Arkhimedes Liiketoimintasovellus

Arkhimedes on työasemalla tai palvelimella toimiva liiketoimintasovellus yrityksen talous- ja materiaalihallinnan, toiminnanohjauksen sekä asiakas- ja projektihallinnan tarpeisiin. Lyhyesti sanottuna Arkhimedes tarjoaa helppokäyttöiset työkalut koko liiketoiminnan pyörittämiseen.

Tässä ohjeessa...

Tässä käyttöohjeessa esitellään yksityiskohtaisesti Arkhimedes Liiketoimintasovelluksen kaikki toiminnallisuudet ja annetaan ohjeet näiden käyttämiseen. Arkhimedes koostuu useasta eri osiosta, joita voi aktivoida käyttöön yrityksen tarpeiden mukaan. Ohjelma rakentuu modulaarisesti ja jokainen aktivoitava osio liittyy muihin osioihin ja täydentää näiden toiminnallisuutta omalta osaltaan. Käyttöohjeessa osiot esitellään toiminnoittain ja on mahdollista että ohjeessa esitetyt toiminnallisuudet ovat käytettävissä ainoastaan mikäli käytössä on monta osiota yhtäaikaa. Tästä pyritään aina mainitsemaan erikseen.

Ilmaiset ja maksulliset osiot

Ohjelma on oletuksena ilmaislaajuudessa (Arkhimedes Mini). Laajemmat toiminnallisuudet sisältävät maksulliset osiot (Laskutus, Myynti ja Toiminnanohjaus) voi ostaa ja aktivoida omien tarpeidensa mukaan. Maksullisiin osioihin sisältyy myös ylläpito, joka kattaa ohjelman päivityset ja maksuttoman käyttötuen sähköpostitse. Ilmaisosio sisältää työkalut laskuttamiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja budjetointiin.

Tältä sivulta löydät tarvittavat ohjeet ohjelman asennukseen ja päivittämiseen.

• Esivaatimukset
• Ohjelman ensiasennus
• Ohjelman päivittäminen vanhemmasta versiosta
  

Esivaatimukset

Arkhimedeksen vaatimukset tietokoneelta eivät ole suuret. Windows XP:stä tulisi olla kuitenkin viimeisin päivitys,  Service Pack 3 (päivitys on maksuton).

Lisäksi Arkhimedeksen sähköisen laskun toiminnot edellyttävät, että tietokoneelle on asennettu Java. Java löytyy usein tietokoneelta ja valmiina mutta jos sitä ei ole, sen voi asentaa helposti maksutta osoitteessa www.java.com. Jos Javaa ei ole asennettu, ohjelman käynnistyessä tulee virheilmoitus, mutta ohjelmaa voi käyttää kaikilta muilta osin paitsi sähköisen laskun osalta.

Windows Vista, Windows 7 ja Windows 8-järjestelmissä emme suosittele ohjelman asentamista Program Files (Ohjelmatiedostot)-kansioon, joten on suositeltavaa käyttää asennusohjelman antamaa polkua (käyttäjäkansio). Windows XP:ssä Program files on kuitenkin suositeltava polku ja asennusohjelma ehdottaakin tätä oletuksena.

Ohjelman ensiasennus

Video-ohjeet ohjelman käyttöönottamiseksi

Tässä videossa näytetään kuinka Arkhimedes otetaan käyttöön

Katso video!

kesto: 1.32

1) Lataa Arkhimedeksen asennustiedosto

2) Käynnistä asennustiedosto. Asennusohjelma ohjaa sinua asennuksen aikana. Ohjelma asentuu oletuksena Ohjelmatiedostot-kansioon (Program files) XP-koneissa, Windows Vista ja Windows 7 sekä Windows 8-versioissa oman käyttäjäkansion sisälle (ks. Esivaatimukset).

3) Käynnistä Arkhimedes. Ensimmäisellä käynnistyskerralla ohjelma auttaa käyttöönotossa. Seuraa ohjatun käyttöönoton ohjeita. 

Seuraavassa vaiheessa syötä ohjelmaa käyttävän yrityksen perustiedot ja mahdolliset lisenssikoodit ja ylläpitokoodi. Viimeisessä vaiheessa rekisteröidy ohjelman käyttäjäksi, mikäli et ole ostanut lisenssejä tai rekisteröitynyt aiemmin.

4) Ohjatun käyttöönoton päätteeksi voit alkaa käyttämään ohjelmaa, täyttämään liiketoimintasuunnitelmaa, syöttämään kontakteja, tekemään laskuja tai aktivoimaan maksullisia osioita kokeiltaviksi.

Palaa

Ohjelman päivittäminen vanhemmasta versiosta

Video-ohjeet päivittämiseen

Päivityksen esivaiheet

1) Tarkistuslista, ennen päivittämistä:

• Jos päivität Laskutus-, Myynti- ja Toiminnanohjaus-osioon, varmista että sinulla on ylläpito voimassa ja siihen liittyvä ylläpitokoodi tallella (ks. ylläpito)
   
• Päivitys onnistuu ainoastaan versiosta 2.7 tai sitä uudemmista versioista. Mikäli sinulla on tätä vanhempi versio, päivitä ensin versioon 2.7.

2) Suorita vanhassa versiossa Uloskirjautuminen-toiminto

• 3.0 - 3.5-versioissa Asetukset->Ohjelma-valikossa
   
• 5-, 4- ja 2.7-versiossa Päivitykset-valikossa.

Uloskirjautuminen
versiosta 3.5

Uloskirjautuminen
versiosta 4 ja 5

Ohjelma tekee kustakin rekisteristä varmuuskopion paikalliseen Backup-kansioon ja ohjelma suljetaan.

3) Kopioi kaikki Arkhimedes tiedostot toiseen kansioon, mieluiten toiselle levylle (esim. muistitikulle) varmuuskopioksi.

Lataa ja asenna

4) Lataa Arkhimedeksen asennustiedosto

• Huom! Jos tietokoneesi on vanha, ja huomaat yhteensopivuusongelmia, joita ei mahdollisesti aiemmin Arkhimedeksessa ole ollut, voit ottaa käyttöön myös Arkhimedeksen, jonka tietokanta pohjautuu aiempaan teknologiaan ( Arkhimedes5SetupXP.exe tai Arkhimedes5SetupWin7.exe).

5) Käynnistä asennustiedosto ja asenna ohjelma kuten ensiasennuksen yhteydessä.

6) Käynnistä Arkhimedes

7) Seuraavaksi Arkhimedes havaitsee vanhan version ja siirrytään päivityksen käyttöönottoavustajaan, jonka oikealta puolelta löytyvät päivitykseen liittyvät työkalut.

• Mikäli Arkhimedes ei havainnut vanhaa versiota, valitse ensivaiheessa välilehti "Tietojen hakeminen vanhasta versiosta" ja sitten "Päivitä"

Päivityksen käyttöönottoavustaja

8) Kohdassa "Tietoja edellisestä versiosta" näkyy yrityksen nimi, joka käytti edellistä versiosta, sekä päivämäärä, jolloin ohjelmaa viimeksi käytettiin (huom! päivämäärä on vanhemmista versioista päivittäessä suuntaa-antava). Jos tiedot näyttävät oikealta, valitse "Jatka"

• Ohjelma hakee seuraavaksi tiedot vanhasta versiosta. Tuonnin aikana älä käytä tietokonettasi muihin tehtäviin.

• Jos haluat vaihtaa polkua, mistä ohjelma hakee tiedot, ks. päivityksen käyttöönottoavustajan ohjeet.

Erikoistilanteita päivittäessä vanhoista versioita

• Jos päivitys ei onnistu seuraamalla päivitysohjeita, voit palauttaa tiedot myös manuaalisesti (ohje päivittäessä versioista 3, 3.1, 3.5 tai 4, 4.1 tai 5).
   
• Jos päivität versiosta 3.0 tai 2.7, käytä työkaluja, jotka löytyvät "Vanhemmat versiot"-välilehdeltä. Ks. päivityksen käyttöönottoavustajan ohjeet. Samalta sivulta löydät vinkkejä, mikäli tietojen tuonti ei heti onnistu.
   
• Jos päivität versiosta 3.0 ja uloskirjautuminen ei toimi, ks. ohjeet.
   
• Jos päivität versiosta 2.7 ja kohtaat päivityksessä ongelmia, katso ohjeet mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Palaa

Tältä sivulta löydät tarvittavat ohjeet ohjelman asennukseen ja päivittämiseen.

• Ohjelman ensiasennus
• Ohjelman päivittäminen vanhemmasta versiosta
  

Ohjelman version 2.7 ensiasennus

1) Lataa Arkhimedeksen asennustiedosto Arkhimedes2Setup.exe

2) Käynnistä asennustiedosto. Asennusohjelma ohjaa sinua asennuksen aikana. Ohjelma asentuu oletuksena Ohjelmatiedostot-kansioon (tai Program files-kansioon). Ohjelma tulee asentaa aina samaan paikkaan.

3) Käynnistä Arkhimedes. Kun ohjelma kysyy asennuskoodia, syötä koodiksi vakiokoodi 714212835 tai koodi jonka olet saanut ohjelman suosittelijalta tai myyntiedustajalta.

4) Kun ohjelma on käynnistynyt, avaa ensin "Asetukset"-välilehti ja syötä yrityksesi tiedot. Lisää ohjelman käytöstä löydät ohjelman käyttöohjeista.

Palaa

Ohjelman päivittäminen 2.7 versioon tätä vanhemmasta versiosta

1) Ennen uuden version asennusta on suorita uloskirjautuminen vanhassa versiossa 'Päivitykset'-valikossa. Ohjelman tekee kustakin rekisteristä varmuuskopion Backup-kansioon ja ohjelma suljetaan.

2) Kopioi kaikki Arkhimedes tiedostot toiseen kansioon, mieluiten toiselle levylle (esim. muistitikulle) varmuuskopioksi. Mikäli päivitys jostain syystä epäonnistuu ja tietoja häviää, saat tiedot näin palautettua välittömästi.

3) Lataa Arkhimedeksen asennustiedosto Arkhimedes2Setup.exe

4) Käynnistä asennustiedosto. Asennusohjelma ohjaa sinua asennuksen aikana. Asenna ohjelma sellaiseen paikkaan, josta sen myöhemmin löydät helposti, esim. Ohjelmat-kansioosi. Ohjelma tulee asentaa samaan paikkaan mihin edellinen versio.

5) Käynnistä Arkhimedes. Mikäli et ole aiemmin syöttänyt ohjelmaan asennuskoodia, sinulta kysytään tätä koodia nyt. Mikäli et ole hankkinut ohjelmaa myyntiedustajalta etkä ole saanut koodia, syötä koodiksi vakiokoodi 714212835.

6) Mikäli vanha versiosi on 1.8 tai vanhempi aja toiminto 'Hae Arkhimedes 1.x-version varmuuskopio' 'Asetukset'-välilehdestä. Odota rauhassa, ohjelma tekee tietojen muunnoksen, joka vie aikaa.

7) Mikäli tiedot eivät tulleet uuteen versioon, tämä johtuu todennäköisesti siitä että uusi versio ei löytänyt edellistä versiota. Mahdollisesti et tehnyt uloskirjautumista vanhassa versiossa (versioissa 2.2.1 tai vanhemmissa tämä oli pakollista) tai asensit ohjelman eri paikkaan. Tässä tapauksessa tee päivitys uudelleen. Vanha versio löytyy tarvittaessa alkuperäisestä paikasta versionumeron mukaisesta kansiosta (esim. 2.6-versio löytyy V2_6-nimisestä kansiosta), käynnistä sieltä ohjelma Menu.fp7-nimisestä tiedostosta.

Palaa

Saattaa olla tilanne, että uusi versio ei löydä vanhaa versiota automaattisesti, erityisesti päivittäessä vanhemmista versioista. Tämä voi johtua esim. tietokoneen käyttöoikeusmäärityksistä.

Päivitys voidaan tehdä myös helposti "manuaalisesti" siten, että tehdään varmuuskopio vanhasta versiosta itse määritettyyn paikkaan ja palautetaan varmuuskopio uuteen versioon. Tämä ohje koskee Arkhimedes 3, 3.1, 3.5, 4, 4.1 ja 5-versioita.

Varmuuskopion luonti vanhasta versiosta

Varmuuskopio voidaan luoda manuaalisesti kohdassa Päätaso -> Asetukset -> Varmuuskopioiden luonti (ks. video-ohjeet). Toimitaan seuraavasti:

• Luodaan Windowsin tiedostojen/resurssienhallinnassa C-aseman juureen kansio Backup
• Määritellään kenttään "Varmuuskopio tehdään lisäksi seuraavaan polkuun" äskeisten video-ohjeiden mukaisesti polku: file:/C:/Backup/

Kun varmuuskopio on luotu tähän polkuun, tarkistetaan vielä erikseen, että tuossa kansiossa on vähintään 10 Arkhimedeksen varmuuskopiotiedostoa.

Varmuuskopion palautus uuteen versioon

Kun seuraavaksi asennat uusimman version, valitse ensimmäisessä vaiheessa, että tiedot haetaan vanhasta versiosta ja kun pääset vaiheeseen Käyttöönottoavustaja, määritä tuo äskeinen polku kohtaan "Vaihda polkua", testaa polkua ja valitse sitten "Jatka".

Tältä sivulta löydät tarvittavat ohjeet ohjelman asennukseen ja päivittämiseen.

• Esivaatimukset
• Ohjelman ensiasennus
• Ohjelman päivittäminen vanhemmasta versiosta

Esivaatimukset

Arkhimedeksen vaatimukset tietokoneelta eivät ole suuret. Käyttöjärjestelmän tulee olla vähintään Leopard (Mac OS X v10.5.7), myös vanhemmalle Tigerille (Mac OS X v10.4.11) löytyy oma versionsa (ks. alempaa).

Lisäksi Arkhimedeksen sähköisen laskun toiminnot edellyttävät, että tietokoneelle on asennettu Java. Java löytyy Applen käyttöjärjestelmistä oletuksena melkein aina. Jos sitä ei kuitenkaan ole, sen voi asentaa helposti maksutta osoitteessa www.java.com. Jos Javaa ei ole asennettu, ohjelman käynnistyessä tulee virheilmoitus, mutta ohjelmaa voi käyttää kaikilta muilta osin paitsi sähköisen laskun osalta.

Ohjelman ensiasennus

1) Lataa Arkhimedeksen levytiedosto Arkhimedes5.0.dmg (käyttöjärjestelmä vähintään Mac OS X Leopard, 10.5.7)

• Huom! Jos tietokoneesi on vanha (käyttöjärjestelmä Mac OS X Tiger, 10.4.11), voit ottaa käyttöösi Arkhimedeksen, jonka tietokanta pohjautuu aiempaan teknologiaan ( Arkhimedes5.dmg)

2) Avaa levytiedosto ja raahaa ohjelmapakkaus Arkhimedes5.0(versio) omalle koneellesi, esim. Ohjelmat-kansioon.

Ohjelmapakkaus sisältää ohjelmaan syötetyt tiedot sekä Backup-kansion. Ohjelmapakkaus avataan klikkaamalla sitä hiiren oikealla nappulalla (tai mikäli oikeaa nappulaa ei ole, klikkaamalla ctrl-nappula pohjassa) ja valitsemalla Näytä pakkauksen sisältö (suomen kielisissä käyttöjärjestelmissä)

3) Käynnistä Arkhimedes tuplaklikkaamalla Arkhimedes5.0(versio)-ohjelmapakkausta. Ensimmäisellä käynnistyskerralla ohjelma auttaa käyttöönotossa. Seuraa ohjatun käyttöönoton ohjeita. 

Seuraavassa vaiheessa syötä ohjelmaa käyttävän yrityksen perustiedot ja mahdolliset lisenssikoodit ja ylläpitokoodi. Viimeisessä vaiheessa rekisteröidy ohjelman käyttäjäksi, mikäli et ole ostanut lisenssejä tai rekisteröitynyt aiemmin.

4) Ohjatun käyttöönoton päätteeksi voit alkaa käyttämään ohjelmaa, täyttämään liiketoimintasuunnitelmaa, syöttämään kontakteja, tekemään laskuja tai aktivoimaan maksullisia osioita kokeiltaviksi.

Palaa

Ohjelman päivittäminen vanhemmasta versiosta

Päivityksen esivaiheet

1) Tarkistuslista, ennen päivittämistä:

• Jos päivität Laskutus-, Myynti- ja Toiminnanohjaus-osioon, varmista että sinulla on ylläpito voimassa ja siihen liittyvä ylläpitokoodi tallella (ks. ylläpito) .
   
• Päivitys onnistuu ainoastaan versiosta 2.7 tai sitä uudemmista versioista. Mikäli sinulla on tätä vanhempi versio, päivitä ensin versioon 2.7.

2) Suorita vanhassa versiossa Uloskirjautuminen-toiminto

• 3.0 - 3.5-versioissa Asetukset->Ohjelma-valikossa
   
• 5-, 4- ja 2.7-versiossa Päivitykset-valikossa.

Uloskirjautuminen
versiosta 3.5

Uloskirjautuminen
versiosta 4

Ohjelma tekee kustakin rekisteristä varmuuskopion paikalliseen Backup-kansioon ja ohjelma suljetaan.

3) Kopioi kaikki Arkhimedes-tiedostot toiseen kansioon, mieluiten toiselle levylle (esim. muistitikulle) varmuuskopioksi. Mikäli päivitys jostain syystä epäonnistuu ja tietoja häviää, saat tiedot näin palautettua välittömästi.

Lataa ja asenna

4) Jos päivität versiosta 4 tai 5, lataa Arkhimedeksen levytiedosto Arkhimedes5.0.dmg

• Voit myös ladata vaihtoehtoisen asennuspaketin Arkhimedes5.dmg (tietokanta pohjautuu aiempaan teknologiaan), mikäli:
  • Päivität versiosta 3.5 tai vanhemmasta
  • Jos tietokoneesi on vanha (käyttöjärjestelmä Mac OS X Tiger, 10.4.11)

5) Avaa levytiedosto ja raahaa ohjelmapakkaus Arkhimedes5.0(versio) omalle koneellesi, esim. Ohjelmat-kansioon.

• Huom! Varmuuden vuoksi älä koskaan raahaa ohjelmapakkausta suoraan olemassa olevan päälle vaan tee vanhasta aina ensin varmuuskopio.

6) Käynnistä Arkhimedes tuplaklikkaamalla Arkhimedes5.0(versio)-ohjelmapakkausta. 

7) Seuraavaksi Arkhimedes havaitsee vanhan version ja siirrytään päivityksen käyttöönottoavustajaan, jonka oikealta puolelta löytyvät päivitykseen liittyvät työkalut.

• Mikäli Arkhimedes ei havainnut vanhaa versiota, valitse ensivaiheessa välilehti "Tietojen hakeminen vanhasta versiosta" ja sitten "Päivitä"

Päivityksen käyttöönottoavustaja

8) Kohdassa "Tietoja edellisestä versiosta" näkyy yrityksen nimi, joka käytti edellistä versiosta, sekä päivämäärä, jolloin ohjelmaa viimeksi käytettiin (huom! päivämäärä on vanhemmista versioista päivittäessä suuntaa-antava). Jos tiedot näyttävät oikealta, valitse "Jatka"

• Ohjelma hakee seuraavaksi tiedot vanhasta versiosta. Tuonnin aikana älä käytä tietokonettasi muihin tehtäviin.

• Jos haluat vaihtaa polkua, mistä ohjelma hakee tiedot, ks. päivityksen käyttöönottoavustajan ohjeet.

Erikoistilanteita

• Jos päivitys ei onnistu seuraamalla päivitysohjeita, voit, voit hakea tiedot manuaalisesti.
   
• Jos päivität versiosta 3.0 tai 2.7, käytä työkaluja, jotka löytyvät "Vanhemmat versiot"-välilehdeltä. Ks. päivityksen käyttöönottoavustajan ohjeet. Samalta sivulta löydät vinkkejä, mikäli tietojen tuonti ei heti onnistu.
   
• Jos päivität versiosta 3.0 ja uloskirjautuminen ei toimi, ks. ohjeet.
   
• Jos päivität versiosta 2.7 ja kohtaat päivityksessä ongelmia, katso ohjeet mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Palaa

Tältä sivulta löydät tarvittavat ohjeet ohjelman asennukseen ja päivittämiseen.

• Ohjelman ensiasennus
• Ohjelman päivittäminen vanhemmasta versiosta
  

Arkhimedes 2.7:n ensiasennus

1) Lataa Arkhimedeksen levytiedosto Arkhimedes2.dmg

2) Avaa levytiedosto ja käynnistä asennustiedosto (AsennaArkhimedes2). Asennusohjelma ohjaa sinua asennuksen aikana. Asenna ohjelma sellaiseen paikkaan, josta sen myöhemmin löydät helposti, esim. Ohjelmat-kansioosi. Ohjelma tulee asentaa aina samaan paikkaan.

Ohjelma koostuu Arkhimedes2-nimisestä ohjelmapakkauksesta, joka sisältää ohjelman ja siihen syötetyt tiedot sekä Backup-kansion. Ohjelmapakkaus avataan klikkaamalla sitä hiiren oikealla nappulalla (tai mikäli oikeaa nappulaa ei ole, klikkaamalla ctrl-nappula pohjassa) ja valitsemalla Näytä pakkauksen sisältö (suomen kielisissä käyttöjärjestelmissä)

3) Käynnistä Arkhimedes tuplaklikkaamalla Arkhimedes2-ohjelmapakkausta. Kun ohjelma kysyy asennuskoodia, syötä koodiksi vakiokoodi 714212835 tai koodi jonka olet saanut ohjelman suosittelijalta tai myyntiedustajalta.

4) Kun ohjelma on käynnistynyt, tarkista ensin "Asetukset"-välilehti ja että siellä on tiedot oikein. Lisää ohjelman käytöstä löydät ohjelman käyttöohjeista.

Palaa

Arkhimedeksen päivittäminen versioon 2.7 vanhemmasta versiosta

1) Ennen uuden version asennusta Suorita uloskirjautuminen vanhassa versiossa 'Päivitykset'-valikossa. Ohjelman tekee kustakin rekisteristä varmuuskopion Backup-kansioon ja ohjelma suljetaan. Mikäli tätä ei tee, tiedot eivät siirry vanhasta versiosta uuteen versioon.

2) Kopioi kaikki Arkhimedes tiedostot toiseen kansioon, mieluiten toiselle levylle (esim. muistitikulle) varmuuskopioksi. Mikäli päivitys jostain syystä epäonnistuu ja tietoja häviää, saat tiedot näin palautettua välittömästi.

3) Lataa Arkhimedeksen levytiedosto Arkhimedes2.dmg

4) Avaa levytiedosto ja käynnistä asennustiedosto (AsennaArkhimedes2). Asennusohjelma ohjaa sinua asennuksen aikana. Asenna ohjelma sellaiseen paikkaan, josta sen myöhemmin löydät helposti, esim. Ohjelmat-kansioosi. Ohjelma tulee asentaa aina samaan paikkaan, näin uusi versio löytää edellisen version Backup-kansion, josta se hakee tiedot ohjelmaan.

5) Mikäli vanha versiosi on 2.2.5v3 tai vanhempi kopioi vanhan version Backup-kansio Arkhimedes2-ohjelmapakkauksen sisään. Ohjelmapakkaus avataan klikkaamalla sitä hiiren oikealla nappulalla (tai mikäli oikeaa nappulaa ei ole, klikkaamalla ctrl-nappula pohjassa) ja valitsemalla Näytä pakkauksen sisältö (suomen kielisissä käyttöjärjestelmissä). Avautuneeseen kansioon kopioi Backup-kansio vanhan Backup-kansion tilalle, samalle tasolle History- ja Contents-kansion kanssa.

6) Käynnistä Arkhimedes tuplaklikkaamalla Arkhimedes2-ohjelmapakkausta. Mikäli ohjelma havaitsee Backup-kansion, se hakee tästä edellisen version tiedot. Mikäli et ole aiemmin syöttänyt ohjelmaan asennuskoodia, sinulta kysytään tätä koodia nyt. Mikäli et ole hankkinut ohjelmaa myyntiedustajalta etkä ole saanut koodia, syötä koodiksi vakiokoodi 714212835.

7) Mikäli vanha versiosi on 1.8 tai vanhempi aja toiminto 'Hae Arkhimedes 1.x-version varmuuskopio' 'Asetukset'-välilehdestä. Odota rauhassa, ohjelma tekee tietojen muunnoksen, joka vie aikaa.

8) Mikäli tiedot eivät tulleet uuteen versioon, tämä johtuu todennäköisesti siitä että uusi versio ei havainnut Backup-kansiota. Backup-kansiossa ovat vanhan version tiedot. Mahdollisesti et tehnyt uloskirjautumista ei vanhassa versiossa tai et kopioinut Backup-kansiota oikeaan paikkaan.

Mikäli uloskirjautuminen ei onnistu, tarkista että Backup-kansio on olemassa ja se on samassa paikassa kuin ohjelman kansio mutta ei sen sisällä. Tarkista tarvittaessa että sinulla on Backupiin kirjoitusoikeudet.

Mikäli unohdit tehdä uloskirjautumisen, avaa vanha versio ja tee uloskirjautuminen nyt. Vanhan versio on samassa paikassa mihin se alunperinkin asennettiin, versionumeroa kuvaavassa kansiossa, esim. 2.2.5-versio löytyy V2_2_5-kansiosta. Versiota 2.6 uudemmat versiot löytyvät ohjelmapakkauksen sisältä (katso ohjelmapakkauksien avaus kohta 5).

Tarkista että Backup on kopioitu oikeaan paikkaan. Backup-kansion tulee löytyä ohjelmapakkauksen sisältä samalta tasolta kuin uuden version History- ja Contents-kansio. Toista tämän jälkeen vaihe 6 (ja vaihe 7, jos vanha versio oli 1.8 tai vanhempi).

Palaa

Tietojen siirto versiosta toiseen manuaalisesti (Mac)

Automaattinen päivitys vanhemmista versioista ei kaikissa tapauksissa ole mahdollista. Tällöin päivitys tulee tehdä "manuaalisesti" seuraamalla seuraavia ohjeita.

Vinkki: Ohjeita voi myös soveltaa silloin, kun tiedot siirretään Windows-versiosta Maciin. Ero Windowsin ja Macin välillä on se, että Windowsissa ei ole "Ohjelmapakkausta" vaan Backup-kansio on siinä kansiossa, johon ohjelma on asennettu.

HUOM! Tietojen siirto edellyttää ylläpitokoodia (poikkeuksena Arkhimedes Mini). Varmista, että sinulla on ylläpitokoodi tallessa. Mikäli et ole vielä ylläpitoasiakas, voit liittyä nyt.

1) Valmistellaan siirto

Ensi vaiheessa vanhassa versiossa tulee suorittaa "Luo varmuuskopio" tai "Uloskirjautuminen" Asetukset->Ohjelma-välilehdellä. Toiminto tekee ohjelmapakkauksen sisällä olevaan Backup-kansioon varmuuskopion.

Esimerkissä tiedot siirretään 3.1 (5v3)-versiosta 3.5 (1)-versioon. Selvyyden vuoksi esimerkissä ohjelmaversiot ovat samassa kansiossa vierekkäin, tätä ei kuitenkaan vaadita.

2) Avataan vanhan version ohjelmapakkaus

Napsauta vanhan version ohjelmapakkausta ctrl pohjassa tai hiiren kakkospainikkeella. Avautuvasta valikosta valitse "Näytä pakkauksen sisältö".

3) Ohjelmapakkauksen sisältö

Ohjelmapakkauksen sisältä löytyy kolme kansiota. Varsinainen ohjelma on (esimerkissä) V3_1_5v3-kansiossa (sisältää myös ohjelmaan syötetyt tiedot) ja Contents-kansiossa.

Ohjelman varmuuskopio löytyy Backup-kansiosta. Avaa seuraavaksi Backup-kansio tuplaklikkaamalla sitä.

4) Backup-kansion kopioiminen vanhasta versiosta

Maalaa kaikki Backup-kansiossa olevat tiedostot (ei AutoBackup-kansiota), klikkaa ctrl pohjassa tai hiiren kakkospainikkeella, valitse valikosta "Kopioi 9 kohdetta".

5) Valitse uusi versio

Vastaavalla tavalla kuin kohdissa 2)-3), avaa uuden version ohjelmapakkaus ja siirry sen Backup-kansioon.

 6) Liitä tiedostot uuden version Backup-kansioon

Uuden version Backup-kansion sisällä klikkaa tyhjää aluetta ctrl pohjassa tai hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Sijoita kohde". Kohdassa 4) kopioimasi tiedostot liitetään nyt tähän kansioon.

7) Palauta varmuuskopio uudessa versiossa

Avaa uusi versio tuplaklikkaamalla uuden version ohjelmapakkausta. Jos käynnistät uuden version ensi kertaa,  ohjelma havaitsee Backup-kansioon tuodut tiedostot ja avaa päivityksen käyttöönottoavustajan. Valitse tässä tapauksessa "Jatka".

Jos olit jo käynnistät uuden version aiemmin ja ohjelma aukeaa päätasolle, siirty Asetukset->Ohjelma-välilehdellä ja valitse siellä "Palauta viimeksi luotu varmuuskopio".

Tiedot tuodaan seuraavaksi Backup-kansiosta ja voit jatkaa ohjelman käyttöä niillä tiedoilla, jotka olivat vanhassa versiossa.

Ohjattu käyttöönotto ensimmäisellä käyttökerralla

Ohjelman käynnistyttyä ensimmäistä kertaa käydään läpi käyttöönottoa helpottava ohjattu asetusten läpikäynti. Ohjattu toiminto sisältää kolme vaihetta, joiden aikana syötetään yrityksen perustiedot sekä mahdolliset lisenssikoodit ja tarjotaan ilmaiskäyttäjille helppo tapa rekisteröityä ohjelman käyttäjiksi.

Vaihe 1

Ensimmäisestä kohdasta löytyy lyhyt seloste käyttöönotosta. Jos kyseessä on päivitystilanne ja Arkhimedes ei ole tunnistanut aikaisempaa Arkhimedeksen versiota, voit hakea tiedot vanhasta versiosta tässä vaihdeessa. Vaiheesta yksi pääsee eteenpäin painamalla oikeassa ylälaidassa olevaa "Jatka"-kuvaketta.

Vaihe 2

Vaiheessa kaksi syötetään ohjelmaa käyttävän yrityksen perustiedot sekä asennetaan mahdolliset ostetut osiot syöttämällä lisenssi- ja ylläpitokoodi. Yrityksen perustiedot kannattaa syöttää mahdollisimman täydellisesti, sillä nämä tiedot tulostuvat ohjelman tulosteisiin. Tarvittaessa yrityksen perustiedot voidaan syöttää myös Ruotsiksi vaihtamalla välilehteä kohtaan 'Ruotsiksi'. Yrityksen logo lisätään painamalla logo-ikkunan yläpuolella sijaitsevaa + merkkiä ja etsimällä kuvatiedostona oleva logo tietokoneelta. Ohjelmaan voi syöttää kolme pankkitilinumeroa. Ylin pankkitili on oletuksena viivakoodiin tulostuva tilinumero. Kun yrityksen tiedot on syötetty eikä asenneta samalla maksullisia osioita, voidaan siirtyä vaiheeseen kolme painamalla oikealta ylhäältä 'Jatka'-painiketta.

Mikäli olet ostanut maksullisten osioiden lisenssejä, voidaan ne syöttää ohjelmaan tässä vaiheessa. Lisensoitu osio asennetaan painamalla 'Syötä lisenssikoodi'-kuvaketta ja kirjoittamalla aukeavaan ikkunaan lisenssidokumentissa lukeva lisenssikoodi. Vastaavasti ylläpitokoodi syötetään painamalla 'Syötä ylläpitokoodi'-kuvaketta. Lisenssi aktivoi ostetun osion mikäli koodi täsmää yrityksen Y-tunnukseen. Lisenssikoodien asentamisen jälkeen painamalla 'Jatka'-painiketta siirrytään ohjelman päätasolle.

Vaihe 3

Vaiheessa kolme käyttäjälle annetaan mahdollisuus rekisteröidä käyttäjäksi sähköisesti. Lisenssin ostaneet käyttäjät ovat rekisteröityneet automaattisesti (vaihe ohitetaan). Täyttämällä rekisteröitymislomakeen käyttäjä saa mm. sähköpostiinsa ajoittain tärkeitä tiedotteita uudistuksista. Rekisteröitymisen lisäksi on suositeltavaa varmistaa, että on ylläpidon piirissä.

Kun rekisteröitymislomake on täytetty ja lähetetty, siirrytään ohjelman päätasolle painamalla 'Jatka'-painiketta.

Näin otat ohjelman käyttöön

Tässä videossa näytetään kuinka Arkhimedes otetaan käyttöön

Kaikki osiot

kesto: 1.32

Päivityksen käyttöönottoavustaja

Arkhimedes tunnistaa ensimmäisellä käynnistyskerralla löytyykö tietokoneelta vanhan version tietoja. Mikäli tietoja löytyy, antaa Arkhimedes mahdollisuuden päättää mitä niillä tehdään. Tiedot voidaan palauttaa asennettuun versioon tai aloittaa ohjelman käyttö "puhtaalta pöydältä" ja jättää löytyneet tiedot ottamatta huomioon.

Tietojen palauttaminen

Jos tiedot halutaan päivittää uuteen versioon, haetaan tiedot oletuksena viimeksi käytetystä versiosta tai versiosta, josta on viimeksi uloskirjauduttu. Tietoja voidaan myös palauttaa itse tehdystä varmuuskopiosta, esimerkiksi muistitikulta, kohdassa "Vaihda polkua". Mikäli palautetaan tietoja vanhemmasta versiosta (3.0 tai 2.7), tulee tiedot palauttaa kohdassa "Vanhemmat versiot".

Edellinen versio

Haettaessa tiedot edellisestä versiosta, voidaan tarkastaa että yritys, jonka tietoja palautetaan on oikea. Käyttöönottoavustaja kertoo myös ajankohdan, jolloin varmuuskopiosta löytyviä tietoja on käytetty. Ajankohta on viimeisin tai toiseksi viimeisin käyttökerta. Tiedot palautetaan painamalla "Jatka".

Eri sijainti

Mikäli tiedot, jotka ohjelmaan halutaan palauttaa muualta kuin mistä Arkhimedes automaattisesti löysi tiedot, voidaan valita välilehti "Vaihda polkua". Oletuksena käytettävä polku on polku, josta Arkhimedes on automaattisesti löytänyt tietoja. Polkua voi vaihtaa joko käsin tai valitsemalla jonkin neljästä oletuspolusta:

• Saman kansion Backup-polku. Tähän polkuun ohjelma tekee käsin luodun varmuuskopion / uloskirjautumisen.
• Version 4 ja 5 ArkhimedesData. Tähän polkuun (Dokumentit/ArkhimedesData/Backup/) Arkhimedes 4 ja 5 tekevät automaattisen varmuuskopion aina sulkiessa
• Version 3.5 TemporaryPath. Tähän polkuun Arkhimedes 3.5 teki automaattiseseti varmuuskopion sulkiessa
• Version 3.0/3.1 TemporaryPath. Vanhemmat versiot tekivät tänne automaattisen varmuuskopion sulkiessa

Painamalla painiketta, kansiopolku vaihtuu valinnan mukaan. Kansiopolku voidaan kirjoittaa käsin muodossa:

file:/ASEMATUNNUS/KANSIOPOLKU/

Esimerkiksi jos varmuuskopio löytyy muistitikulta (Asema F:) kansiosta nimeltä "Varmuuskopio":
file:/F:/Varmuuskopio/

Macissa vastaavasti esimerkiksi (asematunnus "Tikku" on tässä muistitikun nimi):
file:/Tikku/Varmuuskopio/

Annettun polun toimivuutta ja sieltä löytyvän varmuuskopion tietoja voi testata painamalla kansiopolun alla löytyvää "Testaa"-painiketta. Kun painiketta on painettu, käyttöönottoavustaja siirtyy välilehdelle "Tietoja edellisestä versiosta" ja kertoo mikäli varmuuskopio on palautettavissa. Varmuuskopion edellinen käyttökerta ja yritysnimi näytetään myös.

Vanhemmat versiot

Päivittäessäsi versiosta 3.0 tai 2.7 tulee tiedot noutaa tarkoitusta varten tehdyllä toiminnolla. Toiminnot löytyvät käyttöönottoavustajan välilehdeltä "Vanhemmat versiot". Polut tulee määritellä erikseen kuten edellisessä kohdassa. Kun kansiopolku on määritetty oikein, painamalla "Palauta version 2.7 Backup" tai "Palauta version 3.0 Backup" ja tiedot tuodaan uuteen versioon.

Ohjelman päätason tarkoitus on toimia ponnahduslautana ohjelman toimintoihin sekä pikanäkymänä avoimiin tehtäviin. Päätasolla voidaan määrittää suosikkitoimintoja sekä asentaa ja kokeilla ohjelman eri osioita.

Pintaa syvemmälle

Päätasolta pääsee helposti navigoimaan ohjelman eri osioihin. Aktiivisiin pääosioihin on pääsy 'Pääosiot'-kohdan linkeistä tai oikeasta laidasta pystysuunnassa olevista palkeista (ei välttämättä näkyvissä vanhemmilla näytöillä).

Myynti -laajuudessa ohjelman usein käytettyjä ominaisuuksia voi asettaa suosikkeihin. Suosikit ovat itse määritettäviä linkkejä ohjelman eri toimintoihin. Suosikit välilehti löytyy päätson ylävalikosta. Välilehdelle pääsee myös klikkaamalla "Tervetuloa"-sivun päätoimintojen kuvakkeiden alapuolelta löytyvää linkkiä "Omat suosikit". Suosikit-välilehden saa avattua nopeasti ctrl-S -pikakomennolla (tai omppu-S). Valitun suosikin voi lisäksi suorittaa pikakomennolla ctrl+suosikin numero (tai omppu+suosikin numero).

Toiminnanohjaus -laajuudessa etusivulla näkyviä pikakuvakkeita (3 kpl) voi asettaa päätason "Suosikit"-välilehdeltä. Suosikit-välilehden kolme ylintä suosikkia ovat "Tervetuloa"-sivun pikakuvakkeet. Pikakuvake vaihdetaan suosikit-välilehdellä painamalla kuvakkeen vieressä olevaa vihreää plus-ikonia. 

Myynti ja Toiminnanohjaus -laajuuksissa päätasolla on myös näkymä ajankohtaisimpiin avoimiin tehtäviin. Tehtävää painamalla siirtyy ohjelma päätason 'Tehtävät'-välilehdelle, jossa tehtävistä on tarkempaa tietoa sekä suora pääsy tehtävään kuuluvaan kontaktiin, projektiin tai vaikkapa laskutettavaksi erääntyvään toistuvaislaskuun.

'Tapahtumat' -välilehden alta löydät toiminnot yhteydenpitojen, tehtävien ja resurssien seuraamiseen. Toiminnot ovat käytettävissä Arkhimedes Myynti ja sitä laajemmissa osioissa.

Yhteydenpito -välilehti

 'Yhteydenpito' -välilehdeltä voit tehdä hakuja yhteydenpitoihin ja listata kontaktitapahtumia. Voit määrittää haun esimerkiksi päivämään, käyttäjän ja kontaktitapahtuman tyypin mukaan. Listalta pääset kontaktitapahtumaan klikkaamalla vihreää nuolta tekstikentän vieressä.

Tehtävät -välilehti

'Tehtävät'-välilehdellä hallitaan ohjelman eri osioissa merkittyjä tehtäviä. Tehtäviä voi myös luoda Tapahtumat-välilehdellä painamalla 'Uusi tehtävä'-kuvaketta. Tehtävien avulla yrityksen toiminta pysyy hallinnassa ja kaikki luvatut tehtävät tulevat tehtyä. Tehtävät jäävät myös ohjelman muistiin, jolloin myöhemmin on helppo seurata, mitä milloinkin on tehty.

Tehtävien luominen

Tehtäviä voi luoda 'Tehtävät'-välilehden lisäksi kontaktikortista, projektista sekä Arkhimedeksen ylävalikosta (pikavalikko). Tehtävällä on aina alkupäivämäärä, eräpäivä sekä loppupäivämäärä. Kun tehtävä on suoritettu, sille voidaan määrittää loppupäivämäärä merkkaamalla kyseinen rasti. 'Tehtävät'-välilehdellä lisätyille tehtäville annetaan oletuksena alkupäiväksi tehtävän luomispäivä.

Tehtäväluettelo

Tehtäväluettelon voi järjestää, haluamansa arvon mukaan, nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeen otsikossa olevaa palkkikuvaketta.

Valitsemalla (keskellä suurennuslasin yläpuolella) alasvetovalikosta 'Avoimet' piilotetaan kaikki suoritetut tehtävät. Valitsemalla 'Kaikki' näytetään myös suoritetut tehtävät luettelossa. Valitsemalla 'Omat kaikki' saadaan rajattua näkyviin vain omat tehtävät, jos ohjelmassa on monikäyttö aktivoitu. Muut valinnat ovat: 'Omat avoimet', 'Valitun tekijän kaikki' ja 'Valitun tekijän avoimet'.

Tehtävän lähteelle siirtyminen

Mikäli tehtävä on luotu projekti-osiosta käsin voidaan tehtävästä siirtyä suoraan projektiin. Tehtävään liittyvään kontaktikorttiin pääsee myös siirtymään tehtäväluettelosta. Mikäli ohjelma on luonut tehtävän esimerkiksi laskuun liittyen, pääsee tehtävästä siirtymään kyseiseen laskuun suorittamaan tehtävän. Siirtymispainikkeina toimivat vihreät kolmiot.

Resurssit -välilehti

'Resurssit' -välilehdelle voit tarkastella yrityksesi resursseja. Kaikki kontaktit, joiden tyypiksi määritellään 'Henkilöstö' ovat automaattisesti resursseja. Resursseja voidaan asettaa tehtäviin ja Arkhimedes Projektit -osiossa resursseja voidaan määrittää eri projekteihin. Uusi resurssi luodaan kontaktikortilla määrittämällä kontakti 'Henkilöstö' -tyypiksi.

Kalenteri -välilehti

'Kalenteri' -välilehdellä voit tarkastella eri resurssien (työntekijöiden) tehtäviä joko yksittäin tai kaikkien kerralla. Voit valita päivä-, viikko- tai kuukausinäkymän, sekä luoda uusia tehtäviä halutulle päivämäärälle. 

'Asetukset'-välilehdeltä löytyy ohjelman yleiset asetukset liittyen yritykseen, lisensseihin, tulostamiseen, varmuuskopiointeihin ja niiden palauttamiseen, käyttäjienhallintaan (mikäli aktivoitu), tulosyksiköihin sekä ohjelman eri osioissa käytettäviin tekstipohjiin. Tässä käydään läpi asetusten määrittäminen.

Yritys

Tällä välilehdellä määritellään ohjelmaa käyttävän yrityksen perustiedot. Perustiedot tulostuvat ohjelman tositteisiin ja ne tulee siksi täyttää huolellisesti ja mahdollisimman laajasti. Perustiedot voi syöttää Suomen kielen lisäksi myös ruotsiksi vaihtamalla välilehteä. Yrityksen logo lisätään painamalla logo-ikkunan yläpuolella sijaitsevaa '+'-merkkiä ja etsimällä kuvatiedostona oleva logo sitten tietokoneelta.

Tilinumerot

Oikealta löytyviin tilitietoihin voi syöttää kolme eri tilinumeroa. Valintapallo tilinumeron oikealla määrittää, mikä tilinumero tulostetaan viivakoodiin.

Lisenssikoodit

Aktiivisten osioiden ja lisenssikoodien kohdassa on mahdollista syöttää ostettujen Arkhimedes osioiden lisenssikoodit. Osio asennetaan painamalla 'Syötä lisenssikoodi'-painiketta, jonka jälkeen syötetään toimitettu koodi. Mikäli koodi täsmää yrityksen y-tunnukseen, osio aktivoituu.

Lisäksi mahdollista on syöttää ohjelmaan toiminimet välilehdellä 'Toiminimet'. Toiminimille saat määritettyä samat ominaisuudet kuin pääyritykselle pankkitileistä ja logosta alkaen.

