Asetukset

'Asetukset'-välilehdeltä löytyy ohjelman yleiset asetukset liittyen yritykseen, lisensseihin, tulostamiseen, varmuuskopiointeihin ja niiden palauttamiseen, käyttäjienhallintaan (mikäli aktivoitu), tulosyksiköihin sekä ohjelman eri osioissa käytettäviin tekstipohjiin. Tässä käydään läpi asetusten määrittäminen.

Yritys

Tällä välilehdellä määritellään ohjelmaa käyttävän yrityksen perustiedot. Perustiedot tulostuvat ohjelman tositteisiin ja ne tulee siksi täyttää huolellisesti ja mahdollisimman laajasti. Perustiedot voi syöttää Suomen kielen lisäksi myös ruotsiksi vaihtamalla välilehteä. Yrityksen logo lisätään painamalla logo-ikkunan yläpuolella sijaitsevaa '+'-merkkiä ja etsimällä kuvatiedostona oleva logo sitten tietokoneelta.

Tilinumerot

Oikealta löytyviin tilitietoihin voi syöttää kolme eri tilinumeroa. Valintapallo tilinumeron oikealla määrittää, mikä tilinumero tulostetaan viivakoodiin.

Lisenssikoodit

Aktiivisten osioiden ja lisenssikoodien kohdassa on mahdollista syöttää ostettujen Arkhimedes osioiden lisenssikoodit. Osio asennetaan painamalla 'Syötä lisenssikoodi'-painiketta, jonka jälkeen syötetään toimitettu koodi. Mikäli koodi täsmää yrityksen y-tunnukseen, osio aktivoituu.

Lisäksi mahdollista on syöttää ohjelmaan toiminimet välilehdellä 'Toiminimet'. Toiminimille saat määritettyä samat ominaisuudet kuin pääyritykselle pankkitileistä ja logosta alkaen.

Verkkolaskutus

'Verkkolaskutus' välilehdeltä voit ottaa käyttöösi verkkolaskutuksen (ks. tarkemmat ohjeet) sekä aktivoida Finvoicen ja factoringin (ks. tarkemmat ohjeet). Lisäksi voit määrittää reskontrasiirrot viiteaineistolle, jonne voit lisätä viitetiedoston polun (tai useamman polun) viiteaineiston noutoa varten. Viitetiedostoja haettaessa, Arkhimedes etsii aineistot automaattisesti kirjatuista poluista.

Kirjanpitotilit

Arkhimedeksessa on mahdollista seurata eri tyyppisiä osto- ja myyntitapahtumia ohjaamalla ne omille kirjanpitotileilleen. Osa tapahtumista ohjautuu automaattisesti omille tileilleen (esimerkiksi huomautuskulut). Oikein tehdyt tiliöinnit mahdollistavat mahdollistavat tarkemman myynnin seurannan raporteissa ja vähentävät kirjanpitäjän työtä.

Arkhimedeksessa on valmiiksi luotuna perustilikartta. Lisää tarvittavia tilejä voi luoda itse. Voit esimerkiksi määrittää omat tilit eri ALV-prosenteille tai osto- ja myyntisaamisille. Tilille voi määrittää myös valuutan sekä ALV-selitteen. Tietyllä tilillä on tällöin aina laskuttaessa tietty valuutta ja laskuille tulee automaattisesti haluttu ALV-selite. Valuutan ja ALV-selitteen voi lisätä tilin numeron ja nimen alapuolella olevaan kenttään. Kun Arkhimedes päivitetään, ohjelma palauttaa aina oletustilikartan. Laittamalla ruksin kohtaan "Käytä omia tilimäärityksiä", itse tehdyt tilikartat pysyvät ohelmassa päivityksenkin jälkeen.

Reskontrakirjausmalleihin voit määrittää reskontraan liittyviä kirjausmalleja. Esim. voit asettaa hyvityslaskuille mallin, johon määritellään hyvityslaskujen kirjautuminen oikeille kirjanpitotileille. Ota yhteyttä kirjanpitäjääsi asettaaksesi tilintiasetukset sopiviksi omaan liiketoimintaasi ja kirjanpitäjän tarpeisiin.

