | Tuotetta ei löytynyt tuoterekisteristä ja tieto lisätään |
| Archive | Tuote löytyi tuoterekisteristä ja se viedään arkistoon (ei tässä tilanteessa käytössä) |
| Skip | Tuote ohitetaan (ei tässä tilanteessa käytössä) |
5) Käsittele tarvittaessa vielä tietoja ennen lopullista tietojen siirtoa
- Valitsemalla halutun rivin ja tämän jälkeen Näytä tuote, näet tuotteen koko laajuudessaan
- Painamalla ctrl+t (Macissa omppu+t) voit poistaa rivin työkalusta, jolloin sitä ei viedä tuoterekisteriin
- Painamalla ctrl+shift+t (Macissa omppu+shift+t) voit poistaa useita rivejä kerralla työkalusta
6) Valitse Päivitä tuoterekisteriin ja tiedot viedään tuoterekisteriin. Huom! Tätä toimintoa ei enää voi perua!
Tämä ohjeistus liittyy seuraaviin osioihin
» Vertaile osioita| Laskutus | Myynti | Toiminnanohjaus |
|---|---|---|
| ei | ei | on |