Verkkolaskutus

'Verkkolaskutus' välilehdeltä voit ottaa käyttöösi verkkolaskutuksen (ks. tarkemmat ohjeet) sekä aktivoida Finvoicen ja factoringin (ks. tarkemmat ohjeet). Lisäksi voit määrittää reskontrasiirrot viiteaineistolle, jonne voit lisätä viitetiedoston polun (tai useamman polun) viiteaineiston noutoa varten. Viitetiedostoja haettaessa, Arkhimedes etsii aineistot automaattisesti kirjatuista poluista.

Kirjanpitotilit

Arkhimedeksessa on mahdollista seurata eri tyyppisiä osto- ja myyntitapahtumia ohjaamalla ne omille kirjanpitotileilleen. Osa tapahtumista ohjautuu automaattisesti omille tileilleen (esimerkiksi huomautuskulut). Oikein tehdyt tiliöinnit mahdollistavat mahdollistavat tarkemman myynnin seurannan raporteissa ja vähentävät kirjanpitäjän työtä.

Arkhimedeksessa on valmiiksi luotuna perustilikartta. Lisää tarvittavia tilejä voi luoda itse. Voit esimerkiksi määrittää omat tilit eri ALV-prosenteille tai osto- ja myyntisaamisille. Tilille voi määrittää myös valuutan sekä ALV-selitteen. Tietyllä tilillä on tällöin aina laskuttaessa tietty valuutta ja laskuille tulee automaattisesti haluttu ALV-selite. Valuutan ja ALV-selitteen voi lisätä tilin numeron ja nimen alapuolella olevaan kenttään. Kun Arkhimedes päivitetään, ohjelma palauttaa aina oletustilikartan. Laittamalla ruksin kohtaan "Käytä omia tilimäärityksiä", itse tehdyt tilikartat pysyvät ohelmassa päivityksenkin jälkeen.

Reskontrakirjausmalleihin voit määrittää reskontraan liittyviä kirjausmalleja. Esim. voit asettaa hyvityslaskuille mallin, johon määritellään hyvityslaskujen kirjautuminen oikeille kirjanpitotileille. Ota yhteyttä kirjanpitäjääsi asettaaksesi tilintiasetukset sopiviksi omaan liiketoimintaasi ja kirjanpitäjän tarpeisiin.

Reskontrasiirto

Sivulta löytyy asetukset Arkhimedeksen integroimiseen ulkoiseen reskontra / kirjanpito-ohjelmaan. Reskontrasiirrosta saat lisätietoa erilliseltä sivulta. Integroinnin käyttöönotto tehdään yhdessä Arkhimedeksen asiakaspalvelun kanssa (maksullinen lisäpalvelu).

Email

'Email' -välilehdeltä määritellään sähköpostin lähetykseen liittyvä asetuksia. Näitä asetuksia käytetään, mikäli käytössä ei ole erillistä sähköposti -client ohjelmaa (Esim. Thunderbird, Outlook) niin näillä asetuksilla voidaan määrittää mm. lähettäjän nimi sekä sähköpostiosoite.

Asetuksilla voidaan määrittää myös lähetettävä sähköposti menemään ensin omaan sähköpostiosoitteeseen, josta se voidaan välittää mahdollisen muokkauksen jälkeen asiakkaalle.

Ohjelma

Välilehdellä voidaan määrittää ulkoasuun ja tulostamiseen liittyvät asetukset sekä tehdä ja palauttaa varmuuskopio. Välilehdellä voidaan myös hallita ohjelman tiedostoja.

'Ohjelman ulkoasu ja tulostaminen'-laatikossa voidaan määrittää ohjelman oletussuurennusaste (esim. mikäli käytössä suuri näyttö) sekä ohjelmaikkunan oletuskoko pikseleinä (mikäli ohjelmaa halutaan pitää näyttökokoa pienempänä ikkunana). Lisäksi voidaan valita osoitetarralomake neljästä vaihtoehdosta sekä asettaa ohjelman käyttöliittymäkieli.

Tiedostojen hallinnassa voit elvyttää rikkoutuneita tiedostoja. Muista ottaa varmuuskopiot ennen näiden toimintojen suorittamista. Tiedostojen elvyttäminen ja huoltaminen ovat hyvin teknisiä toimenpiteitä, joten varmista että tiedät mitä olet tekemässä.

Ohjelman varmuuskopioinnista tarkemmin kohdassa 'Varmuuskopiot'

Päivitykset

Välilehdellä voidaan päivittää ohjelmisto uusimpaan versioon. Tarkemmat ohjeet päivittämisestä löytyvät kohdasta 'Asennus ja päivittäminen, Windows' , sekä 'Asennus ja päivittäminen, Mac'

Käyttäjät

Vaatii Monikäyttö-lisenssin

Mikäli ohjelmassa on käytössä monikäyttö, otetaan se tältä välilehdeltä käyttoon (rasti ruudussa) ja määritetään ohjelman käyttäjätunnukset sekä käyttöoikeudet. Käyttäjätunnus lisätään painamalla 'Uusi'-painiketta. Käyttäjätunnukselle lisätään tunnus, salasana sekä mahdollinen linkki kontaktikorttiin. Käyttäjäoikeuksien rajaukset lisätään kuten päätasolle suosikitkin. Lisäksi osioon voidaan määrittää, onko käyttäjällä tähän lukuoikeutta.

Tulosyksiköt

Yritykselle voidaan määrittää haluttu määrä tulosyksiköitä raportointia ja kulujen kohdentamista varten. Uusi tulosyksikkö luodaan painamalla lisäyspainiketta. Tulosyksikölle muodostuu ID numero automaattisesti. Tämän lisäksi tulosyksikölle annetaan nimi. Tulosyksikön voi poistaa roskakorikuvaketta painamalla.

Tekstipohjat

Välilehdellä voidaan määrittää kaikki tekstipohjat käytettäväksi ohjelman eri osioissa. Näitä ovat esimerkiksi tekstit laskulle ennen ja jälkeen tuoterivien sekä sähköpostin saatekirje. Tekstipohjalle määritetään 'alias' eli kutsujanimi sekä varsinainen teksti. Uusi tekstipohja luodaan painamalla lisäyskuvaketta. Tekstipohja poistetaan sen vasemmassa reunassa olevaa roskakorikuvaketta.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

 

'Suosikit' -välilehdellä voit määrittää eri toimintoja suosikeiksi. Pääset siirtymään suosikkeihin pikanäppäimelle Ctrl-S tai valitsemalla ylävalikosta 'Toiminnot' -> 'Suosikit'. Arkhimedes Toiminnanohjaus -osiossa voit myös määrittää Arkhimedeksen päätason etusivulla näkyvät kolme suosikkimääritystä . 

Kannattaa asettaa eniten käytetyt toiminnallisuudet suosikeiksi helpottaaksesi päivittäistä toimintaa (esim. uuden myyntitilauksen teko tai uusi kassamyynti).

Arkhimedes Toiminnanohjaus -osiossa on käytössä raportointityökalu, jonka avulla voit muodostaa dynaamisesti muutettavia raportteja laskuista, kassatapahtumista, tilauksista sekä tarjouksista. Työkalun avulla on kätevä seurata esimerkiksi kuukausittaisia lukuja tai muodostaa pidemmän aikavälin raportteja halutuilla tiedoilla.

Vaihe 1. Dynaaminen raportti muodostetaan ensin valitsemalla päivämäärärajaus ja raportoitava kohde: "Laskut ja Kassatapahtumat" tai "Tilaukset" tai "Tarjoukset".

Vaihe 2. Arkhimedes muodostaa dynaamisen raportin valintojen mukaisesti, joita voidaan seuraavassa vaiheessa tarkastella eri näkymillä.

Vaihe 3. Dynaamisesta raportista voidaan valita kentät, joiden mukaan raportin sisältö mukautuu. Näitä kenttiä voi vaihdella raporttia tarkasteltaessa sen mukaan miten tietoja halutaan näyttää.

Voidaan esimerkiksi ensimmäisessä vaiheessa valita raportti laskuista vuoden ajalta, jonka jälkeen valitaan tarkasteltaviksi kentiksi kuukausi ja tuoteryhmä. Tällöin dynaamisessa raportissa näkyy laskut vuoden ajalta kuukausittain ja tuoteryhmittäin jaoteltuna. Tiedot sisältävät myös laskujen määrän, summan ja katteen.

Oikealta ylhäältä löytyvillä napeilla dynaamisen raportin voi tulostaa tai viedä se Excel taulukkoon.

Esimerkki 1:

Halutaan tietää kuinka paljon yritys on saanut myyntitilauksia toukokuussa ja mitä tuotteita myyntitilauksissa on tilattu. Pientä kuvaa klikkaamalla aukeaa kuvakaappaus dynaamisen raportin näkymästä. Kuvan esimerkissä on valittu raportoitavaksi kohteeksi "Myyntitilaukset" aikavälillä 1.5.2011 - 31.5.2011. Tämän jälkeen itse raportissa on valittu Aktiivisiksi kentiksi "Kuukausi", "Tuoteryhmä" ja "Tuote", jolloin raportista näkyy aikavälillä 1.5.2011 - 31.5.2011 tehdyt myyntitilaukset jaoteltuna tuoteryhmittäin ja tuotteittain. 

Esimerkki 2:

Halutaan saada raportti, josta selviää  laskutustiedot asiakkaittain jaoteltuna tämä vuoden ajalta, sekä näiden laskujen summa ja kate. Näin saadaan tietoa siitä kelle asiakkaalle on myyty ja paljonko siitä on saatu rahaa ja katetta.

Valitaan ensin dynaamisen raportoinnin alussa päivämäärärajaukseksi 1.1.2011 - 1.9.2011 ja raportoitaviksi kohteiksi "Laskut ja Kassatapahtumat". Klikataan muodosta raportti. Valitaan tämän jälkeen aktiiviseksi kentiksi "Asiakas" ja "Kuukausi", jolloin raportti näyttää laskutiedot asiakkaittain ja kuukausittain jaoteltunta. Katso kuvakaappaus klikkaamalla pientä kuvaa oikealla.

Varmuuskopioista voit huolehtia itse (lue huolellisesti tämä artikkeli) tai hankkia varmuuskopion palveluna

Varmuuskopioinnin luominen ohjelmasta

Ohjelman varmuuskopiotoiminnot löytyvät ohjelmasta välilehdeltä Päätaso -> Asetukset -> Ohjelma

Ohjelman varmuuskopiotoiminto tekee kopion ohjelmaan syötetyistä tiedoista. Varmuuskopio tehdään klikkaamalla 'Luo varmuuskopio nyt'. Kopio tehdään samalle levylle kuin missä ohjelmakin sijaitsee, Arkhimedes-kansion Backup-kansioon.

Esim. jos ohjelma on asennettu polkuun C:/Users/matti/Arkhimedes5/

- Varmuuskopio luodaan polkuun C:/Users/matti/Arkhimedes5/Backup/

Varmuuskopion luominen toiselle levylle

Näin varmuuskopiot Arkhimedeksen

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedes varmuuskopioidaan Windows 7-käyttöjärjestelmässä.

kesto: 1:32

Ohjelman oletuksena tekemään varmuuskopioon ei saa yksin luottaa sillä se ei estä tiedon häviämistä esim. kovalevyn hajotessa. Arkhimedeksesta tulee tehdä säännöllisesti kopio varmistuslevylle, joka voi olla esim. USB-muistitikku, ulkoinen kovalevy ja/tai toinen tietokone. Käytettäessä USB-muistitikkua, on suositeltavaa vuorotella muutamaa USB-muistitikkua.

Varmuuskopio toiselle levylle tehdään suoraan ohjelmasta. Tämä edellyttää, että annetaan varmuuskopion polku URL-muodossa:

file:/ASEMATUNNUS/KANSIOPOLKU/

Esimerkiksi jos varmuuskopio löytyy muistitikulta (Asema F:) kansiosta nimeltä "Varmuuskopio":

file:/F:/Varmuuskopio/

Macissa vastaavasti esimerkiksi (asematunnus "Tikku" on tässä muistitikun nimi):

file:/Tikku/Varmuuskopio/

Varmuuskopio valittuun polkuun tehdään aina kun painetaan 'Luo varmuuskopio nyt' . Tämä toiminto tekee siis varmuuskopion kahteen eri paikkaan, Backup-kansioon ja valittuun polkuun.

Jos on valittuna "Varmuuskopio edelliseen polkuun automaattisesti", varmuuskopio tehdään annettuun polkuun aina, kun ohjelma suljetaan.

 ---

Kopion voi tehdä myös käyttöjärjestelmätasolla (edellyttää hieman käyttöjärjestelmätason tuntemista ja sitä, että ohjelmaa ei ole asennettu paikkaan, jossa on käyttöoikeusrajoitteita). Kopio toiselle levylle tehdään koko Arkhimedes5-kansiosta, joka mm. sisältää:

- Backup -kansion  - ohjelman luomat varmuuskopiot
- V5_x -kansion - itse ohjelma ja sen tiedot, x-kirjaimen tilalla on ohjelman versionumeroa vastaava merkkijono, esim. Arkhimedes 5.0 (1)-versio sijaitsee kansiossa V5_0_1.

Kopion voi tehdä käyttämällä oman käyttöjärjestelmän kopiointityökaluja, esim. raahaamalla. Jos on omaa osaamista tai IT-tuki käytettävissä, voi tehdä automaattisen toiminnon (skriptin), joka tekee kopion automaattisesti aika ajoin.

Ohjelman luoman varmuuskopion palauttaminen

Ohjelman luoman varmuuskopion (siis sen, joka luotiin painamalla 'Luo varmuuskopio nyt') palauttaminen on helppoa, mutta sen kanssa tulee olla erittäin varovainen: toiminto korvaa kaikki olemassa olevat tiedot ja toimintoa ei voi perua. Ennen varmuuskopion palauttamista on ehdottomasti tehtävä varmuuskopio toiselle levylle (ks. edellinen kohta).

Kun on varmistunut, että kaikki tiedot ovat tallessa (jos ei ole varma, kannattaa soittaa Arkhimedeksen tekniseen tukeen), voit suorittaa varmuuskopion palautuksen painamalla ensin välilehteä Aloita varmuuskopion palautus. Tämän jälkeen tarkistetaan polku, josta varmuuskopio haetaan. Jos varmuuskopio löytyy ohjelman oletuskansiosta (eli Arkhimedes3.5-kansion sisällä olevasta Backup-kansiosta), klikkaa Saman kansion Backup-polku ja sen jälkeen Testaa. Tarvittaessa voit hakea varmuuskopion mistä tahansa levyltäsi (tai myös esim. muistitikulta) muuttamalla polkua. Lopuksi valitse Palauta varmuuskopio.

Varmuuskopion palauttaminen toiselta levyltä

Varmuuskopion palauttamiseen toiselta levyltä riittää kopioida varmuuskopioidut tiedostot alkuperäiseen paikkaansa (tai haluamaansa paikkaan muualle). Arkhimedeksen käynnistystiedosto löytyy Windowsissa Arkhimedes5-kansion juuressa, Arkhimedes3.5.exe (käyttöjärjestelmä saattaa piilottaa .exe-päätteen). 

Varmuuskopiopalvelu

Voit hankkia lisäturvaa ja "ulkoistaa" varmuuskopiot hankkimalla tietokoneellesi automaattisen varmuuskopion palveluna. Tiedot ovat näin automaattisesti varmistettu päivittäin. Lue lisää varmuuskopiopalvelusta.

Automaattisen varmuuskopioinnin luominen ohjelmasta

Automaattiset varmuuskopiotoiminnot löytyvät ohjelmasta välilehdeltä Päätaso -> Asetukset -> Ohjelma

Automaattinen varmuuskopiotoiminto tekee kopion ohjelmaan syötetyistä tiedoista. Varmuuskopio tehdään aina ohjelman sulkeutuessa. Kopio tehdään samalle levylle kuin, missä ohjelmakin sijaitsee, Arkhimedes-kansion Backup/AutoBackup/-kansioon.

Esim. jos ohjelma on asennettu polkuun C:/Users/matti/Arkhimedes5/

- Automaattinen varmuuskopio luodaan seuraavaan polkuun: C:/Users/matti/Arkhimedes5/Backup/AutoBackup/

AutoBackup-kansio sisältää alikansiot AB1, AB2, AB3, joita Arkhimedes vuorottelee. Vuorottelumekanismin ansiosta jossain kansiossa on aina varmuuskopio, joka on vähintään vuorokauden vanha. Tällä tavalla vähennetään riskiä siinä, että esim. virheellinen varmuuskopio korvaisi puhtaan varmuuskopion.

HUOM! Automaattinen varmuuskopio lisätään myös kansioon Tiedostot/ArkhimedesData/Backup.

Automaattisen varmuuskopion saa myös kytkettyä pois päältä (jos Monikäyttö-osio on aktivoitu).

Ohjelman luoman varmuuskopion palauttaminen

Automaattisen varmuuskopion palauttaminen on helppoa, mutta sen kanssa tulee olla erittäin varovainen: toiminto korvaa kaikki olemassa olevat tiedot ja toimintoa ei voi perua. Ennen automaattisen varmuuskopion palauttamista on ehdottomasti tehtävä varmuuskopio toiselle levylle (ks. Varmuuskopiot).

Ennen varsinaista palautusta on tehtävä esivaihe käyttöjärjestelmätasolla. Suosittelemme, että kopioit koko AutoBackup-kansion talteen eri paikkaan. Katso tämän jälkeen, mitä AutoBackup-kansion sisältä löytyvät AB1, AB2 ja AB3-kansiot sisältävät. Tarkista tiedostojen päivämääristä, mikä on sopivin palautettava varmuuskopio ja merkitse muistiin.

Kun sopiva palautettava varmuuskopio on löytynyt, valitse ohjelmassa Päätaso->Asetukset->Ohjelma välilehti Aloita varmuuskopion palautus. Tämän jälkeen tarkistetaan polku, josta varmuuskopio haetaan klikkaa Saman kansion Backup-polku. Lisätään käsin polkuun polun loppuosa sen mukaan, mistä kansiosta haettava varmuuskopio löytyy (AB1, AB2 tai AB3), esim. AutoBackup/AB1/ tai kokonaisuudessaan esim. C:/Users/matti/Arkhimedes3.5/Backup/AutoBackup/AB1/. Lopuksi valitse Testaa ja Palauta varmuuskopio.

Koneelle, johon Arkhimedes on asennettu, voidaan liittää (lisämaksullinen) varmuuskopiopalvelu, joka huolehtii että Arkhimedeksen tiedot - ja tietokoneen muutkin tärkeät tiedot - ovat varmistettu.

Varmuuskopiointi suoritetaan automaattisesti kerran vuorokaudessa. Varmuuskopio tapahtuu verkon kautta, joten esim. nauhoja tai cd-levyjä tiedon varmistamiseen ei tarvita.

Automaattisesti tapahtuvassa varmuuskopioinnissa varmennettavat tiedot salakirjoitetaan asiakkaan itse määrittelemällä salausavaimella. Tiedot arkistoidaan yrityksen ulkopuolelle Storage-palvelimiin. Korkeatasoiset Storage IT:n datacenterit ovat valvottuja ja paloturvallisia. Valvontajärjestelmä huolehtii siitä, että jokainen varmuuskopiointi onnistuu.

Saat kerran viikossa sähköpostilla raportin, joka kertoo varmuuskopioiden tilanteen. Tarvittaessa varmennettujen tietojen palautus tapahtuu parilla napin painalluksella.

Ominaisuusluettelo:

• Varmuuskopionti joka päivä       
• Varmuuskopioinnin ajastus
• Automaattinen valvontajärjestelmä       
• Arkhimedeksen lisäksi kaikki tiedostoformaatit, kuten Word, Excel, Powerpoint
• Tietojen pakkaus ja salakirjoitus (Blowfish)       
• MS Outlook / Express sähköpostit
• Incremental -tiedonsiirto (vain muuttuneet ja uudet tiedot)       
• Sähköpostiraportointi viikoittain
• Suojattu tietojen siirto (SSL)       
• Vapaa laajennettavuus yrityksen tietokoneille
• Arkistointi       
• Hinnoittelu pakatun ja arkistoidun tiedon perusteella
• Nopea tiedostojen palautus       
• Ilmainen helpdesk -palvelu

Varmuuskopiopalvelu alkaen 250 euroa + 25 euroa / kk (+alv).

Kiinnostuitko? Ota yhteys Arkhimedeksen asiakaspalveluun, 0207-181710 (asiakaspalvelusta vastaa Isolta Oy)

Liiketoiminta-pääosio sisältää kaikki liiketoiminnan päivittäiseen pyörittämiseen tarvittavat työkalut. Näitä ovat kontaktirekisteri ja asiakashallinta, myyntitoiminnot, ostotoiminnot, projektinhallinta sekä tuotehallinta. Tässä käyttöohjeen osiossa esitellään ja ohjeistetaan näiden toimintojen käyttäminen.

Arkhimedeksen kontaktirekisteri toimii tiiviisti yhteen ohjelman muiden osioiden kanssa. Kontaktirekisteriin tulee kirjata asiakkaat, tavarantoimittajat, yhteistyökumppanit ja alihankkijat sekä henkilökunta. Lisäksi siihen voidaan kerätä potentiaalisia asiakkaita, markkinointitoimenpiteitä varten.

Kontaktirekisterin hyödyntäminen

Kontaktirekisteriä voidaan hyödyntää luonnollisesti tapahtumien, kuten laskujen tai tarjousten vastaanottajaksi. Lisäksi kontaktirekisteriä voidaan käyttää yhteydenpidon arkistointiin sekä mm. henkilöstön kirjaamiseen projektien resursseiksi. Kontakteista voidaan muodostaa ryhmiä käytettäväksi postituksiin ja ryhmälaskutuksiin.

Uusi kontakti luodaan 'Kontakti > Etsi kontakti' tai 'Kontakti > Kontakti' välilehdeltä painamalla 'Uusi'-kuvaketta. Kontaktin luomista ehdotetaan myös, kun esim. lasku yritetään tehdä yritykselle, jota ei jo ole kontaktirekisterissä.

Vinkki : Arkhimedeksessa voi luoda uuden kontaktin nopeasti käyttämällä ylävalikon "Luo uusi Kontakti" toimintoa.

Kontaktin luomisen ohjattu toiminto

 

Kontakti luodaan erikseen kontaktin luomista helpottamaan tehdyllä lomakkeella. Ensimmäiseksi annetaan 'Kontaktin nimi'. Nimi on yrityksen virallinen nimi, mikäli kontakti on yritys, jos on kyseessä yksityishenkilö, annetaan henkilön koko nimi, sukunimi ensin. 

Jos kontakti on ennestään olemassa, se näytetään 'Kontakti nimi'-kentän alapuolella. Klikkaa tällöin 'Valitse' ja kontakti aktivoituu. Mikäli kontakti ei ole vielä olemassa, kentän oikealle puolelle tulee punainen teksti, jota klikkaamalla vahvistat uuden kontaktin luomisen.

Kontaktista luodaan yksityishenkilö, jos on täytetty nimitiedot, muttei yrityksen nimeä. Kontaktista luodaan yritys, jos on täytetty yrityksen nimi, muttei henkilön nimeä. Mikäli molemmat on täytetty, luodaan kontaktista yritys, jonka pääyhteyshenkilönä on syötetty henkilö.

Jos ohjelma "arvaa" väärin ja ehdottaa yrityksen nimeä sukunimi- ja etunimikenttiin, klikkaa pientä nuolta Sukunimi-kentän vieressä siirtääksesi tiedot Yritys-kenttään.

Syötä seuraavaksi Kontaktitapahtuma (esim. miten kontakti syntyi), tarkista kontaktin nimi, osoitetiedot, yhteystiedot  sekä kontaktin tyyppi.

Kontaktityyppi määrittää, minkä tyyppinen kontakti on tai mihin tyyppeihin kontakti kuuluu. Kontaktityyppejä käytetään lajittelun lisäksi tapahtumien kohdentamiseen. Esimerkiksi 'Toimittajat'-kontaktityypissä olevat kontaktit ovat poimittavissa ostotilauksia tehtäessä, kun taas asiakkaat eivät ole. Kontakti voi kuulua yhtäaikaisesti useaan kontaktityyppiin. Jos kontaktia luotaessa sen tyypiksi valitaan asiakas, saa kontakti automaattisesti asiakasnumeron. Myöhemmin asiakasnumero voidaan antaa käsin.

Kun kontaktin tiedot on syötetty halutussa laajuudessa, hyväksytään kontaktin luominen painamalla 'Valmis'-painiketta, jolloin kontakti luodaan ja siirrytään kontaktikorttiin. Kontaktikortissa syötettyjä tietoja voidaan tarvittaessa täydentää ja esimerkiksi luoda kontaktille lisää yhteyshenkilöitä. Mikäli kontaktin luominen halutaan peruuttaa, voidaan tämä tehdä painamalla 'Palaa'-painiketta.

Katso allaolevasta videosta, kuinka uuden kontaktin voi myös luoda lisäämällä uuteen kontaktiin liittyvä kontaktitapahtuma.

Kontaktien ja tuoteluettelon hallinta

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedeksella luodaan uusi kontakti sekä uusia tuotteita.

Kaikki osiot

kesto: 2.39

Uusi kontakti luodaan 'Kontakti > Etsi kontakti' tai 'Kontakti > Kontakti' välilehdeltä painamalla 'Uusi'-kuvaketta. Kontaktin luomista ehdotetaan myös, kun esim. lasku yritetään tehdä yritykselle, jota ei jo ole kontaktirekisterissä.

Kontaktin luomisen ohjattu toiminto

Kontakti luodaan erikseen kontaktin luomista helpottamaan tehdyllä lomakkeella. Ensimmäiseksi annetaan 'Kontaktin nimi'. Nimi on yrityksen virallinen nimi, mikäli kontakti on yritys, jos on kyseessä yksityishenkilö, annetaan henkilön koko nimi, sukunimi ensin.

Jos kontakti on ennestään olemassa, se näytetään 'Kontakti nimi'-kentän alapuolella. Klikkaa tällöin 'Valitse' ja kontakti aktivoituu. Mikäli kontakti ei ole vielä olemassa, kentän oikealle puolelle tulee punainen teksti, jota klikkaamalla vahvistat uuden kontaktin luomisen.

Kontaktista luodaan yksityishenkilö, jos on täytetty nimitiedot, muttei yrityksen nimeä. Kontaktista luodaan yritys, jos on täytetty yrityksen nimi, muttei henkilön nimeä. Mikäli molemmat on täytetty, luodaan kontaktista yritys, jonka pääyhteyshenkilönä on syötetty henkilö.

Jos ohjelma "arvaa" väärin ja ehdottaa yrityksen nimeä sukunimi- ja etunimikenttiin, klikkaa pientä nuolta Sukunimi-kentän vieressä siirtääksesi tiedot Yritys-kenttään.

Syötä seuraavaksi Kontaktitapahtuma (esim. miten kontakti syntyi), tarkista kontaktin nimi, osoitetiedot, yhteystiedot  sekä kontaktin tyyppi (tyypi)t. 

Välilehdellä "Tyypit" voidaan määrittää, mihin kontaktityyppeihin kontakti kuuluu. Tyyppiä käytetään lajittelun lisäksi tapahtumien kohdentamiseen. Esimerkiksi 'Toimittajat' ovat poimittavissa ostotilauksia tehtäessä, kun taas asiakkaat eivät ole. Kontakti voi kuulua yhtäaikaisesti useaan tyyppiin. Jos kontaktia luotaessa sen tyypiksi valitaan asiakas, saa kontakti automaattisesti asiakasnumeron. Myöhemmin asiakasnumero voidaan antaa käsin.

Kun kontaktin tiedot on syötetty halutussa laajuudessa, hyväksytään kontaktin luominen painamalla 'Valmis'-painiketta, jolloin kontakti luodaan ja siirrytään kontaktikorttiin. Kontaktikortissa syötettyjä tietoja voidaan tarvittaessa täydentää ja esimerkiksi luoda kontaktille lisää yhteyshenkilöitä. Mikäli kontaktin luominen halutaan peruuttaa, voidaan tämä tehdä painamalla 'Palaa'-painiketta.

Katso allaolevasta videosta, kuinka uuden kontaktin voi myös luoda lisäämällä uuteen kontaktiin liittyvä kontaktitapahtuma.

Kontaktitapahtuman avulla voidaan kirjata kontakteihin liittyviä yhteydenpitoja (puhelinsoitot, sähköpostit, tapaamismuistiinpanot yms.) Arkhimedekseen. Kontaktitapahtumia voidaan selata päätasolla kohdassa 'Tapahtumat -> Yhteydenpito' sekä kontaktikortilla kohdassa 'Yhteydenpito'.

Kontaktitapahtuman kirjaaminen

Kontaktitapahtuma voidaan kirjata useasta eri paikasta ohjelmaa. Kontaktikortilla uuden kontaktitapahtuman luonti onnistuu kohdassa "Yhteydenpito" ja sieltä valitsemalla "Uusi kontaktitapahtuma" -painike (+). Voit myös luoda uuden kontaktitapahtuman kohdasta 'Päätaso -> Tapahtumat -> Yhteydenpito' ja painamalla "Uusi kontaktitapahtuma"-painiketta (+).

Arkhimedeksen Myynti- ja Toiminnanohjaus -osioissa uuden kontaktitapahtuman luonti onnistuu helpoiten painamalla missä tahansa ylhäältä valikosta 'Toiminnot -> Uusi kontaktitapahtuma' tai painamalla pikanäppäintä CTRL + K (Macissa Omppu + K).

Kontaktitapahtuman luominen aloitetaan kirjoittamalla "Kontaktin nimi"-kenttään henkilön (sukunimi etunimi) tai yrityksen nimi. Jos kontakti löytyy rekisteristä, ohjelma täydentää kirjoituksen. Kirjoittamista kannattaa jatkaa, kunnes oikea kontakti löytyy. Tämän jälkeen painettaessa näppäimistöltä "Enter" tai siirryttäessä toiseen kenttään, ohjelma vahvistaa löytyneen kontaktin "Kontaktin nimi"-kentän alapuolella. Jos tässä näkyy useampia rivejä, on rekisterissä päällekkäisiä kontakteja ja tulee valita, mitä kontaktia tapahtuma koskee painamalla "Valitse".

Mikäli kontakti, jota kontaktitapahtuma koskee, ei löydy vielä rekisteristä, se voidaan luoda rekisteriin samassa yhteydessä. Hyvä vinkki uusien kontaktien kirjaamiseen onkin luoda ne käyttäen kontaktitapahtumaa. Kun nimi on kirjoitettu kenttään kokonaisuudessaan, ilmoittaa ohjelma kentän oikealla puolella, että kontaktia ei löydy. Painamalla ilmoitusta, luodaan kontakti rekisteriin. Tällöin aukeaa ikkunan alalaidasta lomake, johon voidaan täydentää kontaktin yhteystiedot ja valita, mihin kategoriaan kontakti lisätään. Lomakkeen voi pienentää painamalla sen ylälaidassa sijaitsevaa palkkia. Lomakkeen voi avata myös jo rekisterissä olevien kontaktien kohdalla, jolloin voi tarkastella ja päivittää kontaktin yhteystietoja rekisteriin. Tarvittaessa kontaktitapahtuman voi liittää avoinna olevaan projektiin (Toiminnanohjaus) yhteystietolomakkeen oikeassa reunassa olevan kentän avulla (”Resurssi”- / ”Projektit”-välilehti).

Kun kontakti on valittu, voidaan käyty yhteydenpito kirjata 'Yhteydenpito'-välilehdelle 'Kontaktitapahtuma'-kenttään. Kirjatulle kontaktitapahtumalle voi antaa tyypin (puhelu, kirjallinen, sähköposti, järjestelmän luoma) tekstikentän yläpuolella olevasta "Tapahtuman tyyppi" pudotusvalikosta.

Kontaktitapahtuma vahvistetaan ja siitä poistutaan painamalla oikeasta yläreunasta "Valmis" tai "Palaa" (riippuen siitä, onko kontakti vahvistettu). Uuteen kontaktitapahtumaan pääsee suoraan painamalla "Uusi kontaktitapahtuma"-painiketta oikeassa yläreunassa.

Arkhimedeksen Myynti- ja Toiminnanohjaus -osioissa kontaktitapahtumaan liittyen voidaan luoda myös tehtävä painamalla "Tapahtuman tyyppi" vieressä olevaa  "Lisää tehtävä"-painiketta. Tehtävälomake aukeaa oikeaan reunaan. Lomakkeessa voidaan kirjata tehtävän otsikko, ajankohta, tekijä (kontaktirekisterin henkilöstö-kategoriaan merkatuista kontakteista), kuvaus ja myös kohdentaa tehtävä avoimeen projektiin.

Kontaktitapahtumat voi myös avata koko ruudun tilassa klikkaamalla pientä ylöspäin osoittavaa nuolta tekstin "Avaa koko ruudun tilassa" oikealla puolella.

Näin teet kontaktitapahtuman ja tehtävän

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedeksella tehdään kontaktitapahtuma sekä tehtävä.

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 3.09

Kontaktikortissa hallitaan kaikkia kontaktin tietoja sekä voidaan tehdä tälle uusia tapahtumia ja seurata kontaktin aiempia tapahtumia

Kontaktikortin yleistiedot

Kontaktikortin ylälaidassa on toiminnot, joiden avulla voidaan luoda uusi kontakti, poistaa nykyinen kontakti, selata kontakteja, tehdä haku kontakteista sekä tehdä näytettävälle kontaktille uusi tapahtuma. Tapahtuma luodaan valitsemalla oikealla ylhäällä olevasta kehyksestä otsikkoriville haluttava tapahtumatyyppi ja painamalla sitten 'Uusi'-painiketta.

Kontaktikortti rakentuu siten, että vasemmalla on kontaktin yleistiedot kuten osoite, yhteyshenkilö ja yhteystiedot sekä kategoriat ja markkinointitiedot. Yrityksen 'Perustiedot'-välilehdellä näytetään yrityksen laskutusosoitteen ja oletusyhteyshenkilön tiedot.

Verkkolaskuosoitteeseen tulee asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite tai OVT-tunnus. Verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa myös sivustolta verkkolasku.tieke.fi. Jos asiakkaalla on useita verkkolaskuosoitteita, voit lisätä osoitteeseen myös välittäjän (verkkolaskuoperaattorin) numeromuotoisen tunnuksen. Vaadittu muoto on silloin: verkkolaskuosoite@välittäjän_tunnus. Esim. Isolta Oy:n verkkolaskuosoite kokonaisuudessaan on 003718540478@003721291126. Ensimmäinen luku on Isolta Oy:n verkkolaskuosoite, jälkimmäinen verkkolaskuoperaattori Maventa Oy:n tunnus.

'Yhteystiedot'-välilehdellä voidaan hallita kontaktin puhelinnumeroita sekä muita yhteystietoja. Oletusyhteystietojen lisäksi voidaan lisätä rajaton määrä vapaasti määriteltäviä yhteystietoja. Tämä tehdään valitsemalla vasempaa kenttää painamalla yhteystiedon tyyppi ja kirjoittamalla tieto oikealla olevaan kenttään. Mikäli yhteystiedon tyyppiä ei löydy listasta, tuplaklikkaamalla kenttää voidaan syöttää haluttu yhteystietotyyppi.

Jos yhteystiedon tyypiksi annetaan SMS, voidaan tähän kohtaan annettut puhelinnumerot viedä ohjelmasta toiseen ohjelmaan tekstiviestien lähettämistä varten Konaktiluettelossa (vaatii Arkhimedes Myynti-osion).

Samalla välilehdellä näytetään myös kaikki yrityksen yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilön kontaktikorttiin pääsee painamalla tämän nimeä. Uuden yhteyshenkilön, käsiteltävälle yritykselle, voi luoda painamalla listan yläpuolella sijaitsevaa '+'-kuvaketta. Yhteyshenkilölle luodaan uusi kontaktikortti, jonka oletustiedoiksi kopioituu yrityksen tiedot. Yhteyshenkilön tyypiksi voidaan valita Toimitusosoite tai Käyntiosoite. Valittaessa "Toimitusosoite" tämän kontaktin osoitetiedot valitaan automaattisesti myyntitilausta luotaessa.

Mikäli kontakti on yksityishenkilö, ei sille voi luoda yhteyshenkilöitä ja kontaktikortilta on muutenkin poistettu yritystä koskevat kentät.

Kontaktikortin toiminnalliset tiedot

Kontaktikortin yleistietojen oikealla puolella on tietoja kontaktin kanssa käydystä vuorovaikutuksesta ja näihin liittyviä toimintoja.

Kontaktin kanssa käytyä yhteydenpitoa voidaan kirjata 'Yhteydenpito'-välilehdelle ja kontaktille voidaan luoda uusi lasku klikkaamalla 'Uusi lasku'.  

'Muistio'-välilehti on varattu kontaktiin liittyviä vapaita muistiinpanoja varten. 

'Myynti' -välilehden alla olevalla 'Oletusarvot' -sivulla voidaan antaa tietoja laskutusta varten, mikäli kontaktille halutaan esimerkiksi antaa eri maksuaika kuin on laskutuksen asetuksissa tai mikäli kontaktia laskutetaan aina aputoiminimellä. Jos asiakasta halutaan laskuttaa sähköisesti käyttämällä tulostuspalvelua, voi palvelun laittaa aktiiviseksi tältä välilehdeltä ("Laskutetaan paperilaskulla").

'Myynti' -välilehden 'Myyntitapahtumat' -sivulle listautuu kaikki kontaktiin liittyvät myyntitapahtumat sekä näiden summa. Laskuun pääsee siirtymään painamalla vihreää nuolta.

'Myynti' -välilehden 'Toimitetut tuotteet'-sivulla näkyvät asiakkaalle toimitetut tuotteet. 

Laajennettu kontaktikortti

Yleistiedot

Jo luotu yritys, yrityksen yhteyshenkilö tai yksityisasiakas voidaan liittää olemassa olevaan yritykseen tämän välilehden oikeassa alanurkassa olevassa kentässä (tämä on hyödyllinen toiminto esim. silloin, kun on vahingossa luotu sama yritys kahteen kertaan). Toinen yritys voidaan liittää toisen yrityksen "alikontaktiksi", jolloin myös kumpaankin yritykseen liittyvät myyntitapahtumat (laskut, tarjoukset jne.) liitetään yhteen.

'Muistio' -välilehdellä voidaan liittää tiedosto painamalla + -painiketta "Lisää liitetiedosto" tekstin vieressä. Kontaktin yhteydenpitovälilehdellä näkyy muistio ns. tooltippinä (infolaatikko), jos muistioon on kirjattu tietoja.

"Tiedot"-välilehdelle voidaan lisätä hakuparametreja kontaktiin liittyen.

'Myynti' -välilehdeltä löytyy 'Myyntitapahtumat', jossa tapahtumaan pääsee siirtymään painamalla sen oikealla olevaa vihreää kolmiota. Tapahtuman tila kerrotaan koko tilaus-toimitusketjun osalta. Jos siis kyseessä on tarjous, johon liittyy myös lasku, jonka asiakas on jo maksanut, näytetään tilana "Maksettu".'Myynti' -välilehden laajennettu 'Oletusarvot' -lomake sisältää mm. mahdollisuuden laskuttaa haluttua kontaktia aputoiminimellä ja asettaa tietty kirjanpitotili ko. kontaktille.

"Myynti" -välilehden "Raportit" -sivulla voidaan mm. tulostaa kontaktiin kohdistettuja laskuja, saatavia ja maksusuorituksia. Asiakkaan myyntiin liittyviä raportteja voi tulostaa tuotteittain, myyjittäin tai kirjanpitotileittäin. Raporttiin voi valita laskut, kassatapahtumat tai molemmat. 'Raportit' -välilehdellä voit myös seurata kontaktin myyntiä ja tarkastella sitä esim. viimeisimmän myyntipäivän mukaan tai myynti yhteensä aikavälillä. Kaikkia raportteja sekä tapahtumia voi rajata päivämäärän mukaan.

'Resurssi' -sivulla voidaan kontakti ”tuotteistaa” sekä nähdä, mihin projekteihin kontakti kuuluu. Tuotteistamalla kontaktin voit määrittää esim. kontaktin (alihankkijan) hinnat ja lisätä sen kuuluvaksi tuoteryhmiin.

'Kartta' -sivulla näytetään Google-kartta asiakkaan yleistiedoissa olevasta osoitteesta. Mikäli kartta ei löydä osoitetta kuten se on kontaktin tietoihin kirjoitettu, voi kartan yläpuolella olevaan riviin korjata osoitetta sellaiseksi, että se löytyy karttaohjelmalla.

Kontaktin tapahtumille voidaan luoda yhteenveto painamalla 'Yhteenveto'-painiketta oikealta ylhäältä.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Kontaktirekisteristä voi suorittaa hakuja eri tietojen tai tietojen yhdistelmien mukaan. Haku tehdään ’Etsi kontakti’ välilehdellä täyttämällä jokin hakukenttä ja painamalla 'Hae nyt!'. Mikäli hakukriteerejä vastaa monta yritystä, ohjelma näyttää kontaktit luettelossa. Jos etsittävä kontakti näkyy luettelossa, sitä painamalla pääsee yrityksen kontaktikorttiin.

Kontaktin etsiminen on jaetteu kolmeen osaan: perushaku, tarkennettu haku ja erikoishaut. Jokainen hakutapa on oma välilehtensä.

Perushaussa kontaktia voi etsiä pikahaun, asiakasnumeron, yrityksen nimen tai Y-tunnuksen, kontaktin etu- tai sukunimen perusteella. Pikahaulla voi etsiä kontaktia millä tahansa kontaktiin liittyvällä tiedolla kuten puhelinnumerolla, muistioon kirjoitetulla tekstillä tai vaikka osoitteella. Perushaussa hakeminen onnistuu myös painamalla enteriä. HUOM! Perushaun hakukriteerinä ei voi olla kuin yksi tieto kerralla. Voit hakea esim. sukunimellä, mutta et suku- sekä etunimellä.

Tarkennettu haku -välihedellä kontakteja voi etsiä tarkempien tietojen avulla kuten myyntiin ja markkinointin liittyvien tietojen perusteella. Tarkennetussa haussa pystyy myös rajaamaan hakutuloksia yrityksiin, yksityishenkilöihin, kontaktiryhmiin, osoitetyyppeihin ja kontaktityyppeihin. Tarkennetulla haulla voi hakea samanaikaisesti usealla eri hakukriteerillä. Voit hakea esimerkiksi Turussa sijaitsevia rakennusalan kontakteja, jotka ovat ostaneet palveluita vähintään 500 eurolla. Alareunassa olevat "Poista merkinnät kaikilta"-kuvake poistaa ruksin (merkintä) kaikilta kontakteilta. Merkintää voi käyttää esimerkiksi eri hakutulosten yhdistämiseen ja kontaktiryhmien luontiin.

Erikoishaulla voidaan hakea useampaa kontaktia kerralla kolmella eri kriteerillä: asiakkaan nimi, Y-tunnus tai sähköpostiosoite (E-mail). Hakumenetelmä valitaan pudotusvalikosta: "Hae kontakteja seuraavan kentän mukaan:" Klikkaa aktiivisena olevaa hakukriteeriä vaihtaaksesi sitä. Pudotusvalikon alapuoella on iso kenttä hakutietojen syöttämistä varten. Voit joko kirjoittaa tai kopioida leikepöydältä haettavat tiedot. Haettavat tiedot täytyy olla omilla riveillään. Jos kirjoitat hakutietoja käsin, vaihda riviä (paina enteriä) eri tietojen välissä. Jos kopioit tiedot leikepöydältä, paina "Korvaa pilkut välilyönnillä"-kuvaketta kopioinnin jälkeen. Suorita haku painamalla "Hae nyt"-kuvaketta.

Vinkki : Arkhimedeksessa voi etsiä kontaktia nopeasti käyttämällä ylävalikon "Etsi Kontaktia" toimintoa.

Katso myös ohjeet Arkhimedeksen hakutoiminnoista!

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Kontaktiluettelo on hyödyllinen työkalu kontaktirekisterin selaamiseen kokonaisuudessaan tai kun sitä on rajattu jollain hakutuloksella. Kontaktiluettelo on aina rajattu edelliseen ohjelmassa käytettyyn ryhmään tai hakutulokseen. Listan yläosassa näytetään montako kontaktia luettelossa kulloinkin näytetään. Kun halutaan nähdä luettelo kaikista ohjelmaan syötetyistä kontakteista, saadaan se näkyviin painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta.