Reskontrasiirto

Sivulta löytyy asetukset Arkhimedeksen integroimiseen ulkoiseen reskontra / kirjanpito-ohjelmaan. Reskontrasiirrosta saat lisätietoa erilliseltä sivulta. Integroinnin käyttöönotto tehdään yhdessä Arkhimedeksen asiakaspalvelun kanssa (maksullinen lisäpalvelu).

Email

'Email' -välilehdeltä määritellään sähköpostin lähetykseen liittyvä asetuksia. Näitä asetuksia käytetään, mikäli käytössä ei ole erillistä sähköposti -client ohjelmaa (Esim. Thunderbird, Outlook) niin näillä asetuksilla voidaan määrittää mm. lähettäjän nimi sekä sähköpostiosoite.

Asetuksilla voidaan määrittää myös lähetettävä sähköposti menemään ensin omaan sähköpostiosoitteeseen, josta se voidaan välittää mahdollisen muokkauksen jälkeen asiakkaalle.

Ohjelma

Välilehdellä voidaan määrittää ulkoasuun ja tulostamiseen liittyvät asetukset sekä tehdä ja palauttaa varmuuskopio. Välilehdellä voidaan myös hallita ohjelman tiedostoja.

'Ohjelman ulkoasu ja tulostaminen'-laatikossa voidaan määrittää ohjelman oletussuurennusaste (esim. mikäli käytössä suuri näyttö) sekä ohjelmaikkunan oletuskoko pikseleinä (mikäli ohjelmaa halutaan pitää näyttökokoa pienempänä ikkunana). Lisäksi voidaan valita osoitetarralomake neljästä vaihtoehdosta sekä asettaa ohjelman käyttöliittymäkieli.

Tiedostojen hallinnassa voit elvyttää rikkoutuneita tiedostoja. Muista ottaa varmuuskopiot ennen näiden toimintojen suorittamista. Tiedostojen elvyttäminen ja huoltaminen ovat hyvin teknisiä toimenpiteitä, joten varmista että tiedät mitä olet tekemässä.

Ohjelman varmuuskopioinnista tarkemmin kohdassa 'Varmuuskopiot'

Päivitykset

Välilehdellä voidaan päivittää ohjelmisto uusimpaan versioon. Tarkemmat ohjeet päivittämisestä löytyvät kohdasta 'Asennus ja päivittäminen, Windows' , sekä 'Asennus ja päivittäminen, Mac'

Käyttäjät

Vaatii Monikäyttö-lisenssin

Mikäli ohjelmassa on käytössä monikäyttö, otetaan se tältä välilehdeltä käyttoon (rasti ruudussa) ja määritetään ohjelman käyttäjätunnukset sekä käyttöoikeudet. Käyttäjätunnus lisätään painamalla 'Uusi'-painiketta. Käyttäjätunnukselle lisätään tunnus, salasana sekä mahdollinen linkki kontaktikorttiin. Käyttäjäoikeuksien rajaukset lisätään kuten päätasolle suosikitkin. Lisäksi osioon voidaan määrittää, onko käyttäjällä tähän lukuoikeutta.

Tulosyksiköt

Yritykselle voidaan määrittää haluttu määrä tulosyksiköitä raportointia ja kulujen kohdentamista varten. Uusi tulosyksikkö luodaan painamalla lisäyspainiketta. Tulosyksikölle muodostuu ID numero automaattisesti. Tämän lisäksi tulosyksikölle annetaan nimi. Tulosyksikön voi poistaa roskakorikuvaketta painamalla.

Tekstipohjat

Välilehdellä voidaan määrittää kaikki tekstipohjat käytettäväksi ohjelman eri osioissa. Näitä ovat esimerkiksi tekstit laskulle ennen ja jälkeen tuoterivien sekä sähköpostin saatekirje. Tekstipohjalle määritetään 'alias' eli kutsujanimi sekä varsinainen teksti. Uusi tekstipohja luodaan painamalla lisäyskuvaketta. Tekstipohja poistetaan sen vasemmassa reunassa olevaa roskakorikuvaketta.

Tämä ohje koskee versiota 4.1 (1) ja sitä uudempia versioita.