Kontaktiluettelon tiettyyn kontaktikorttiin pääsee siirtymään painamalla kyseistä riviä.

Kontaktien järjestäminen

Kontaktiluettelon kontaktit voi järjestää haluamansa sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeen otsikossa olevaa palkkikuvaketta. Painamalla kuvaketta uudelleen, vaihdetaan järjestys nousevasta laskevaan ja päinvastoin.

Kontaktiluettelon hyödyntäminen

Kontaktiluettelossa on myös muutama toiminto kontaktiluettelon hyödyntämiseen. Näytettävän kontaktiluettelon sähköpostiosoitteet voi kopioida kaikki samalla kertaa leikepöydälle painamalla 'Sähköpostilista'-kuvaketta. Ohjelma käy kaikki kontaktikortit läpi, kopioi kaikkien oletussähköpostiosoitteet leikepöydälle ja avaa oletussähköpostiohjelmalla uuden viestin, johon kaikki sähköpostiosoitteet liitetään vastaanottajaksi.

Kontaktiluettelossa näytettävistä kontakteista saadaan tulostettua nimilista, osoitetiedot sekä osoitetarrat ylhäällä vasemmalla olevalla 'Tulosta'-kuvakkeella. Kuvakkeen yläpuolelta valitaan, mitä tulostetaan ja kuvaketta painamalla siirrytään tulostuksen esikatseluun. Esikatselusta tulostuksen voi aloittaa painamalla vasemmalta 'Continue'-painiketta tai vaihtoehtoisesti 'Enter'-näppäintä.

Nimilista – Listalla yritysten ja asiakkaiden nimet.

Osoitetiedot – Listalla yritys, asiakkaan nimi, asiakasno/kontaktiID, katuosoite, puh./E-mail.

Osoitetarrat – Tulostaa asiakkaan osoitetiedot valmiina tarralomaketta varten.

Laajempi kontaktiluettelo

Kontaktiluettelon rajaaminen

Mikäli kontaktiluetteloa halutaan rajata tietyn kontaktikategorian tai kontaktityypin mukaan, onnistuu se ylhäällä oikealla olevien 'Rajaus'-toiminnallisuuksien avulla. Ensin valitaan pudotusvalikoista halutut ehdot, jonka jälkeen painetaan näytä kuvaketta (esim. valitaan ensin 'Yksityishenkilöt' ja sen jälkeen kontaktityypiksi 'Alihankkijat')

Mikäli halutaan rajata kontaktiluetteloa käsin, voidaan käyttää kontaktirivin oikeassa reunassa olevaa merkintälaatikkoa. Oikealla alhaalla on työkalut koko näytettävän luettelon merkitsemiseen tai kaikkien näytettävien kontaktien merkinnän poistamiseen. Merkintöjä voi hyödyntää esimerkiksi yhdessä kontaktien etsimisen kanssa. Mahdollista on esimerkiksi hakea kaikki kontaktit, joiden postitoimipaikka on Espoo, merkata ne ja hakea sitten uudelleen kaikki kontaktit, joiden postitoimipaikka on Vantaa ja merkata myös ne. Kun merkintöjen tekemisen jälkeen painaa oikealta ylhäältä suurennuslasikuvaketta, näytetään luettelossa ainoastaan merkityt kontaktit.

 

Tulosta-kuvakkeella voidaan tulostaa ilmaislaajuudesta poiketen myös:

Tiedostoon – Listaa kaikki asiakkaan Kontakti-kortilla annetut tiedot. Office-tiedostot edellyttävät, että ne on asennettu koneelle, josta Arkhimedestä käytetään.

Myyntiraportti – Listaa asiakkaittain tuotteen, tuotenumeron, määrän, myyntikatteen, myyntihinnan, laskun nro ja laskun pvm tuoteriveittäin tai pelkän asiakkaan, myyntikatteen ja myyntihinnan ilman tuoterivejä..

Composeriin – Luo työpöydälle siirtotiedoston (.txt), jolla voi siirtää tiedot Composeriin.

SMS numerot – Luo leikepöydälle kopion SMS-numeroista, joille voi esim. lähettää ryhmätekstiviestin. SMS-numero lisätään ”Yhteystiedot”-lehdelle www-sivun alla olevaan kenttään.

Lisätietokenttä luettelon oikeassa laidassa

Kontaktiluettelon oikealla puolella olevasta lisätietokentästä saa asiakaskohtaista tietoa myynnistä, tuotteista sekä yhteydenpidosta. Kentässä on pudostusvalikko josta valitaan mitä tietoa halutaan ja tiedot ilmestyvät kontaktien kohdalle oikeaan reunaan. Listietovaihtoehtona on esimerkiksi myynnit yhteensä, viimeisin myyntipäivämäärä ja viimeisin kontaktille myyty tuote. Voit esimerkiksi määrittää päivämäärän (1.2.2010 - 1.2.2011) ja valita pudotusvalikosta 'Myynti aikavälillä', jolloin listataan kontaktit ko. päivämääräväliltä ja näytetään myynti.

Kontaktien hallinta

Tässä videossa näytetään, mihin eri tarkoituksiin Arkhimedeksen kontaktirekisteriä voi käyttää

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 2.31

Kontaktiryhmien avulla voidaan tehdä yksi tapahtuma kohdistettavaksi samalla kertaa isolle ryhmälle kontakteja. Tapahtumia ovat esimerkiksi laskut, toimitukset ja postitukset.

'Kontaktiryhmät'-välilehti koostuu kahdesta palstasta sekä näiden yläpuolella sijaitsevista toimintopainikkeista. Välilehti jakautuu lisäksi kahteen välilehteen, jossa toisessa näytetään valittu kontaktiryhmä ja toisessa näytetään luettelo kaikista ohjelmaan koostetuista kontaktiryhmistä.

Kontaktiryhmän luominen

Uusi kontaktiryhmä luodaan painamalla vasemmalta ylhäältä 'Uusi'-kuvaketta. Kontaktiryhmä poistetaan sen vierestä löytyvällä 'Poista'-kuvakkeella. Kun kontaktiryhmä luodaan, tulee sille ensin antaa nimi, jonka avulla kontaktiryhmä voidaan muualla ohjelmassa poimia käytettäväksi.

Kontaktiryhmä voidaan koostaa muutamalla eri tavalla. Näistä yksinkertaisin on poimia oikeanpuoleisen palstan kontaktiluettelosta kontakteja listalle painamalla joko yrityksen tai henkilön vieressä olevaa vihreää kolmiota, jolloin kontakti lisätään listalle. Luetteloa voi rajata kontaktin tyypin mukaan tai aiemmin kontaktiluettelossa ohjeistettujen merkintöjen avulla. Voit esimerkiksi tehdä hakuja ja rajauksia kontaktiluettelon avulla ja merkitä halutut kontaktit siellä. Tämän jälkeen siirry 'Kontaktiryhmät' välilehdellä kontaktien poimintaan ja valitse 'Merkityt'. Koko näytettävän luettelon voi viedä ryhmään painamalla 'Vie kaikki ao. ryhmään'-kuvaketta. Kaikki luettelossa näkyvät voi poistaa ryhmästä 'Poista kaikki ao. ryhmästä'-kuvakkeella. 

Kontaktiryhmän toiminnot

Kontaktiryhmälle voidaan tehdä samat toiminnot kuin kontaktiluettelossakin näytettäville kontakteille. Valitun kontaktiryhmän kontaktien sähköpostiosoitteet voi kopioida kaikki samalla kertaa leikepöydälle painamalla 'Sähköpostilista'-kuvaketta. Ohjelma käy kaikki kontaktikortit läpi, kopioi kaikkien oletussähköpostiosoitteet leikepöydälle ja avaa oletussähköpostiohjelmalla uuden viestin, johon kaikki sähköpostiosoitteet liitetään vastaanottajaksi.

Kontaktiryhmässä näytettävistä kontakteista saadaan tulostettua mm. nimilista, osoitetiedot sekä osoitetarrat ylhäällä oikealla olevalla 'Tulosta'-kuvakkeella. Kuvakkeen yläpuolelta valitaan, mitä tulostetaan ja kuvaketta painamalla siirrytään tulostuksen esikatseluun. Esikatselusta tulostuksen voi aloittaa painamalla vasemmalta 'Continue'-painiketta tai vaihtoehtoisesti 'Enter'-näppäintä. Voit myös viedä kontaktiryhmän tiedostoon valitsemalla pudotusvalikosta 'Tiedostoon'.

Voit määrittää kontaktiryhmälle tietyn laskupohjan, jota käytetään laskutettaessa kontaktiryhmää. Tämä on oivallinen työkalu esim. kuukausittain laskutettaville, jossa laskupohjana on toistuvaislasku.

Kontaktiryhmään voidaan määrittää tuotteille tai tuoteryhmille kontaktiryhmäkohtainen hinnoittelu. Hinnan voi antaa alennusprosenttina tai absoluuttisena hintana. Hinnoittelua sovelletaan, kun kontakti, jolle myyntitapahtumaa (esim. laskua) tehdään, kuuluu kontaktiryhmään, jossa hinnoittelu on määritelt. Ks. myös 'Myynti' -> 'Asetukset'.

Kontaktikategoriat ovat ohjelmaan vakioiksi syötettyjä kontaktityyppejä, joita voidaan hyödyntää ohjelman eri toiminnoissa ryhmittelemään kontakteja. Esimerkiksi ostotilauksia ei voi tehdä muille kuin 'Toimittajille'. Kontakti voi kuulua useaan kontaktikategoriaan. Luettelon kontaktikategorian sisältämistä kontakteista saa avattua klikkaamalla kategorian oikeassa reunassa olevaa vihreää nuolta. Itse luotujan kontaktikategorioita voi myös nimetä uudestaan.

Kontaktityypit ovat ohjelmaan vakioiksi syötettyjä tyyppejä, joita voidaan hyödyntää ohjelman eri toiminnoissa ryhmittelemään kontakteja. Esimerkiksi ostotilauksia ei voi tehdä muille kuin 'Toimittajille' tai tarjouksen laatijan pitää kuulua 'Henkilöstö' tai 'Myyjä' tyyppiin. 

Kontakti voi kuulua useaan kontaktityyppiin. Luettelon kontaktityypin sisältämistä kontakteista saa avattua klikkaamalla kategorian oikeassa reunassa olevaa vihreää nuolta. Itse luotuja kontaktityyppejä voi myös nimetä uudestaan.

Myynti on olennaisin osa yrityksen kuin yrityksen liiketoimintaa. Myynnin hallinta on tästä syystä myös olennaisin osa Arkhimedes Liiketoimintasovellusta. Arkhimedeksen myyntitoiminnoilla yrittäjä hallitsee ja hyödyntää kontaktirekisteriään, vastaa tarjouspyyntöihin, tekee tai vastaanottaa internetistä myyntitilauksia sekä tietenkin laskuttaa tai rahastaa tehtyjä töitä ja toimitettuja tavaroita. Hallitsee siis kokonaisvaltaisesti myyntiin liittyviä toimintoja.

Tässä ohjeen osiossa ohjeistetaan ja esitellään ohjelman työkalut myynnin hallintaan. Näitä ovat:

• Tarjoukset
• Tilaukset
• Laskut
• Kassa

 Ominaista toiminnoissa on, että Arkhimedeksessa myyntitoiminnoista muodostuu "putki". Tarjouksesta voi suoraan luoda myyntitilauksen ja siitä sitten taas toimituksen ja edelleen laskun tai kassatapahtuman. Mikäli tarjouksesta on tehty lasku, näytetään ketjussa molemmat ja putken eri vaiheisiin voi siirtyä helposti. Lisäksi tilaus-toimitus-putken avulla pysyy kätevästi hallinnassa missä vaiheessa mikäkin tapahtuma on.

Uudessa ja pitkäänkin kestäneessä asiakassuhteessa myynti alkaa yleensä tarjouspyynnöstä. Kun tarjouspyyntö vastaanotetaan on tärkeää vastata siihen mahdollisimman nopeasti selkeällä ja eritellyllä tarjouksella. Tarjoukseen kuuluu normaalisti tekstiosa, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti mitä tarjotaan, sekä hintalaskelma, jossa eritellään tarjottavat palvelut ja tuotteet. Arkhimedeksen tarjoustyökalulla tarjouspyynnön käsittely on helppoa.

Tarjouspyynnön käsittely

Kun tarjouspyyntö vastaanotetaan, luodaan uusi tarjous tarjousta pyytäneelle kontaktille, kirjataan tähän vastaanotettu tarjouspyyntö, koostetaan tähän vastaava tarjous ja tulostetaan se lähetettäväksi. Tämän jälkeen mikäli tarjous hyväksytään, voidaan palata tarjoukseen merkitsemään se hyväksytyksi ja siirtymään sitten putkessa seuraavaan vaiheeseen tai vaikka suoraan laskuttamaan tarjous.

Uusi tarjous luodaan joko kontaktikortista valitsemalla tapahtumaksi 'Tarjous' ja painamalla sitten 'Uusi'-kuvaketta. Toinen vaihtoehto on käyttämällä 'Myynti > Tarjoukset > Uusi tarjous'-välilehden ohjattua tarjouksenluomislomaketta.

Tarjouksenluomislomake

Tarjouksen vastaanottaja

Ensin lomakkeelle valitaan tarjouksen vastaanottaja täyttämällä joko 'Yritykselle' tai 'Yksityishenkilölle'-välilehden jokin hakukriteeri. Kenttiä tulee täyttää vain yksi, jolla tarjouksen vastaanottaja helpoiten löydetään. Tarjouksen saajaa voidaan jälkikäteen muuttaa.

Tarjouksen kohdentaminen

Kun on valittu tarjouksen vastaanottaja, voidaan haluttaessa siirtyä suoraan tarjouksen luomiseen painamalla 'Luo tarjous'-kuvaketta. Mikäli halutaan syöttää tarjoukseen kohdennustietoja, voi nämä täyttää lomakkeelle. Kohdassa kaksi voidaan valita tarjoukselle tulosyksikkö, myyjä sekä tarjouksen laatija. Tulosyksiköitä voit määrittää päätason asetuksista. Myyjiä sekä tarjouksen laatijoita voit hallita kontaktikortilla "Tyypit" välilehdellä ja uusia tyyppejä voit määrittää Kontaktit -> Kontaktityypit

Tarjoustositteen luominen

Tarjous voidaan luoda tyhjästä painamalla 'Tarjouksen luonti'-kohdassa välilehdellä 'Uusi tarjous' löytyvää kuvaketta. Mikäli tarjous halutaan luoda aiemmin luotua tarjouspohjaa käyttäen, tehdään tämä 'Uusi tarjous tarjouspohjasta'-välilehden kuvakkeella.

Katso tarkemmat ohjeet tarjouksen käsittelystä.

Tarjouspohjan luominen

Mikäli halutaan luoda uusi tarjouspohja, ei muita kenttiä ole pakko täyttää ollenkaan vaan voidaan suoraan painaa 'Uusi tarjouspohja'-välilehden kuvaketta. Mikäli kohdennuskentät on täytetty, tulee uuteen tarjouspohjaan valitut tiedot. Asiakastietoja tarjouspohjaan ei lisätä.

Ohjelmaan syötettyjä tarjoustositteita voidaan etsiä useiden eri tietojen perusteella. Tarjous voidaan etsiä esimerkiksi sen sisältämän tietyn tuotteen perusteella, tietyn sanan vapaassa tekstissä sisältävän tarjouksen tai tarjouksen päivämäärän tai päivämäärävälin mukaan.

Kun hakulomakkeeseen on täytetty yksi tai useampi kenttä, haku suoritetaan painamalla 'Hae nyt!'-kuvaketta.

Tarjousluettelossa nähdään helposti kaikki ohjelmalla tehdyt tarjoukset ja näiden tärkeimmät tiedot. Luettelosta päästään myös siirtymään tarjoustositteeseen painamalla halutun tarjouksen riviä. Voit järjestää luettelon halutun sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeen otsikkoa. 'Tuote tai palvelu'-sarakkeen päällä kursoria pitämällä näytetään tarjouksen sisältämiä tuoterivejä. Näiden avulla samalla kontaktille lähetettyjä tarjouksia on helppo erottaa toisistaan.

Luettelon rajaamistoiminnot

Luettelon yläpuolella on työkalut rajaamiseen. 'Hae tarjoukset'-kuvakkeen yläpuolelta valitsemalla kaikki, yritykset tai yksityiset voidaan rajata luetteloa halutusti. Mikäli 'Näytä myös arkistoidut'-on merkattu, näytetään myös arkistointipäivämäärää aiemmat tarjoukset. 'Vaihda näkymää'-painikkeella voidaan näyttää tarjouspohjat tai tehdyt tarjoukset.

Tarjoustosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on tarjouksen vastaanottajan tiedot sekä tarjouspohjan tiedot sekä toiminnot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on tarjouksen yleiset tiedot sekä toiminnot tarjouksen lähettämiseen ja jatkokäsittelyyn. Alhaalla näkyvä alue sisältää tarjouksen varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu tarjouksen tekstiosion kirjoittaminen sekä tarjousrivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti. 

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää tarjoukseen poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa tarjouksen vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa tarjous yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät tarjouksen viitteille. Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista. 'Pohja'-välilehdellä voidaan luoda käsiteltävästä tarjouksesta uusi tarjous kopioimalla nykyinen uudeksi tarjoukseksi. Lisäksi voidaan tallentaa nykyinen tarjous tarjouspohjaksi merkitsemällä rasti ruutuun 'Käytä pohjana' ja nimeämällä pohjan nimi. Mahdollista on myös kopioida nykyinen tarjous tarjouspohjaksi, jolloin luodaan uusi tarjouspohjatosite käsiteltävän pohjalta.  

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välilehdillä täytetään ja tarkastellaan tarjouksen perustietoja. Ensimmäisellä välilehdellä on näkymä tarjouksen päivämääriin ja nykyiseen tilaan. Kun tarjous tulostetaan, vaihtaa ohjelma tarjouksen tilaksi lähetetty nykyisellä päivämäärällä. Tila tulee siirtää itse kohtaan 'Hyväksytty' tai 'Hylätty, jolloin valinnan päivämäärä merkitään tarjoukseen. Toimituspäivämäärän voi täyttää mikäli on tiedossa milloin tarjous tullaan toimittamaan. Toimitustavan voi täyttää mikäli tarjotaan tiettyä toimitustapaa. Valuutta-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä kun halutaan lähettää tarjous vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkastaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään. Huomaathan, että Arkhimedeksessä käytetään lukuna valuutan suhdetta euroon.

'Maksuehdot'-välilehdellä voidaan määrittää tarjottavat maksuehdot, mikäli käytössä on tarjouslomake johon tiedot tulostuvat tai jos tiedot halutaan syöttää valmiiksi. 'Layout'-välilehdellä valitaan tarjouksen tulosteen kieli, tekstiosion lomakepohja sekä hintaerittelyn lomake. Lisäksi voidaan päättää tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja. 'Kohdennuksessa voidaan haluttaessa kohdentaa tarjous tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, tarjouksen laatijaan tai projektiin. Välilehdellä voidaan myös luodatarjouksesta uusi projekti.

 'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä tarjouksen tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään mikäli tarjoukseen on jo luotu tilauksia, toimituksia, laskuja tai kassatapahtumia. Lisäksi välilehdellä voidaan luoda putkeen uusia vaiheita tarjouksen pohjalta. Esimerkiksi tarjouksesta luodaan lasku painamalla laskun kohdalla olevaa '+'-kuvaketta. Mikäli putkessa on tarjoukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta. Tarjous tulostetaan tai poistetaan niitä varten oikeassa yläkulmassa varten olevilla kuvakkeilla. 

Tarjouksen sisältö

Tarjouksen sisältöön kirjataan tarjouksen tekstiosio, tarjottavat tuotteet sekä kohdennetaan tuoterivit sisäisesti.

Teksti

'Teksti'-välilehdellä kirjataan tarjouksen tekstiosio. Tekstikappaleet syötetään tyhjiin kenttiin siten, että pieni kenttä tekstikentän oikealla puolella on kappalemerkki tai numero, sen vieressä vasemmalla on kappaleen otsikko ja tämän alla tekstikenttä itse kappaleelle. Uusi tyhjä kappale luodaan kun alimman kappaleen kenttiin on syötetty tekstiä. Kappale poistetaan pienestä roskakorikuvakkeesta.

Tarjouksen tiedot voi hakea tarjouspohjasta myös, kun ollaan jo tarjouksessa. Tarjouspohja valitaan pudotusvalikosta ja otetaan tarjoukselle käyttöön painamalla 'Hae tiedot nyt!' kohdassa olevaa '+'-kuvaketta. Tarjouspohjan tiedot lisätään tarjoukseen jo mahdollisesti luotujen tietojen perään.

Tarjoukseen voi liittää yhden tiedoston. Tiedosto lisätään 'Lisää liitetiedosto'-lisäyskuvakkeella ja avataan 'Avaa liitetiedosto'-suurennuslasikuvakkeella.

Tarjouksen 'Tarjouspyyntö'-tekstikenttään voi liittää tai kirjoittaa tarjouksen pohjana olevan tarjouspyynnön.

Tarjottavat tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelo, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Vaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta, kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia toisitteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen. Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttää ja painamalla 'Rajaa'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä. Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se listätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin.

Tuotevälilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit kaikista tuotekategorioista. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuoterivit kategoriasta'-pudotusvalikosta näytettävä tuotekategoria. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria välisummia varten sekä tuloryhmä sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin mikäli tuoteryhmälle tai tuotteelle ei ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Katso myös video, kuinka käytät tarjouksia laskutukseen.

Näin teet tarjouksesta laskun

Tässä videossa näytetään, miten teet Arkhimedeksella tarjouksen ja tarjouksesta laskun

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 2.11

On tärkeää kirjata tietokantaan kaikki asiakkaiden tekemät tilaukset. Mikäli tilausta ennen on asiakkaalle tehtyä asiasta jo tarjous, on myyntitilaus hyvä tapa vahvistaa tarjouksen hyäksyminen tilausvahvistuksella.

Uusi tilaus luodaan joko kontaktikortista (oikea yläkulma "Uusi"- ja "Yhteenveto"-painikkeiden yläpuolella) valitsemalla tapahtumaksi 'Myyntitilaus' ja painamalla sitten 'Uusi'-kuvaketta, tarjouksen pohjalta painamalla myyntiputkessa '+'-merkkiä tilauksen kohdalla tai projektissa vastaavasta myyntiputkesta. Yksi vaihtoehto on tehdä tilaus käyttämällä 'Myynti > Tilaukset > Uusi tilaus'-välilehden ohjattua tilauksenluomislomaketta.

Tilauksenluomislomake

Tilauksen vastaanottaja

Ensin lomakkeelle valitaan tilauksen vastaanottaja täyttämällä joko 'Yritykselle' tai 'Yksityishenkilölle'-välilehden jokin hakukriteeri. Kenttiä tulee täyttää vain yksi, jolla tilauksen vastaanottaja helpoiten löydetään.

Tilauksen kohdentaminen

Kun on valittu tilauksen vastaanottaja, voidaan haluttaessa siirtyä suoraan tilauksen luomiseen painamalla 'Luo tilaus'-kuvaketta. Mikäli halutaan syöttää tilaukseen kohdennustietoja, voi nämä täyttää lomakkeelle. Kohdassa kaksi voidaan valita tilaukselle tulosyksikkö, myyjä sekä tilauksen laatija.

Tilauksen luominen

Tilaus luodaan painamalla 'Luo tilaus'-kuvaketta.

Katso tarkemmat ohjeet myyntitilauksen käsittelystä.

Myyntitilaustosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on tilaajan laskutus ja toimitustiedot sekä laskutukseen liittyvät toiminnot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on tilauksen yleiset tiedot sekä toiminnot tilausvahvistuksen lähettämiseen ja jatkokäsittelyyn. Alhaalla näkyvä alue sisältää tilauksen varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu tilauksen tekstiosion kirjoittaminen sekä tilauksen tuoterivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti.

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää tilaukseen poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa tilauksen vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa tilaus yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät tilauksen viitteille.

Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista.'Toimitusosoite'-välilehdellä voidaan lisäksi muuttaa tilauksen vastaanottajan toimitusosoitetta, mikäli se on eri kuin laskutusososite. Myyntitilauksen toimitusosoitteen saa tarvittaessa ostotilauksen toimitusosoitteeksi, kun myyntitilauksesta tehdään ostotilaus. Käsin kirjoitettu toimitusosoite siirtyy nyt myyntitilaukselta toimitukseen. Tilausnumero siirtyy myyntitilauksesta toimitukseen ja laskulle (= Myyjän tilausnumero löytyy "Kohdennus"-välilehdeltä).

'Laskutus' välilehdeltä voit tehdä myyntitilauksesta toistuvaislaskun ja määrittää tilaukselle laskutusjakson. 'Pohja' välilehdeltä voit valita, että käytät tätä myyntitilausta pohjana ja määrittää pohjan nimen. 

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välilehdillä täytetään ja tarkastellaan tilauksen perustietoja.

'Perustiedot'-välilehdellä on näkymä tilauksen ajankohtaan, toimitustietoihin ja maksuehtoihin. Toimitusehdoksi voi täyttää käytettävän toimitustapalausekkeen, mikäli sellainen on valittu. Toimituspäivämäärän voi täyttää, jos on tiedossa, milloin tilaus tullaan toimittamaan. 'Toimituspvm'-tekstin tilalle voi myös syöttää vapaamuotoisen tekstin. Toimitustavan voi täyttää, jos toimitus tehdään käyttäen tiettyä toimitustapaa. Valuutta-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä, kun halutaan lähettää tilausvahvistus vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkastaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään. Huomaathan, että Arhkimedeksessä käytetään lukuna valuutan suhdetta euroon.

'Maksuehdot'-välilehdellä on lisää maksuehtoja.

'Layout'-välilehdellä valitaan tilausvahvistuksen kieli, tekstiosion lomakepohja sekä hintaerittelyn lomake. Lisäksi voidaan päättää tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja.

'Kohdennus' -välilehdellä voidaan haluttaessa kohdentaa tilaus tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, tilauksen laatijaan tai projektiin. Välilehdellä voidaan myös luoda tilauksesta uusi projekti.

'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä tilauksen tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään, liittyykö tilaukseen tarjous (tai jos tarjous on jo tehty), toimitus, lasku tai kassatapahtuma. Lisäksi välilehdellä voidaan luoda putkeen uusia vaiheita tilauksenn pohjalta. Esimerkiksi tilauksesta luodaan lasku painamalla laskun kohdalla olevaa '+'-kuvaketta. Mikäli putkessa on tilaukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta.

Tilaus tulostetaan tai poistetaan niitä varten oikeassa yläkulmassa olevilla kuvakkeilla.

Tilauksen sisältö

Tilauksen sisältöön kirjataan tilauksen tekstiosio, tilatut tuotteet sekä kohdennetaan tuoterivit sisäisesti.

Teksti

'Teksti'-välilehdellä kirjataan tilauksen tekstiosio. Tekstikappaleet syötetään tyhjiin kenttiin siten, että pieni kenttä tekstikenttien oikealla puolella on kappalemerkki tai numero, sen vieressä vasemmalla on kappaleen otsikko ja tämän alla tekstikenttä itse kappaleelle. Uusi tyhjä kappale luodaan, kun alimman kappaleen kenttiin on syötetty tekstiä. Kappale poistetaan pienestä roskakorikuvakkeesta.

Tilauksen hintaerittelyyn voidaan lisätä teksti ennen tuoterivejä kirjoittamalla se 'Teksti hintaerittelyyn'-kenttään tai hakemalla teksti tallennetuista tekstipohjista pudotusvalikon avulla.

Tilauksen 'Muut muistiinpanot'-tekstikenttään voi kirjoittaa tilaukseen liittyviä omia muistiinpanoja.

Tilatut tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelo, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Vaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta, kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia tositteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen.

Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttää ja painamalla 'Rajaa'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä.

Tuoteriville voidaan lisätä myös kuva 'Valittu rivi' -välilehdellä.

Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se lisätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin.

Tuotevälilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit kaikista tuotekategorioista. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuoterivit kategoriasta'-pudotusvalikosta näytettävä tuotekategoria. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivien yläpuolelta löytyy myös painike lähetteen tulostamiseen.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta, kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria välisummia varten sekä tuloryhmä sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin, ellei tuoteryhmälle tai tuotteelle ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Tilauslomake

Myyntitilauksen tekstinäkymiin saadaan vaihtoehtoisesti myös aputoiminimen tiedot (valitaan kontaktikortilla).  

 Ohjelmaan syötettyjä myyntitilauksia voidaan etsiä useiden eri tietojen perusteella. Tilaus voidaan etsiä esimerkiksi sen sisältämän tietyn tuotteen perusteella, tietyn sanan vapaassa tekstissä sisältävän tilauksen tai tilauksen päivämäärän tai päivämäärävälin mukaan.

Kun hakulomakkeeseen on täytetty yksi tai useampi kenttä, haku suoritetaan painamalla 'Hae nyt!'-kuvaketta.

Listassa nähdään helposti kaikki ohjelmalla tehdyt myyntitilaukset ja näiden tärkeimmät tiedot. Listasta päästään myös siirtymään tilaukseen painamalla halutun tilauksen riviä. Lista saadaan järjestettyä halutun sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeen otsikkoa. 'Tuote tai palvelu'-sarakkeen päällä kursoria pitämällä näytetään tilauksen sisältämiä tuoterivejä. Näiden avulla saman kontaktin tilauksia on helppo erottaa toisistaan.

Listan rajaamistoiminnot

Listan yläpuolella on työkalut listan rajaamiseen. 'Hae tilaukset'-kuvakkeen yläpuolelta valitsemalla kaikki, yritykset tai yksityiset voidaan rajata listaa halutusti. Mikäli 'Näytä myös arkistoidut'-on merkattu, näytetään myös arkistointipäivämäärää aiemmat tilaukset.

Arkhimedes E-kauppa-rajapintakuvaus

PÄÄTAULU (tilaus- ja asiakastiedot):

Arkhimedes ohjelmassa voi luoda uuden laskun kontaktin kautta tai käyttäen : "Uusi Lasku" -välilehteä.

Katso ohjeet Uuden laskun luomiseen.

Uusi lasku luodaan joko kontaktikortista klikkaamalla "Uusi lasku"-kuvaketta (oikea ylänurkka), tarjouksen tai tilauksen pohjalta painamalla myyntiputkessa '+'-merkkiä laskun kohdalla tai projektissa vastaavasta myyntiputkesta. Yksi vaihtoehto on tehdä lasku käyttämällä 'Myynti -> Laskut -> Uusi lasku'-välilehden ohjattua laskunluomislomaketta (Ilmaisversiossa 'Laskutus -> Uusi lasku').

Vinkki: Arkhimedeksessa voi luoda uuden laskun miltä tahansa välilehdeltä käyttämällä ylävalikon pikatoimintoa "Luo uusi lasku"

Uusi lasku -välilehti

Valitaan ensin asiakas, jolle lasku tehdään. Voit kirjoittaa asiakkaan nimen, jolloin Arkhimedes ehdottaa kontakteja jotka vastaavat kirjoitettua tekstiä. Voit myös valita asiakkaan pudotusvalikosta klikkaamalla kenttää, johon asiakkaan nimi kirjoitetaan. Vaihtoehtoisesti voidaan tehdä pikalasku ilman kontaktirekisteriä valitsemalla välilehdeksi 'Pikalasku'. Laskun saajaa voidaan jälkikäteen muuttaa laskulomakkeelta. Kun asiakas on valittuna, klikkaa kuvaketta "Luo lasku". Arkhimedes siirtyy laskulomakkeelle, johon täytetään loput laskun tiedot.

Katso myös ohjeita laskulomakkeesta

Ensimmäisen laskun luonti

Videossa luodaan uusi lasku asiakkaalle ja lisätään laskulle tuoterivejä eri tavoilla.

Kaikki osiot

kesto: 2.39

Laajennettu laskun luominen

Seuraavat ohjeet koskevat Arkhimedeksen muita versioita kuin ilmaislaajuutta.

Laskun kohdentaminen

Laskulle voidaan lisätä kohdennustietoja vasemmassa yläkulmassa oleville välilehdille, esim. tulosyksikkö, myyjä sekä laskun laatija.

Laskupohjan/ryhmälaskun luominen

Mikäli halutaan luoda uusi laskupohja, ei muita kenttiä ole pakko täyttää ollenkaan vaan voidaan suoraan painaa 'Uusi laskupohja'-välilehden kuvaketta. Mikäli kohdennuskentät on täytetty, tulee uuteen laskupohjaan valitut tiedot. Asiakastietoja laskupohjaan ei lisätä. Laskupohjassa voi määrittää toistuvaislaskut ja laskupohjan voi kohdistaa laskutettavaksi kontaktiryhmältä.

Seuraavassa ohjeessa opastetaan laskun käsittelyssä. Aluksi käydään läpi ilmaisosion toiminnallisuudet, kun taas laajempien osioiden toiminnallisuudet löytyvät alempana sivulla.

Laskutosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on laskun vastaanottajan tiedot sekä laskupohjan tiedot sekä toiminnot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on laskun yleiset tiedot sekä toiminnot laskun laskuttamiseen ja lähettämiseen. Alhaalla näkyvä alue sisältää laskun varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu laskun tekstiosion kirjoittaminen sekä laskurivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti. 

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää laskuun poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa laskun vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa lasku yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät laskun viitteille. Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista.

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välihdillä täytetään ja tarkastellaan laskun perustietoja.

'Perustiedot'-välilehdellä on näkymä laskun päivämääriin ja muihin perustietoihin. Ohjelma antaa automaattisesti laskun numeron ja viitenumeron siinä vaiheessa, kun lasku laskutetaan. Laskun numeron tai viitenumeron voi tarvittaessa vaihtaa siinä vaiheessa, kun lasku on vielä avoin. Laskun päivämäärä on oletuksena kuluva päivä ja eräpäivä  laskun päivämäärästä maksuehtojen mukaan laskettu päivämäärä.

'Maksuehdot'-välilehdellä voidaan määrittää laskun maksuehdot, mikäli ne poikkeavat laskutuksen asetuksissa määritetyistä oletuksista.

'Layout'-välilehdellä valitaan laskun tulosteen kieli, laskun lomakepohja sekä tarvittaessa ALV 0 selite. Lisäksi voidaan päättää, tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja. Jos laskun toimitustapa on kirjoitettu suomeksi, mutta laskun kieli on englanniksi tai ruotsiksi, ohjelma kääntää toimitustavassa olevan teksti automaattisesti.

Lasku laskutetaan tai poistetaan niitä varten oikeassa yläkulmassa varten olevilla kuvakkeilla. Laskua voidaan esikatsella, 'Esikatsele'-painikkeella, ennen laskuttamista.

Laskun sisältö

Laskun tärkein sisältö on laskurivit ja näiden kohdentaminen sisäisesti. Lisäksi laskulle voidaan kirjata vapaat tekstit tulostumaan ennen laskurivejä ja niiden jälkeen.

Laskutettavat tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelo, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Tuotehakuluettelo

Vaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia tositteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen. Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttä ja painamalla 'Hae'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä. Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se lisätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin. 

Tuoterivit

Tuotevälilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit kaikista tuotekategorioista. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuoterivit kategoriasta'-pudotusvalikosta näytettävä tuotekategoria. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Laajennettu laskutosite

Seuraavat ohjeet koskevat Arkhimedeksen muita versioita kuin ilmaislaajuutta.

Vasen yläkulma

'Pohja'-välilehdellä voidaan luoda käsiteltävästä laskusta uusi lasku kopioimalla nykyinen uudeksi laskuksi. Lisäksi voidaan tallentaa nykyinen lasku laskupohjaksi merkitsemällä rasti ruutuun 'Käytä pohjana' ja nimeämällä pohjan nimi. Mahdollista on myös kopioida nykyinen lasku laskupohjaksi, jolloin luodaan uusi laskupohjatosite käsiteltävän pohjalta.

Oikea yläkulma

Perustiedot välilehdellä 'Valuutta'-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä, kun halutaan lähettää lasku vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkastaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään. Laittamalla ruksin valuutan viereiseen laatikkoon "Käytä kyseistä valuuttaa hinnoitteluyksikkönä", vaihtokurssia ei tarvitse käyttää. Laskussa olevat summat ovat siis kohdevaluutan summia. HUOM! Tilisiirtolomaketta ei voi käyttää jos käyttää jotain muuta valuuttaa kuin Euro. Arkhimedes vaihtaa lomakkeen automaattisesti "Standardiksi".

Layout-välilehdeltä voi lisätä laskulle viivakoodin. Jos on käytössä useampi tilinumero, päätason asetuksista voi valita, mitkä tilitiedot lisätään viivakoodiin.

'Kohdennus-välilehdellä voidaan haluttaessa kohdentaa lasku tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, laskun laatijaan tai projektiin sekä valita, mistä varastosta laskun tuotteet oletuksena poistetaan ja antaa ostajan tilausnumero.

Ostajan tilausnumero kenttään voidaan syöttää laskutettavan asiakkaan ostojärjestelmästä annettu ostotilausnumero. Tällä tavalla asiakas voi kohdentaa hänelle lähetetyn laskun heidän järjestelmässä oikeaan ostotilaukseen.

Myyjän tilausnumero -kenttään voidaan määrittää Arkhimedeksen muodostama myyntitilausnumero, jos laskua ei ole aiemmin linkitetty mihinkään myyntitilaukseen.

'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä myyntiprosessin tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään, mikäli laskuun liittyy tarjouksia, tilauksia tai toimituksia. Mikäli putkessa on tarjoukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta. Välilehdeltä voi myös tulostaa Pro forma -laskun. Pro forman tulostaminen tapahtuu klikkaamalla pientä kuvaketta, jonka alla lukee "Pro Forma".

Komponenttituote

Mikäli tositteelle poimittava tuote on komponenttituote, lisätään siihen kuuluvat alituotteet myös laskulle. Kun tuoterivi on jaettu ja oikealla näkyy pikatuoteluettelo, on nähtävissä myös 'Komponentit'-välilehti. Välilehdellä voidaan myös koota tilapäisiä komponenttituotteita käsiteltävään laskuun. Kun tuoterivi on valittu ja siirrytään komponentit-välilehdelle, näkyy valittu tuoterivi päätuotteena. Tälle voidaan lisätä alituotteita tuoteluettelosta poimimalla niitä oikealta tuoteluettelosta. Alituotteille voidaan edelleen lisätä alituotteita (jotka eivät enää näy tulostuksessa, mutta vaikuttavat päätuotteen hintaan) valitsemalla komponenttirivi painamalla sen suurennuslasikuvaketta ja lisäämällä taas tuoteluettelosta tuotteita. 

Komponenttituotteet kannattaa koostaa tuotekortilla, mikäli komponenttituotetta halutaan käyttää myöhemmin uudelleen.

Hintatiedot

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta, kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria, välisummia varten, sekä tuloryhmä, sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin, ellei tuoteryhmälle tai tuotteelle ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Laskun luonnin lisätoimintoja

Tässä videossa näytetään, miten käytät Arkhimedeksen laskun luonnin ominaisuuksia ja työkaluja, Osa videossa näytetyistä ominaisuuksista löytyvät vain myynti- ja toimminnanohjaus-osioista.

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 2.35

Varastotapahtuma

Mikäli käytössä on varasto-osio, pääsee tuoterivin oikeasta laidasta tuoterivin aiheuttamaan varastotapahtumaan ja tarvittaessa muuttamaan sitä. Mikäli tuotteella on varastosaldoa, poimitaan se automaattisesti varastosta ja sille tehdään varastotapahtuma. Mikäli myytävien tuotteiden lukumäärää muutetaan varastotapahtuman luomisen jälkeen tulee myös varastotapahtuma päivittää. Muuten muutettu määrä ei vaikuta varastotapahtumaan ja laskusta jää tuotteita mahdollisesti jälkitoimitukseen tai tuotteita voidaan poistaa varastosta liikaa. Jälkitoimitus osoitetaan varastotapahtuman kohdalla punaisena numerona varastosta toimitettavan määrän vieressä. Varastotapahtuma päivitetään painamalla varastotapahtuman vieressä olevaa pientä tuotekuvaketta, jolloin tuoterivin sivuun aukeaa varastotapahtuma. Painamalla 'Hae kaikki tuotteet varastosta' '+'-kuvaketta tehdään myyntiä vastaava varastotapahtuma. Varastotapahtumaa voi muuttaa myös käsin muuttamalla varastotapahtuman 'Toimitettuja'-kenttää. Tarvittaessa varastotapahtuman voi koostaa itse painamalla 'Kokoa tuotteet käsin' '+'-kuvaketta. Tässä näkymässä varastotapahtuma koostetaan vasemmanpuoleiseen alueeseen tuoteluettelosta tuotteet poimimalla. Näkymästä pääsee palaamaan painamalla harmaata palkkia alueiden välissä.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Ohjelmaan syötettyjä laskuja voidaan etsiä useiden eri tietojen perusteella. Lasku voidaan esimerkiksi etsiä sen sisältämän laskutietojen perusteella kuten laskun numerolla tai asiakkaan tiedoilla. Laskuja voidaan etsiä myös tietyn tuotteen perusteella, tietyn sanan vapaassa tekstissä sisältävän laskun tai tarjouksen päivämäärän tai päivämäärävälin mukaan.

Kun hakulomakkeeseen on täytetty yksi tai useampi kenttä, haku suoritetaan painamalla 'Hae nyt!'-kuvaketta.

Vinkki : Arkhimedeksessa voi etsiä laskuja millä tahansa välilehdellä käyttämällä ylävalikon pikatoimintoa "Etsi Laskua"

Luettelossa nähdään helposti kaikki ohjelmalla tehdyt laskut ja näiden tärkeimmät tiedot. Luettelosta päästään myös siirtymään laskuun painamalla halutun tarjouksen riviä. Luettelo saadaan järjestettyä halutun sarakkeen mukaan, nousevaan tai laskevaan järjestykseen, painamalla sarakkeen otsikkoa. 'Tuote tai palvelu'-sarakkeen päällä kursoria pitämällä näytetään laskun sisältämiä tuoterivejä. Näiden avulla samalle kontaktille lähetettyjä laskuja on helppo erottaa toisistaan.

Luettelon toiminnot

Luettelon yläpuolella on työkaluja listan toimintoihin. Vasemmassa laidassa olevalla hakukentällä voit hakea laskua millä tahansa laskun tiedolla, esim. laskun numeron mukaan, laskulla olevan tuotteen mukaan jne.

'Hae laskut'-kuvakkeen yläpuolelta valitsemalla kaikki, yritykset tai yksityiset voidaan rajata listaa halutusti. Lisäksi voit rajata ’Laskuttamattomat’, 'Kaikki laskutetut', Juuri laskutetut, ei maksusuorituksia', 'Myyntisaamiset', 'Osittain maksetut', 'Ylimaksut', ’Erääntyneet’, 'Maksetut laskut' sekä 'Maksusuoritukset'

Vasemmalla ylhäällä on toiminto laskuluettelon tulostamiseen. Valitsemalla pudotusvalikosta tulostuksen otsikoksi:

• ' Luettelo' tulostetaan laskuluettelo listatuista laskuista.
• ' KK-yhteenveto' tulostetaan luettelo jaoteltuna kuukausittain.

Laskuluettelon laskurivien oikeassa reunassa on kaksi valintalaatikkoa. Mikäli kohdassa 'L' on merkintä, tarkoittaa se, että lasku on laskutettu. Kohdassa 'M' oleva merkintä tarkoittaa, että lasku on kokonaisuudessaan maksettu. Painamalla tyhjää valintaruutua ohjelma ehdottaa, että kirjataan toimenpide, joka merkitsee kohtaan ruksin. Siis laskuttaa ja tulostaa laskun tai merkitsee siihen maksumerkinnän koko avoimesta summasta. 

Laajennettu laskuluettelo

Kun lasku on lähetetty, on tärkeä seurata tuleeko laskuun kohdistuva maksu perille. Reskontraan kirjaaminen voidaan tehdä neljällä eri tavalla.

Maksusuorituksen merkitseminen luetteloon

Laskuluettelon oikeassa reunassa on kaksi valintalaatikkoa joista vasemmanpuolinen (L) kertoo,  että lasku on laskutettu ja oikeanpuolinen (M) että lasku on maksettu. Kun maksusuoritus on saapunut tilille, voidaan laskulle kirjata maksusuoritus lisäämällä merkintä oikeanpuoleiseen valintalaatikkoon. Ohjelma ehdottaa maksupäivämääräksi viimeksi käytettyä päivämäärää ja summaksi koko jäljellä olevaa summaa. Laskun voi maksaa myös useassa erässä, jolloin laskuun jää tieto, paljonko on maksettu ja paljonko on vielä maksamatta (jäännös). Laskun reskontratiedoissa (Reskontra-välilehti) näkyy tieto eri reskontramerkinnöistä sekä yhteenveto suorituksista sekä laskun jäännöksestä.

Maksusuorituksen merkitseminen laskuun

Yksittäisen laskun reskontratietoja voi tarkastella ja muuttaa laskun ’Reskontra’-välilehdeltä. Kaikki muut maksumerkintätavat kohdistavat merkinnät tietoihin automaattisesti, mutta maksumerkintätietoja voi tehdä myös käsin suoraan laskulle. Kun laskun tietoihin kirjataan viimeksi maksettu päivämäärä ja yhteensä maksettu summa vastaa koko laskun summaa, lasku merkataan kokonaan maksetuksi tuona päivämääränä. Osasuorituksissa laskulle voi merkata ensin osasuorituksen, jonka jälkeen lasku on vielä osittain maksamatta.

Huom! Kirjauspäivämäärä tarkoitaa sitä päivämäärää, kun maksu on tullut pankkitilille. Se ei siis tarkoita päivämäärää, jolloin suoritus on kirjattu Arkhimedekseen.

Kirjaaminen viitenumeron perusteella

'Myynti > Laskut > Viitesuoritukset'-välilehdeltä löytyy työkalut maksusuoritusten automatisoituun kirjaamiseen. Viitenumeron avulla laskun kirjaaminen on nopea tapa merkitä laskut maksetuiksi pankin tiliotteen mukaisesti. Maksusuorituksia pääsee kirjaamaan painamalla painiketta ’Kirjaus käsin’. Ohjelma siirtyy maksusuoritusten kirjaukseen. Uusi suoritus luodaan painamalla 'Uusi suoritus'-kuvaketta. Tämän jälkeen syötetään viitenumero, summa ja päivämäärät. Maksusuoritukset kirjataan reskontraan painamalla 'Kirjaa reskontraan'-kuvaketta. Epäonnistuneet viennit jäävät näkyviin ruudulle kuten myös epäonnistumisen syy. Kirjaustapa on suositeltava vaihtoehto silloin, kun pankista ei ole viiteaineistoa saatavilla.

Kirjaaminen pankin viiteaineistolla

Helpoin ja nopein tapa hallita reskontraa on käyttää pankin toimittamaa ja Finanssialan keskusliiton määrittämää Saapuvat viitemaksut-aineistoa (entinen konekielinen tapahtumaluettelo), josta tehdään sopimus pankin kanssa. Joillakin pankeilla aineiston saa suoraan verkkopankista, kun taas joidenkin pankkien kanssa vaaditaan erillinen pankkiyhteys-ohjelma. Ota yhteyttä omaan pankkiisi viiteaineiston hakemiseksi.

Käy aluksi Arkhimedeksessä määrittämässä 'Myynti -> Laskut -> Reskontra -> Reskontran asetukset' välilehdeltä päätasolle määritellyille pankkitileille kirjanpitotilit, sekä hakemistopolku viiteaineistolle. Polun tulee olla se, mihin pankista saatu viiteaineisto myöhemmin tallennetaan. Viiteaineistotiedosto haetaan verkkopankista tai pankkiyhteysohjelmalla. 

Viiteaineiston kirjaaminen aloitetaan Arkhimedeksessa painamalla ’Myynti -> Laskut -> Viitesuoritukset’-välilehdeltä löytyvää ’Hae aineisto’-painiketta. Käyttäjää pyydetään valitsemaan viiteaineiston sisältävä tiedosto. Tiedostotyypiksi kannattaa laittaa hakuruudussa kaikki tiedostotyypit, ellei se jo ole. Kun tiedosto on valittu, näytetään viiteaineiston sisältö luettelona. Viiteluettelon voi tästä tulostaa kirjanpitoa varten painamalla ’Tulosta’-kuvaketta. Viiteluetteloa voi tarkastella kolmella eri tavalla. Valitsemalla 'Koko viiteaineisto' näytetään tiedoston sisältö kokonaisuudessaan. 'Reskontraa vastaavat' karsii aineistosta tuntemattomat viitenumerot. 'Reskontrasta puuttuvat' puolestaan näyttää vain tuntemattomat viitenumerot. Aineisto kirjataan reskontraan painamalla ’Kirjaa aineisto reskontraan’-kuvaketta.

Aineistoa kirjatessa ei ole merkitystä, oliko valittuna koko aineisto, reskontraa vastaavat tai sieltä puuttuvat. Vain reskontraa vastaavat viedään reskontraan. Jos luettelossa oli suorituksia, jotka eivät päivittyneet reskontraan nämä jäävät ruudulle näkyviin epäonnistuneina vienteinä.

Viitesuoritusten historia

Ohjelma pitää kirjaa kaikista reskontravienneistä ja vientiyrityksistä. Painamalla ’Viitesuoritukset'-välilehdeltä löytyvää 'Kirjaushistoria'-painiketta, näytetään lista kirjauksista. Listalla näkyy maksaja, kirjauspäivämäärä, viitenumero, pankin arkistointitunnus, maksupvm, maksun summa ja raportti viennin onnistumisesta. Listan voi tulostaa painamalla 'Tulostus'-kuvaketta. Tarkasteltavien tapahtumien aikaväliä voi vaihtaa määrittämällä päivämäärät vasemmassa yläkulmassa ja painamalla 'Hae nyt'-kuvaketta. Valitun aikavälin tapahtumat tulevat ruudulle näkyviin. Kaikki viitesuoritukset saa näkymiin painamalla ’Hae kaikki!’-kuvaketta.

Erääntyneistä laskuista voidaan tulostaa maksukehotukset. Maksukehotukset voidaan luoda kootusti kaikki kerrallaan tai yksitellen manuaalisesti. Yksitellen maksukehotukset voi luoda painamalla laskun ’Reskontra' -välilehdeltä löytyvää ’Maksukehotus’-painiketta. Kootusti maksukehotukset voi tehdä 'Myynti -> Laskut -> Reskontra' -välilehdeltä löytyvää ’Maksukehoitukset’-painiketta painamalla.

Huomaa, että maksukehotuksiin liittyvä toiminnallisuus on käytössä ainoastaan Arkhimedes Myynti-osiossa tai laajemmissa versioissa.

Maksukehotuksen tekeminen yksittäisestä laskusta

Kun lasku on erääntynyt ja yksittäisestä laskusta halutaan tehdä maksukehotus, avataan ko. lasku ja siirrytään sen Reskontra-välilehdelle. Ruudun oikeassa alakulmassa näkyy laskulla oleva jäännös, joka maksukehotuksessa pyritään perimään. 

Maksukehotus on muuten laskun näköinen, mutta siinä on otsikkona Maksukehotus ja siihen lisätään ns. maksukehotusteksti. Maksukehotustekstiä voit vaihtaa Reskontra-välilehden vasemmasta alareunasta.

Maksukehotusteksteihin voit määrittää mm. maksukehotuksen päivämäärän sekä huomautuskulujen ja viivästyskoron osuuden. Ks. lisätietoja tekstin määrittämisestä.

Välilehdellä 'Viivästyskulut ja alennukset' voit määrittää laskulle lisättävän huomautuskulun ja viivästyskoron. Huomautuskulu koostuu kahdesta kentästä. Ensimmäinen kenttä määrittelee huomautuskertojen määrän. Jos tulostat ensimmäistä huomautusta, aseta kentään 1, jos toista, aseta kenttään 2. Huomautuskerran kulun, joka asetetaan toiseen kenttään, voi määrittää jo 'Myynti->Asetukset' -välilehdellä, jolloin se tulee automaattisesti kaikkiin laskuihin käytettäväksi. Huomautuskulujen kokonaissumma saadaan kertomalla kentissä olevat arvot yhteen.

Viivästyskoron voit asettaa Huomautuskulu-kenttien alapuolella olevaan kenttään. Ohjelma laskee automaattisesti kertyneen viivästyskoron määrän, jonka voit siirtää laskutettavaksi painamalla Viivästyskorko-kentän vierässä olevaa nuoli-näppäintä. Voit asettaa viivästyskoron määrän myös käsin.

Kun maksukehotus on tulostettu painamalla 'Maksukehotus', lisätään automaattisesti kenttään Maksukehotushistoria lähetyksen päivämäärä sekä laskutettujen huomautuskulujen ja viivästyskoron määrä.

Maksukehotusta ei voida tehdä, jos maksu on jo kokonaan maksettu.

Maksukehoituksessa olevien lisämaksujen käsittely reskontrassa

Mikäli maksukehoitus on lähetetty ja asiakas on maksanut vastikään alkuperäisen laskun, niin voi olla, ettei huomatuskuluja haluta periä erikseen. Tällöin alkuperäiselle laskulle jää saatavaa maksukehoituksen huomatuskulujen verran, joka taas näkyy reskontrassa. Nämä voidaan kuitata pois reskontrasta tekemällä hyvityslasku jäljellä olevalle summalle, jolloin lasku näkyy oikein myös reskontrassa.

Maksukehotuksien tekeminen koostetusti

Voit tulostaa kaikki maksukehotukset kerralla ' Myynti-> Laskut -> Reskontra -> Maksukehotukset' -näkymässä.

Aukeavassa näkymässä pyydetään valitsemaan ne laskut, joihin tehdään maksukehotus. Listalla näkyy laskun numero, eräpäivä, maksamaton summa, asiakkaan tiedot, maksukehotushistoria ja reskontramuistio. Lisäksi näkymässä on työkalut määritellä huomautuskulut ja viivästyskorot.

Listan alalaidassa on painikkeet listan valintoihin (merkitse kaikki ja poista kaikki valinnat) ja ylälaidassa maksukehotusten tulostamiseen ja esikatseluun. Maksukehotustekstin voit määrittää vasemmassa alareunassa. Maksukehotusteksteihin voit määrittää mm. maksukehotuksen päivämäärän sekä huomautuskulujen ja viivästyskoron osuuden. Ks. lisätietoja tekstin määrittämisestä.

Huomautuskulut ja viivästyskorko käsitellään samalla tapaan kuin yksittäisen laskun kohdalla  (ks. ohjeiden alku). Lisäksi näkymässä on mahdollisuus määrittää kulut ja viivästyskorko kaikille valituille laskuille kerrallaan. Kulut ja viivästyskorko tulee määrittää ennen kuin maksukehotuksia tehdään. Näihin toimintoihin liittyvät painikkeet löytyvät ruudun oikeasta alareunasta.

Maksukehotukset, huomautuslisät ja viivästyskorot.

Arkhimedekseen voidaan määrittää ns. maksuhuomautusteksti, joka tulee tuoterivejä ennen. Maksukehotustekstiin voi myös lisätä tietoja, jotka riippuvat esim. huomatuskerroista ja koron määrästä. Esim. jos tekstissä on (DATE), tämä kohta korvataan maksukehotuksen päivämäärällä. Kaiken kaikkiaan korvattavia tekstejä ovat:

• (DATE) -> kuluva päivä
• (COSTS) -> huomautuskulut (kertamaksu)
• (SEQUENCE) -> huomautuksien määrä
• (TOTAL COSTS) -> huomautuskulut kaikkiaan (määrä * kulut)
• (TOTAL INVOICE) -> laskun pääoman määrä
• (OVERDUE INTEREST) -> viivästyskorko euromääräisenä
• (OVERDUE DAYS) -> korkopäivien määrä

Esimerkki:

Kirjanpitomme mukaan emme ole saaneet (DATE) mennessä maksusuoritusta, jonka summa eräpäivänä oli (TOTAL INVOICE) euroa. Kustakin maksumuistutuksesta veloitamme (COSTS) euroa huomautuskulua. Tämä on (SEQUENCE). muistutus, joten huomautuskulut ovat yhteensä (TOTAL COSTS) euroa. Lisäksi maksettava viivästyskoron määrä (OVERDUE INTEREST) euroa (OVERDUE DAYS) korkopäivältä.

Tämä näkyy esimerkiksi näin:

Kirjanpitomme mukaan emme ole saaneet 3.2.2010 mennessä maksusuoritusta, jonka summa eräpäivänä oli 122 euroa. Kustakin maksumuistutuksesta veloitamme 10 euroa huomautuskulua. Tämä on 2. muistutus, joten huomautuskulut ovat yhteensä 20 euroa. Lisäksi maksettava viivästyskoron määrä 1,01 euroa 30 korkopäivältä.

Esimerkki ruotsinkielisestä maksukehotuksesta (ilman huomautuskuluja/korkoa):

Enligt våra noteringar har ni ännu inte betalat ovanstående fakturor, om ni betalat dessa i dagarna ber vi er att bortse från denna betalningspåminnelse. För att undvika ytterligare kostnader emotser vi er betalning omgående.

Esimerkki englanninkielisestä maksukehotuksesta (ilman huomautuskuluja/korkoa):

According to our records, we have not yet received a remittance for above invoice. May we remind you that your payment is overdue for three months.This is to remind you that above invoice is still unpaid.We would appreciate if you cleared your account within the next days. Please send your payment promptly. If you have already sent your payment, please disregard this letter.

Huom! Otamme mielellämme vastaan ehdotuksia uusista maksukehotusteksteistä. Voit lähettää ehdotuksesi osoitteeseen info (at) arkhimedes.net

Hyvityslasku luodaan avaamalla hyvitettävä laskutettu lasku ja siirtymällä tämän reskontravälilehdelle painamalla vasemmalta ylhäältä löytyvää harmaata välilehteä "Reskontra". Välilehti on näkyvissä vain kun lasku on jo laskutettu.

Reskontravälilehdellä painetaan painiketta "Hyvityslasku", jolloin ohjelma merkitsee hyvitettävän laskun hyvitetyksi ja tekee automaattisesti uuden päinvastaisen laskun. Lasku kannattaa tarkastaa ja mikäli laskusta oli jo maksettu osa, tarkastaa että maksettu osuus on otettu huomioon oikein. Jos hyvitettävän laskun yhteydessä varastoon palautuu sieltä toimitetut tuotteet, tulee jokaisen varastoon palautetun tuoterivin kohdalla painaa vihreää varastokuvaketta ja painaa "Hae tuotteet varastosta"-painiketta. Kannattaa myös varmistaa, että oikeita tuotteita palautuu varastoon miinusmerkkisellä varastotapahtumalla.

HUOM! Laskun hyvittäminen poistaa Maventan muistutukset noutamattomasta sähköisestä laskusta.

Laskun voi merkitä Arkhimedeksessa luottotappioksi, mikäli on odotettavissa, että laskulle ei tule maksusuorituksia.

Luottotappioksi merkitseminen tehdään laskukohtaisesti.

1. Avataan ko. lasku
2. Siirrytään laskun Reskontra-välilehdelle
3. Kohtaan Maksuhistoria valitaan sarakkeesta "Selite" "Luottotappio"
4. Tarkistetaan päivämäärät (kirjaus- ja maksupäivät voivat olla samat) sekä kirjattu summa ja ALV:n osuus.

Luottotappioksi merkitsemisen jälkeen lasku ei ole enää avoimena reskontrassa (sikäli kuin merkittiin luottotappioksi lasku kokonaisuudessan).

Kirjanpitoon tulee merkitä merkityt luottotappiot mm. ALV-palautuksia varten. Raportti (huom. vain Arkhimedes Myynti- ja sitä laajemissa osioissa) kirjatuista luottotappioista löytyy: Myynti -> Raportit -> (Kirjanpitoraportti:) Luottotappiot. Valitse päivämääräväli, josta haluat luottotappiot hakea, esim. 1.8.2010 ja 31.8.2010 ja valitse OK.

 Huom! Käteisalennukset edellyttävät vähintään Arkhimedes Myynti-versiota

Jos käytät käteisalennuksia, niiden käyttö kannattaa määritellä jo laskutuksen asennuksiin: 'Myynti -> Asetukset'.

Käteisalennuksen määrittely koostuu kolmesta kentästä. Ensimmäinen kenttä näyttää koko laskulle tulostuvan tekstin, esim. 14 pv - 2 %. Käteisalennuksen päivät ja prosentti ovat omissa kentissään laskentateknisistä syistä. Vastaavat kentät voit määritellä laskukohtaisesti, käteisalennuksen löydät laskulla Maksuehdot-välilehdeltä.

Vinkki: Voit määrittää myös käteisalennuksen kontaktikohtaisesti, mikäli et halua antaa sitä kaikille asiakkaillesi. Määrittely tapahtuu kontaktikortilla 'Myynti -> Oletusarvot' -välilehdellä.

Kun käteisalennukseen on annettu kaikki kentät, laskulla on kaksi eräpäivää: käteisalennuksen eräpäivä ensin ja sitten laskun varsinainen eräpäivä. Käteisalennuksen eräpäivän löydät sen jälkeen, kun lasku on laskutettu, Reskontra-välilehdeltä, siellä välilehti Viivästyskulut- ja alennukset.

Tältä välilehdeltä löydät kaikki käteisalennukseen viittaavat tiedot (huom. tietoja ei näytetä, mikäli käteisalennusta ei ole määritetty). Tiedot ovat kaikkiaan:

• Käteisalennus: Annettava alennus veroineen
• ALV: Käteisalennuksen ALV-osuus
• Yhteensä alv 0  €: Laskun veroton loppusumma käteisalennuksen kanssa
• Arvonlisäveroa: Laskun ALV-osuus käteisalennuksen kanssa
• Eräpäivä: Käteisalennuksen eräpäivä (laskun päivä lisättynä käteisalennuksen päivät)
• Loppusumma: Laskun verollinen loppusumma käteisalennuksen kanssa

Loppusumma on siis se summa, joka on maksettava, mikäli päivä on ennen käteisalennuksen eräpäivää.

Laskulla käteisalennus näkyy paitsi maksuehdoissa, ylimääräisenä rivinä laskun loppusumman perässä. Esim. seuraavasti:

15.2.2010 mennessä (käteisalennuksen eräpäivä) maksettava (ALV:n osuus 672,76 €): 3730,78 euroa.

Käteisalennus reskontrassa

Käteisalennus ei vaikuta reskontraan vielä laskutusvaiheessa. Myyntisaamisissa näkyy laskun varsinainen summa, ei alennettu summa.

Ohjelma tekee automaattisesti käteisalennuksen reskontrakirjauksen siinä vaiheessa, kun alennettu maksusuoritus kirjautuu käteisalennuksen eräpäivään mennessä. Mikäli eräpäivä on jo mennyt, laskuun jää jäännöksiä ja jää laskuttavan harkittavaksi, periikö hän loppuja rahoja.

Käteisalennukset pitää merkitä kirjanpitoon ja tähän auttaa raportti, joka löytyy 'Myynti -> Raportit' -välilehdeltä. Valitse kohdasta Kirjanpitoraportti: 'Käteisalennukset'. Raportissa näkyy myös ALV:n osuus, mikä on käteisalennuksissa merkittävä tieto, jotta laskutetut ja reskontrakirjaukset täsmäävät.

Arkhimedeksessa voidaan määrittää käytettävän Finvoice-verkkolaskua, joka suoraan asiakkaalle lähetettäväksi tai rahoitusyhtiön kautta (Factoring-lasku).

Finvoicen/Factoringin käyttöönotto tehdään avustettuna, maksullisena lisäpalveluna. Ota yhteyttä Arkhimedeksen asiakaspalveluun käyttöönoton sopimiseksi.

Arkhimedes on myyntilaskujen osalta mahdollista integroida ulkoiseen reskontra/kirjanpitojärjestelmään. Integroinnin käyttöönotto tehdään yhdessä Arkhimedeksen asiakaspalvelun kanssa (maksullinen lisäpalvelu). Seuraavassa on lueteltu reskontrasiirron yleisimpiä ominaisuuksia ja toimintoja:

Tuetut järjestelmät

Seuraaviin järjestelmiin on valmis tuki:

• ProCountor
• Tikon

Seuraaviin järjestelmiin on tehty asiakaskohtaisia käyttöönottoja:

• Pro eLaskutus
• Econet
• SAP
• Raindance
• ProEconomica
• AdeEko

Arkhimedeksen valmius reskontra/kirjanpito-ohjelman kanssa kannattaa aina varmistaa Arkhimedeksen asiakaspalvelusta.

Yleistä integraatiosta

Integraatioon liittyvät perusasetukset tehdään Arkhimedeksessa välilehdellä Asetukset->Yritys->Verkkolaskutus->Reskontrasiirto.

Arkhimedes muodostaa myyntilaskusta siirtotiedoston, joka siirretään reskontraohjelmaan. Siirtotiedoston voi siirtää käsin, tai voidaan käyttää Arkhimedekseen integroitua tiedostonsiirtotoimintoa.

Yksi kerrallaan vai joukkona?

Arkhimedeksesta voi lähettää laskut reskontraan joko yksitellen tai isona joukkona. Useimmat reskontraohjelmat mahdollistavat kummankin tavan. Kumpi on sitten parempi riippuu yleensä lähetettävien laskujen määrästä. Jos esim. laskuja on vain harvakseltaan, voidaan hyvin lähettää laskut yksi kerrallaan. Jos taas laskuja on paljon, voi olla parempi lähettää nippu laskuja yhtenä siirtotiedostona reskontraan.

Valintaan voi vaikuttaa myös se, käsitelläänkö laskut reskontran päässä automaattisesti vai manuaalisesti. Jos niitä käsitellään manuaalisesti, voi olla parempi lähettää laskut harvemmin mutta osmissa nipuissa, jolloin inhimillisten virheiden mahdollisuus pienenee.

Reskontrasiirto-välilehdellä voidaan valita "Laskutus vain joukkona". Tällöin laskun luominen yksitellen ei ole mahdollista ja laskujen siirtäminen on mahdollista vain laskuluettelon kautta.

Tulostetaanko lasku Arkhimedeksessa vai reskontraohjelmassa?

Toinen suuri kysymys on, mistä laskut halutaan tulostaa, Arkhimedeksesta käsin vai reskontraohjelmasta. Tähän liittyy myös kysymys, tuleeko laskun numero ja viitenumero Arkhimedeksesta vai vasta reskontraohjelmasta.

Usein voidaan valita vapaasti, kummasta lasku tulostetaan. Arkhimedeksessa on paljon tulostukseen liittyviä toimintoja (kuten monipuolinen alennusten käsittely) ja jos näitä halutaan käyttää, tulee laskut tulostaa tietysti Arkhimedeksesta.

On kuitenkin tilanteita, jolloin lasku tulee tulostaa reskontraohjelmasta. Esim. silloin, kun reskontraohjelmasta tulostetaan myös muita kuin Arkhimedeksella tehtyjä laskuja. Myös, jos hyvityslaskut tehdään reskontraohjelmassa, voi olla käytännöllisempää tulostaa laskut reskontraohjelmasta - vaikka hyvityslaskut saa kyllä useimmiten myöskin luotua Arkhimedeksesta reskontraohjelmaan.

Jos reskontraohjelmasta tehdään muitakin kuin Arkhimedeksesta käsin luotuja laskuja, on usein niin, että laskunumero, mahdollisesti myös viitenumero muodostetaan vasta reskontraohjelmassa.

Jos lasku tulostetaan reskontraohjelmasta, valitaan Reskontrasiirto-välilehdellä "Lasku lähetetään reskontraohjelmistossa".

Laskun lähetys reskontraohjelmaan siirtotiedostolla

Laskujen välitys reskontraohjelmaan tapahtuu muun laskutuksen ohessa. Mikäli laskuja lähetetään yksitellen, kysyy ohjelma aina laskuttaessa muodostetaanko reskontran siirtoaineisto. Tarvittaessa siirtoaineiston voi luoda erikseen yksittäisestä laskusta laskun Reskontra-välilehdellä, painike "Finvoice / Reskontrasiirto".

Laskunipun välittäminen reskontraohjelmaan tapahtuu laskuluettelossa. Kun on rajattu välitettävät laskut (esim. päivän laskut, viikon laskut), valitaan Tulosta-painikkeen yläpuolelta valikosta Reskontratiedosto. Kun lasku on välitetty reskontraan, ilmestyy luettelossa L- ja M-sarakkeiden oikealle puolelle ruksi.

Aineiston välitys

Arkhimedes pystyy tarvittaessa myös välittämään aineiston siirtoaineiston. Arkhimedes tukee FTP, SFTP sekä FTPS-siirtoprotokollia. Reskontraohjelmassa käytettävän FTP-palvelimen asetukset (palvelimen tyyppi, nimi ja osoite, hakemisto, käyttäjätunnus ja salasana) asetetaan Reskontrasiirto-välilehdellä.

Jokainen siirto saa oman sarjanumeronsa. Reskontrasiirto-välilehden kenttä Siirron sarjanumero määrittelee seuraavaksi käytettävän sarjanumeron. Sarjanumero kasvaa automaattisesti aina yhdellä siirron jälkeen.

Siirtoavainta käytetään tunnistautumisessa tiettyjen reskontraohjelmien kanssa (kuten ProCountor). Tarvittaessa jokaisesta siirrosta saa vielä erikseen sähköpostikuittauksen (valitaan Sähköposti-ilmoitus lähetyksestä). Sähköpostikuittauksen käyttö edellyttää, että on erillinen sähköpostipalvelin käytettävissä (syötetään palvelimen osoite ja käytettävät sähköpostiosoitteet).

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita

Laskupohjat edellyttävät vähintään Arkhimedes Myynti-osiota.

Laskupohjia voit käyttää seuraavissa merkityksissä:

• Voit käyttää sitä pohjana luodessasi uutta laskua
• Voit käyttää sitä pohjana luodessasi saman laskun ryhmälle
• Voit määrittää laskupohjan toistuvaislaskuksi

Uuden laskupohjan voit luoda seuraavista paikoista:

• Myynti -> Laskut -> Uusi lasku -> Uusi laskupohja/ryhmälasku
• Olemassa olevalla laskulla Pohja -> Kopioi lasku laskupohjaksi / toistuvaislaskuksi
• Kontaktiryhmässä Laskupohjat -> Luo laskupohja

Laskun luonti laskupohjasta: Myynti -> Laskut -> Uusi lasku -> Uusi lasku laskupohjasta. Laskupohjat löytyvät jälkikäteen: Myynti -> Laskut  -> Laskupohjat. Jos Myyntitilaukset on aktivoitu, laskupohjat löytyvät myös: Myynti -> Tilaukset -> Toistuvat.

Laskupohjalla käytettävän kielen voi vaihtaa laskulomakkeen "Layout"-välilehdeltä kohdasta "Laskulla käytettävä kieli". Kielivaihtoehtoina on suomi, ruotsi ja englanti.

Laskupohjan käyttö toistuvaislaskuna

Voit määrittää toistuvan laskun, joko yksittäiselle asiakkaalle tai kontaktiryhmälle, laskupohjalla ks. välilehti Saaja. Toistuvaisuuteen liittyvä toiminnallisuus löytyy Toistuvuus-välilehdellä

• Ensimmäinen laskutus. Kertoo, koska ko. laskupohja on luotu. Ei erillistä toiminnallisuutta.
• Laskutettu edellisen kerran. Kertoo, koska lasku on edellisen kerran laskutettu, päivittyy automaattisesti, kun laskutus on tehty. Ei erillistä toiminnallisuutta
• Laskutusjakso. Tässä määritetään, kuinka usein lasku toistuu. Vaihtoehtoja on 1, 2, 3, 4, 6 ja 12 kuukautta.
• Laskutetaan seuraavan kerran. Tässä näkyy, koska lasku seuraavan kerran laskutetaan. Päivittää automaattisesti laskutuksen jälkeen sen mukaan, mikä on laskutusjakso, pitäen laskutuspäivän samana. Voi myös määrittää itse. 

Pohja-välilehdellä määritetään laskupohjalle nimi. Laskupohjilla kannattaa käyttää yhtenäistä nimeämiskäytäntöä, jossa näkyy esim. laskutettava palvelu, asiakas, ryhmä, jakso tmv.

Laskupohjalla määritettäviä perustietoja ja maksuehtoja käytetään, mikäli ko. asiakkaalle ei ole omissa oletusarvoissa määritetty vastaavia tietoja. Asiakkaan oletusarvot ovat siis laskupohjan tietoja vahvempia. 

Tekstimuuttujat

Toistuvaislaskuissa on usein viittauksia laskutettavaan jaksoon, joka muuttuu ajan myötä tai on asiakaskohtaisesti vaihteleva. Välilehdellä Teksti voidaankin antaa varsinaisen tekstin (sekä ennen tuoterivejä että niiden jälkeen) joukossa "muuttujia", jotka korvataan vastaavilla arvoilla. Muuttujia ovat:

• (MONTH_FIRST_DAY) = 1
• (GROUP_JOIN_DAY) = päivä, jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
• (GROUP_JOIN_MONTH) = kuukausi (numerona), jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
• (GROUP_JOIN_YEAR) = vuosi, jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
• (GROUP_JOIN_DATE) = päivämäärä, jolloin liittynyt laskupohjaan liitettyyn kontaktiryhmään
• (PERIOD_START_DAY) = päivä kentästä Laskutetaan seuraavan kerran
• (PERIOD_START_MONTH_CURRENT) = kuukausi (numerona) kentästä Laskutetaan seuraavan kerran
• (PERIOD_START_MONTH_PREVIOUS) = edellinen kuukausi (numerona)
• (PERIOD_START_MONTH_NEXT) = seuraava kuukuausi (numerona)
• (PERIOD_START_YEAR) = vuosi kentästä Laskutetaan seuraavan kerran
• (PERIOD_START_DATE) = Laskutetaan seuraavan kerran
• (PERIOD_END_DAY) = jakson päättymispäivä
• (PERIOD_END_MONTH) = jakson päättymiskuukausi (numerona)
• (PERIOD_END_YEAR) = jakson päättymisvuosi
• (PERIOD_END_DATE) = jakson päättymispäivämäärä

Edellä on lihavoitu ne muuttujat, jotka määrittävät, mitä kuukauden päivää käytetään jaksoa määrättäessä. Vaihtoehdot ovat siis kuun ensimmäinen päivä, kontaktiryhmään liittymisen päivä sekä se päivä, joka on merkitty laskutuspäiväksi (vaikka laskutus olisikin myöhästynyt ko. päivästä)

Kuukauden kohdalla voidaan valita jakson aluksi nykyinen, edellinen tai seuraava kuukausi. Jakson loppu skaalautuu automaattisesti tämän mukaan.

Jos kenttää Laskutetaan seuraavan kerran ei ole määritelty

Esimerkki 1: Laskupohja on määritetty laskutettavaksi 1.2.2010, laskutusjakso on 6 kuukautta, joka alkaa ko. päivästä. Saatu jakso olisi siis 1.2.2010 - 31.7.2010. Määritellään:

(PERIOD_START_DATE) - (PERIOD_END_DATE)

Esimerkki 2: Laskupohja on määritetty laskutettavaksi 28.11.2009. Laskutusjakso on kolme kuukautta ja halutaan, että laskutusjakso on seuraavan kuukauden 1. päivästä eteenpäin. Saatu jakso olisi siis 1.12.2009 - 28.2.2010. Määritellään:

(MONTH_FIRST_DAY).(PERIOD_START_MONTH_NEXT).(PERIOD_START_YEAR) - (PERIOD_END_DATE)

Esimerkki 3: Asiakas on liittynyt kontaktiryhmään 14.12.2009. Päivä "14" on se päivä, kun asiakas on tilannut palvelun ja sitä halutaan käyttää jaksossa. Laskutusjakso on 12 kuukautta. Saatu jakso olisi siis: 14.12.2009-13.12.2010. Määritellään:

(GROUP_JOIN_DAY).(PERIOD_START_MONTH_CURRENT).(PERIOD_START_YEAR) - (PERIOD_END_DATE)

Tässä ohjeessa neuvotaan kuinka sopimuksia luodaan asiakkaille, miten niitä käytetään ja missä niitä voidaan hyödyntää.

Sopimusten avulla on mahdollista muun muassa luoda asiakkaalle sopimuspohjainen hinnoittelu, määrittää sopimuksen voimassaoloaika ja sopimustekstit sekä liittää sopimuksiin kuuluvia tuotteita, joita laskutetaan (Esim. vuokralaitteet). Sopimuksen yhteyteen voidaan liittää myös toistuvaislasku -tyyppinen laskutus, jolloin sopimus laskutetaan tietyn väliajoin.

Sopimuksen luominen

Sopimus luodaan asiakaskohtaisesti kontaktikortin kautta menemällä halutun kontaktin tietoihin ja valitsemalla oikealta ylhäältä tippuvalikosta 'Sopimus' ja painamalla 'Uusi'. Tämän jälkeen ohjelma siirtyy Sopimusnäkymään, jossa sopimus määritellään.

Näkymän vasen yläkulma

Vasemmalla yläkulmassa määritellään sopimuksen perustiedot, kuten sopimuksen nimi ja voimassaoloaika.

'Laskutus' -välilehdellä voidaan määrittää sopimukseen liittyvä laskutustieto kuten sopimuksen laskutusjakso ja seuraava laskutuskerta. Tällöin sopimus toimii kuten laskupohja, joka pitää laskuttaa tietyin väliajoin ja Arkhimedes muistuttaa siitä.

Sopimukseen on mahdollista liittää myös tehtäviä esimerkiksi muistuttamaan sopimuksen loppumisesta. Saman sopimuksen voi myös lisätä sopimuspohjaksi 'Pohja' -välilehdeltä, jolloin sopimus on kätevä kopioida eri asiakkaille, joiden kanssa tehdään samanlainen sopimus.

Näkymän oikea yläkulma

Oikeassa yläkulmassa olevassa ikkunassa määritetään sopimukseen liittyvät perustiedot, maksuehdot, ulkoasu ja kohdennus. Näitä tietoja käytetään, kun sopimuksen perusteella luodaan laskuja.

Näkymän alaosa

Sopimus -näkymän alaosassa voidaan määrittää sopimustekstit, sopimuksen kuuluvat tuotteet, tuotteiden sisäinen kohdennus sekä sopimuskohtainen hinnasto.

'Sopimustekstit' -välilehdellä voidaan sopimukselle kirjoittaa sopimustekstit, lisätä liitetiedosto sekä määrittää laskulle laitettavia tekstejä. Samalta välilehdeltä löytyy myös toiminnallisuus tietojen hakemiselle aiemmista sopimuspohjista.

'Laskutettavat tuotteet ja hinnat' -välilehdellä määritellään sopimukseen kuuluvia laskutettavia tuotteita, palveluita tai laitteita. Esim. mikäli sopimukseen kuuluu vuokralaite tai kuukausittainen palvelu, jotka halutaan laskuttaa.

'Hinnasto' -välilehdellä voidaan määrittää sopimuskohtaiset hinnastot. Hinnastot voidaan määrittää tuote tai tuoteryhmäkohtaisesti, jolloin asiakasta laskutetaan uutta laskua luotaessa hinnaston mukaisesti. Esim. asiakkaalle voi määrittää alennusprosentin tietylle tuoteryhmälle, jolloin asiakkaan ostaessa ko. tuoteryhmän tuotteita hinta määräytyy hinnaston mukaisesti.

'Hinnasto' -välilehdellä on myös sarake 'Sopimukseen kuuluvat laitteet'. Tähän listataan laitteet, joita sopimus koskee. (Lue lisää laitekokoonpanoista)

Sopimusten tarkastelu

Asiakkaan sopimuksia voi tarkastella kontaktikortin kautta oikelta löytyvästä 'Tiedot' -> 'Sopimukset' -välilehdeltä.

Kaikki luodut sopimukset ja sopimuspohjat näkyvät kootusti Arkhimedeksen päätasolta -> 'Tapahtumat' -> 'Sopimukset' -välilehdeltä.

Käyttöesimerkki - Asiakaskohtainen hinnasto

Luodaan asiakkaalle sopimus edellä mainitulla tavalla kontaktikortin kautta ja lisätään sopimuksen hinnastoon tuoteryhmäalennus 50% 'Mausteseokset' ja ' 'Maustekasvit' -tuoteryhmille sekä tuotteisiin 'Korianteri 1kg' hinnaksi 12,00 euroa.

Tämän jälkeen luodaan uusi lasku asiakkaalle. Tämä voidaan tehdä kahdella tapaa: Joko valitsemalla sopimusnäkymästä vasemmalta yläkulmasta 'Pohja' -välilehti ja 'Luo uusi lasku käyttäen tätä sopimusta pohjana'. Vaihtoehtoisesti asiakkaalle voidaan luoda normaalisti uusi lasku joko kontaktikortin kautta tai 'Uusi lasku' -toiminnon kautta. Tällöin laskulomakkeelta täytyy valita sovellettava sopimus oikealta yläkulmasta 'Kohdennus' -välilehdeltä ennen tuotteiden lisäämistä laskulle.

Kun haluttu sopimus on valittu, niin lisättäessä laskulle tuotteita, jotka kuuluvat 'Mausteseokset' ja 'Maustekasvit' -tuoteryhmään, ohjelma asettaa niille automaattisesti 50 % alennuksen sekä 'Korianteri 1kg' hinnaksi tulee 12,00 euroa sopimuksen hinnaston mukaisesti.

Sopimusten asiakaskohtaisia hinnastoja voi myös hyödyntää esimerkiksi tilanteessa, jossa eri töistä tai palvelusta ei laskuteta, mutta materiaalista kyllä. Tällöin hinnastoon määritetään alennusprosentti 100 % tai Hinta 0,00 kaikille töille tai palveluille.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Kassatositteiden avulla voidaan nopeasti tehdä asiakkaalle kuitti ja merkata osto myyntiraportteihin sekä tarvittaessa tehdä myynnistä varastotapahtuma. Kassatapahtuma toimii pääasiassa kuten lasku. Pikakassassa ei kuitenkaan tarvita ollenkaan kontaktihenkilöä ja uusi kassatapahtuma voidaan luoda suoraan edellisestä painamalla 'Uusi kassatapahtuma'-kuvaketta.

Kassatoiminnoissa löytyy myös kassatapahtumien etsiminen sekä luettelo tapahtumista.

Kassakuitin voi tulostaa tavallisella tulostimella tai kuittitulostimella. Kuitin ulkoasua voi vaihtaa kassatapahtuman "Layout"-välilehdeltä. Valitse "Layout" oikeasta yläreunasta ja sen jälkeen "Kuitilla käytettävä lomake". Lomakkeen oletuksena on "Standard", joka sopii tavallisella tulostimella tulostettavaksi. Oletuslomakkeen voi vaihtaa myynnin asetuksista.

Kassatyökalussa on oletuksena valittavana kaksi eri maksutapaa: kortti ja käteinen. Kassatapahtuma tehdään painamalla "Tulosta"-kuvaketta tai maksutavan vieressä olevaa kuvaketta. Kassan asetuksisa voidaan lisätä vielä kaksi eri maksutapavaihtoehtoa. Voit kirjoittaa itse uudet maksutavat ohjelmaan. Jos maksutapana on käteinen, voit kirjoittaa maksetun käteisen summan kohtaan "Maksettu käteinen €" ja Arkhimedes näyttää vaihtorahan määrän.

Jos kassatapahtuma halutaan tiliöidä, aktivoi kassan asetuksista kohta "Suoritusten tiliöinnit": "Käytössä". Kun tiliöinti on aktiivisena, kassatapahtuman alareunasta valitaan kortti- ja / tai käteismaksu. Tapahtumalle tulee näkyviin oletukseksi asetetut tili ja vastatili, mutta ne voi vielä tässä vaiheessa vaihtaa. Voit myös merkitä samalle kassatapahtumalle useamman maksutavan eli osa maksusta tapahtuu käteisenä ja osa kortilla. HUOM! Suoritusten tiliöinti poistaa käytöstä kassan oletusmaksutavat. 

Tarkemmat ohjeet tuotteiden poiminnasta tapahtumaan laskutuksen ohjeessa.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Arkhimedeksen raportointitoiminnot löytyvät  'Myynti -> Raportit' -välilehdeltä. Sieltä voidaan tulostaa raportteja kirjanpitoa varten, myynnistä sekä asiakkaista. Raporttien päivämäärät voidaan valita päivämäärätyökalulla, joka sijaitsee osion yläreunassa. Päivämäärät alustetaan aina ohjelman käynnistyessä. Raportit ovat hyödyllisiä erityisesti, kun on ulkoistanut kirjanpidon, jolloin nämä raportit voi toimittaa kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle aineistoksi kirjanpidon tekemistä varten. 

Kirjanpitoraportit

Kirjanpidon vakioraporteista voit koostaa ja tulostaa erilaisia raportteja käsiteltäväksi. Raporttivalinnasta löytyy vaihtoehdot raporttien muodostamiseen toiminimittäin, tulosyksiköittäin sekä tilikohtaiset raportit (päiväkirja, pääkirja ja yhteenvedot). Nämä raportit voidaan muodostaa joko laskutuksen tai kassatapahtumien pohjalta.

Voit tehdä erilaisia valintoja sen mukaan minkä raportin haluat ja lopuksi valita joko 'Laskutusrapotti', 'Suoritusraportti' , tai 'Myyntisaamiset Reskontralista'.

Tarkistusraportteja ovat: ’Laskukooste ALV-erittelyllä’, 'Kassatapahtumakooste ALV-erittelyllä' , ’Maksusuoritukset’, 'Maksusuoritukset Tileittäin' ja 'Luottotappiot'.

Kirjanpitoraporttien tukena kannattaa myös hyödyntää myyntireskontrasta saatavia raportteja. Ne löytyvät Arkhimedeksestä Myynti -> Laskut -> Reskontra.

Myyntiraportit

Myyntiä voi seurata kuukausittain (rasti ruutuun 'Raportti kuukausittain' kohtaan) tai halutulla aikavälillä (aikavälin summa, ei rastia):

Tuoteryhmittäin - Tulostaa eri tuoteryhmien myynnin tuoteriveittäin tai -ryhmittäin.

Tuotteittain – Tulostaa kunkin tuotteen myynnin tuoteriveittäin tai tuotteittain kokonaismäärä.

Myyjittäin – Tulostaa myyjän myymät tuotteet myyjittäin/tuoteriveittäin tai myyjittäin kokonaissumma.

Asiakkaittain – Tulostaa myydyt tuotteet asiakkaittain/tuoteriveittäin tai asiakkaittain kokonaissumma.

Tuotetyypeittäin – Tulostaa myydyt tuotteet tuotetyypeittäin/tuoteriveittäin tai tuoteriveittäin kokonaissummana.

Projekteittain – Tulostaa myydyt tuotteet projekteittain/tuoteriveittäin tai projekteittain kokonaissumma.

Tulosyksiköittäin – Tulostaa myydyt tuotteet tulosyksiköittäin/tuoteriveittäin tai tulosyksiköittäin kokonaissumma.

Toiminimittäin  - Tulostaa myydyt tuotteet toiminimittäin/tuoteriveittäin tai toiminimittäin kokonaissumma.

Kirjanpitotileittäin  - Tulostaa myydyt tuotteet kirjanpitotileittäin/tuoteriveittäin tai kirjanpitotileittäin kokonaissumma. 

Myyntiraportit muodostetaan joko laskutuksen tai kassatapahtumien perusteella (valinta vasemmalla "Kirjanpidon vakioraporti" -otsikon alta). Haluttaessa raportissa voidaan yhdistää laskut ja kassa valitsemalla raporttien yläpuolelta "Yhdistä laskut ja kassa" -valintaruutu. Jokaiselle raportille tulostetaan myös katekerroin ja kateprosentti.

Asiakasraportit

 'Asiakkaat-raportilla' ohjelma tulostaa asiakkaat aakkosjärjestyksessä ja näyttää lasku-/maksutilanteen. Raportista näkee nopeasti, kuinka paljon jokin asiakas on tuonut yritykseen rahaa (sekä verotonta että verollista) yhteensä ja keskimäärin ja kuinka paljon asiakas on vielä yritykselle velkaa. Myös sitä, kuinka ajoissa maksu on suoritettu, voidaan seurata asiakaskohtaisesti.

Näin hyödynnät raportointityökaluja

Videossa esitellään Arkhimeksen raportointitoimintoja (mm. kirjanpidon vakioraportteja, myyntiraportteja sekä reskontraan liittyviä raportteja)

Myynti & Toiminnanohjaus

kesto: 5.03

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

 

Laskun asetuksissa määritellään uusille laskuille oletuksena asetettavat laskun tiedot sekä käytettävän laskupohjan asetukset. Lisäksi asetuksista määritellään tulostusasetuksiin liittyviä vaihtoehtoja sekä hallitaan laskujen oletustekstejä.

Alla olevat asetukset löytyvät Arkhimedes Myynti- sekä Toiminnanohjaus -osioista. Ilmaisversioissa ei siis ole kaikkia alla esitettyjä toimintoja.

Laskun oletustiedot

’Laskun oletustiedot’-laatikossa sijaitsevilla asetuksilla määritellään oletusarvot uuden laskun alv-kannaksi, viivästyskoroksi, huomautusajaksi, käteisalennukseksi, maksuajaksi sekä –ehdoksi. Laatikossa on myös asetus oletusviitetekstiksi sekä laskutuksessa käytettäväksi desimaalitarkkuudeksi. Desimaalien valinta laskun asetuksiin vaikuttaa erityisesti siihen, miten ohjelma laskee verottoman hinnan silloin, kun hinta annetaan verollisena.  Oletuksena asetettavaa laskun kieltä voi vaihtaa myös laskukohtaisesti.

"ALV 0, selite"-kenttään valitaan, mikä teksti tulostuu kun verokannaksi valitaan 0. Vaihtoehtoja on esim.:

• Yhteisömyynti
• Intra-Community supply
• Tax-exempt sale outside the EU
• Ostaja verovelvollinen, AVL 8 c §
• Veroton AVL 34 §:ssä tarkoitettu myynti
• Veroton AVL 37 § Sosiaalihuolto
• Veroton AVL 45 § Esiintyvän taiteilijan palkkio

Jos käytät käteisalennusta, määrittele ensin koko laskulla näkyvä teksti, esim: 14 pv -2%. Päivä-kenttään määrittele vain päivää osoittava luku, esim. 14 ja Prosentti-kenttään prosenttia osoittava luku, esim. 2 %. Vastaava merkitsemistapa on myös laskulla (ja muissa myyntitapahtumissa) sekä kontaktin myynnin oletusarvoissa.

Maksuehto määritetään kahdessa osassa. Ensimmäiseen kenttään tulee päivien määrä. Jos päivien määrä on esim. 14 ja laskun päivä on 1.1.2010, tulee eräpäiväksi automaattisesti 15.1.2010. Jälkimmäiseen kenttään määrittele maksuehdon tekstiosa, esim: pv netto.

Huomautusajassa tekstin "vrk" ja maksuehdossa tekstin "pv netto" Arkhimedes osaa automaattisesti kääntää englanniksi ja ruotsiksi, kun laskun kieltä vaihtaa.

Myös kontaktiryhmään voidaan määrittää tuotteille tai tuoteryhmille kontaktiryhmäkohtainen hinnoittelu. 

Laskuluettelo

"Laskuluettelo"- laatikosta voi valita automaattisen arkistoinnin päivämäärän eli, mitä päivämäärää vanhemmat tositteet arkistoidaan. "Lajittelusuunta"- vaihtoehto määrittää, missä järjestyksessä laskuluettelo näytetään: vanhimmat vai uusimmat ensin.

Tositteiden arkistointi

Vanhat tositteet voi arkistoida ohjelman käytön nopeuttamiseksi. Tositteet säilyvät ohjelmassa, mutta niitä ei normaalisti näytetä listauksissa. Vanhat tositteet arkistoidaan valitsemalla kenttään päivämäärä, jota aiemmat tositteet arkistoidaan.

Tulostuspohjat

’Tulostuspohjat’- laatikon asetukset määrittelevät, millaisena tositteet tulostetaan. Voit esimerkiksi valita tulostetaanko laskutusosoite ja toimitusosoite erikseen, tai voit valita käytettäväksi tilisiirto -laskupohjan. Osassa tositetyypeistä valittavana on erikseen tulostuslomake tekstiosiolle ja hintaerittelylle. Valittavat tulostuslomakkeet on oletuksena uusissa tositteissa käytössä, mutta sitä voi myös tositekohtaisesti vaihtaa. 

Tulostusasetukset

Laatikosta valitaan, mitä tietoja tositteille oletuksena tulostetaan. Merkinnällä tehtävät asetukset määrittävät, tehdäänkö tai näytetäänkö määritettävää valintaa.

• Valitsemalla ’Näytä tuotenumerot’, näytetään laskun tuoteriveillä tuotteiden tuotenumerot
• Valitsemalla ’Näytä puhelinnumero laskun yläreunassa’, näytetään yrityksen puhelinnumero normaalipaikan sijaan laskun yläreunassa
• Valitsemalla ’Yksikköhinta verollisena’, näytetään tuoterivien yksikköhinnat verollisina. Ilman valintaa tuoterivit näytetään verottomina ja vero lasketaan vasta tuotteiden kokonaissummaan.
• Valitsemalla ’Eritelty alennus’, näytetään alennukset laskulla tuoterivikohtasesti. Mikäli on valittu eritelty alennus, alennuksen kokonaismäärä ei näy laskun loppusummassa, vaan vasta loppusumman jälkeen
• Valitsemalla ’Näytä ALV’, näytetään tuoterivien kohdalla kunkin tuotteen verokanta.
• Valitsemalla ’Viivakoodi’, lisätään laskuun viivakoodi. Arkhimedes Myynti -osioon kuuluu viivakoodifontti, jonka saa erikseen tilaamalla osoitteesta tuki@arkhimedes.net. Viivakoodillisista laskuista olisi syytä lähettää testilaskut Pankkiyhdistykselle.
• Valinnalla ’Viivakoodin alapuolelle marginaali’ säädetään suurempi alamarginaali viivakoodin alapuolelle sellaisia tulostimia varten, joissa alamarginaali on normaalia suurempi (yleensä vanhemmissa mustesuihkutulostimissa). Isommalla marginaalilla lasku ei ole Pankkiyhdistysten vaatimusten mukainen.
• Valitsemalla ’Näytetäänkö yhteyshenkilö laskulla’, valitaan uusille laskuille oletuksena näytettäväksi yrityksen yhteyshenkilön nimi yrityksen nimen jälkeen ennen osoitetta.
• Valitsemalla 'Näytä ulkomaan tilitiedot', näytetään laskulla Iban/SWIFT -mukaiset tilinumerot laskulla ulkomaanmaksuja varten

Toimitustavat

Laatikossa voidaan määrittää ohjelmaa käyttävän yrityksen toimitustavat. Ohjelmaan on valmiiksi syötetty yleisimpiä käytettäviä toimitustapoja sisäkauppaa ja ulkomaankauppaa varten. (Esim. 'Noudetaan', 'Viedään', 'Postiennakko') 

Kassan oletusmaksutavat

Jos käytät Arkhimedeksen Kassa-osiota, voit määrittää tässä, mitä maksutapaa oletuksena käytetään. Voit lisäksi määrittää kaksi omaa maksutapaa oletusmaksutapojen "Kortti" ja "Käteinen" lisäksi. Kustakin maksutavasta saa oman ALV-erittelynsä Kassa-osiossa.

Laskun oletustekstit

Laatikon välilehdillä voit syöttää ohjelman luomiin laskuihin tekstit, jotka lisätään automaattisesti ennen ja jälkeen tuoterivien. Lisäksi voit määrittää sähköpostiviesteihin oletuksena lisättävän saatekirjeen. Teksti voidaan poimia myös tallennetuista tekstipohjista.

Kun ostoja hallitaan samalla ohjelmistolla, jolla hallitaan myös myyntiä, tulee koko liiketoiminnan hallinnasta helppoa. Tällöin voidaan seurata reaaliajassa liiketoiminnan kuluja ja kannattavuutta sekä tehdä toimittajille tilauksia, mikäli myytävä loppuu. Tässä osiossa esitellään ostotoiminnot sekä ohjeistetaan niiden käyttö.

Katso myös video, jossa esitellään Toiminnanohjauksen ominaisuuksia.

Näin hallitset tilauksia

Tässä videossa näytetään Arkhimedeksen tilaustenhallinnan prosessi myyntitilauksesta laskutukseen. Video esittelee myyntitilauksen etenemistä ostotilaukseen, toimitukseen ja laskutukseen.

kesto: 4.47

Ostotilauksilla voidaan tehdä tavarantoimittajille lähetettäväksi vakiomuotoisia ostotilauksia, jotka voidaan haluttaessa vastaanottaa varastoon. Ostotilauksesta voidaan myös tehdä ostoreskontraan ostolasku. Näin ostotoimintoja ei tarvitse kirjata ohjelmaan useaan otteeseen ja koko tilaus-vastaanotto -prosessi on mahdollisimman yksinkertainen hallita.

Uusi ostotilaus tehdään 'Ostot > Ostotilaukset'-välilehdellä olevilla 'Etsi'- ja 'Luettelo'-välilehdiltä löytyvällä 'Uusi ostotilaus'-kuvakkeella. Kun kuvaketta painetaan, luo ohjelma uuden ostotilaustositteen ja siirtyy siihen.

Ostotilaustosite

Ostotilaukseen kirjataan aluksi toimittajalta vaadittavat toimitus- ja maksuehdot sekä valitaan, mihin varastoon ostotilaus tilataan. Lisäksi oleellista on kohdistaa 'Toimittaja' -kentän pudotusvalikosta, kenelle ostotilaus tehdään. Tarvittaessa myös valuuttaa ja ostotilauksen kieltä voidaan muuttaa, jolloin tuotteen nimikin vaihtuu kyseiselle kielelle, jos tuotekorttiin on tehty vastaava käännös. 'Selite'-kenttään voidaan kirjata ostotilauksen selite, joka näytetään ostotilausluettelossa.

Huomaathan, että Arkhimedeksessä valuuttakursseissa käytetään lukuna valuutan suhdetta euroon (esim. 1 USD = x,xx euroa). Jos esimerkiksi valuuttana on USD, valuuttakurssina 0,68 ja tuotteen hintana 5 euroa, niin tällöin ohjelma näyttää USD hinnan kaavalla 5 / 0,68 = 7.35 euroa.

Kohdennus -välilehdeltä voidaan myös kirjata asiakkaan ostotilausnumero, jos sellainen on annettu. Esim. tapauksessa, jossa asiakas tilaa tavaraa, joka pitää myös meidän tilata ja toimittaa asiakkaalle.

Myyntitilausnumero(t) -kenttään voidaan kirjata myyntitilausnumerot, joita ostotilaus koskettaa. Eli kun asiakas tekee tilauksen ja se kirjataan Arkhimedekseen, luo järjestelmä sille tilausnumeron. Kun tilaa vastaavat tavarat omalta toimittajalta, voidaan itsellenne laittaa tiedoksi tilausnumeron tai jos tilataan useampaa tilausta vastaavat tavarat yhdellä kertaa, kaikki tilausnumerot (välimerkillä eroteltuna).

Tracking -kenttä on toimittajan antama tilauksen seurantakoodi ja annettu koodi saadaan talteen tuohon kenttään. Tämä kenttä näkyy myös keräilylistoissa.

Valuutta siirtyy ostolaskulle automaattisesti. Raportteihin, ostolaskulla käytetty, valuutta on muunnettu euroiksi ostotilauksessa annetun kurssin mukaan.

Vinkki: Tehtäessä myyntitilauksesta ostotilausta, tilauksen toimitusosoitteeksi voidaan asettaa oletukseksi tilaajan osoite, asiakkaan osoite tai "kysy aina". Oletus asetetaan ostot-välilehden asetuksista.

Ostotilauksen sisältö

Tilattavat tuotteet poimitaan oikealta vasemmalle käyttäen avuksi laskuilta ja muista tositteista tuttua tuoteluetteloa. Tuoteluettelosta voidaan tarvittaessa tehdä hakuja ja siihen voidaan lisätä uusia tuotteita. Mikäli tuotteille on määritetty oletustoimittaja, voidaan näyttää tuoteluettelosta vain käsiteltävän ostotilauksen toimittajan toimittamat tuotteet painamalla 'Toimittajan tuotteet'-kuvaketta. Tuoteluettelossa ensimmäisenä vasemmalla on tuotenumero, sen jälkeen nimi, ostohinta sekä viimeisenä oikealla nykyinen varastosaldo.

Ostotilauksessa tyhjää riviä voi muokata (eli voi tehdä tilauksia tuotteista, jotka eivät ole tuoterekisterissä).

Kun tilattavat tuotteet on poimittu vasemmalle, voidaan syöttää 'Määrä'-kenttään, montako yksikköä mitäkin tilausriviä tilataan. Tilausrivin tarkemmat tiedot saa aukaistua oikealle tuoteluettelon päälle painamalla tilausrivin oikeassa reunassa olevaa vihreää kolmiota. Rivin tarkemmissa tiedoissa voidaan määrittää rivin ostotiedot ja muut tuotteen tilaamiseen liittyvät arvot. Tarvittaessa voidaan käydä tarkastelemassa ja tekemässä muutoksia tuotteen tuotekorttiin painamalla 'Tuotekorttiin'-kuvaketta. Takaisin tuotteiden poimintaan pääsee painamalla tilausrivien yläpuolella olevaa '+'-kuvaketta. Tilaukseen voidaan luoda tyhjä rivi painamalla alareunan 'Tyhjä rivi'-kuvaketta.

Tilausrivien alapuolella näytetään tilauksen yhteisarvo verottomana ja verollisena. Tilaus voidaan tulostaa lähetettäväksi painamalla 'Tulosta'-kuvaketta. Tai vaihtoehtoisesti ostotilaus voidaan lähettää sähköpostitse. Mikäli tilauksessa ei ole tilausrivejä, voidaan ostotilaus poistaa painamalla 'Poista'-kuvaketta.

Saapunut ostotilaus voidaan tuoda varastoon uudeksi lähetykseksi painamalla 'Toiminnot'-välilehden 'Varastoon'-kuvaketta. Ostotilauksesta voidaan tehdä myös uusi ostolasku painamalla 'Toiminnot'-välilehden 'Ostolasku'-painiketta.

'Ostot > Ostotilaukset > Etsi' -välilehdellä voidaan ostotilausta etsiä tilausnumeron, toimittajan tai päivämäärän (tai päivämäärävälin) avulla. Haku käynnistetään 'Hae nyt!' -kuvakkeella ja tulokset näytetään luettelossa, mikäli haun tuloksena saadaan monta tilausta.

Ostotilausten luettelosta voidaan nopeasti siirtyä haluttuun ostotilaukseen. Luettelon voi järjestää nousevaan tai laskevaan järjestykseen sarakkeen otsikkoa painamalla. Ostotilauksen oikeassa reunassa näkyy, montako tuoteriviä ja montako yksikköä listatussa tilauksessa on.

Luettelon oikeassa alareunassa on valinta, josta voidaan valita, mikä tulostuslomake on käytössä uusille ostotilauksille.

Arkhimedeksesta voidaan tulostaa EU:n sisäkaupan (toistaiseksi vain tuonti) intrastat-tilastoilmoitus. Arkhimedeksella muodostettava aineisto on ASCII-muotoinen, Tullihallituksen määrittämän tietuekuvauksen mukaan (määrityksen päivämäärä: 30.1.2007).

Aineiston toimittamisesta sovitaan tullihallituksen kanssa.

Intrastatin käyttö

Seuraavat kohdat on määriteltävä ennen intrastatin käyttöönottoa:

1. Tarkistetaan yrityksen Y-tunnus (Päätaso -> Asetukset -> Yritys)
    
2. Arkhimedes Toiminnanohjaus-osion tulee olla käytössä
    
3. Määritetään toimittajien maat
   Annetaan toimittajan Maatunnus-kenttään (kontaktikortilla Maa-kentän oikealla puolella oleva pieni kenttä) kaksikirjaiminen maatunnus. Tarkistetaan samalla, että kontaktin Tyyppi on toimittaja.
    
4. Määritetään tuoteryhmiin (jotka tuotekortilla valittu ostojen tuoteryhmäksi) tullikoodit, alkuperämaa (2-kirjaiminen maakoodi) ja toisen tilastointipaljouden lajikoodi
   
   • Toisen tilastointipaljouden lajikoodi annetaan vain, jos tavaranimike sitä edellyttää. Käytettävät lajikoodit ovat NAR ja GRM
   • Vaihtoehtoisesti tullikoodi ja alkuperämaa voidaan antaa suoraan tuotteessa Tullikoodi- ja Alkuperämaa-kenttiin. Tällöin ne ajavat tuoteryhmälle annetun koodin tai alkuperämään yli.
      
5. Tarkistetaan tuotteen tiedot
   • Tullikoodi (jos ei annettu tuoteryhmässä)
   • Alkuperämaa (jos ei annettu tuoteryhmässä)
   • Paino
   • Toimittaja
   • Yksikkö
      
6. Ostotilauksessa annetaan/tarkistetaan aina seuraavat tiedot
   
   • Ostohinta
   • Tilattujen määrä
   • Alkuperämaa / Paino (tulevat tuotteesta tai tuoteryhmästä)
      
7. Annetaan intrastatin asetukset (Ostot -> Asetukset)
   
   • Lähettäjän lisäkoodi (tarvittaessa, esim. INT-koodi)
   • Yrityskohtainen sarjanumero (= työasematunnus)
   • Asiamiehen yritystunnus (tarvittaessa)
      
8. Luodaan intrastat-aineisto
   
   • Ostot -> Asetukset -> ASCII-ilmoitus
   • Anna alku- ja loppupäivämäärä tietyn kuukauden sisältä (esim. 1.6.2010 ja 30.6.2010)
   • Anna järjestysnumero
     • Jos tämä on päivän ensimmäinen aineisto, anna 1
     • Jos teet toista ilmoitusta tänään, anna 2. Vastaavasti kolmannella anna 3.
   • Valitse OK, valitse tiedostotyypiksi Tab-separated Text, anna tiedoston nimi ja valitse Save. (Jos haluat tarkistaa tiedoston sisällön, tulosta omaa käyttöä varten itsellesi Excel-muotoinen tiedosto.)
   • Lähetä muodostettu tiedosto Tullihallitukselle.

Aineiston kuvaus

Seuraavaksi on kuvattu pääpiirteissään aineiston (lähetettävän tiedoston) sisältö ja se, mistä tiedoista sisältö muodostuu Arkhimedeksessa:

Lähettäjätietue (tunnus: KON)

• Lähettäjän tunnus (Lähettäjätietue)
  Lähettäjän tunnus on muotoa YYYYXXXXXXXXNNNNN, missä:
  • YYYY = maakoodi ( aina 0037=Suomi)
  • XXXXXXXX = lähettäjän yritystunnus (A rkhimedekseen annettu Y-tunnus ilman väliviivaa)
  • NNNNN = lisäkoodi / INT-koodi ( annetaan Arkhimedeksessa kohdassa Ostotilaukset -> Asetukset -> (Intrastat) Lähettäjän lisäkoodi)

Otsikkotietue (tunnus: OTS)

• Tilastonumero
  Tilastonumero on muotoa VVTTPPPTAANNN, missä:
  • VV = vuoden kaksi viimeistä numeroa ( Arkhimedes laskee)
  • TT = Tullitoimipaikan koodi ( aina 11)
  • PPP = ilmoittamispäivän järjestysnumero ( Arkhimedes laskee)
  • TAA = yrityskohtainen sarjanumero / työasematunnus ( annetaan Arkhimedeksessa kohdassa Ostotilaukset -> Asetukset -> (Intrastat) sarjanumero)
  •  NNN = ilmoituspäivän sisällä oleva järjestysnumero ( annetaan Arkhimedeksessa, kun on valittu "ASCII-ilmoitus", samalla, kun määritetään päivämäärät)
• Suunta
  • A=tuonti, D=vienti ( aina A)
• Tilastointijakso
  • VVKK (=vuosi/kuukausi) ( Arkhimedes laskee päivämääristä, jotka annetaan, kun on valittu "ASCII-ilmoitus")
• Tietokäsittelykoodi
  • T=täydelliset tilastotiedot, NIL=ei tilastotietoja ( Arkhimedeksessa aina T)
• Virheellinen tilastono
  • (aina tyhjä)
• Tiedonantovelvollinen
  Tunnus on muotoa AAXXXXXXXXNNNNN, missä:
  • AA = maakoodi ( aina FI=Suomi)
  • XXXXXXXX / NNNNN = samat kuin lähettäjän tunnuksessa
• Asiamies
  
  • Asiamiehen yritystunnus (sama muoto kuin kentässä Tiedonantovelvollinen) ( annetaan Arkhimedeksessa kohdassa Ostotilaukset -> Asetukset -> (Intrastat) Asiamies
• Tilastotullikamari
  • tullitoimipaikka (Intrastat-palvelupiste) ( aina koodi 11)
• Ilmoituksen valuutta
  
  • Valuuttatunnus ( aina EUR)
    

Nimiketietue (tunnus: NIM)

• Nimikkeen järj.no
  
  • Juokseva järjestysnumero ( Arkhimedes laskee)
• Tavaranimike
  
  • CN-luokituksen mukainen tavaranimike ( Arkhimedeksessa tuotteessa määritetty tullikoodi tai ostojen tuoteryhmässä määritetty tullikoodi)
• Kauppatapahtuman luonne
  
  • 2-numeroinen koodi ( aina 11)
• Alkuperämaa (vain tuonti)
  
  • 2-kirjaiminen maakoodi ( ostotilauksessa rivikohtainen kenttä Alkuperämaa)
• Lähetysmaa (vain tuonti)
  
  • 2-kirjaiminen maakoodi ( tuotteeseen liitetyn toimittajan Maa)
• Määrämaa (vain vienti)
  • 2-kirjaiminen maakoodi (Arkhimedeksessa tyhjä)
•  Kuljetusmuoto
  • 1-numeroinen koodi ( aina 1)
• Tilastoarvo
  • Kokonaisluku ( ostotilauksessa rivikohtainen Ostohinta x Tilattujen määrä)
• Ilmoittajan viite
  
  • Ilmoittajan viitenumero ( Arkhimedeksessa tyhjä)
• Määräntarkennin 1
  
  • koodi ( Arkhimedeksessa aina WT=puhdas nettopaino)
• Paljouden lajikoodi 1
  
  • koodi ( Arkhimedeksessa aina KGM=kilo)
• Paljous 1
  
  • paljouden määrä ( ostotilauksen rivikohtainen Tilattujen määrä x Tuotteen paino)
• Määräntarkennin 2
  
  • koodi ( Arkhimedeksessa aina AAE)
• Paljouden lajikoodi 2
  
  • toisen tilastopaljouden koodi ( Arkhimedeksessa annetaan ostojen tuoteryhmään, vaihtoehdot: NAR, GRM)
• Paljous 2
  
  • toisen tilastopaljouden määrä ( jos lajikoodi 2 = NAR, Tilattujen määrä, jos lajikoodi = GRM, Paino x Tilattujen määrä)
    
• Laskutusarvo
  • Kokonaisluku ( Arkhimedeksessa aina sama kuin tilastoarvo)

Summatietue (tunnus: SUM)

• Nimikkeiden lukumäärä
  
  • Ilmoitukseen kuuluvien tavaranimikkeiden määrä yhteensä ( Arkhimedes laskee)
• Laskutusarvo yht.
  
  • Koko ilmoituksen NIMI-tietueiden laskutusarvo yhteensä ( Arkhimedes laskee)

Ostolasku voidaan tehdä, kun halutaan kirjanpitoaineistoon yrityksen toimintaan kohdistuneet kulut. Näitä ovat esim. aineettomat palvelut operaattoreille ja ostotilauksista tehdyt ostolaskut esim. tavarantoimittajille. Ostolaskuja voidaan tarkastella ostoreskontran raporteilla.

Ostolaskujen luominen on kuvattu kappaleessa Ostoreskontra.

Ostoreskontra

Ostoreskontran avulla voi kirjata ohjelmaan maksettavat ja maksetut laskut. Näin voidaan helposti seurata yrityksen kaikkia kustannuksia ja kohdentaa niitä kustannuspaikkoihin. Kun ohjelmaan kirjataan kaikki yrityksen myynnit ja ostot ja kohdennetaan nämä oikein kustannuspaikkoihin, voidaan helposti seurata yrityksen kannattavuutta. Ostolaskujen kirjaaminen ohjelmaan myös helpottaa kirjanpidon seurantaa.

Uuden ostolaskun kirjaaminen:

Ohjelman  "Liiketoiminta" -välilehdeltä valitaan "Ostot" -välilehti ja sen jälkeen "Ostoreskontra" / "Uusi osto" -välilehti.

Ensin valitaan (tai syötetään, jos uusi kontakti) toimittajan tiedot, Y-tunnus ja pankkitili (ei pakollinen). Jos laskuttajan tiedot on jo aiemmin tallennettu toimittajan Resurssi / Oletusarvot -välilehdelle, ei ohjelmaan tarvitse enää täyttää laskuttajan tietoja, vaan ne tulevat suoraan järjestelmästä. Tällöin ohjelma antaa automaattisesti saman toimittajan edellisen laskun laskutustiedot uutta ostolaskua luotaessa.

Jos olet luonut ostolaskuille valmiin laskupohjan, voit hakea sen klikkaamalla kenttää tekstin "Luo lasku käyttäen seuraavaa laskua laskupohjana" alapuolella.

Klikkaa "Luo lasku" -painiketta, jolloin aukeaa laskunäkymä, johon lisätään laskutettavat tuotteet ja tarkistetaan ja lisätään muut tarvittavat tiedot laskusta, minkä jälkeen painetaan oikeassa yläkulmassa olevaa "Vahvista!" -painiketta. Tällöin ohjelma kirjaa automaattisesti ostoreskontraan ostolaskun tiedot.

Vasemmassa yläkulmassa on välilehti "Skannaus", jossa on mahdollista tuoda, toimittajan lähettämä, lasku ohjelmaan skannattuna kuvana.

Vasemmassa ylänurkassa olevassa Laskuttaja-välilehdessä voi tarkistaa Toimittajan ja Laskuttajan tiedot ja lisätä tili- ja viitenumeron. Tilinumero tulee antaa SEPA-muodossa.

Ulkomaanmaksu-välilehdellä voi lisätä/tarkistaa, että BIC-koodi, osoitetiedot ja valuutta sekä valuuttakurssi ovat oikein.

"Maksusuoritukset" -rivi:

Laskun alareunassa on kohta "Maksusuoritukset", jossa näkyy Päivämäärä, Tila, Maksutapa, Maksupvm, Tili, Vastatili ja Summa. Tila on vahvistettuna (Vahvista-painikkeen painamisen jälkeen) kunnes lasku laitetaan maksuun ja sen jälkeen se muuttuu "Maksatettu" -tilaan.

"Maksusuoritukset" -riveillä pystyy itse muuttamaan laskun tilaa "Tila" -valikosta. Valikkoa painamalla kuvaruudulle tulee näkyviin kolme eri vaihtoehtoa, joista tilan voi vaihtaa.

• 1 Ei vahvistettu
• 2 Vahvistettu
• 3 Maksatettu

"Laskutetut tuotteet, hinnat ja kohdennus" -välilehti:

Ostolaskun loppusumman voi maksaa osissa. Oletetaan, että laskun summa on 366€. "Maksusuoritukset" -rivillä  "Summa" -sarakkeessa on summana 366€, mutta muutettaessa se 150€:ksi ohjelma laskee automaattisesti oikeaan alalaitaan, kuinka paljon vielä on maksettavaa, että koko lasku tulee maksetuksi.

"Teksti"-välilehdelle voi kirjata Muistiinpanoja laskuun liittyen sekä Reskontramuistiinpanoja, jotka eivät näy laskulla.

"Kohdennus"- ja Muut tiedot" -välilehti:

Oikeassa yläreunassa on "Kohdennus" -välilehti, jonne voi täydentää mm. ostolaskun numeron. Ostolaskun numero tulee ohjelmasta automaattisesti, mutta sen voi muuttaa haluamakseen klikkaamalla hiirellä kyseistä kenttää ja antamalla uuden arvon.

"Kohdennus" -välilehdellä voit myös vaihtaa laskun eräpäivää sekä laskun päivämäärää, kohdentaa laskun kuuluvaksi projektiin (jos Projektit-osio käytössä), valita tulosyksikön sekä ruksata käteislaskukentän, jos kyseessä on käteislasku.

"Kohdennus" -välilehdellä on myös "Vahvista" ja "Poista" -painikkeet, joiden avulla vahvistat syöttämäsi tiedot tai poistat ne.

"Muut tiedot"-välilehdellä voit valita laskun laatijan, antaa alv-prosentin, toimituspäivämäärän ja maksuehdon.

Laskun maksattaminen:

Lasku maksatetaan kohdassa "Ostot > Ostoreskontra > Raportit"-välilehden Ostovelat-raportin kautta, Luettelo-välilehden kautta tai laskun Maksusuoritukset-rivillä. Luettelo-välilehdellä voi tarkastella ostolaskuja (alasvetovalikko) niiden tilan mukaan: Ostovelat per pvm, Vahvistamatta, Vahvistettu, Maksetut, Avoimet, Avoimet ja erääntyneet, Erääntyneet, Jäännökset ja Ostovelat,

Raportit-välilehden "Ostovelat"-raportin listauksen (sama näkymä kuin Luettelo-välilehdellä) oikeasta alareunasta voidaan siirtää näkyvissä olevat laskut maksatukseen ("Siirrä lista maksatukseen"-painike).

Laskurivien oikealla puolella olevaa "Piilota"-painiketta painamalla voidaan lasku poistaa maksatettavien joukosta.

Suurennuslasin yläpuolella olevasta alasvetovalikosta voidaan valita ostolaskut, niiden tilan mukaan, käsiteltäväksi.

"Vahvistamattomat" valinnalla voidaan tarkistaa, mitkä laskut ovat "Ei vahvistettu"-tilassa. Näkymää tarvitaan etenkin, kun yritkysessä on käytäntönä hyväksyttää laskut ennen niiden maksattamista.

"Siirrä lista maksatukseen"-valinnalla voi maksattaa vahvistettuna olevat laskut. Luettelossa näkyvät laskut voidaan myös merkitä maksatetuiksi, jolloin ne siirtyvät automaattisesti "Maksatettu" -tilaan. Tällöin laskut on ohjelman mukaan maksettu pankkiin eräpäivänä ja näkyvät tämän mukaan raporteissa.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.
 

"Uusi osto" -välilehdellä on kolmantena ostolaskun luontitapana "Verkkolasku". Tällä toiminnolla voidaan noutaa Maventan kautta lähetetty ostolasku suoraan Arkhimedekseen.

Antamalla päivämäärä, jota uudemmat laskut haetaan ja klikkaamlla "Hae!"-painiketta saadaan luettelo uusista ostolaskuista. Jos laskua ei ole vielä hyväksytty Maventassa, Arkhimedes kysyy "Haetaanko lasku silti?".

Laskuttajan nimen edessä oleva numero kertoo laskun tilan Maventassa

1 = lasku vastaanotettu
2 = lasku hylätty
3 = lasku hyväksytty
6 = lähettäjä saanut tiedon, että lasku on vastaanotettu

Lasku hyväksytään kuten normaali sähköinen lasku, ks. ohje Sähköisen laskun vastaanottaminen.

Jos toimittajan nimi ei ilmestynyt "Toimittaja"-kenttään, tarkista, että toimittaja löytyy kontakteista ja että toimittajalla on valittuna tyyppi "Toimittaja". Poimi laskurivi käsittelyyn rivin vasemmassa reunassa olevasta vihreästä nuolesta.

Laskun sisällön voit tässä vaiheessa tarkistaa viemällä hiiren "Kuvaus"-kentän päälle.

Näkymän alareunassa olevasta "Kirjaa" painikkeesta aukeaa normaali "Ostolasku"-näkymä, jonka toiminnot on kuvattu kohdassa "Uuden oston kirjaaminen". 

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

 Kirjatun oston etsiminen "Ostot  >  Ostoreskontra  >  Etsi osto" -välilehdellä

Ohjelmaan kirjattuja ostoja voi etsiä joko pikahaun tai tarkennetun haun kautta. Pikahakua käytettäessä kenttään syötetään laskuttajan nimi, jonka jälkeen painetaan  "hae nyt" -painiketta. Pikahaun tuloksena saadaan kaikki laskut, jotka ovat  kyseisen laskuttajan laskuttamia. Laskut muokkautuvat aikäjärjestykseen painamalla "Laskun pvm" -painiketta.

Tarkennetussa haussa voi hakea tarvitsemansa ostolaskun mm. laskun päivämäärän, viitenumeron, toimittajan tai laskun summan perusteella. Tämän jälkeen  painetaan oikeassa alalaidassa "hae nyt" -painiketta, minkä jälkeen ostolaskun tiedot tulevat näkyviin. Mikäli haulla löytyy useita ostolaskuja, näytetään haun tulokset ostolaskuluettelossa.

Luettelo ostolaskuista

Luettelo ostolaskuista haetaan valitsemalla välilehti  "Ostot  >  Ostoreskontra  >  Luettelo". Näin saadaan kaikki ostolaskut esille, myös aiemmista vuosista. Painamalla "Laskun pvm" -painiketta, laskut järjestyvät aikajärjestykseen. Luettelossa olevan ostolaskun tarkemmat tiedot saa painamalla valitun laskun riviä.

Ostoreskontraa voidaan seurata käyttämällä 'Osto' -> 'Ostoreskontra' -> 'Raportit' -välilehden raportteja. Ostoreskontran raportit sisältävät tarvittavan tiedon niin yritykselle kuin kirjanpitäjälle. Raportit ovat hyödyllisiä ennenkaikkea, jos kirjanpitoa ei hoideta yrityksen sisällä.

Raportit on jaettu seuraaviin ryhmiin:

"Kirjanpidon vakioraportit"

-sarakkeessa saa kirjanpitoon liittyvät tiedot haluamaltaan aikaväliltä tai päivämäärältä. Sarake sisältää ; "Ostolasku"-, "Suoritus"- ja "Ostovelkojen Reskontralista" -raportit. Raporttiin voi valita sisältyväksi suodatuksen Toiminimittäin ja/tai Tulosyksiköittäin. Tiliöintiraporttivalintoina on lisäksi ALV-tiliöintierittely ja valinnat "Päiväkirja", "Pääkirja" ja "Yhteenveto" (nämä raportit näyttävät, mikä kirjaus tehdään kirjanpidon Debit ja Kredit puolelle). Päiväkirja ryhmittelee tapahtumat päivämäärien mukaan, Pääkirja tilien ja päivämäärien mukaan ja Yhteenveto näyttää kokonaissumman tileittäin.

" Ostolaskuraportit": Halutuilla tiedoilla koottu ostolaskukooste näytetään tulostuksen esikatselussa. Koosteessa on jokainen tapahtuma erikseen, ja kussakin on eriteltynä mm. laskun päivämäärä, mihin kuluun lasku liittyy, loppusumma sekä ALV%. Tulostuksen esikatselusta pääsee pois ilman tulostamista painamalla "Shift + Enter" tai "Continue" ja "Cancel".

"Suoritusraportit": Koosteessa voit tarkastella laskun numeron sekä laskun päivämäärän lisäksi laskuttajaa sekä laskun loppusummaa.

"Ostovelkojen reskontralista": Listaa kaikki velkaantuneet laskut. On kuitenkin muistettava, että ostovelat voivat koostua laskuista, jotka ovat "Maksatettu" -tilassa ostolaskun kirjauksen jälkeen, mutta niiden eräpäivä on vasta myöhemmin.

"Tarkistusraportit"

-sarakkeen raporteilla voi seurata mm., kuinka paljon ostoreskontrasta löytyy ostokirjauksia, jotka ovat "Ei vahvistettu" -tilassa sekä maksattaa ostolaskut, jotka ovat tilassa "Vahvistettu".

"Laskukooste" tulostaa yhteenvedon ostolaskuista päivittäin, toimittajittain ja tuotteittain annetulla päivämäärävälillä.

"Maksusuoritukset" tulostaa maksetut laskut päivittäin, toimittajittain ja tuotteittain annetulla päivämäärävälillä.

"Ostovelat" -raportissa alasvetovalikko, jossa voi valita ostolaskut niiden tilan mukaan - vahvistamatta, vahvistettu, maksettu, erääntyneet, avoimet ja jäänökset (myös edellisiltä vuosilta). Ostolaskut saa kronologiseen järjestykseen listauksessa ja sieltä näkee myös ostojen yhteissumman sekä keskimääräisen ostojen hinnan. Tätä kautta yritys pystyy kontrolloimaan tulevia kustannuksia ja ennakoimaan tulevaa kassatilannetta. Tässä näkymässä voidaan päivämäärärajausta muuttaa halutuksi.

Ostoreskontra mahdollistaa laskun maksamisen myös osissa. " Jäännökset" -valinnalla listataan tiedot osittain maksetuista laskuista, joita voi myös suoraan muokata. " Erääntyneet "-valinnalla listataan erääntyneet laskut ja " Maksetut"-valinnalla jo maksetut laskut. Näkyviin tulevat kaikki kirjatut ostolaskut, joiden tila on "Maksatettu", vaikka todellinen laskun eräpäivä olisikin vasta tulossa.

"Maksusuoritukset tuoteryhmittäin" tulostaa yhteenvedon ostolaskuista tuoteryhmittäin, päivittäin, toimittajittain ja tuotteittain annetulla päivämäärävälillä.

"Ostoraportit"

-sarakkesta voi tulostaa ostoraportit: Tuoteryhmittäin, Toimittajittain, Kirjanpitotileittäin, Projekteittain (jos käytössä Projektit lisäosio) sekä Tulosyksiköittäin.

Raporttia klikatessa avautuu ruutu, johon syötetään haluttu päivämääräväli. Seuraavaksi kysytään: "Tulostetaanko tuote-erittely". Sen jälkeen ohjema kysyy, halutaanko tulostaa kaikki ostot, ainoastaan ostolaskut vai ainoastaan käteiskuitit. Raporteihin tulostuu tuotteen nimen ja mallin alle toimittajan nimi. Jos toimittajan nimeä ei ole annettu, tulostuu laskuttajan nimi.

"Tuoteryhmittäin" -raportti listaa ostot tuoteryhmittäin ostolaskuilla merkittyjen kohdennusten mukaan. Ostot, joita ei ole kohdennettu mihinkään tuoteryhmään, näytetään yhtenä tuoteryhmänä, jonka nimi on "Ei kohdistettu tuoteryhmään".

"Toimittajittain" -raportti listaa ostot toimittajittain, näyttää ostojen tuotteet, verottoman hinnan sekä ALV:n osuuden. Jos on toimittajan lisäksi annettu laskuttajan nimi, tulostetaan tuoterivin alle laskuttajan nimi ja summariville toimittajan nimi.

"Kirjanpitotileittäin" -raportti listaa ostojen maksusuoritukset kirjanpitotileittäin, ostolaskuilla merkittyjen kohdennusten mukaan. Maksusuoritukset, joita ei ole kohdennettu mihinkään tuoteryhmään, näytetään yhtenä tuoteryhmänä, jonka nimi on "Ei kohdistettu kirjanpitotiliin".

"Projekteittain" -raportti listaa ostot projekteittain, tuotteittain ja toimittajittain. Ostot, joita ei ole kohdennettu mihinkään projektiin, näytetään yhtenä tuoteryhmänä, jonka nimi on "Ei kohdistettu projektiin".

"Tulosyksiköittäin" - raportti listaa ostot tulosyksiköittäin, tuotteittain ja toimittajittain. Ostot, joita ei ole kohdennettu mihinkään tulosyksikköön, näytetään yhtenä tuoteryhmänä, jonka nimi on "Ei kohdistettu tulosyksikköön".

"Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita."

Arkhimedes Pankkiyhteys (perustuu Macister Pankki-ohjelmistoon) mahdollistaa asioinnin kaikkien kotimaisten sähköisiä pankkipalveluja tarjoavien pankkiryhmien kanssa.

Pankkiyhteys keskustelee Arkhimedeksen myynti- ja ostoreskontran kanssa. Macister -ohjelmisto hoitaa viiteaineiston hakemisen pankista sekä maksuaineiston siirron pankkiin. Pankkiyhteysohjelmalla voit hoitaa myös kaikki muut normaalisti verkkopankissa hoidettavat pankkipalvelut, kuten tiliotteet, saldot jne.  

Tilatessasi Arkhimedes pankkiyhteyden saat tunnukset ja Lisenssikoodin Macister Pankki-ohjelmistoon, joka täytyy asentaa tietokoneelle ennen käyttöä. Asennus- ja käyttöohjeet toimitetaan sinulle tilauksen yhteydessä. Ennen pankkiyhteyden käyttöä tulee Arkhimedeksessä määrittää muutamia asetuksia (tiliöintiasetukset, Macister siirtopolku sekä tilinumero maksuille)

• Tiliöintiasetukset löytyvät välilehdeltä 'Asetukset'->'Yritys'->'Tiliöinnit'->'Kirjanpitotilit'. Tiliöintiasetuksia käytetään kohdentamaan kirjanpito oikeille tileille myyntien ja ostojen osalta.
• Macister siirtopolku ja maksujen tilinumero löytyvät 'Ostot'-> 'Ostoreskontra'->'Luettelo' -välilehden alta. Macister siirtopolku on hakemistopolku, minne Arkhimedes luo siirrettävän aineiston. Määritä sama polku myös Macister -ohjelmistoon.
• Tämän lisäksi voit halutessasi määrittää hakemistopolun myös maksumerkintöjen tekoon käytettävälle viiteaineistolle, joka löytyy 'Myynti'->'Laskut'->'Reskontra'->'Reskontran asetukset'. Polku olisi hyvä olla sama, mihin Macisterissä on määritetty noudetun viiteaineiston polku.

Tietokannan suojaaminen

Valitaan "Arkisto" -valikosta kohta "Asetukset". Ohjelma avaa "Perusasetukset" -ikkunan.

Suojaus -osiosta ruksataan käyttöön "Salasanat käytössä". Ohjelma aukaiseen ruudun, missä muistutetaan suojauksen käyttöön liittyvistä riskeistä. (Mm siitä, jos Ylikäyttäjän salasana unohtuu, niin sitä ei saa mistään ja että ohjelman suojaus tapahtuu omalla vastuulla) Ruudulla pyydetään Ylikäyttäjää luomaan sekä vahvistamaan salasanat. Ylikäyttäjä on Macisterin pääkäyttäjä, joka ensisijaisesti voi muuttaa kaikkia ohjelman tietoja sekä asetuksia.

Tilinumeroiden asennus

Valitaan "Pankki" -valikon alareunasta "Omat tilinumerot". Ohjelma aukaisee ikkunan "Omien tilien muokkaus",  jossa lisätään yrityksen tilinumero klikkaamalla "Lisää" -ruutua. Ohjelma avaa Tili-ikkunan, johon syötetään tilinumero, valuuttalaji ja Y-tunnus. Ohjelma tunnistaa automaattisesti syötetyn tilinumeron pankin sekä tarkistaa tilinumeron muodon.

"Tilinimi" -kenttään voi syöttää minkä tahansa tunnistetiedon, esimerkiksi pankin nimen.

• Käytössä Nordea pankin tili: Syötetään lisäksi pankin antama asiakastunnus, joka on yleensä lähellä yrityksen Y-tunnusta.
• Käytössä Osuuspankin tili: Pankki on ilmoittanut asiakastunnukselle erillisen lisäosan. Tieto tulee täyttää sille varattuun kohtaan.
• Jos tiliä käytetään suoraveloitusten vastaanottoon: Syötetään pankin antama suoraveloituksen palvelutunnus. Jos kenttä jää tyhjäksi Macister pankki käyttää samaa pankkitunnusta kuin kotimaan maksutapahtumilla.
• Mikäli tietoja aiotaan siirtää Macister Pankin ja taloushallinnon ohjelmien välillä tulee täyttää myös "Kirjanpitotili" -kohta.
• Tilin tiedot siirretään luetteloon "Ok" -painikkeella. Komento sulkee ikkunan.

Kun kaikki yrityksen tilit on syötetty ikkunaan, voidaan jokin niistä valita maksutiliksi aktivoimalla haluama maksutili "Maksutili" -painikkeesta. Maksutilin voi toki vaihtaa halutessaan pankkisiirtolomakkeella uutta maksua tehtäessä.

 Yhteyden testaaminen ennen varsinaisen ohjelman käyttöönottoa:

• Aloitetaan yhteyden testaaminen valitsemalla "Pankki" -valikosta pankki tai pankit joihin yhteyttä testataan. Valitsemien pankkien edessä näkyy ruksi.
• Tarkista "Yhteydenotto" -> "Palveluasetukset" -valikko, jossa varmistetaan ettei mikään toiminto ole valittuna.
• Tallenna muutokset ja sulje ikkuna "OK" -painikkeella.
• Lopuksi valitaan "Yhteydenotto" -valikosta komento "Yhdistä"  (Ctr+K). Ruudulle aukeaa Yhteydenotto -ikkuna.
• Osoita "Yhdistä" -painiketta.

Ohjelma ottaa testiyhteyden aikana yhteyden pankkiin, tarkistaa salasanat ja sulkee sen jälkeen yhteyden. Jos ohjelmaan on valittu enemmän kuin yksi pankki, yhteys muodostetaan kuhunkin pankkiin samassa järjestyksessä kuin ne esiintyvät "Pankki" -valikossa. Jos yhteydenoton aikana ei tule virheilmoituksia on asetukset ja salasanat annettu oikein.

Patu-avaimia on kaksi ja turvallisyyssyistä tarvittavat tunnistetiedot lähetetään erillisillä lomakkeilla pankista. Ennen Patu-asetuksien syöttöä tulisi varmistaa, että lähettäjätunnus kuuluu jollekin ohjelman käyttöoikeuden haltijoista.

• Yhteydenotto asetukset ruudulla syötetään pankista saadussa Eräsiirto paperissa oleva "Käyttäjätunnus" (seitsemän numeroinen) Lähettäjä - tunnus kenttään.
• Jos pankki on lähettänyt lähettäjätarkenteen, syötetään se sille tarkoitettuun kenttään.

Siirtoavain, osa 1: Painetaan "Syötä" -kenttää, jolloin ruudulle aukeaa Siirtoavaimen syöttö -ikkuna. Siirto -avain ikkunaan syötetään Siirtoavainosa 1 ilman välilyöntejä. Avain -sukupolvikenttään sukupolven numero. Kun Patu -avaimet otetaan käyttöön ensimmäistä kertaa avainsukupolvi on "0" (nolla). Ohjelma suljetaan OK -painikkeella, jolloin ohjelma pyytää varmistuksen avaimen syötölle. Varmistu kuitataan OK -painikkeella. Ohjelma näyttää ensimmäisen siirtoavaimen perässä merkinnän siitä, että siirtoavain on syötetty.

Siirtoavain, osa 2: Syöttö tehdään samalla tavalla kuin ensimmäinen. On tärkeä muistaa, että avainsukupolvi numeron tulee täsmätä ensimmäisen osan sukupolvinumeron kanssa. Lopuksi täytetaan tarkistetiedot Avaintarkiste -kenttään. Jätetään rasti "Nollaa käyttöavain tyhjäksi". Ikkuna suljetaan Ok -painikkeella.

Mikäli pankki ei hyväksy siirtoavaimia, kannattaa tiedot tarkistaa tai ottaa yhteyttä pankin asiakastukeen.

Macister -Pankista haetaan viitesuoritukset valitsemalla "Yhteydenotto" -valikon kautta  "Palveluiden asetukset" -valikko. Tällöin ohjelma avaa ruudun, mistä näkee palveluvaihtoehdot, joita Macisterin kautta voidaan omasta pankista hakea. Kullakin pankilla on oma välilehtensä. Palvelu(t) haetaan klikkaamalla esim. viitesiirrot -kohtaan ruksi ja painamalla sen jälkeen "OK" -painiketta. 

Tämän jälkeen valitaan "Yhteydenotto" -valikon kautta "Yhdistä" -toiminto,  jolloin pankki hakee halutun aineiston, sekä kertoo kuinka monta viitesiirto tapahtumaa on pankkiin tullut. Pankista tulleen raportin voi sulkea.

Tämän jälkeen siirry Arkhimedekseen viiteaineistojen haku ('Myynti' -> 'Laskut' -> 'Viitesuoritukset') toimintoon ja hae pankista noudettu viiteaineisto.

Viiteaineiston automaattinen käsittely

Valitaan "Yhteydenotto" -valikosta "Aineiston käsittely" -valikko, jolloin aukeaa "Aineistonkäsittely" -ruutu. Aineistotyyppinä on viitesuoritukset, mutta aineistotyyppiä voi halutessaan muuttaa. Muilla aineistotyypeillä tallennetaan koko aineisto sellaisenaan samaan tiedostoon.

Uuden käsittelysäännön lisäämiseksi painetaan "Uusi" -painiketta, jolloin uusi käsittelysäännös ikkuna avautuu. "Nimi" -kenttään voi laittaa minkä nimen/otsikon tapahtumalle, jotta uusi käsittelysäännös on helposti tunnistettavissa myöhemmin luettelossa. "Tietuetunnus", "Tilinumero" ja "Viitenumero" -kentissä annetaan oletustekstien olla.

Toimenpiteet: Riippuen onko käytössä Mac vai Windows painetaan "Tallenna hakemistoon" -kohdasta keltaista kansiokuvaketta, jolloin "Aineistokäsittelyn" viereen ilmestyy "Tallennushakemisto". Tallennushakemistosta voi suoraan poimia hakemistopolun, jonne tapahtumat halutaan tallentaa ja liittää se "Tallenna hakemistoon" -sarakkeeseen. Mikäli hakemistopolku on heti tiedossa, sen voi myös kirjoittaa samantien kenttään.

Tallennustiedoston "Tiedostonimi" -kohdassa on oletuksena KTL.txt muoto. Sen voi toki muuttaa mieleisekseen, esimerkiksi VVVV.KK.PM -muotoon.

Tiedostonimen alla olevilla painikkeilla valitaan, lisätäänkö noudetut tapahtumat tiedostoon edellisen tiedoston perään vai korvataanko aikaisemmat noudetut aina uusilla noudetuilla tapahtumilla.

Käsittelysääntö tallennetaan "OK" -painikkesta ja ne ovat voimassa heti, kun seuraavan kerran noudat aineistoa pankista.

Aikaisemmin tallennettua "Sääntöä" pääsee muokkaamaan kaksoisklikkaamalla sen päältä.

Macisterissa valitaan "Palvelut" -valikon kautta "Maksunsyöttö" -valikko, jolloin ruudulle ilmestyy Pankkisiirtolomake. Pankkisiirtolomake  on esitäyttänyt maksajan tiedot jo lomakkeeseen. Muut tarvittavat tiedot joita lomake tarvitsee, maksajan tulee täyttää itse.

Maksun saaja tallentuu painamalla "Saaja" -otsikon perässä olevaa kynä -painiketta, jolloin tiedot tallentuvat tulevaa käyttöä varten "Maksunsaaja luetteloon".

Maksun tila on oletuksena pankkisiirtolomakkeella "Kirjattu" -tilassa. Kun lomake on kokonaan täytetty, tilan voi joko jättää ennalleen tai vaihtaa, mikäli maksu halutaan heti pankkiin. Tallenna maksu ja sulje ikkuna oikealla alakulmassa olevalla disketin näkösellä kuvakkeella.

Huom! Maksun tilan on oltava "Lähetettävä" -tilassa, jotta sen voi lähettää pankkiin.

Tämän jälkeen siirrytään "Yhteydenotto" -valikon kautta "Palveluiden asetukset" -valikkoon. Ohjelma aukaisee ruudun missä on vaihtoehdot pankkiin lähetettävistä aineistoista. Tässä tapauksessa valitaan "Maksut" lähetettäväksi pankkiin. Samaan aikaan voi toki valita useamman kuin yhden aineiston lähetettäväksi pankkiin. "Palveluiden asetukset" -ruutu sulkeutuu painamalla "Ok" -painiketta oikealta alakulmasta.

"Pankki" -valikosta tarkistetaan, että valittuna on oikea pankki ja sen jälkeen siirrytään "Yhteydenotto" -valikosta "Yhdistä" -toimintoon. Macister lähettää haluamasi aineiston pankkiin käsiteltäväksi. Tapahtumasta saa halutessa tulostettua tositteen itselleen.

Maksuluettelosta löytyy kaikki tietokantaan tallennetut kotimaan laskut. Luetteloon pääsee "Palvelut" -valikon kautta.

Maksunsaajaluettelo

Maksunsaajatietoja karttuu, kun niitä siirretään luetteloon osoittamalla Maksulomakkeella "Saaja" -otsikon perässä olevaa kynäkuvaketta. Saajatietoja voidaan tarkastella "Maksunsaaja luettelossa" , joka avataan "Pankki"  -valikon kautta.

Projektit on osa laajempaa myyntilisenssiä ja sen tarkoituksena on auttaa hallitsemaan työtä tarjouksen ja laskun välillä. Projektin avulla voidaan yksittäisiä tositteita laajemmin suunnitella ja seurata projektiin sisältyvää työtä ja tarvittavia tuotteita. Projektiin kuuluu budjetointi tarjousta varten, yksittäistä tositetta monipuolisempi toimitusketju kokonaisuuden hallintaan, projektisopimuksen laatiminen, toteutuksen suunnittelu sekä projektiin liittyvän yhteydenpidon arkistointi.

Projekti voidaan luoda tarjous tai tilaustositteelta, kontaktikortista tai 'Projektit > Uusi projekti'-välilehdeltä.

Uusi projekti voidaan luoda kontaktikortilta valitsemalla oikeasta ylänurkasta, ”Uusi”-painikkeen yläpuolelta, tehtäväksi projekti ja painamalla 'Uusi'-kuvaketta. Projektin voi luoda myös tarjouksen tai tilauksen pohjalta 'Kohdennus'-välilehdeltä. Uuden projektin voi luoda helposti myös 'Projektit > Uusi projekti'-välilehdeltä käyttämällä projektinluontilomaketta auttamaan tärkeiden tietojen nopeassa kirjaamisessa.

Projektinluontilomake

Kun projekti luodaan projektinluontilomakkeella voidaan helposti päättää, minkä tyyppinen projekti on kyseessä, kenelle projekti tehdään sekä muita oleellisia projektin perustietoja. Kun halutut tiedot on täytetty lomakkeelle, projekti luodaan painamalla 'Luo projekti'-kuvaketta.

Projektia etsitään 'Projektit > Etsi projektia' välilehden lomakkeella. Projektia voidaan etsiä projektiluokan, asiakkaan nimen, päivämäärien tai projektin nimitietojen perusteella. Haku käynnistetään 'Hae projektia!'-kuvakkeella.

Projektia hallitaan 'Projektit > Projekti'-välilehdellä, johon voidaan siirtyä projektiluettelosta, etsimällä projekti, kontaktikortista tai projektiin kuuluvalta tositteelta.

Perustiedot

'Perustiedot'-välilehdellä on perustietoa projektista. Projektin mahdollinen tarjouspyyntö ja brief voidaan kirjata välilehdelle. Projekti voidaan myös nimetä ja määrittää, milloin se on alkanut ja päättymisen jälkeen merkata, milloin se on päättynyt.

Budjetointi

'Budjetti'-välilehdellä voidaan arvioida projektin vaatimat resurssit ja näiden käyttömäärä sekä projektissa myytävät tai kuluvat tuotteet. Näiden kustannukset lasketaan budjetoinnissa yhteen ja voidaan laskea hintasuositus tavoiteltavan katteen saavuttamiseksi. Resurssit ja tuotteet poimitaan budjettiin oikealta ja niiden käyttömäärä ja yksikköhinta merkataan budjettiriville. Budjettirivien kustannukset lasketaan yhteen alas ja niiden pohjalta voidaan tehdä hintasuositus tarjottavaksi.

Myyntiputki (Toimitusketju)

Toimitusketju on tositteista tuttu myyntiputki laajennettuna budjetoinnilla ja toteutuksella, jotka kuuluvat projektin toiminnallisuuksiin. Lisäksi samaan myyntiputkeen voi projektissa kuulua useita tarjouksia, tilauksia, toimituksia sekä laskuja tai kassatapahtumia. Kaikki projektiin kuuluvat tositteet listataan myyntiputken alla ja niihin voidaan siirtyä painamalla tositetta. Myyntiputkeen voi luoda uuden tositteen painamalla '+'-kuvaketta. Jo luotuun tositteeseen pääsee painamalla vihreää kolmiota tositteen kohdalta.

Toimitusketjun lisäksi nähtävillä on välilehdillä kaikkien projektiin kuuluvien tarjousten, tilausten, toimitusten ja laskujen tuoterivit ja tekstikentät listamuotoon muodostettuna.

Sopimus

'Sopimus'-välilehdellä voidaan kirjata projektiin projektista asiakkaan kanssa tehty sopimus. Sopimukseen voi käyttää avuksi etukäteen luotua sopimuspohjaa tai kirjata sopimus tyhjästä.

Sopimukselle tulee täyttää pääotsikko, yläotsikko sekä sopimuksen voimassaoloaika. Näiden lisäksi sopimukseen voidaan täyttää haluttu määrä kappaleita otsikoiden ne kappaleen yläpuolella olevaan kenttään. Kappalenumerointi voidaan tehdä joko käsin tai painamalla oikealta 'Numeroi'-painiketta. Lisäksi haluttaessa voidaan valita numerointimerkki. Kappaletta voi siirtää ylös ja alas toisiin kappaleisiin nähden kappaleen vieressä olevilla nuolilla. Roskakorikuvakkeella voidaan poistaa kyseinen kappale.

Sopimuksen lähtökohdaksi on mahdollista hakea etukäteen ohjelmaan tallennettu sopimuspohja ja muokata tämän pohjalta sopimus helpommin.

Toteutus

Toteutukseen voidaan kirjata etapit, joiden saavuttamista projektin valmistuminen edellyttää sekä näiden saavuttamiseen tarvittavat tehtävät. Tehtäviin voidaan lisäksi merkata niiden suorittamisesta aiheutuneet kustannukset.

Projektiin kirjatut tehtävät lisätään myös päätason tehtäväluetteloon.

Yhteydenpito

Yhteydenpitoon voidaan kirjata projektiin kuuluva asiakkaan sekä projektihenkilöiden kanssa käyty yhteydenpito. Yhteydenpito kirjataan samalla tavalla kuin kontaktikortillekin.

Listassa nähdään helposti kaikki ohjelmalla tehdyt projektit ja näiden tärkeimmät tiedot. Listasta päästään myös siirtymään projektiin painamalla halutun projektin riviä. Lista saadaan järjestettyä halutun sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeen otsikkoa.

'Resurssit'-välilehdellä voidaan kirjata projekteihin käytettävissä olevat resurssit. Resurssit voivat olla kontakteja kontaktirekisteristä tai käyttäjän itsensä nimeämiä resursseja kuten tuotantovälineitä. Suurin osa resursseista tulee automaattisesti kontaktienhallinnasta, sillä resurssiksi kirjataan kaikki "Alihankkija", "Henkilöstö" ja "Myyjä"-kategorian kontaktit. Manuaalisesti uusi resrussi lisätään painamalla 'Uusi resurssi'-kuvaketta.

Kontaktiluettelosta kontakti poimitaan klikkaamalla kyseistä kontaktia listalla. Alkukirjaimen avulla listasta löytää helposti etsimänsä kontaktin. Mikäli lisää resurssiksi jonkin muun kuin kontaktin voi kirjoittaa tälle nimen 'Resurssin nimi'-kenttään. Resurssiluokan voi valita pudotusvalikosta. Yksikköhinnaksi voi määrittää resurssin käyttämisestä aiheutuvan kustannuksen. Resurssi on oletuksena aktiivinen, mutta valinta voidaan tarvittaessa myös poistaa, jolloin resurssi ei ole käytettävissä. Resurssille voidaan määrittää värikoodi helpottamaan resrussien käytön seuraamista kalenterinäkymässä. Värikoodi lisätään kenttään värin "HEX"-muodossa. Esimerkiksi   Hex("FF0000") on punainen.

Sopimuspohjien avulla voidaan tallentaa valmiiksi yrityksen projekteissa käyttämiä sopimuspohjia. Uusi sopimuspoja luodaan 'Projektit > Sopimuspohjat'-välilehdellä painamalla 'Uusi sopimuspohja'-kuvaketta.

Sopimuspohjalle tulee täyttää sopimuspohjan nimi, pääotsikko sekä yläotsikko. Näiden lisäksi sopimuspohjaan voidaan täyttää haluttu määrä kappaleita otsikoiden ne kappaleen yläpuolella olevaan kenttään. Kappalenumerointi voidaan tehdä joko käsin tai painamalla oikealta 'Numeroi'-painiketta. Lisäksi haluttaessa voidaan valita numerointimerkki. Kappaletta voi siirtää ylös ja alas toisiin kappaleisiin nähden kappaleen vieressä olevilla nuolilla. Roskakorikuvakkeella voidaan poistaa kyseinen kappale.

Sopimuspohjan lähtökohdaksi on mahdollista hakea aiempi sopimuspohja ja muokata tätä uudeksi sopimuspohjaksi.

Arkhimedeksen projektiin syötetyistä tiedoista voidaan koostaa ns. Provisiotiedosto (tyypillisesti Excel-muotoinen), jonka pohjalta voidaan laskea projekteihin kirjatut myynti- ja toteutusprovisiot.

Prosessi menee seuraavasti:

1) Syötetään projektin laskutus Maksusuunnitelma-välilehdelle

• Maksusuunnitelman yläpuolella on painike: Syötä kokonaisprovisio, klikataan sitä, annetaan kokonaisprovision määrä ja Arkhimedes jakaa automaattisesti kullekin riville provision laskutettavan summan suhteessa

2) Syötetään myyjien provisiosuhteet Resursointi-välilehdelle
3) Toteutusprovisiot syötetään Toteutus-välilehdelle

Kirjaamisohjeet

1) Maksusuunnitelma

- Muistio kentän voi määrittää vapaasti. Ohjelma ehdottaa aina "Maksusuoritus" mutta siinä voi olla vaikka laskusta lisätietoja, esim. Lasku (1/3) tmv.
- Maksupvm-kenttään laskun päivämäärä
- Veroton summa, laskutettava veroton summa
- Summa-kentätään tulee laskutettava verollinen summa, Arkhimedes laskee automaattisesti
- Myyjä-kenttä jätetään tyhjäksi
- Provisio-kenttään tulee laskusta laskettava kokonaisprovisio *)

2) Resursointi-välilehti (Myyjien kirjaaminen)

- Rooli-kenttään teksti, esim "Myyjä"
- Henkilö / resurssi-kenttään valitaan Myyjä valikosta
- Alkupvm ja Loppupvm. Provision määräytymisen voimassaoloaika. Arkhimedes antaa oletuksena projektin alkamispvm:n, jos loppupvm on tyhjä, provisio määräytyy aina annetulla tavalla. Jos provision määräytyminen muuttuu, annetaan vanhalle riville Loppupvm ja tehdään uusi rivi, jossa määritetään uuden määräytymisen Alkupvm **)
- Kulutyyppi / Sivukulu jätetään tyhjäksi (kulutyypissä on valinta Provisio mutta sillä ei ole nyt toiminnallisuutta)
- Kulut kpl. Tähän määritetään missä suhteessa provisio jakautuu *)
- Kulut á jätetään tyhjäksi. Kyseinen tieto löytyy Maksusuunnitelman Provisio-kentästä, joten ei ole enää tarpeen.
- Tarkenne voidaan jättää tyhjäksi


Näiden tietojen pohjalta Arkhimedes osaa määrittää jokaiselle myyjälle kuhunkin maksusuunnitelman riviin liittyvän provision



*) Esimerkki: Projekti A:ssa, joka alkaa 1.1.2010 laskutetaan 2000 euroa 15.1.2010 ja 3000 euroa 1.3.2010. Ensimmäisestä laskusta maksetaan myyjille yhteensä 500 euroa provisiota, toisesta 700 euroa. Myyjiä ovat Matti ja Maija siten, että Matti saa 40 % provisiosta ja Maija 60 %)

Määritetään seuraavasti:

Maksusuunnitelmaan rivit:
- Maksusuoritus / 15.1.2010 / 2000 / 2440 / / 500
- Maksusuoritus / 1.3.2010 / 3000 / 3660 / / 700

Resursointi-välilehti (valitse ensin vihreällä nuolella ko. myyjä):
- Myyjä / Matti /  1.1.2010 / / / 0,4 (Kulut kpl) / /
- Myyjä / Maija / 1.1.2010 / / / 0,6 (Kulut kpl) / /


**) Oletetaan että helmikuusta 2010 eteenpäin suhdeluvut muuttuisivatkin niin, että kumpikin myyjä saisi 50 % myynnistä. Tällöin myyjien rivit menisivät Resursointi-välilehdellä seuraavasti:

Matilla (ensimmäinen on vanha rivi, johon muutetaan Loppupvm):
- Myyjä / Matti /  1.1.2010 /  31.1.2010 / / 0,4 (Kulut kpl) / /
- Myyjä / Matti /  1.2.2010 / / / 0,5 (Kulut kpl) / /

Maijalla (ensimmäinen on vanha rivi, johon muutetaan Loppupvm):
- Myyjä / Matti /  1.1.2010 /  31.1.2010 / / 0,4 (Kulut kpl) / /
- Myyjä / Matti /  1.2.2010 / / / 0,5 (Kulut kpl) / /

3) Toteutusprovisiot

Toteutusprovisiot syötetään Toteutus-välilehdellä, Tehtävä-näkymään (klikkaa vihreää nuolta kyseisen tehtävän kohdalla). Oleellinen täytettävä kenttä on AlkuPVM sekä Kulut kpl ja Kulut á, johon tilitettävä provisio kirjataan.

Provisiotiedosto

Provisiotiedoston voi tallentaa välilehdellä "LIsta projekteista", "Tulosta"-painikkeen yläpuolelta valitaa "Provisiotiedosto", klikataa tulostuspainiketta ja annetaan aikaväli, jolta provisiot muodostetaan.

Arkhimedes sisältää laajan ja monipuolisen tuoterekisterin, jota voi tarvittaessa laajentaa varastotoiminnallisuuksilla. Tällöin tuotehallinnan lisäksi ohjelmassa voidaan vastaanottaa lähetyksiä, tehdä toimituksia ja raportoida varaston arvoa ja muutoksia.

Tässä ohjeen osiossa esitellään tuotteet siinä laajuudessa kuin se on kun varasto-osio on aktivoitu.

Tuotehallinta koostuu tuoteluettelosta, tuoteryhmistä, tuotetyypeistä (=tuoterivikategoriat) ja  inventaariosta (varastonhallinta). Löydät tarkemmat ohjeet osioista vasemmalta hakemistosta.

Tuoteluettelossa näet yleissilmäyksen tuotteista ja voit päivittää tuotteita tiettyjen kenttien osalta. Listauksessa näet tuotteiden tuotenumerot, nimet, tuoteryhmät, hinnat, varastosaldot ja komponentit listattuna. Tuotteet voi järjestää haluttuihin järjestyksiin em. valintojen mukaan.

Tuoteryhmillä liität tuotteita eri ryhmiin. Voit jaotella tuotteita ryhmittäin, mikä helpottaa varaston ylläpitoa ja tuotteiden hallintaa.

Tuotetyypit välilehdellä voit lisätä uusia tuotetyyppiä ja hallita niitä. Tuotetyyppejä voidaan käyttää kahdessa merkityksessä. Joko niitä käytetään tuoteryhmien tapaan ryhmittämään tuotteita. Tai niitä käytetään jakamaan tuotteet omiin lohkoihinsa tarjousta tai laskua muodostettaessa.

Inventaario näkymässä voit tehdä varaston inventaarioon liittyvät varastoon lisäykset ja varastosta poistot sekä asettaa hälytysrajat tuotteille. Lisäksi voit tehdä tuotteista ostotilauksen.

Tuoteluettelossa näet yleissilmäyksen tuotteista ja voit päivittää tuotteita tiettyjen kenttien osalta. Painamalla vihreää nuolta avaat  tuotekortille ja voit päivittää tuotteen kaikki tiedot. Listauksessa näet tuotteiden tuotenumerot, nimet, tuoteryhmät, hinnat, varastosaldot ja komponentit listattuna. Tuotteet voi järjestää haluttuihin järjestyksiin em. valintojen mukaan.

Rivin oikeassa reunassa sarake Ark. tarkoittaa "Arkistoitu". Voit valita tuotteen arkistoiduksi, jolloin se ei enää näy hauissa esim. haettaessa tuotetta laskulle. Arkistoitu tuote säilyy kuitenkin rekisterissä. Esim. tuotetta, joka on käytössä (se on tuotu esim. laskulle), ei voi poistaa, mutta sen voi arkistoida.

Tulostustoimintoja (Tulostuspainikkeen tippuvalikko) ovat Tuoteluettelo, Tiedostoon ja Myyntiraportti. Tuoteluettelo on yksinkertainen tuloste valituista tuotteista. Tiedostoon-toiminnolla voit viedä luettelon esim. Exceliin. Myyntiraportista näet mielenkiintoista tietoa valittujen tuotteiden myynnistä.

Oikealla yläkulmassa voit valita tuotteita tuotekategorian tai tuoteryhmän mukaan. Tuotekategorian haku on ylimpänä, siitä voit valita myös arkistoidut tuotteet.

Tuotteet voi lajitella numeron tai tekstin perusteella. "Lajittele tuotenumeron mukaan (lajittelukriteeri: teksti / numero)"

Aivan oikeasta laidasta löytyvällä hakutoiminnolla voit hakea ja järjestää tuotteita eri tavalla. Voit esimerkiksi määrittää aikavälin ja tarkastella tuotteiden myyntiä halutulla aikavälillä. Voit myös järjestää tuotteita varastoontuontipäivämäärän mukaan jne.

Tuoteluettelon alaosasta löytyvällä Hinnoittelutyökalulla voit esimerkiksi vaihtaa haluttujen tuotteiden ALV-kannat kerralla tai pienentää verollista hintaa ALV-muutoksen verran.

Tuoteryhmillä liität tuotteita eri ryhmiin. Tuoteryhmä voi liittyä myyntiin tai ostoon tai molempiin. Aseta ruksi "Myynti", jos tuoteryhmä liittyy myyntiin, "Osto", jos ostoon. Voit asettaa tuoteryhmälle myös osto ja myynti -kirjanpitotilit, josta kirjanpitäjäsi saattaa olla kiinnostunut. Tuoteryhmään voi määrittää kategorian, joka voi olla myös hakuehtona tuotetta hakiessa. Käyttämättömän tuoteryhmän voi arkistoida. Arkistoidut tuoteryhmät voi näyttää ja piilottaa klikkaamalla "Hae kaikki"-painiketta.

Tuoteryhmäluettelosta pääsee suoraan tarkastelemaan ryhmän tuotteita klikkaamalla tuoteryhmän oikealla puolella olevaa vihreää nuolta.Voit lisätä tuoteryhmille myös tullikoodin, alkuperämaan sekä LK-koodin. (Käytetään mm. intrastatissa)

Tuotetyypit välilehdellä voit lisätä uusia tuotetyyppiä ja hallita niitä. Tuotetyyppejä voidaan käyttää kahdessa merkityksessä. Joko niitä käytetään tuoteryhmien tapaan ryhmittämään tuotteita. Tai niitä käytetään jakamaan tuotteet omiin lohkoihinsa tarjousta tai laskua muodostettaessa. Esim., jos laskulla haluaa erottaa tuotteet ja työtunnit, voidaan tuotteiden tuoterivit liittää tyyppiin Tuotteet, töiden tuoterivit tyyppiin Työtunnit.

Tuotetyyppejä voi vapaasti lisäillä ja poistaa. Koska tyyppien nimitykset näytetään suoraan laskulla (ja muissa vastaavissa tulosteissa), nimitykset voidaan asettaa usealla eri kielellä. Tuotetyypille voidaan antaa myös (laskulla näkyvä) yksikkö, esim. jos laskutetaan työtunteja, voidaan antaa yksikkö: "tuntia" tai "h".

Inventaarioluettelo löytyy välilehdeltä Tuotteet -> Tuotehallinta -> Inventaario. Tässä näkymässä voit tehdä varaston inventaarioon liittyvät varastoon lisäykset ja varastosta poistot sekä asettaa hälytysrajat tuotteille. Lisäksi voit tehdä tuotteista ostotilauksen.

Ennen kuin aloitat, valitse käsiteltävä varasto (sikäli kuin käytössäsi on useita varastoja) kohdassa "Käsitellään varastoa". Lisäksi on suositeltavaa valita alareunasta "Tyhjennä haluttu varastosaldo-sarake", jolloin edellisen inventaarion merkinnät eivät vaikuta nyt tehtävään inventaarioon.

Voit rajata luetteloa hakutoiminnolla. Esim. voit hakea tuotteet, joiden varastosaldo on hälytysrajaa pienempi, tai voit näyttää pelkästään varastotuotteet.

Kerätessäsi tuotteita ostotilaukseen, määritä kenttään "Haluttu varastosaldo" se saldo, jonka haluat ostotilauksella toteuttaa. Esim., jos tuotetta on 3 varastossa ja asetat halutun varastosaldon 10:een, tehdään tilaus, johon tulee 7 ko. tuotetta. Aseta myös toimittaja, jolle tilaus tehdään. Kun halutut varastosaldot on annettu, klikkaa oikealta ylhäältä "Tee ostotilaus". Tällöin ostotilaus tehdään tuotteista, joihin haluttu varastosaldo on asetettu. Muut tuotteet Arkhimedes jättää huomioimatta.

Varastoinventaario tehdään vastaavalla tavalla. Annetaan haluttu varastosaldo, Arkhimedes laskee sen perusteella, pitääkö tuotetta lisätä vai vähentää. Kun saldot on annettu, valitse ylhäältä "Tee varastoinventaario". Tällöin Arkhimedes tekee varastoon lähetyksen tuotteista, jotka lisättiin, toimituksen (poiston) tuotteista, jotka poistettiin. Samalla Arkhimedes päivittää varaston saldon aiemmin asetettuun arvoon (Haluttu var. saldo).

Inventaarioluettelon kautta voit myös tulostaa EAN-13 viivakooditarrat valituista tuotteista (alhaalla oikealla). Valitse haluamasi tuotteet, joista haluat viivakoodit ja paina EAN-13-tarrat.

Tuotekorttiin pääsee lähestulkoon kaikkialta ohjelmasta, missä tuote voidaan valita. Tuotekortti sisältää kaiken tiedon tuotteesta, sen komponenteista, variaatioista, ostopaikoista, varastotapahtumista sekä tuotteen rojalteista.

• Perustiedot
• Komponentit
• Varastotiedot
• Variaatiot / Ostopaikat
• Tilattu / Tuotu varastoon
• Myyty / Toimitettu_varastosta
• Rojaltit

Perustiedot

Välilehdellä näytetään kaikki tuotteen olennaisimmat tiedot liittyen tuotenimeen, hintoihin, kohdistukseen, ostoihin, valmistukseen sekä varastointiin. Mitä täydellisemmin tuotekortin kentät on täytetty, sitä paremmin tuotteesta saadaan tietoa ja sitä helpommin sitä voidaan käyttää ympäri ohjelmaa. Mikäli esimerkiksi ostohintaa ei ole täytetty, ei voida seurata tuotteen myyntikatetta.

Tuotetiedot

Tuotetiedoissa määritetään tuotteen nimi sekä sen kieliversiot. Lisäksi voidaan syöttää tuotteen tuotenumero sekä mahdolliset aiemmat tuotenumerot. Tuotenumero voi koostua kirjaimista ja numeroista. Mikäli aiempia tuotenumeroita on lisätty, löytyy tuote myös näillä numeroilla etsittäessä tuotetta. Tuotteen alias on tuotenimen vaihtoehtoinen tarkenne tai lempinimi, joka auttaa etsintöjä.

Ostotiedot

Ostotiedoissa valitaan tuotteen päätoimittaja, syötetään oletusviite ja toimittajan tuotenumero sekä kategoria. Toimittajan alennusprosentti kertoo myyntihinnan ja ostohinnan välisen erotuksen prosentteina (sama kuin myyntikate%)

Valmistustiedot

Valmistustiedot kertovat, josi tuote on jonkun projektin valmistuksen tulos. Valmistustiedot voidaan määrittää tuotekortilta tai ne voivat muodostua valmistusprojektin tuloksena.

Hinnat

Tuote hinnoitellaan esimerkiksi asettamalla tuotteen ostohinta ja määrittämällä haluttu kateprosentti, katekerroin tai kate euroina. Hinta voidaan toki kirjoittaa suoraan 'Veroton'-kenttään.

Kohdistus

Tuote voidaan kohdistaa haluttuun tuoteryhmään erikseen myynnin ja ostojen osalta. Erikseen voidaan myös määrittää tuotteen kirjanpitotili, kun tuotetta myydään tai ostetaan. Kohdistaminen ei ole pakollista, mikäli tuote kuuluu tuoteryhmään, joka on kohdennettu eikä yksittäistä tuotetta haluta kohdentaa erilailla kuin sen ryhmää. Tuote voidaan haluttaessa kohdentaa myös tuoterivikategoriaan, jolloin sen tulostumista eri välisummiin esim. laskulla voidaan hallita.

Komponentit

• Tuotteeseen voi kohdistaa toisia tuotteita, joista tuote muodostuu, näitä kutsutaan Arkhimedeksessa komponenteiksi.
• Komponentit ovat itsenäisiä tuotteita - niillä on esim. oma varastosaldo ja ne voivat koostua toisista komponenteista.
• Voidaan määrittää, kuinka monta kutakin komponenttia tarvitaan tuotteen koostamiseen
• Komponentit voidaan tarvittaessa näyttää tai olla näyttämättä laskulla / lähetteessä. Kun komponenttia ei näytetä, sille ei tule erillistä myyntihintaa.
• Komponenttiin voidaan määrittää ostohinta, riippumatta siitä näytetäänkö sitä laskulla / lähetteessä.
  • Tuoterivin ostohinta on ko. tuoterivin ostohinta + komponenttien ostohinta.
  • Jos esim. halutaan, että (pää-)tuoterivin ostohinta on komponenttien ostohintojen summa, annetaan (pää-)tuoterivin ostohinnaksi
  • Jos tuote on varastotuote, tuotteen ostohinnaksi tulee varastoontuontien ostohinnan painotettu keskiarvo. Ostohintaa voi tässä kohtaa vielä muuttaa, itse määritetty ostohinta on järjestelmän määrittämää ostohintaa vahvempi. Mikäli ostohinnan poistaa, ostohinta määräytyy suoraan varastoontuontien ostohinnoista.
• Laskulla / lähetteessä / tarjouksessa jne. voidaan antaa komponenteille myös alikomponentteja. Nämä eivät milloinkaan näy tulosteessa, mutta vaikuttavat tarvittaessa varastosaldoon.
• Komponentit toimivat tarvittaessa varaston kanssa. Eli kun tuotteen lisää toimitukseen, vähenee vastaava määrä komponentteja varastosta.

Välilehdellä voidaan koostaa tuotteesta komponenttituote tai hallita sen sisältämiä komponentteja. Olemassaolevista tuotteista komponenttituote koostetaan painamalla 'Tuotteen nimi'-saraketta ja etsimällä lisättävä komponentti listalta. Mikäli lisättäväksi haluttua komponenttia ei ole vielä tuoteluettelossa, voidaan se helposti lisätä painamalla ylhäällä oikealla sijaitsevaa '+'-kuvaketta. Tuotteelle syötetään nimi ja se lisätään komponentiksi. Tuotekortti on luotu ja sen hintatiedot voidaan syöttää komponenttiriville.

Tuotteen komponentti-välilehdellä, komponentin rivillä, oikealla olevasta nuolesta, voidaan siirtyä komponentin tuotekortille.

Tuotteen tiedot lisätään riville ja tarvittaessa tietoja voidaan muuttaa (muutokset vaikuttavat tuotteen tuotekorttiin). Riville voidaan määrittää, montako kappaletta komponenttia myydään / poistetaan varastosta samalla, kun päätuote myydään. Valitun komponentin oikeasta reunasta löytyvällä nuolella voidaan siirtyä komponentin tuotekorttiin. Komponenttirivien alla näkyy poimittujen komponenttien yhteisostohinta sekä poimittujen komponenttien yhteismyyntihinta. Yhteismyyntihinta ei vaikuta suoraan päätuotteen myyntihintaan, mutta se voidaan syöttää tämän alla olevaan yhteismyyntihinta-kenttään.

Komponenttirivien alapuolella näytetään lista tuotteista, joiden komponenttina tuote on. Rivin oikeassa laidassa on nuoli, josta päästään kyseiseen tuotekorttiin.

Varastotiedot

Alueessa näytetään tuotteen varastosaldotiedot sekä tilattujen ja varattujen tuotteiden määrä, varastointitiedot, viivakoodi, malli sekä myyntiin vaikuttavat asetukset. Mikäli tuote on immateriaalituote, ei sen varastosaldoa seurata. Tuote on varastotuote, mikäli sitä on joskus tilattu tai toimitettu varastoon tai mikäli sille on asetettu hälyytysraja.

Tuotteiden viivakoodit

Tuotteen viivakoodi kohtaan voit lisätä viivakoodin. Koodin voi lisätä viivakoodinlukijalla suoraan kenttään valitsemalla ensin kentän aktiiviseksi ja lukemalla sen jälkeen viivakoodi tuotteesta tai näppäilemällä koodi käsin. 

Mikäli haluat käyttää EAN 13 koodeja, käy aktivoimassa se Tuotteet -> Asetukset välilehdeltä. Tällöin järjestelmä generoi automaattisesti tarkistuluvun, mikäli syötetty viivakoodi on 12 numeroinen. Huomaathan, että viivakoodi ei voi alkaa 0 -merkillä, koska tällöin järjestelmä tulkitsee sen tyhjäksi ja poistaa sen.

Voit tulostaa EAN-13-viivakoodit tarra-arkeille tai paperille inventaarioluettelon kautta valitsemalla halutut tuotteet ja painamalla alhaalta "EAN-13-tarrat". Ohjelma tulostaa tällöin viivakoodit EAN-13 muodossa. 

Variaatiot/Ostopaikat

Välilehdellä voidaan määrittää tuotteelle variaatioita, jotka tarkoittavat samaa tuotetta, mutta jolle tarvitaan eri tietoja. Variaatioriville voidaan kirjata halutut tiedot. Joka rivistä muodostetaan uusi tuotekortti, johon pääsee rivin oikean reunan vihreällä kolmiolla.

Variaatiorivien alla näytetään, mihin tuotteisiin tuote on sidoksissa eli, minkä tuotteen variaatio tuote on.

Tuotteen monistaminen

Tuotteen voi monistaa (tehdä kopio) tuotekortin vasemmassa yläreunassa olevasta kuvakkeesta "Monista tuote". Monistamiseen on kaksi eri vaihtoehtoa: kopioidaan tuotenumero tai tehdään uusi tuotenumero. Uusi tuotenumero tehdään viimeisimmän tuotenumeron perusteella. Jos viimeisin tuotenumero on 100, monistettu tuote saa numeroksi 101. Jos kopioit tuotenumeron, tarkista että olet laittanut tuotteiden asetuksista päälle "Salli päällekkäiset tuotenumerot".

Tilattu/Tuotu varastoon

Välilehdellä listataan, millä kaikilla lähetyksillä tuotetta on tuotu varastoon ja mihin varastoon tuotetta on milloinkin tuotu ja kuinka paljon. Lyhenne T, lähetysnumerosarakkeen kohdalla, tarkoittaa, että kyseessä on tilaus. Lyhenne L tarkoittaa lähetystä.

Myyty/Toimitettu varastosta

Välilehdellä näytetään kaikki varastotapahtumia aiheuttaneet myynnit tai toimitukset, joissa tuotteen varastosaldoa on vähennetty.

Rojaltit

Välilehdellä voidaan määrittää, mikäli tuotteen myynnistä merkataan tietylle kontaktille ohjattavia rojalteja. Kontakti valitaan listasta, tälle määritetään rojaltiprosentti myyntihinnasta sekä voidaan täsmentää kontaktin rooli tuotteessa.

LVIS- on lisäosio Arkhimedes Toiminnanohjaus-laajuuteen. Osiota käytetään LVIS-tuoteluetteloiden- ja hinnastojen päivitykseen. Eri LVIS-toimittajia (tukkuja) voidaan määrittää yhdestä kolmeen.

Käyttöönotto

LVIS-osio edellyttää erillistä LVIS-lisenssiä. LVIS-lisenssiä voi tiedustella Arkhimedeksen asiakaspalvelusta. Lisenssin mukana toimitetaan lisenssikoodi, kuten muihinkin maksullisiin osioihin.

Tukut

Kun osion käyttö aloitetaan, tulee ensin määrittää käytettävät toimittajat eli tukut. Eri tukkuja voi olla kolme. Tukut perustetaan Arkhimedeksen kontaktirekisteriin samaan tapaan kuin muutkin kontaktit. Kontaktin tyypiksi tulee antaa "Toimittaja".

LVIS-toiminnallisuudet löytyvät Tuotteet -> Tuotehallinta -> LVIS-välilehdeltä. Tukut määritellään kuhunkin kolmeen lohkoon: tuotetiedot, hintatiedot ja alennusryhmätiedot. Esim. jos tukkuna on Dahl, valitaan Dahl kunkin lohkon ensimmäiseksi. Vastaavalla tavalla seuraava tukku kunkin lohkon toiseksi ja kolmas tukku kunkin lohkon kolmanneksi tukuksi.

Tuoteluetteloiden päivitys

Tuoteluettelot haetaan tukkujen kotisivuilta zip- tai exe-muodossa. Tuoteluettelot on jaettu kahteen osaan: toisessa määritellään tuotteet ja toisessa hinnat. Tuotteet viedään ohjelmaan aina ennen hintoja. Aluksi on haettava tuoteluettelo kokonaisuudessaan, myöhemmin riittävät pelkät päivitykset. Tuoteluettelon päivittäminen ei ole vaikeaa, mutta tukkujen tiedostot on osattava purkaa ja puretut tiedostot poimia koneeltasi.

Tarkastellaan päivitystä esimerkin valossa, tuodaan tuotteet Dahlin sivuilta.

Dahlin kotisivuilta ladataan zip- tai exe-muotoinen tuotetiedosto. Exe- muotoinen tiedosto on siitä helpompi, että se on itsepurkautuva, zip-tiedoston purkamiseen tarvitaan purkuohjelma, joka tosin yleensä löytyy käyttöjärjestelmästä. Exe-tiedosto puretaan tuplaklikkaamalla sitä latauksen jälkeen ja painamalla sitten 'Browse' ja valitsemalla paikka jonne tiedosto halutaan purkaa. Tiedoston purku hyväksytään lopuksi painamalla 'Unzip'. Zip-tiedostoa purkaessa purkuvaiheet riippuvat käytössäsi olevasti purkuohjelmasta. Tuotetiedostojen haun jälkeen haetaan vielä hintatiedosto, jälleen joko zip- tai exe-muotoinen. 

Palataan Arkhimedekseen LVIS-välilehdelle. Painetaan kohdasta LVIS tuotetiedot Plus-merkkiä (sarake: Hae tiedosto) siitä kohdasta, johon määritettiin Dahl toimittajaksi. Avautuu näkymä tietokoneesi tiedostoihin. Valitaan äsken haettu tuotetiedosto (tarkistetaan, että tiedostotyyppinä on All Files/Available). Ohjelmaa hakee tiedot esikatselunäkymään

Esikatselunäkymässä voidaan tarkastella tietoja ennen kuin ne viedään varsinaisesti ohjelmaan. Sarake UpdateText kertoo, onko tuote uusi (New), päivitetäänkö vanhaa (Update) vai ohitetaanko se (Skip). Seuraavaksi valitaan "Aloita tuotteiden päivitys tuoteluetteloon".

Ohjelma alkaa nyt lataamaan tuotetietoja. Tämä saattaa kestää kauan jos ladataan koko tuoteluetteloa kerrallaan. Kun tuoteluettelo on tullut, tehdään vastaavat toimenpiteet hintatiedostolle (ja alennusryhmätiedostolle, jos saatavilla). Jatkossa tuotteiden päivittäminen on nopeampaa, koska tuotteet ovat jo valmiina tuoteluettelossa.

Alennusryhmät

Alennusryhmät määrittelevät kuinka paljon tukkumyynnissä on alennusta myyntihinnasta. Kuten tuoteluettelotkin, myös alennusryhmät on jaettu kolmeen eri tukkuun. Tukut toimittavat alennusryhmänsä yleensä tekstitiedostossa, joka tuodaan ohjelmaan ’Alennus’ välilehdellä olevalla toiminnolla 'Päivitys'. Tämän jälkeen valitaan tukun toimittama alennustiedosto. Jos tukku toimittaa alennusryhmänsä jossain muussa kuin tekstimuodossa (esim. Excel-muodossa), voitte ottaa yhteyttä ohjelman tekijään. Alennusryhmätiedostossa on kolme eri kenttää: alennusryhmän numero jolla tuotteet kohdistetaan oikeaan ryhmään, nimi ja alennuksen prosentti. Tuotteen hankintahinta on alennuksen mukaisesti nähtävissä tuoteluettelossa tai tuotetta hakiessa laskulle.

Tuotteeseen voi kohdistaa toisia tuotteita, joista tuote muodostuu ja näitä kutsutaan Arkhimedeksessa komponenteiksi. Niitä on mahdollista käyttää koostamaan tuotteita ja laitekokonaisuuksia. Komponentit määritetään menemällä tuotteen tuotekortilla 'Komponentit' välilehdelle. Välilehdellä määritellään mistä komponenteista itse päätuote koostuu ja montako komponenttia tarvitaan yhden päätuotteen koostamiseen.

• Komponentit ovat itsenäisiä tuotteita - niillä on esim. oma varastosaldo ja ne voivat koostua toisista komponenteista.
• Voidaan määrittää, kuinka monta kutakin komponenttia tarvitaan tuotteen koostamiseen
• Komponentit voidaan tarvittaessa näyttää tai olla näyttämättä laskulla / lähetteessä. Kun komponenttia ei näytetä, sille ei tule erillistä myyntihintaa.
• Komponenttiin voidaan määrittää ostohinta, riippumatta siitä näytetäänkö sitä laskulla / lähetteessä.
• Laskulla / lähetteessä / tarjouksessa jne. voidaan antaa komponenteille myös alikomponentteja. Nämä eivät milloinkaan näy tulosteessa, mutta vaikuttavat tarvittaessa varastosaldoon.
• Komponentit toimivat tarvittaessa varaston kanssa. Eli kun tuotteen (joka sisältää komponentteja) lisää toimitukseen, vähenee vastaava määrä komponentteja varastosta.
• Päätuotteen hinta voidaan määrittää komponenttien hintojen mukaan, tai päätuotteen hintaan voidaan lisätä komponenttien hinnat.

Komponenttien avulla on siis helppoa muodostaa esimerkiksi tuotepaketteja, jotka koostuvat tietyistä komponenteista. Tositteilla on luonnollisesti myös mahdollista muuttaa näitä koostetuotteita ja sen komponentteja esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas tilaa / ostaa erilaisen tuotepaketin tai haluaa siihen lisää komponentteja.

Käyttöesimerkki

Kuvan esimerkissä on koostetuote 'Tietokonepaketti' ja sillä komponentit 'Näyttö', 'Näppäimistö', 'Hiiri' ja 'Keskusyksikkö'. Näitä kaikkia komponentteja on asetettu tarvittavaksi yksi kappale per 'Tietokonepaketti', jotta koostetuote voidaan koostaa. Alhaalla oikealla näkyy arvo, montako koostetuotetta voidaan tällä hetkellä koostaa. Esimerkiksi jos varastossa on kolme näyttöä ja muita komponentteja on viisi, niin tällöin voidaan koostaa vain kolme 'Tietokonepakettia'.

Nyt, kun 'Tietokonepaketti' haetaan tuoteluettelosta toimitettavaksi, niin Arkhimedes hakee määritellyt komponentit annettujen määrien mukaan ja vähentää määrät varastosaldoista.

Tietokonepaketin hinta voidaan määrittää joko koostumaan komponenttien hinnoista, tai sille voidaan antaa oma pakettihintansa tai sille voidaan määrittää tietty hinta, johon komponenttien arvo lisätään päälle. Tuotteiden asetuksissa ('Tuotteet' -> 'Asetukset') välilehdellä on valinta 'Haetaanko komponentteihin myyntihinta'. Mikäli tämä on valittu, niin komponenttien hinnat lisätään koostetuotteen hintaan.  Itse koostetuotteen 'Tietokonepaketti' hinta on se mikä tuotekortille on määritetty, mutta valinnan mukaan ohjelma laskee komponenttien hinnan yhteen koostetuotteen kanssa.

Voidaan myös valita näytetäänkö komponentit laskulla vai ei. Jos näytetään, niin tällöin näkyy jokaisen komponentin yksittäinen hinta.

Komponentit ja ostohinnat

Tuote, joka koostuu komponenteista, käsitellään ostohintojen osalta laskulla seuraavasti:

• Tuoterivin ostohinta on ko. tuoterivin ostohinta + komponenttien ostohinta.
  • Jos esim. halutaan, että (pää-)tuoterivin ostohinta on komponenttien ostohintojen summa, annetaan (pää-)tuoterivin ostohinnaksi 0
• Jos tuote on varastotuote, tuotteen ostohinnaksi tulee varastoontuontien ostohinnan painotettu keskiarvo. Ostohintaa voi tässä kohtaa vielä muuttaa, itse määritetty ostohinta on järjestelmän määrittämää ostohintaa vahvempi. Mikäli ostohinnan poistaa, ostohinta määräytyy suoraan varastoontuontien ostohinnoista.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Uusi lähetys tehdään 'Tuotteet > Vastaanotto'-välilehdeltä löytyvillä 'Etsi' ja 'Luettelo'-välilehdiltä löytyvällä 'Uusi lähetys'-kuvakkeella. Kun kuvaketta painetaan, luo ohjelma uuden lähetystositteen ja siirtyy siihen.

Lähetystosite

Lähetykseen valitaan aluksi, mihin varastoon lähetys kirjataan. Lisäksi oleellista on kohdistaa 'Toimittaja' kentän pudotusvalikosta, keneltä lähetys on tullut. 'Selite'-kenttään voidaan kirjata lähetyksen selite, joka näytetään lähetysluettelossa.

Vastaanotettavat tuotteet poimitaan oikealta vasemmalle käyttäen avuksi laskuilta ja muista tositteista tuttua tuoteluetteloa. Tuoteluettelosta voidaan tarvittaessa tehdä hakuja ja siihen voidaan lisätä uusia tuotteita. Mikäli tuotteille on määritetty oletustoimittaja, voidaan näyttää tuoteluettelosta vain käsiteltävän lähetyksen toimittajan toimittamat tuotteet painamalla 'Toimittajan tuotteet'-kuvaketta. Tuoteluettelossa ensimmäisenä vasemmalla on tuotenumero, sen jälkeen nimi, ostohinta sekä viimeisenä oikealla nykyinen varastosaldo. Tuotteiden poiminta -näkymässä on välilehti 'Valittu rivi', jonka kautta pystytään antamaan tuotteelle kuva.

Lisäksi tavaraa vastaanotettaessa tuotteille voidaan antaa kuva tuoterivikohtaisesti. Avataan oikealta Tuotteiden poimimisen näkymässä on välilehti "Valittu rivi" -

Kun vastaanotettavat tuotteet on poimittu vasemmalle, voidaan syöttää 'Määrä'-kenttään, montako yksikköä mitäkin tuoteriviä vastaanotetaan. Tuoterivin tarkemmat tiedot saa aukaistua oikealle tuoteluettelon päälle painamalla tuoterivin oikeassa reunassa olevaa vihreää kolmiota. Rivin tarkemmissa tiedoissa voidaan määrittää rivin perustiedot, toimittajatiedot sekä varastotiedot. Varastoontuonnin kulun voi määrittää rivikohtaisesti. Tarvittaessa voidaan käydä tarkastelemassa ja tekemässä muutoksia tuotteen tuotekorttiin painamalla 'Tuotekorttiin'-kuvaketta. Takaisin tuotteiden poimintaan pääsee painamalla tilausrivien yläpuolella olevaa '+'-kuvaketta. Lähetteelle voidaan luoda tyhjä rivi painamalla alareunan 'Tyhjä rivi'-kuvaketta.

Tuoterivien alapuolella näytetään vastaanotettavien tuotteiden varaston arvo. Kun tuoterivit on kirjattu lähetteelle, on varastotapahtuma jo valmis. Sitä ei tarvitse erikseen hyväksyä. Mikäli lähetyksessä ei ole tuoterivejä, voidaan lähetys poistaa painamalla 'Poista'-kuvaketta.

Toimittaessa tuotteita omaan varastoon, voidaan valita, että komponenttituotteista tehdään "koostetuotteita". Eli komponentit poistetaan varastosta mutta päätuotteen varastosaldo kasvaa vastaavan määrän.

Lähetysten etsiminen

Ohjelmaan kirjattuja lähetyksiä voi etsiä lähetysnumeron, toimittajan sekä päivämäärän tai päivämäärävälin mukaan. Tulokset näytetään luettelossa, mikäli hakua vastaa useampi kuin yksi lähetys.

Etsiminen on jaettu pikahakuun ja tarkennettuun hakuun. Pikahaulla lähetystä voi etsiä nopeasti yksittäisellä tiedolla. Tarkennetussa haussa hakuvaihtoehtoina on lähetysnumero, toimittaja, PVM, tuotenimi, seloste, viite, laatija sekä varasto.

Lähetysluettelo

Lähetysluettelossa listataan ohjelmaan kirjatut lähetykset ja niitä voidaan järjestää kuten ohjelman muissakin luettelonäkymissä. Lähetysrivillä näytetään lähetyksen tärkeimmät tiedot ja riviä painamalla voi avata lähetystositteen.

Toimitusten avulla voidaan:

• Toimittaa varastosta tavaraa kontaktirekisteristä löytyvälle kontaktille.
• Tavaran siirto varastosta toiseen
• Koostaa koostetuotteita olemassa olevista komponenteista
• Koostaa laitteita olemassa olevista komponenteista (jos laiterekisteri käytössä)
• Poistaa tuotteita varastosta

Toimitus voidaan tehdä myyntiputkesta tai suoraan 'Tuotteet > Toimitukset > Uusi toimitus'-välilehdeltä löytyvän lomakkeen avulla. Toimitus tekee toimitettavista tuotteista varastomerkinnän, mikäli toimitetaan varastotuotteita. Toimitukseen ei liity rahaliikennettä, mutta toimituksen pohjalta voidaan myöhemmin tehdä lasku tai kassatapahtuma.

Uuden toimituksen luominen

Kun uusi toimitus tehdään tyhjästä toimituksenluontilomakkeella, valitaan ensin toimituksen vastaanottaja, varasto, tarvittaessa kohdistukset (tulosyksikkö, myyjä, laatija) ja painetaan sitten 'Luo toimitus'-kuvaketta. Tavaraa voidaan siirtää omien varastojen välillä valitsemalla toimituksen vastaanottajaksi välilehti 'Omaan varastoon' ja valitsemalla täällä varasto, johon toimitus tehdään. Kolmas vaihtoehto on valita väliehti 'Poisto', jolloin tavaraa vaan poistetaan varastosta mutta ei toimiteta asiakkaalle/toiseen varastoon. Lopuksi painetaan 'Uusi toimitus'-painiketta.

Toimitus voidaan luoda myös keräilylistan kautta (välilehti 'Uusi toimitus keräilystä').

Toimitustosite

Toimitustosite jakautuu kolmeen osioon. Vasemmalla ylhäällä olevassa alueessa on toimituksen vastaanottajan tiedot. Oikealla ylhäällä sijaitsevassa alueessa on toimituksen yleiset tiedot sekä toiminnot toimituksen lähettämiseen. Alhaalla näkyvä alue sisältää toimituksen varsinaisen sisällön. Siihen kuuluu toimituksen tekstiosion kirjoittaminen sekä toimitusrivit sekä näiden kohdentaminen sisäisesti.

Vasen yläkulma

Tositteen vasemman yläkulman aloitusvälilehtenä on 'Asiakas'-välilehti. Tämä sisältää toimitukseen poimitun kontaktin tiedot sekä mahdollisuuden vaihtaa toimituksen vastaanottavaa yhteyshenkilöä, kohdentaa toimitus yritykselle tai sen yhteyshenkilölle sekä kentät toimituksen viitteille. Mikäli tehdään toimitusta omaan varastoon, on kohdassa varaston tieto sekä mahdollisuus tehdä toimituksesta vastaava lähetys ja vastaanottaa samantien toimitus toiseen varastoon. Vasemman yläkulman alueen 'Laskutusosoite'-välilehdellä voidaan tarvittaessa muuttaa vastaanottajan laskutusosoitetta riippumatta kontaktikortin tiedoista. 'Toimitusosoite'-välilehdellä voidaan muuttaa toimituksen vastaanottajan osoitetietoja, mikäli ne ovat eri kuin kontaktikortilta haetut.

Oikea yläkulma

Oikean yläkulman välilehdillä täytetään ja tarkastellaan toimituksen perustietoja.

'Perustiedot' -välilehdellä on näkymä toimituksen päivämääriin ja muihin perustietoihin. Toimituksen numeron voi tarvittaessa vaihtaa painamalla kenttää ja antamalla uusi toimituksen numero. Toimituksen päivämäärä on oletuksena kuluva päivä. Valuutta-kentästä voidaan ottaa käyttöön muu valuutta kuin euro. Tämä on hyödyllistä, kun halutaan lähettää toimitus vastaanottajan kohdevaluutassa. Valuutan valitsemisen lisäksi tulee tarkistaa valuutan nykyinen vaihtokurssi ja syöttää se 'Valuuttakurssi'-kenttään.

'Maksuehdot'-välilehdellä voidaan määrittää toimituksen maksuehdot, mikäli ne poikkeavat myynnin asetuksissa määritetyistä oletuksista.

'Lähete'-välilehdellä valitaan lähetteen tulosteen kieli, laskun lomakepohja sekä muut lähetteelle tulostettavat yleistiedot. Lähetteen voi lähettää myös sähköpostitse toimituksesta. Lisäksi voidaan päättää tulostetaanko kontaktin yhteyshenkilö osaksi osoitetietoja.

'Kohdennus'-välilehdellä voidaan haluttaessa kohdentaa toimitus tiettyyn tulosyksikköön, aputoiminimeen, myyjään, laskun laatijaan tai projektiin sekä valita, mistä varastosta toimituksen tuotteet oletuksena poistetaan. 'Toiminnot'-välilehdellä näytetään silmäyksellä myyntiprosessin tila ja koko myyntiputki. Myyntiputkesta nähdään, mikäli toimitukseen liittyy tarjouksia, tilauksia tai laskuja. Mikäli putkessa on toimitukseen kuuluvia tapahtumia, pääsee niihin siirtymään painamalla tapahtuman kohdalla olevaa vihreää nuolta.

Toimituksesta voidaan tulostaa lähete painamalla oikealla ylhäällä olevaa 'Lähete'-painiketta.

Toimituksen sisältö

Toimituksen tärkein sisältö on toimitusrivit ja näiden kohdentaminen sisäisesti. Lisäksi toimitukseen voidaan kirjata vapaat tekstit tulostumaan ennen toimitusrivejä ja niiden jälkeen.

Toimitettavat tuotteet ja hinnat

Tuoterivien poimiminen on pyritty tekemään ohjelmassa mahdollisimman helpoksi. Tuotteet voi poimia tuoteluettelosta täyttämällä osa tuotenumerosta tai nimestä ja painamalla tuoterivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasikuvaketta tai pikanäppäintä 'Ctrl + 2'. Tuoterivi haetaan tuoteluettelosta ja muut tiedot täytetään kenttiin automaattisesti. Mikäli tuoteluettelosta löytyy kirjoitetulla arvolla useampi kuin yksi tuote, avataan tuoterivin rinnalle tuoteluettelon, joka on rajattu hakua täsmääviin tuotteisiin. Näistä tuote voidaan poimia riville painamalla vihreää kolmiota.

Tuotehakuluettelo

Vaihtoehtoisesti tuoteluettelon voi avata tuoterivin rinnalle painamalla suurennuslasikuvaketta, kun tuoterivin kentät ovat tyhjiä tai oikeasta reunasta olevaa harmaata palkkia painamalla. Avautuvasta tuoteluettelosta voidaan nopeasti poimia toisitteeseen haluttu tuote. Mikäli tuoteluettelo avattiin oikealla olevasta palkista painamalla, pysyy se auki useiden tuotteiden poimintaa varten kunnes se suljetaan painamalla palkista uudelleen. Pikatuoteluetteloa voi rajata tuotenumeron, tuotenimen tai tuoteryhmän mukaan täyttämällä kenttää ja painamalla 'Hae'-kuvaketta. Painamalla 'Asiakkaan tuotteet'-kuvaketta näytetään luettelossa vain tuotteet, joita kontaktin aiemmissa tapahtumissa on käytetty. Painamalla 'Hae kaikki'-kuvaketta näytetään koko tuoteluettelo. Mikäli tuoteluettelosta ei heti löydy tositteeseen lisättävää tuotetta, voidaan tehdä tuotehaku 'Etsi'-välilehdellä. Mikäli tuoteluettelossa ei ole tuotetta, joka halutaan tositteeseen lisätä, voidaan se listätä nopeasti tuoteluetteloon 'Lisää'-välilehdellä. Kun tuote lisätään tuoteluetteloon, se lisätään samalla myös tositteeseen tuoteriviksi.

Tuote voidaan toki lisätä tositteeseen ilman tuoteluetteloakin kirjoittamalla vain tuoteriviin halutut kentät käsin.

Tuoterivit

"Toimitettavat tuotteet ja hinnat"- välilehdellä näytetään oletuksena kaikki tuoterivit. Mikäli kuitenkin halutaan nähdä vain esimerkiksi työtuntien tuoterivit, voidaan rajaus tehdä valitsemalla 'Näytä tuotetyypin tutoerivit'-pudotusvalikosta näytettävä tuotetyyppi. Tuoterivien alareunassa näytetään näytettävien tuoterivien yhteissummat.

Tuoterivin voi poistaa painamalla roskakorikuvaketta tuoterivin vasemmassa laidassa. Jos roskakorikuvaketta painetaan 'Shift'-näppäin pohjassa, ei erikseen kysytä vahvistusta poistolle. Tuoterivin tuotekorttiin pääsee nopeasti tuoterivin oikeasta laidasta löytyvällä tuotekorttikuvakkeella.

Varastotapahtuma

Kun tuote poimitaan toimitukseen, kysytään toimitettavien tuotteiden määrää. Määrän syöttämisen jälkeen ohjelma luo automaattisesti määrää vastaavat varastotapahtumat.

Ohjelma pyrkii hakemaan aina oletusvarastosta. Oletusvarasto määritellään varaston asetuksissa tai se voidaan määrittää tuoterivikohtaisesti. Mikäli oletusvarastossa on vähemmän ko. tuotetta kuin halutaan, kysyy ohjelma, halutaanko etsiä muista varastoista.

Yksi varastotapahtuma on aina sidottu johonkin tuontierään. Näin voidaan aina yhdistää, milloin mikäkin toimitettu tuote on hankittu, mikä sen sarjanumero on jne. Mikäli tuotetta toimitetaan useampi kuin yksi kappale, saattaa kyseessä olla varastosta toimitus, joka koostetaan useammasta tuontierästä. 

Tuoterivin oikeasta laidasta pääsee klikkaamalla varasto-ikonia (pienen talon näköinen painike) tuoterivin aiheuttamiin varastotapahtumiin ja tarvittaessa muuttamaan niitä. Mikäli myytävien tuotteiden lukumäärää muutetaan varastotapahtuman luomisen jälkeen tulee myös varastotapahtuma päivittää. Muuten muutettu määrä ei vaikuta varastotapahtumaan ja laskusta jää tuotteita mahdollisesti jälkitoimitukseen tai tuotteita voidaan poistaa varastosta liikaa. Jälkitoimitus osoitetaan varastotapahtuman kohdalla punaisena numerona varastosta toimitettavan määrän vieressä.

Varastotapahtuma päivitetään painamalla varastotapahtuman vieressä olevaa pientä tuotekuvaketta, jolloin tuoterivin sivuun aukeaa varastotapahtuma. Painamalla 'Hae kaikki tuotteet varastosta' '+'-kuvaketta tehdään myyntiä vastaava määrä varastotapahtumia. Varastotapahtumaa voi muuttaa myös käsin muuttamalla varastotapahtuman 'Toimitettuja'-kenttää. Tarvittaessa varastotapahtuman voi koostaa itse painamalla 'Kokoa tuotteet käsin' '+'-kuvaketta. Tässä näkymässä varastotapahtuma koostetaan vasemmanpuoleiseen alueeseen tuoteluettelosta tuotteet poimimalla. Näkymästä pääsee palaamaan painamalla harmaata palkkia alueiden välissä.

Varastotapahtuman tuontierän varastosaldo näkyy varastotapahtuman varastosaldon kohdalla suluissa. Tuotteen yhteenlaskettu varastosaldo näkyy suluissa olevan arvon vieressä. Varastosaldo ei saa mennä koskaan miinusmerkkiseksi. Mikäli halutaan toimittaa enemmän tuotteita kuin mitä on varastossa, yli menevästä määrästä voidaan tehdä jälkitoimitus.

Komponenttituote

Mikäli tositteelle poimittava tuote on komponenttituote, lisätään siihen kuuluvat alituotteet myös laskulle. Kun tuoterivi on jaettu ja oikealla näkyy pikatuoteluettelo, on nähtävissä myös 'Komponentit'-välilehti. Välilehdellä voidaan myös koota tilapäisiä komponenttituotteita käsiteltävään laskuun. Kun tuoterivi on valittu ja siirrytään komponentit-välilehdelle näkyy valittu tuoterivi päätuotteena. Tälle voidaan lisätä alituotteita tuoteluettelosta poimimalla niitä oikealta tuoteluettelosta. Alituotteille voidaan edelleen lisätä alituotteita (jotka eivät enää näy tulostuksessa mutta vaikuttavat päätuotteen hintaan) valitsemalla komponenttirivi painamalla sen suurennuslasikuvaketta ja lisäämällä taas tuoteluettelosta tuotteita.

Komponenttituotteet kannattaa koostaa tuotekortilla, mikäli komponenttituotetta halutaan käyttää myöhemmin uudelleen.

Hintatiedot

Tuoterivin myynti tai laskutushinnan päällä kursoria pitämällä näytetään tuoterivin hankintahinta (mikäli syötetty) ja myyntikate, myyntikateprosentti sekä myyntikatekerroin. Tiedot näytetään koko tositteesta kun kursoria pidetään alhaalla näytettävän alvittoman ostohinnan tai myyntikatteen summan päällä. Alareunassa näytetään myös muut koko tositteen yhteissummat.

Tuoterivien sisäinen kohdennus ja tiliöinti

Välilehdellä näytetään lisättyjen tuoterivien sisäiseen kohdennukseen liittyvät tiedot. Mikäli tuoterivillä on esimerkiksi eri myyjä kuin tositteella muuten, voidaan se määrittää tuoteriveittäin. Samalla voidaan myös määrittää tuoterivin kategoria välisummia varten sekä tuloryhmä sisäistä raportointia varten. Kirjanpitotili-kohtaan voi myös täyttää tuoterivin kirjanpitotilin mikäli tuoteryhmälle tai tuotteelle ei ole oletuksena syötetty tätä tietoa.

Rahtikirja

Toimituksesta voidaan muodostaa rahtikirja. Rahtikirja-toiminnot löytyvät toimituksen Rahtikirja-väillehdeltä.

Rahtikirjan luonti aloitetaan valitsemalla "Anna rahtikirjalle arvot toimituksesta". Rahtikirjaan muodostuvat arvot seuraavasti:

• Päivämäärä ja numero toimituksen päivämäärästä ja numerosta
• Lähettäjän osoitetiedot edellisestä rahtikirjasta, ensimmäisellä kerralla yrityksen asetuksista
• Lähettäjän asiaskasnumero ja sopimusnumero edellisestä rahtikirjasta
• Lähettäjän ja vastaanottajan viite toimituksen viite-kentistä
• Vastaanottajan osoitetiedot Arkhimedeksen kontaktikortilta
• Toimitusosoite toimituksen toimitusosoitteesta
• Rahdinkuljettaja edellsestä rahtikirjasta
• Lähtö- ja määräpaikka sekä toimituslauseke tippuvalikosta (tippuvalikossa aiemmin rahtikirjaan syötetyt arvot)
• Rahdinmaksajaksi valitaan joko lähettäjä tai vastaanottaja, osoitetiedot, asiakasnumero ja sopimusnumero kopioituvat
• Tavarakuvauksien merkki, sisältö ja koodi tippuvalikosta
• Tavarakuvauksen ensimmäisen rivin kolliluku ja paino toimituksen Lähete-välilehdeltä
• Kollit, tilavuus ja bruttopaino yhteensä muodostuu tavarakuvauksista automaattisesti
• Muut arvot määritellään käsin
• Kaikki arvoja voidaan vielä muokata käsin

Rahtikirja tulostetaan klikkaamalla Rahtikirja-tulostuspainiketta.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita. 

'Raportit'-välilehdeltä voidaan tulostaa raportteja varaston muutoksista tietyltä aikajaksolta. Haluttaessa voidaan valita mistä varastosta raportti annetaan. Myös raportin aikajakson yksikköä voidaan haluttaessa muuttaa. Haluttaessa käsittelykulujen osuus voidaan jättää raportista huomioimatta.

Lisäksi voidaan tulostaa valitusta varastosta inventaariolista varasto-erittäin tai yhteenvetona painamalla 'Inventaariolista'-painiketta. Inventaariolistasta näkyy varaston tämänhetkinen tilanne tuotteittain ja varastoittain eriteltynä. Lisäksi nähdään varaston arvo yhteensä sekä tuotteittain.

'Varaston muutos' -raportilla tuotteesta voidaan listata pelkät tuotteeseen liittyvät varastotapahtumat (tarpeellinen esim. jäljittäessä virheellisiä varastotapahtumia).

'Tuotteet' -> 'Asetukset' -välilehdellä määritellään varastonhallintaan ja tuotteisiin liittyviä asetuksia. Sivulla on kaksi välilehtinäkymää; 'Varaston asetukset' ja 'Muut asetukset'

'Varaston asetukset' -välilehden vasen puoli

Voidaan myös lisätä ohjelmaan uusia varastoja sekä nimetä varastot ja kirjoittaa näistä sisäiseen käyttöön kuvaus. Uusi varasto lisätään 'Varastot'-alueen vasemmasta yläkulmasta löytyvällä '+'-kuvakkeella. Alueen alta voidaan valita mikä varasto on käytössä oletusvarastona.

'Varaston asetukset' -välilehden oikea puoli

• Varastosta poistojärjestys: Missä järjestyksessä varastosta poistetaan tavaraa kun varastotapahtumia tehdään (kauiten varastossa olleet (FIFO) vai viimeksi tulleet ensin (LIFO)). 
• Haetaanko komponentit varastosta: Käsitelläänkö tuotteiden komponentteja varastotuotteina, jolloin niitä koskevat samat varastosaldojen vähenemiset niitä myytäessä / toimittaessa
• Näytetäänkö komponentit laskulla: Voidaan valita näytetäänkö komponentit laskulla vai ei. Jos ei haluta näyttää niin jätetään valitsematta.
• Haetaanko komponentteihin myyntihinnat: Jos valittuna, niin päätuotteen hinta muodostuu komponettien yhteishinnasta + päätuotteelle annetusta hinnasta. Jos päätuotteella ei ole hintaa, niin tällöin hinta muodostuu komponenttien perusteella
• Varastostapoisto vain toimitusten kautta (ei laskuissa/kassassa): Jos valittuna, niin tuotteiden varastosaldot muuttuvat ainoastaan toimitusten yhteydessä.
• Varastostapoisto sarjanumeron mukaan: Mikäli tuotteita on yksilöity sarjanumerolla ja halutaan poistaa tuote varastosta, niin ohjelma kysyy poiston yhteydessä sarjanumeroa.
• Vahvista varastotapahtumat automaattisesti (ilman vahvistusta): Jos asetus on valittuna, niin ohjelma ei kysy erikseen varastotapahtumien tekoa. Esim. "Haetaanko varastosta 'Määrä' kentässä ilmoitettu määrä".
• Käytetään laiterekisteriä: Asetuksella voidaan valita käytetäänkö Arkhimedeksen laiterekisteri, lue lisää laiterekisterin käytöstä.
• Käsittelykulut jaetaan: Tuoteriveittäin tasan (käsittelykulut tuoterivien kesken), yksiköittäin tasan (kaikkien yksiköiden kesken), ostohinnoittain painotettuina (sama kuin yksiköittäin, mutta huomioi ostohinnan, eli kalliimmalle tuotteelle jaetaan enemmän käsittelykuluja)
  

'Muut asetukset' -välilehden vasen puoli

• Salli päällekkäiset tuotenumerot: Mikäli valittuna, niin tuoterekisterissä oleville tuotteille voi antaa samoja tuotenumeroita
• Salli päällekkäiset tuotenimet: Mikäli valittuna, niin tuoterekisterissä oleville tuotteille voi antaa samoja nimiä
• Tuoteryhmä pakollinen: Mikäli valittuna, niin kaikki tuotteet pitää lisätä johonkin tuoteryhmään
• Kirjanpitotili pakollinen: Mikäli valittuna, niin kaikilla tuotteilla pitää olla määritettynä kirjanpitotili
• Viivakoodimuoto: Näyttää ohjelman käyttämän viivakoodimuodon (EAN-13)
• Valuuttahinnat käsitellään kohdevaluutassa Myynti - Ostot: Voi valita käytetäänkö valuuttahintoja kohdevaluutassa myynneissä / ostoissa eli esim. mikäli halutaan ostoja käsiteltävän ostovaluutassa
• Laskutus edellyttää sopimusta: Mikäli valittuna, niin asiakkalle tulee olla luotuna voimassaoleva sopimus. Jos näin ei ole, niin ohjelma varoittaa ennen laskun tekoa ettei asiakkaalla ole voimassaolevaa sopimusta.
• Automaattinen haku tuotenumeron / viivakoodin perusteella: Mikäli valittuna, niin tuoteriveille tuotteita lisättäessa, ohjelma hakee automaattisesti tuotenumeron perusteella. Esim. syötetään tuotenumero ja painetaan Enter, niin ohjelma hakee sen tuoteluettelosta. Jos ei valittuna, niin pitää painaa suurennuslasikuvaketta

'Muut asetukset' -välilehden oikea puoli

Matriisissa voi tehdä valinnat, mitä tietoja tuoteriville tulostetaan milläkin tositteella. Esim. voit halutessasi laskulle tulostaa ainoastaan tuotteen perustiedot, mutta lähetteessä tarkemmat painot ym.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Keräilylista jakaantuu kolmeen osioon: Yläosassa määritetään, mitkä tapahtumat listataan. Keskiosassa on luettelo kerättävistä tuotteista. Alasosassa on yhteenveto kerättävistä tuotteista ja keräilytapahtumasta.

Yläosa

Yläosa on jaettu kahteen eri osaan. Vasemmalta valitaan, mitä toimenpiteitä käsitellään. Voit listata tuotteita tapahtumien mukaan esimerkiksi toimitukset joissa on jälkitoimitettavaa. Voit myös listata kaikki ostotilaukset, myyntitilaukset tai toimitukset. Oikealta puolelta voi tehdä rajauksia valittuun tapahtumaan. Listattavia tuotteita voi rajata toimittajan, asiakkaan, ostotilauksen, tilausnumeron tai päivämäärän mukaan.

Keskiosa

Keskiosassa on luettelo kerättävistä tuotteista. Tuotteet on listattu yläosassa tehtyjen valintojen ja rajausten mukaan. Luettelossa olevista tuotteista löytyy seuraavia tietoja:

Kerättävien tuotteiden näytettävät tiedot riippuvat siitä, mitä toimenpidettä käsitellään: ostotilaukset, myyntitilaukset vai jälkitoimitukset.

Voit tarkastella alkuperäistä tositetta klikkaamalla asiakkaan nimen vieressä olevaan vihreää nuolta.

Klikkaamalla tekstiä “Keräile kaikki” ohjelma antaa kerättävien määrän kaikille listatuille tuotteille valitun tapahtuman perusteella. Esimerkikisi jos valittuna on “Toimitukset, joissa jälkitoimitettavaa”, keräile kaikki merkitsee kerättäväksi kaikille listatuille tuotteille jälkitoimituksessa olevan määrän. Klikkaamalla “Keräile kaikki”-tekstin alapuolella olevaa väkästä, väkäsen kohdalla olevalle tuotteelle lisätään kerättäväksi jälkitoimituksen määrä. Yhdelle tuotteelle merkintään siis kerättäväksi jälkitoimituksen määrä. Voit myös syöttää kerättävän määrän käsin kirjaamalla sen kohtaan “Keräilyssä”.

Jos käsiteltävänä tapahtumana on “Ostotilaukset, joissa toimitettavaa”, voit merkitä tuotteelle tilauksen tracking-koodin. Tracking-koodilla tilauksen tilannetta (missä tuote kulkee) pystyy seuraamaan tilauksen toimittajan sivuilta.

Alaosa

Alaosassa on tietoja kerättävistä tuotteista ja yhteenveto keräystapahtumasta. Jos käsitellään myyntitilauksia, voit valita tehdäänkö keräilystä ostotilaus vai toimitus. Valittujen tuotteiden kerääminen tapahtuu klikkaamalla kuvaketta “Luo keräillyistä tuotteista xxx”. Voit peruuttaa koko keräilytapahtuman painamalla kuvaketta “ Tyhjennä keräily”.

Käyttötapaukset

Ostotilaukset

Tilattujen tuotteiden tuonti varastoon

Valitse tarkasteltavaksi raportiksi “OT - Ostotilaukset”. Näkymään aukeaa lista ostotilauksista, joita ei ole vielä tuotu varastoon (pvm, Ostotilausno, Toimittaja, Tracking, Tuotenumero, Tuotteen nimi, Keräilyssä, Tilattu toimittajalta, Tuotu, Toimituksessa, Toimituksen vastaanottaja).

Näkyvissä olevaa listaa voit rajata valitsemalla Toimittajan, Ostotilauksen tai Asiakkaan tilausnumeron. Tarkennetut rajaukset -välilehdellä voi myös antaa päivämäärärajauksen.

Anna toimittajalta tulleiden tuotteiden määrät Keräilyssä -sarakkeeseen. Listan alaosassa, vasemmalla, näkyy varastoon tuontiin valitut tuotteet. Kun tuotteet ja määrät on valittu tehdään, alaosassa olevalla painikkeella, varastoon tuonti.

Kun tuotteet on merkattu, klikkaa oikeassa alareunassa olevaa “Luo keräillyistä tuotteista varastoon tuonti” -painiketta ja “Luo lähetys” -painiketta. Tällöin aukeaa Varstoon tuonti -lomake, josta on syytä tarkistaa tietojen oikeellisuus ja jos Varastoon-kentässä ei lue varaston nimeä, klikkaa kenttää ja valitse varasto, johon tavarat viedään.

Kun tavara on tuotu varastoon ei ostotilauksen klikkaaminen Keräilyssä enää avaa sitä.

Toimitukset

Asiakkaalle kerääntyneet jälkitoimitukset yhdeksi toimitukseksi

Useammassa asiakkaalle tehdyssä toimituksessa on jäänyt jälkitoimitettavaa. Tavarat ovat saapuneet ja nyt täytyy toimittaa asiakkaalle jälkitoimitukseen jääneet tavarat.

Valitse ensin vasemmasta yläkulmasta “Toimitukset, joissa jälkitoimitettavaa”. Tämän jälkeen rajaa näkymä koskemaan vain tiettyä asiakasta: Rajaukset -> valitse asiakas. Tuoteluetteloon tulee lista kaikista kyseiselle asiakkaalle toimitetuista tuotteista, jotka ovat jääneet jälkitoimitukseen. Varasto on täydennetty nyt niin että voidaan toimittaa kaikki jälkitoimitettavat tuotteet. Klikkaa tekstiä “Keräile kaikki” ja kaikkien listattujen tuotteiden kerättäväksi määräksi tulee automaattisesti jälkitoimituksessa oleva määrä. Voit vielä tarkistaa alareunasta, että kerättävät tuotteet ja alkuperäisten toimitusten päivämäärät ovat oikein. Lopuksi klikkaa kuvaketta “Luo keräillyistä tuotteista toimitus”. Arkhimedes siirtyy kohtaan Tuotteet -> Toimitukset -> Uusi toimitus. Klikkaa kuvaketta “Luo toimitus”.

Myyntitilaukset

Tavarat toimitetaan vasta kun tilaus on maksettu

Asiakaille toimitetaan tuotteet vasta kun tilaukset on maksettu. Asiakas tilaa useamman tuotteen kuukauden aikana, mutta maksaa kaikki vasta kuun lopulla. Kun maksu on saapunut tilille, täytyy tavarat toimittaa. Tehdään siis toimitus yhden asiakkaan useasta eri myyntitilauksesta.

Valitse tarkasteltavista raporteista “Kokonaan maksetut myyntitilaukset”. Valitse rajauksesta asiakas kenen tilauksia käsitellään. Kerää kaikki tuotteet klikkaamalla tekstiä “Keräile kaikki”. Valitse vasemmasta alareunasta “Toimitukset”. Klikkaa lopuksia kuvaketta “Luo keräillyistä tuotteista toimitus”.

Tavarat tilataan toimittajalta ja toimitetaan suoraan asiakkaalle vasta kun tilaus on maksettu

Asiakkaat tilaavat tavaraa ja yritys tilaa tavarat toimittajalta. Tilaus toimittajalta tehdään vasta, kun asiakas on maksanut tilauksen. Tilattu tavara toimitetaan suoraan asiakkaalle. Yritys on saanut muutamia tilauksia ja ne on maksettu. Tehdään siis ostotilaus toimittajalta useasta eri myyntitilauksesta.

Valitse tarkasteltavista raporteista “Kokonaan maksetut myyntitilaukset”. Jos ostotilaukset tilataan eri toimittajilta, rajaa näkymä toimittajan mukaan. Kerää kaikki tuotteet klikkaamalla tekstiä “Keräile kaikki”. Valitse vasemmasta alareunasta “Ostotilaukset”. Klikkaa lopuksia kuvaketta “Luo keräillyistä tuotteista ostotilaus”.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Tuoteluettelon voi perustaa Excelistä tai sitä voidaan myös päivittää Excelissä olevilla tiedoilla. Tuotetiedot voidaan synkronoida tuotenumeron, ns. teknisen tuotenumeron tai Arkhimedeksen antaman tuote-id:n mukaan.

Tuotenumero (Number tai ProductNumber) on tuotenumero, joka näkyy esim. asiakkaillesi lähetetyissä laskuissa.

Tekninen tuotenumero (ExternalNumber tai ExternalProductNumber) on yksiköllinen numero, jolla esim. tukku numeroi tuotteensa. Tekninen tuotenumero ei näy asiakkaalle.

Arkhimedeksen tuote-id (ProductID) on Arkhimedeksen antama ID-arvo tuotteelle.

Huom! Tietojen tuontityökalu on beta-asteella, joten sitä täytyy käyttää normaalia suuremmalla varovaisuudella.

1) Siirry työkaluun, Asetukset -> Ohjelma -> Tiedostojen hallinta (valittu Tiedosto: Products): Huolla -> Import Products

2) Tyhjennä tarvittaessa tuotteet työkalusta (ei poista tuotteita tuoterekisteristä) valitsemalla Poista kaikki

3) Valitse Tuo tietolähteestä ja valitse tämän jälkeen Excel, josta haluat tuoda tietoja

3.1 Määritä kenttävastaavuudet raahaamalla Excelin sarakkeet vastaamaan Arkhimedeksen kenttiä, ks. kuva:

Arkhimedeksen kenttiä ovat:

ID-arvo tarkoittaa Arkhimedeksen antamaa numeraalista ID-arvoa. Esim. Toimittajan ID on kontaktikortin KontaktiID.

Kentän alussa A = Arkhimedeksen muodostama arvo, N = numeraalinen arvo, T = tekstiarvo, D = päivämäärä.

3.2 Kun kentän vastaavuudet ovat kohdallaan, valitse Import  (jätä Perform auto-enter... tyhjäksi) ja Import. Tiedot tuodaan työkaluun, jossa voit esikatsella tietoja (tiedot eivät tässä vaiheessa tule vielä tuoterekisteriin)

4) Valitse synkronointitavaksi joko Number (tuotenumero), Number+VendorID (tuotenumeron ja toimittajan mukaan), ExternalNumber+VendorID (teknisen tuotenumeron ja toimittajan mukaan), ExternalNumber (pelkkä tekninen tuotenumero) tai ProductID (Arkhimedeksen tuote-id) ja valitse Synkronoi.

UpdateText-sarakkeeseen tulee tieto tuotteen vastaavuudesta tuoterekisterin kanssa:

 5) Käsittele tarvittaessa vielä tietoja ennen lopullista tietojen siirtoa

 - Valitsemalla halutun rivin ja tämän jälkeen Näytä tuote, näet tuotteen koko laajuudessaan
 - Painamalla ctrl+t (Macissa omppu+t)  voit poistaa rivin työkalusta, jolloin sitä ei viedä tuoterekisteriin
 - Painamalla ctrl+shift+t (Macissa omppu+shift+t) voit poistaa useita rivejä kerralla työkalusta

6) Valitse Päivitä tuoterekisteriin ja tiedot viedään tuoterekisteriin. Huom! Tätä toimintoa ei enää voi perua!
 

Seuraavassa ohjeessa käsitellään Arkhimedeksen Laitekokoonpano -toiminnallisuuksia. Niiden avulla on mahdollista määrittää ja hallita laitekokoonpanoja sekä seurata niiden historiaa.

Toiminnallisuudet ovat hyödyllisiä esimerkiksi tapauksissa, joissa asiakkaalle myydään / vuokrataan laite, johon tehdään huoltoja tai halutaan muusta syystä seurata asiakkaalla olevia laitekokoonpanoja. Laitekokoonpanoihin voidaan liittää myös sopimus, jonka mukaan laitekokoonpanosta tai siihen liittyvästä huollosta laskutetaan.

Tarkempi kuvaus laitekokoonpanon määrittelystä löytyy seuraavalta alasivulta.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.

Laitekokoonpano on mahdollista määrittää kahdella eri tapaa. Joko koostamalla se varastossa olevista osista varastoon laitekokoonpanoksi tai koostamalla laitekokoonpano varastoontuonnin yhteydessä tuotavista osista.

Ohjeessa käytetään esimerkkinä laitekokoonpanoa ‘tietokonepaketti’ ja sen osia ‘näyttö’, ‘näppäimistö’ ja ‘hiiri’.

Lähtökohtaisesti tuotteet, joita käytetään laitekokoonpanoa koostaessa, on hyvä ensin lisätä tuoterekisteriin. Lisätään siis tuotteet ensin tuoterekisteriin ‘Tuotteet’ -> ‘Tuotehallinta’ -> ‘Uusi tuote’ -välilehdeltä. Lisätään tuotteiksi ‘tietokonepaketti’, ‘näyttö’, ‘näppäimistö’ ja ‘hiiri’.

Seuraavaksi määritellään laitekokoonpano varastoontuonnin yhteydessä. Siirrytään ‘Tuotteet’ -> ‘Vastaanotto’ -> ‘Uusi lähetys’ -välilehdelle. Toimittaja kentän voi jättää tyhjäksi tai valita toimittajaksi oman yrityksen tai ulkopuolisen toimittajan. Laita ruksi kohtaan “Määritellään varastoontuonnilla laitekokoonpano” ja paina “Luo lähetys”. Seuraavaksi avautuu Laitekokoonpano -näkymä.

Laitekokoonpano -näkymän vasen yläkulma

Vasemmassa yläkulmassa määritetään laitekokoonpanoon liittyviä tietoja, tai laitekokoonpano voidaan luoda pohjaksi, jos halutaan luoda useampia samanlaisia laitekokoonpanoja. Lisäksi ‘Huolto’ -välilehdeltä voidaan laitekokoonpanoon liittää huoltotehtäviä kuten esimerkiksi vuosihuolto.

Laitekokoonpanon -näkymän oikea yläkulma

Oikeassa yläkulmassa määritellään laitteeseen liittyvät perustiedot. 'Kohdennus' -välilehdeltä voidaan määrittää laitteeseen liittyvä sopimus, joka on tehty tietylle asiakkaalle.

Laitekokoonpanon määrittäminen

Laitekokoonpanon määrittely aloitetaan valitsemalla tuoterekisteristä tuote, joka on laitekokoonpano. Painamalla oikealta löytyvää harmaata pystypalkkia, jossa on pieni musta nuoli vasemmalle, avautuu tuotteiden valitsemisnäkymä. Haetaan tuotteen nimellä ‘Tietokonepaketti’ ja valitaan se vihreää nuolta painamalla. Nyt ‘Tietokonepaketti’ siirtyy ylimmäiselle riville ja se määrittää samalla laitekokoonpanon nimen. Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa tuotteen nimen suoraan tuoteriville ja painaa suurennuslasikuvaketta, jolloin tuote haetaan tuoterekisteristä.

Lisätään seuraavaksi laitekokoonpanon komponentit ‘näyttö’, ‘näppäimistö’ ja ‘hiiri’ poimimalla ne listalta komponenteiksi samaan tyyliin kuin äsken. Komponentit listataan laitekokoonpanon alle.

(Huom. Mikäli laitetta ei ole lisätty tuoterekisteriin etukäteen, kuten alussa tehtiin, niin se täytyy ensin lisätä tuotteeksi. Painamalla oikealta löytyvää harmaata pystypalkkia, jossa on pieni musta nuoli vasemmalle, avautuu tuotteiden valitsemisnäkymä. Sieltä löytyvällä ‘Lisää’ -välilehdellä voidaan lisätä tuotteita tuoterekisteriin.)

Annetaan seuraavaksi laitekokoonpanolle sekä sen osille sarjanumerot. Sarjanumero on pakollinen antaa laitekokoonpanolle eli tässä esimerkissä ‘Tietokonepaketti’ -laitekokoonpanolle. Mikäli komponenteille annetaan sarjanumerot, niin tällöin tiedetään juuri ne yksilölliset komponentit mitkä yhdistyvät kyseiseen laitekokoonpanoon. Annetaan ‘Tietokonepaketti’ -laitekokoonpanolle sarjanumero TKP1. Lisäksi annetaan näytölle, näppäimistölle ja hiirelle sarjanumerot TKP1-K1, TKP1-K2, TKP1-K3.

Mikäli laitteen komponenteille ei anneta sarjanumeroita, niin silloin laitekokoonpanon koostamiseen käytetään mitä tahansa komponentteja, jotka löytyvät varastosta.

Valmis laitekokoonpano

Nyt laitekokoonpano on valmis ja painetaan lopuksi vasemmalta ylhäältä “Laitekokoonpano valmis” -nappia, jolloin ohjelma määrittää laitekokoonpanon varastoon sekä laitekokoonpanonäkymä päivittyy.

Seuraavaksi voidaan joko toimittaa laitekokoonpano asiakkalle, tai jättää se vielä varastoon valmiiksi laitekokoonpanoksi. Jos se halutaan jättää varastoon valmiiksi kokoonpanoksi, niin poistutaan 'Laitekokoonpano' -näkymästä oikealta ylhäältä löytyvästä napista 'Palaa'.

Jos laite halutaan toimittaa eteenpäin samantien, niin painamalla “Toimita laite ulos varastosta” -nappia ohjelma siirtyy “Uusi toimitus” -kohtaan. Tässä valitaan asiakas, jolle laitekokoonpano toimitetaan ja luodaan uusi toimitus. Laitekokoonpanon tiedot siirtyvät tässä automaattisesti toimituksen tiedoiksi.

Toimituksen yhteydessä laite kohdentuu asiakkaaseen, jolle se toimitettiin. Asiakkaan laitekokoonpanot näkyvät kontaktikortin kautta.

Laitekokoonpanoja voi tarkastella kootusti ‘Tuotteet’ -> ‘Vastaanotto’ -> ‘Luettelo’ -välilehdellä valitsemalla tippuvalikosta (Päivämäärä -rajauksen vasemmalla puolella) ‘Laitekokoonpanot’. Oletusarvoisesti näkymässä lukee ‘Varastoontuonnit’, mutta sitä klikkaamalla voi valita em. ‘Laitekokoonpanot’ näkymän.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita. 

Asiakkaalle toimitetut laitekokoonpanot näkyvät kontaktikortilla kohdassa oikealla kohdassa ‘Tiedot’ -> ‘Laite’. Laitekokoonpanoa pääsee tarkastelemaan painamalla vihreää nuolta nimen oikealla puolella.

Laitekokoonpanoja voi tarkastella kootusti ‘Tuotteet’ -> ‘Vastaanotto’ -> ‘Luettelo’ -välilehdellä valitsemalla tippuvalikosta ‘Laitekokoonpanot’. Oletusarvoisesti näkymässä lukee ‘Varastoontuonnit’, mutta sitä klikkaamalla voi valita em. ‘Laitekokoonpanot’ näkymän.

Laitekokoonpanoihin liittyvät asetukset

'Tuotteet' -> 'Asetukset' -kohdasta löytyy muutama asetus laitekokoonpanoihin liittyen. Asetuksista tulee aktivoida laiterekisteri kohdasta 'Käytetään laiterekisteriä'. Lisäksi kohtaan 'Varastostapoisto sarjanumeron mukaan' -kohtaan tulee laittaa ruksi. Tällöin Arkhimedes kysyy toimitusten yhteydessä sarjanumeroa, jotta asiakkaalle toimitetaan oikea laite oikealla sarjanumerolla.

Mikäli komponenteille on määritelty sarjanumerot laitekokoonpanon luonnin yhteydessä, niin kyseiset komponentit on sidottu laitekokoonpanoon, eikä niitä tarvitse erikseen hakea niiden sarjanumerolla. Mikäli laitteen komponenteilla taas ei ole sarjanumeroita, niin ne haetaan varastosta saldojen mukaan.

Laitekokoonpanon muokkaus

HUOM! Mikäli asiakkaalla olevaa laitekokoonpanoa halutaan muokata (esim. komponentin vaihto), niin se tulee ensin avata aktiiviseksi laitenäkymässä. Tämä tehdään siirtymällä tarkastelemaan haluttua laitetta ‘Laitekokoonpano’ -näkymään. Vasemmassa yläkulmassa olevalla napilla “Siirrä laite omaan varastoon, uuteen paikkaan tai kokoonpanoon” painamalla laite aktivoituu muokattavaksi. Tämän jälkeen tee halutut muutokset, merkitse laite valmiiksi ja luo toimitus asiakkaalle takaisin.

Laitekokoonpanoja voi tarkastella kootusti ‘Tuotteet’ -> ‘Vastaanotto’ -> ‘Luettelo’ -välilehdellä valitsemalla tippuvalikosta ‘Laitekokoonpanot’. (Tippuvalikko löytyy Päivämäärärajaus -kentän vierestä vasemmalta puolelta)

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita. 

Tässä ohjeessa kerrotaan hakutoimintojen yleisimpiä ominaisuuksia ja hakulausekkeita, joita voidaan hyödyntää tehtäessä erilaisia hakuja Arkhimedeksessä.

Arkhimedeksessä on käytössä pikahakutoiminnot, jotka löytyvät ohjelman yläriviltä. Voit käyttää näitä pikahakutoimintoja mistä tahansa ohjelman osiosta.

Pikahakutoimintojen lisäksi voit käyttää eri osioista löytyviä tarkennettuja hakuja. Hakuja tehtäessä voit käyttää seuraavia hakulausekkeita.

... Kolme pistettä merkinnällä voit määrittää tietyn välin kentän arvoille, tai määrittää arvon alkamaan / loppumaan halutusta arvosta

• Esim. Kontaktien tarkemmassa haussa voit laittaa postinumeroksi "00100...00700" mikä palauttaa yritykset, joiden postinumero on tuolla välillä
• Pisteitä voi käyttää myös päivämäärähaussa. Kontaktien tarkemmassa haussa Muokkauspäivämäärän voi laittaa seuraavasti: "1.2.2011...28.2.2011", jolloin palautetaan muokatut kontaktit ko. aikavälillä
• Merkintää voi käyttää myös rajauksen alku / loppupäässä,  "90100..." postinumerohaku palauttaa yritykset, joiden postinumero on 90120 ja siitä suurempi. Vastaavasti "...90100" hakulauseke palauttaa yritykset joiden postinumero on ko. luku tai alle

* Merkki korvaa yhden tai usemman kirjaimen ja vastaa nolla

• Esim. Voit hakea kontaktirekisteristä toimialan mukaan raken* joka palauttaa kaikki kontaktit, joiden toimialana on määritelty rakentaminen, rakennus, rakennuskorjaus jne. Eli ne arvot jotka alkavat "raken"

! Merkki hakee sellaiset, joita on haettavaa arvoa tismalleen samoja useampi kuin yksi (tällä siis haet tuplat)

•  Esim. Laittamalla ! merkin y-tunnus kenttään saat hakutuloksiksi kaikki kontaktit, joilla löytyy useampi kontakti samalla y-tunnuksella

= Merkki hakee tietyn sanan mukaan, sekä näyttää tyhjät merkinnät ko. arvosta

• Esim. Hakulauseke "=T:Mi" yrityksen nimi kenttään palauttaa kaikki yritykset, joiden nimen alussa on T:mi
• Esim. Pelkän = merkin laittaminen toiminimikenttään palauttaa kontaktit, joille ei ole määritetty toiminimeä

== Merkki hakee vain ja ainoastaan annetulla hakutermillä

• Esim. kontaktihassa toimiala kentällä haettassa "==Valokuvaus"  palauttaa vain ne kontaktit missä on pelkästään "Valokuvaus" merkitty toimialaksi

@ Merkki toimii jokerimerkkinä ja se voi olla mikä tahansa kirjain

• Esim. "00@@@" postinumeroon hakee kaikki 00 alkavat postinumerot, joissa on viisi merkkiä) 

Arkhimedeksessä on käytössä pikanäppäimiä, joilla voit helpottaa ja nopeuttaa ohjelman käyttöä.

Shift -näppäimellä voit ohittaa ohjelman varmistukset.

• Esim. painaessasi Shift pohjassa laskurivin poistonäppäintä ohjelma poistaa laskurivin ilman varmistuskysymystä.

Shift näppäimellä voit myös tehdä kassatapahtumasta laskun painaessasi Shift pohjaan laskun 'Toiminnot' välilehdellä.

Ctrl+nuolinäppäimet toimivat eri kenttiin siirtymisessä.

• Esim. painaessasi Ctrl-nuolinäppäin alas osoitin siirtyy seuraavaan alapuolella olevaan kenttään.

Ctrl-2 näppäinyhdistelmä toimii tuotteiden pikahakuna laskurivillä oltaessa.

Ctrl-K näppäinyhdistelmä toimii pikasiirtymänä uuden kontaktitapahtuman luontiin.

Ctrl-S näppäinyhdistelmällä voit siirtyä määrittelemiisi Suosikkeihin.

Ctrl-F näppäinyhdistelmällä siirryt näkymän pikahakukenttään.

Tältä sivulta löydät kootusti linkit tärkeimpiin asetustoimintoihin, mitä Arkhimedes sisältää.

• Ohjelman yleiset asetukset
• Myynnin yleiset asetukset
• Kontaktikohtaiset myyntiasetukset
• Sähköisen laskutuksen käyttöönotto ja asetukset
• Varastonhallinnan asetukset
• Finvoice ja factorin käyttöönotto ja asetukset
• Arkhimedes Pankkiyhteys (Macister)
• Arkhimedeksen integroiminen reskontraohjelmaan

Suosittelemme myös hyödyntämään sivujemme ylälaidasta löytyvää täsmähakua, mikäli et löydä etsimääsi tietoa.

Usein kysytyt kysymykset

Jos käytät Arkhimedeksen vanhaa versiota, katso UKK:n arkisto

Arkhimedeksen päivitys 2.7-versiosta

Arkhimedeksen 2.7-versio ja sitä vanhemmat versiot eivät tee automaattista varmuuskopiota ohjelman sulkeutuessa, tästä syystä "Uloskirjautuminen"-toiminto on tärkeä tehdä, ennen kuin aloittaa päivittämisen. Uloskirjautuminen tekee Arkhimedeksesta varmuuskopion Arkhimedes2-kansion sisällä olevaan Backup-kansioon.

Tiedot uusimpaan versioon tuodaan uuden version käyttöönottoavustajalla. Käyttöönottoavustajassa määritetään polku, missä 2.7-version Backup-kansio sijaitsee. Arkhimedes hakee tiedot uusimpaan versioon tästä polusta.

Mahdollisia ongelmatilanteita

Ongelmatilanteissa ensimmäinen asia on tarkistaa, että vanha versio oli 2.7. Tietojen palauttaminen vanhemmista versiosta (2.6, 2.5 jne.) ei ole mahdollista. Seuraavaksi esitetään mahdollisesti esiintyvät ongelmatilanteet päivitettäessä versiosta 2.7 ja niihin ratkaisu:

• Kaikki tiedot tulivat uuteen versioon, mutta Arkhimedeksessa ei näy yhtään laskua
  
  Arkhimedes tekee päivityksen yhteydessä erään konversion, mikä on edellytys, että laskutiedot siirtyvät uuteen versioon. Konversiossa Arkhimedes yrittää nimetä Arkhimedes2:n Backup-kansiossa olevan LaskuMulti Backup.fp7-tiedoston uudella nimellä: Tosite Backup.fp7. Käyttöoikeusrajoite saattaa estää tämän konversion. Tällöin mene Backup-kansion sisälle ja nimeä vanha tiedosto:
  
  LaskuMulti Backup.fp7
  
  antamalla uudeksi nimeksi:
  
  Tosite Backup.fp7
  
  Nimeämisen jälkeen asenna uusi versio uudelleen ja palauta tiedot käyttöönottoavustajan avulla.
   
• Uloskirjautuminen ei onnistu Arkhimedes 2.7:ssa
  
  Uloskirjautumisen saattaa estää käyttöoikeuksien puute Arkhimedes2:n Backup-kansiossa. Tämä ongelma esiintyy erityisesti Vista-koneiden Program files-kansiossa.
  
  Ongelman voi korjata muuttamalla Backup-kansion käyttöoikeuksia, ks. artikkeli käyttöoikeuksien korjaamiseksi.
   
• Vistassa Arkhimedes2:n Backup-kansion siirtäminen toiseen kansioon ei onnistu. Palautettaessa tiedostoja siirretystä kansiosta, uuteen versioon tulevat vanhentuneet tiedot
  
  Vistan käyttäjätilivalvonta (UAC) pitää tiedostoista, jotka ovat Program files-kansiossa ns. virtuaalikopiota. Varsinaiset tiedot eivät siis ole Program files-kansion sisällä, vaan käyttäjäkansion sisältä löytyvässä (piilokansiossa): AppData/Local/VirtualStore/Program Files/Arkhimedes2/
  
  Ks. lisätietoja, mihin tiedostot fyysisesti tallentuvat Arkhimedeksessa.

Mikäli arvioit, että tarvitset päivityksessä ammattilaisen apua, voit turvautua edulliseen käyttöönottopalveluumme.

 

HUOM! Suosittelemme tutustumaan sähköisen laskutuksen esittelysivuun ja artikkelisarjaan.

1. Onko sähköinen laskuttaminen turvallista?
2. Mitä eroa on verkkolaskulla, sähköisellä laskulla, e-laskulla ja net-postilaskulla?
3. Onko sähköpostitse lähetetty lasku sähköinen lasku?
4. Onko verkkolaskun lomake sama kuin perinteinen tilisiirto-lomake?
5. Onko sähköinen lasku sama asia kuin Finvoice?
6. Mistä tiedän mitä sähköisen laskun esitystapaa pitää käyttää?
7. Mikä on verkkolaskuosoite?
8. Mikä on verkkolaskuoperaattori?
9. Voiko minulla olla eri verkkolaskuoperaattoreita käytössä?
10. Miten lähetän laskun oikeaan osoitteeseen, jos operaattoreita on useita?
11. Miten sähköinen laskuttaminen otetaan käyttöön?
12. Mitä sähköisen laskun lähettäminen maksaa?
13. Miten sähköinen lasku lähetetään?
14. Voinko lähettää sähköisen laskun myös pankkiin?
15. Entä jos lasku ei kuitenkaan mene perille?
16. Asiakkaani eivät kykene vastaanottamaan sähköisiä laskuja. Miten toimin?
17. Miten sähköpostiin vastaanotettu lasku käsitellään?
18. Mitä sähköisen laskun vastaanottaminen maksaa?

1. Onko sähköinen laskuttaminen turvallista?

On. Arkhimedeksen ja Maventan välinen liikenne on suojattu SSL-tekniikalla. Laskut on tarvittaessa mahdollista suojata digitaalisella allekirjoituksella.

2. Mitä eroa on verkkolaskulla, sähköisellä laskulla, e-laskulla ja net-postilaskulla?

Verkkolaskulla tarkoitetaan ns. XML-sanomana (tietokoneiden ymmärtämä muoto) välitettävää laskua. Verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan XML-sanoman eikä laskua tarvitse erikseen tulostaa tai skannata.

Sähköisellä laskulla viitataan yleensä samaan asiaan kuin verkkolaskulla. Toisinaan sähköiseen laskuun ymmärretään kuuluvaksi myös sähköpostitse välitetty lasku.

E-laskulla tarkoitetaan kuluttajan verkkopankkiinsa saamaa sähköistä laskua. Net-postilasku on puolestaan Postin tarjoama palvelu kuluttajille.

3. Onko sähköpostitse lähetetty lasku sähköinen lasku?

Sähköpostilla lähetetään usein laskuja PDF-liitetiedostoina. PDF on tarkoitettu visuaaliseen esittämiseen, ei sähköiseen tiedonsiirtoon. Ostolaskujärjestelmä ei kykene lukemaan laskun tietoja PDF-tiedostosta, joten se ei ole verkkolasku.

Arkhimedeksen yhteydessä sähköisellä laskulla kuvataan verkkolaskuoperaattorin (Maventan) kautta lähetettävää laskua. Vastaanottaja voi ottaa laskun vastaan haluamallaan tavalla joko sähköpostitse tai verkkolaskuna.

4. Onko verkkolaskun lomake sama kuin perinteinen tilisiirto-lomake?

Ulkonäkö on hyvin lähellä samaa, mutta pieniä eroja on asettelussa. Erityisesti vapaan tekstikentän koko on tulostetussa verkkolaskussa hieman pienempi kuin Arkhimedeksessa ja teksti on sijoitettu oikeaan yläreunaan. Ulkoasun voi tarkistaa vaihtamalla Arkhimedeksessa laskun lomakkeeksi "Verkkolasku".

5. Onko sähköinen lasku sama asia kuin Finvoice?

Finvoice on suomalaisten pankkien määrittelemä verkkolaskun esitystapa. Se on siis vain yksi sähköisen laskun muodoista, jota käytetään erityisesti verkkopankeissa. Suomessa on käytössä muitakin muotoja (eInvoice ja TEAPPS) ja useilla mailla on omat kansalliset muotonsa (esim. Ruotsissa Svefaktura ja Tanskassa IOXML).

6. Mistä tiedän mitä sähköisen laskun esitystapaa pitää käyttää?

Käytettävä esitystapa riippuu käyttämästäsi ohjelmistosta ja verkkolaskuoperaattorista. Arkhimedes ja Maventa on kytketty toisiinsa suoraan, joten laskua lähettäessä esitystapaa ei tarvitse erikseen valita. Operaattori välittää laskun asiakkaan haluamalla tavalla ja kyvyn mukaan käsitellä sähköisiä laskuja. Lähettäjän ei siis tarvitse huolehtia laskun esitystavasta.

7. Mikä on verkkolaskuosoite?

Verkkolaskuosoite on osoite, jonka avulla verkkolaskut välitetään. Se on verkkolaskun osoite siinä missä postiosoite on perinteisen paperilaskun osoite. Asiakkaan verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa TIEKEn sivulta.

8. Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on se taho, joka ottaa vastaan lähettämäsi laskut ja välittää ne edelleen vastaanottajalle. Maventa on verkkolaskuoperaattori, johon Arkhimedes on suoraan kytketty. Myös pankit toimivat verkkolaskuoperaattoreina. Lista Suomessa toimivista verkkolaskuoperaattoreista löytyy TIEKEn sivuilta.

9. Voiko minulla olla eri verkkolaskuoperaattoreita käytössä?

Kyllä, samalla yrityksellä voi olla useita eri operaattoreita käytössä. Eli voit esimerkiksi ottaa laskut vastaan pankin tai tilitoimistosi operaattorin kautta, mutta lähettää laskut Maventan kautta. Muista tällöin ilmoittaa laskuttajalle välittäjän tunnus, jolloin lasku ohjautuu oikean operaattorin kautta.

10. Miten lähetän laskun oikeaan osoitteeseen, jos operaattoreita on useita?

Asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite kannattaa kirjoittaa Arkhimedekseen asiakkaan kontaktikortille. Jos asiakkaallasi on useita verkkolaskuoperaattoreita, voit tarkentaa verkkolaskuosoitetta antamalla siihen lisäksi välittäjän tunnuksen. Välittäjän tunnus erotetaan verkkolaskuosoitteesta @-merkillä. Ennen @-merkkiä tulee verkkolaskuosoite ja merkin jälkeen välittäjän tunnus. Isoltan verkkolaskuosoite koko muodossaan on 003718540478@003721291126.

11. Miten sähköinen laskuttaminen otetaan käyttöön?

Lue ohje sähköisen laskun käyttöönotosta.

12. Mitä sähköinen laskuttaminen maksaa?

Hinta määräytyy ohjelmiston ja verkkolaskuoperaattorin mukaan. Arkhimedeksen ylläpitoasiakkaille välitetty lasku maksaa lähettäjälle 40 senttiä + alv (Maventan kautta). Laskun lähettäminen asiakkaalle, joka myös käyttää Maventaa, on maksutonta. Maventaan rekisteröityminen on maksutonta.

Hinta on hieman korkeampi, jos lasku välitetään pankkiverkkoon, tulostuspalvelua käyttäen tai jos lähettäjällä ei ole Arkhimedeksen ylläpitoa. Palvelun hinnasto löytyy sähköisen laskun esittelysivulta.

13. Miten sähköinen lasku lähetetään?

Lue ohje sähköisen laskun lähettämisestä.

14. Voinko lähettää sähköisen laskun myös pankkiin?

Kyllä voit. Laskujen lähettäminen pankkiverkkoon ja vastaanottaminen pankkiverkosta vaatii kuitenkin erillisen toimeksiannon. Lisäksi välitetyn laskun hinta on hieman korkeampi. Lue lisätietoja sähköisestä laskusta pankkiverkossa.

15. Entä jos lasku ei kuitenkaan mene perille?

Jos laskua ei saada toimitettua, lasku menee virhetilaan ja lähettäjä saa ilmoituksen virheestä sähköpostitse. Ongelma johtuu joko virheellisestä tai puutteellisesta sähköpostiosoitteesta, verkkolaskuosoitteesta, osoitetiedoista tai sitten tulostuspalvelua ei ole aktivoitu.

16. Asiakkaani eivät kykene vastaanottamaan sähköisiä laskuja. Miten toimin?

Arkhimedeksen kanssa toimiva Maventa tuntee automaattisesti, onko vastaanottajalla mahdollisuus ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Mikäli ei ole, lasku välitetään asiakkaan sähköpostiin, josta asiakas voi noutaa laskun esim. PDF-tiedostona. Toinen vaihtoehto on, että lasku välitetään Maventasta tulostuspalveluun, jossa lasku tulostetaan, kuoritetaan ja lähetetään asiakkaalle postitse automaattisesti. Sähköisen laskun vastaanottaminen ei vaadi vastaanottajalta erillisä valmiuksia, joten kaikki voivat vastaanottaa sähköisiä laskuja.

Tulostuspalvelun aktivointi kontaktille tapahtuu kontaktikortilta. Valitse haluamasi kontakti ja siirry kontaktikortin oikealla puolella olevaan välilehteen "Myynti" -> "Oletusarvot". "Oletusarvot"-välilehdellä merkitse ruksi kohtaan "Laskutetaan paperilaskulla (tulostuspalvelu Maventaa käytettäessä)". Tällöin valittu kontakti vastaanottaa laskun aina paperisena.

17. Miten sähköpostiin vastaanotettu lasku käsitellään?

Asiakas saa viestin sähköpostiin vastaanotetusta sähköisestä laskusta. Viestissä näkyy jo laskun tärkeimmät tiedot (laskuttaja, summa jne.). Klikkaamalla laskussa olevaa linkkiä, näytetään laskun sisältö kokonaisuudessaan. Hyväksyttyään laskun, asiakas voi esim. tallentaa laskun PDF-muodossa tai tilata laskun paperilaskuna. Lue tarkemmat ohjeet sähköisen laskun vastaanottamisesta.

18. Mitä sähköisten laskun vastaanottaminen maksaa?

Sähköisen laskun vastaanottaminen on maksullista jos lasku vastaanotetaan toiselta operaattorilta. Laskun vastaanottaminen laskuttajalta, joka myös käyttää Maventaa, on maksutonta. Sähköisen laskun vastaanottamisen asetus täytyy olla päällä tilin asetuksissa, jotta voit vastaanottaa sähköisiä laskuja toiselta operaattorilta. Arkhimedeksen ylläpitoasiakkaille vastaanotettu lasku maksaa 0,40 € + alv.

Hinta on hieman korkeampi, jos lasku vastaanotetaan pankkiverkosta tai jos vastaanottajalla ei ole Arkhimedeksen ylläpitoa. Palvelun hinnasto löytyy sähköisen laskun esittelysivulta.

HUOM! Suosittelemme myös tutustumaan sähköisen laskutuksen artikkelisarjaan.

Arkhimedeksessa sähköisten laskujen lähettäminen tapahtuu Maventa-verkkolaskuoperaattorin kautta. Ottaaksesi sähköisen laskutuksen käyttöön, tulee rekisteröityä Maventaan (maksutonta). Rekisteröityminen onnistuu Arkhimedeksen päätason asetuksista. 

Huom! Rekisteröityminen ei maksa mitään, mutta viimeistään nyt on suositeltavaa samalla liittyä ylläpitoasiakkaaksi. Ylläpitoasiakkaalle sähköiset laskut ovat edullisempia.

Maventaan rekisteröityminen

Ennen sähköisten laskujen lähettämistä, täytyy rekisteröityä verkkolaskupalveluun. Rekisteröitymisen voi hoitaa helposti Arkhimedeksesta:

1. Siirry kohtaan Päätaso -> Asetukset -> Yritys -> Verkkolaskutus
2. Klikkaa kuvaketta "Rekisteröidy Maventa-verkkolaskupalveluun"
3. Täytä lomakkeen pakolliset tiedot ja laita merkintä kohtaan "Hyväksyn ehdot jotka mainitaan..."
4. Klikkaa "Rekisteröidy" kuvaketta. Rekisteröitymisen jälkeen saat antamaasi sähköpostiosoitteeseen vahvistusviestin
5. Siirry sähköpostiisi, avaa Maventan lähettämä viesti ja klikkaa viestissä olevaa linkkiä. Linkki avaa selaimeen sivun jossa on tiedot tilin vahvistamisesta ja tarvittava API-avain
6. Kopioi avautuvasta selaimesta API-avain
7. Siirry takaisin Arkhimedekseen, jossa on vielä rekisteröitymissivu auki
8. Liitä kopioitu API-avain oikeassa reunassa näkyvään kenttään (kohta 3). Avaimen voi myös syöttää samalla välilehdellä, josta siirrytään rekisteröitymissivuun
9. Kirjaudu sisään Maventaan viimeistelemään asetukset. Selaimeen avatussa sivussa (tilin vahvistus) on linkki Maventan sisäänkirjautumissivuun. Kirjautumisessa käytetään rekisteröitymisvaiheessa syötettyä käyttäjätunnusta (sähköpostiosoite) ja salasanaa
10. Seuraa sivulla olevia ohjeita ja täytä lomakkeet (osoitetiedot, tilitedot)
11. Voit halutessa lisätä vielä lopuksi yrityksesi logon. Maventan pääsivu -> Asetukset -> Ulkoasuasetukset -> Logotiedosto (haetaan omalta koneelta)
12. Olet valmis lähettämään sähköisiä laskuja

Näin otat sähköisen laskutuksen käyttöön

Videossa näytetään kuinka rekisteröidyt Maventan verkkolaskupalveluun ja aktivoit tilin Arkhimedeksessä sähköistä laskutusta varten.

Kaikki osiot

kesto: 3.18

 

 

 

 

 

HUOM! Suosittelemme myös tutustumaan sähköisen laskutuksen artikkelisarjaan.

Sähköisten laskujen lähetys tapahtuu laskunluontinäkymästä. Lasku lähetetään sähköisesti painamalla "Verkkolasku"-kuvaketta. Arkhimedes varmistaa vielä haluatko lähettää sähköisen laskun.

Jos asiakas on ilmoittanut verkkolaskuosoiteen ja välittäjän tunnuksen, ne täytyy olla kirjattuna laskulle. Verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen voi kirjata valmiiksi asiakkaan kontaktikortille, jolloin ne tulevat automaattisesti aina laskulle. Jos asiakkaalla ei ole verkkolaskuosoitetta, laskuun täytyy olla merkittynä vähintään laskutettavan yrityksen nimi, Y-tunnus ja sähköpostiosoite. Jos laskutettavalle asiakkaalle on aktivoitu tulostuspalvelu, sähköpostiosoite ja Y-tunnus eivät ole tarpeellisia tietoja. Voit siis laskuttaa sähköisesti myös yksityisasiakkaita.

Arkhimedeksen sähköisen laskun toiminnot edellyttävät, että tietokoneelle on asennettu Java. Javan voi asentaa helposti maksutta osoitteessa www.java.com. Jos Javaa ei ole asennettu, ohjelman käynnistyessä tulee virheilmoitus, mutta ohjelmaa voi käyttää kaikilta muilta osin paitsi sähköisen laskun osalta.

Laskun tilaa (hyväksytty / hylätty) voi seurata reskontra-välilehdeltä. Avaa laskun jonka tilan haluat tarkastaa ja siirry vasemmasta yläkulmasta laskun reskontra-välilehdelle. Valitse kohta "Verkkolasku" ja klikkaa "Päivitä"-kuvaketta. Arkhimedes tarkastaa Maventasta laskutetun laskun tilan ja merkitsee sen "Tila operaattorilla"-tekstin alle. HUOM! Yhden laskun tilan päivittäminen päivittää kaikkien sähköisesti laskutettujen laskujen tilan. 

Sähköisten laskujen lähettäminen maksaa lähetettyjen laskujen määrän mukaan. Hintaa palvelulle kerääntyy siis sen mukaan, kuinka paljon sähköisiä laskuja lähettää. Sähköisen laskun hinnat ovat Arkhimedeksen ylläpitoasiakkaille havelmmat. Katso sähköisten laskujen hinnasto

Näin lähetät sähköisen laskun

Videossa näytetään kuinka lähetät verkkolaskun Arkhimedeksella

kesto: 1:26

Tämä ohje koskee versiota 5.0 ja sitä uudempia versioita.

HUOM! Suosittelemme myös tutustumaan sähköisen laskutuksen artikkelisarjaan.

Näin otat Maventan kautta lähetetyn laskun vastaan, mikäli sinulla ei ole sopimusta minkään verkkolaskuoperaattorin kanssa (klikkaa kuvaa saadaksesi lisätietoja).

1) Saapunut sähköposti

Ilmoitus saapuneesta sähköisestä laskusta tulee sähköpostiisi sähköpostiviestinä. Saapuneessa sähköpostissa näkyy jo heti hieman tietoja laskusta: lähettäjä, vastaanottaja sekä laskun eräpäivä. Avataksesi laskun, klikkaa viestissä näkyvää linkkiä (https://secure...). Vaihtoehtoisesti voit kopioida linkin selaimesi osoiteriville.

2) Laskun hyväksyminen

Selaimessasi näkyy nyt laskun tiedot kokonaisuudessaan. Jos sisällössä ei ole huomautettavaa ja kaikki tiedot ovat kohdallaan, valitse "Hyväksy" vasemmasta alareunasta. Maksua varten tarvittavat pankkitiedot näkyvät vasta kun lasku on hyväksytty.

Jos laskussa on virheellisiä tietoja, joita haluat laskuttajan muuttavan, valitse oikeasta alareunasta "Hylkää". Lisää vielä ilmestyvään viestilaatikkoon syy laskun hylkäämiselle, jotta laskun lähettäjä voi korjata laskussa olevat virheet. Mikäli epäilet, että lasku on asiaton, valitse  "Ilmianna".

Tieto hyväksymisestä ja hylkäämisestä menee välittömästi laskuttajalle.

3) Laskun esitystavan valitseminen

3.1 Laskun tallentaminen PDF-muodossa

Valitse vasemmasta alakulmasta kohdasta "Lataa lasku" vaihtoehto: "PDF", klikkaa "Lataa nyt" ja tallenna PDF omalle koneellesi tulostamista ja arkistoimista varten.

 3.2 Laskun tilaaminen paperilaskuna

Sähköiset laskut voi halutessaan vastaanottaa myös perinteisesti paperisena. Valitse oikeasta alakulmasta "Tilaa paperilasku" ja valitse vahvistukseen "Kyllä". HUOM! Laskuttaja saattaa periä paperilaskusta laskutuslisän. Lasku välitetään sinulle postitse tulostuspalvelun kautta n. 1-2 päivässä.

4) Laskun hakeminen Arkhimedekseen ostolaskuksi

Katso ohje Ostolaskun hakeminen Maventasta.

Tästä löydät helpot video-ohjeistukset ohjelman eri osioiden päätoiminnallisuuksiin. Videot on jaettu osioiden mukaan:

• Arkhimedeksen yleiset ohjeet (kaikki osiot)
• Arkhimedes Myynti ja Toiminnanohjaus
• Arkhimedes Toiminnanohjaus
• Arkhimedes 3.5 video-ohjeet

Kaikki osiot

Näin otat ohjelman käyttöön

Tässä videossa näytetään kuinka Arkhimedes otetaan käyttöön

kesto: 1:44

Näin päivität Arkhimedeksen

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedes päivitetään versioista 3.0 - 3.5 versioon 4

Vaatii ylläpitoasiakkuuden

kesto: 2:46

Näin varmuuskopiot Arkhimedeksen

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedes varmuuskopioidaan Windows 7-käyttöjärjestelmässä.

kesto: 1:32

Näin siirrät Arkhimedeksen toiselle koneelle

Tässä videossan näytetään, miten Arkhimedes siirretään toiselle koneelle.

Vaatii ylläpitoasiakkuuden

kesto: 4:21

Näin otat sähköisen laskutuksen käyttöön

Videossa näytetään kuinka rekisteröidyt Maventan verkkolaskupalveluun ja aktivoit tilin Arkhimedeksessä sähköistä laskutusta varten.

kesto: 3:18

Näin lähetät sähköisen laskun

Videossa näytetään kuinka lähetät verkkolaskun Arkhimedeksella

kesto: 1:26

Näin lähetät sähköisen laskun käyttämällä tulostuspalvelua

Tässä videossa näytetään, miten lähetät laskun sähköisesti, mutta asiakkaasi vastaanottaa sen perinteisesti paperisena.

kesto: 1:30

Näin teet TUPAS-tunnistautumisen

Tässä videossa näytetään, miten teet TUPAS-tunnistautumisen Maventa-palveluun.

kesto: 1:33

Näin teet laskun

Videossa luodaan uusi lasku asiakkaalle ja lisätään laskulle tuoterivejä eri tavoilla.

kesto: 2:07

Näin tulostat kuukausiyhteenvedon laskuista

Tässä videossa näytetään, miten saat tulostettua kirjanpitäjää varten kuukausiyhteenvedon myyntitapahtumista.

kesto: 0:53

Kontaktien hallinta Laskutus-osiossa

Tässä videossa esitellään kontaktien hallinnan ominaisuuksia Arkhimedeksen Laskutus-osiossa.

kesto: 1:11

Näin hyödynnät tuoterekisteriä laskutuksessa

Tässä videossa näytetään, miten käytät tuoteluetteloa laskutuksen tehostamiseen Arkhimedeksen Laskutus-osiolla.

kesto: 2:04

Näin teet hyvityslaskun

Tässä videossa näytetään, miten hyvität laskun.

kesto: 01:05

Näin hyvität laskun, joka on maksettu osittain

Tässä videossa näytetään, miten hyvität laskun, joka on jo osittain maksettu.

kesto: 00:57

Näin hyvität laskun, joka on maksettu kokonaan

Tässä videossa näytetään, miten merkitset rahat palautetuksi ja hyvität laskun

kesto: 01:02

Myynti & Toiminnanohjaus

Kontaktien hallinta

Tässä videossa näytetään, mihin eri tarkoituksiin Arkhimedeksen kontaktirekisteriä voi käyttää

kesto: 2:31

Näin käytät tuoteryhmiä

Tässä videossa näytetään, miten teet tuoteryhmän, lisäät tuotteet tuoteryhmään ja hyödynnät tuoteryhmiä laskutuksessa sekä raportoinnissa.

kesto: 2:19

Näin teet kontaktitapahtuman ja tehtävän

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedeksella tehdään kontaktitapahtuma sekä tehtävä.

kesto: 3:09

Näin teet tarjouksesta laskun

Tässä videossa näytetään, miten teet Arkhimedeksella tarjouksen ja tarjouksesta laskun

kesto: 2:11

Näin teet sopimuksesta laskun

Tässä videossa näytetään, miten teet sopimuksen ja laskun sopimuksen mukaisesti.

kesto: 2:19

Näin kirjaat viitemaksuluettelon Arkhimedekseen

Tässä videossa näytetään kuinka päivität maksusuoritukset Arkhimedeksella tehtyihin laskuihin viitemaksuluettelon avulla.

kesto: 1:44

Näin käytät Arkhimedeksen helppokassaa

Tässä videossa näytetään, miten hyödynnät Arkhimedesta kassamyynnissä.

kesto: 1:13

Näin raportoit kirjanpitäjällesi myyntitapahtumista

Tässä videossa näytetään, miten Arkhimedeksella raportoidaan kirjanpitäjälle myyntitapahtumista.

kesto: 1:05

Näin tulostat asiakaskohtaisia myynnin raportteja

Tässä videossa näytetään, miten seuraat asiakaskohtaista myyntiä ja tulostat asiakkaan myyntitapahtumista raportteja.

kesto: 1:15

Näin hyödynnät raportointityökaluja

Videossa esitellään Arkhimeksen raportointitoimintoja (mm. kirjanpidon vakioraportteja, myyntiraportteja sekä reskontraan liittyviä raportteja)

kesto: 5:03

Laskun luonnin lisätoimintoja

Tässä videossa näytetään, miten käytät Arkhimedeksen laskun luonnin ominaisuuksia ja työkaluja, Osa videossa näytetyistä ominaisuuksista löytyvät vain myynti- ja toimminnanohjaus-osioista.

kesto: 2:35

Toiminnanohjaus

Näin hallitset tilauksia

Tässä videossa näytetään Arkhimedeksen tilaustenhallinnan prosessi myyntitilauksesta laskutukseen. Video esittelee myyntitilauksen etenemistä ostotilaukseen, toimitukseen ja laskutukseen.

kesto: 4:47

Näin hallitset varastosaldoja

Tässä videossa näytetään esimerkkitapaus varastonhallinnansta: Vastaanotetaan toimittajalta varastoerä jonka jälkeen tehdään asiakkaalle toimitus myyntitilauksen pohjalta.

kesto: 1:58

Näin seuraat myyntiäsi dynaamisen raportointityökalun avulla

Tässä videossa näytetään, miten käytät dynaamista raportointityökalua myyntitapahtumien seurantaan.

kesto: 0:58

Näin tarkastat varaston saldot sekä arvon

Tässä videossa näytetään, miten voit tarkastaa varastotuotteiden saldot sekä niiden arvon.

kesto: 0:35

Näin tulostat rahtikirjan

Rahdin kuljettajayritystä varten tulee tehdä rahtikirjat, jotka saa helposti tulostettua toimituksen mukaan. 

kesto: 1:46

Näin käsittelen ostolaskun sähköisesti

Tässä videossa näytetään, miten vastaanotat ostolaskut sähköisesti suoraan Arkhimedekseen.

kesto: 2:05

Näin hyvität laskun, johon liittyy toimitus

Tässä videossa näytetään, miten palautat toimitetut tavarat varastoon, ja hyvität toimitukseen liittyvän laskun.

kesto: 01:26

Arkhimedes 3.5

Näin pääset alkuun

Olemme kertoneet tällä sivustolla, kuinka helppoa Arkhimedes on ottaa käyttöön ja jopa luvanneet, että kaikki osaavat sen tehdä. Tässä videossa näytetään, miten käyttöönotto tapahtuu käytännössä.

Arkhimedeksella laskuttaminen on nopeaa ja helppoa. Tässä lyhyessä videossa tehdään lasku kontaktirekisteristä löytyvälle asiakkaalle.

Sähköinen laskuttaminen on helpompaa kuin perinteinen paperinen laskuttaminen. Videossa näytetään, kuinka vaivattomasti ensimmäinen sähköinen lasku lähetetään.

Lisää tehoa myyntiin ja asiakkuudenhallintaan

Hyvään asiakaspalveluun kuuluu muistaa, mitä asiakkaan kanssa on kulloinkin keskustellut ja mistä on sovittu. Tässä videossa näytetään kuinka Arkhimedeksella pidetään kirjaa puhutuista ja sovituista asioista.

Arkhimedeksen Myynti-laajuudella voidaan tehdä tarjouksia asiakkaille. Tässä videossa näytetään, kuinka tarjous tehdään ja kuinka se sitten laskutetaan.

Myynnistä on tärkeä raportoida, myös muualle kuin kirjanpitäjälle. Tässä videossa näytetään, millaisia myyntiraportteja Arkhimedeksella voi tehdä ja miten niitä saadaan. Yksinkertaisista raporteista aina syvällisiin vertailuihin asti.

Vasta kun asiakas maksaa laskunsa, ilmaantuu yrityksen tilille rahaa. Laskujen maksusuoritusten seuranta (eli myyntireskontra) kertoo mitä laskuista on saatu ja mitä on saamatta. Saapuneiden suoritusten kohdistaminen laskuihin on Arkhimedeksessa helppoa.

Toisinaan asiakkaat jättävät laskut maksamatta. Tällöin heitä on hyvä muistuttaa laskun maksusta. Arkhimedeksessä on tehokkaat ja helppokäytöiset työkalut myöhässä olevien laskujen seurantaan ja hallintaan. 

 Tilausten käsittelyä voi tehostaa kirjaamalla myyntitilaukset Arkhimedekseen. Myyntitilauksen etenemistä on helppo seurata ja toimitus- ja laskutusprosessin hallinta on nopeaa ja selkeää. Arkhimedes Toiminnanohjaus-osioon sisältyvillä työkaluilla samassa ketjussa hoituu niin myynnin, ostojen kuin myös varaston hallinta.

Yrityksen asiakkaat jakautuvat useasti tiettyihin ryhmiin toimialan, myynnin tai esimerkiksi liiketoiminnan kannalta. Laskun lähettäminen usealle asiakkaalle kerralla onnistuu, kun lasku luodaan ryhmälle. Arkhimedeksen avulla pystyt helposti luoda kontaktiryhmiä ja ryhmälaskuja.

Kun asiakasta täytyy laskuttaa samalla laskulla pidemmällä aikavälillä, tulee toistuvaislaskun käyttö tarpeelliseksi. Toistuvaislaskun avulla näet helposti, milloin asiakkaalle lähetetty lasku täytyy laskuttaa uudestaan.

Voit osallistua ohjelmaan liittyvään keskusteluun Arkhimedeksen Facebook-sivustolla. Jos olet yhteisön jäsen, voit myös kirjoittaa kommentteja keskustelualueella tai aloittaa uusia keskusteluja.

Sivustolta löydät lyhyitä Arkhimedekseen liittyviä tietoiskuja. Sivustolla käytävä keskustelu on hyvin vapaamuotoista, sen tarkoituksena on avata uusia väyliä meidän kehittäjien ja teidän ohjelman käyttäjien välille. Näkemyksemme mukaan hyvä tuote perustuu hyvään kommunikaatioon asiakkaan kanssa.

 Muistathan myös "tykätä" sivustostamme alla olevasta painikkeesta! :-)